【作 者】
衛(wèi)雅琦，黃連香，蒙福亙
【作者單位】
中國礦業(yè)大學(xué)（北京）財務(wù)處，北京100083
【摘 要】
【摘要】在新高校會計制度頒布實施的背景下，隨著高校各項經(jīng)費的逐年遞增，政府、銀行、合作單位等社會各界對高校財務(wù)的關(guān)注度不斷提高，并對高校財務(wù)管理提出更高的要求。傳統(tǒng)記賬模式已不能適應(yīng)當(dāng)前高校發(fā)展的需要，深入推行會計電算化勢在必行。如何挖掘高校財務(wù)軟件功能，利用系統(tǒng)控制來簡化財務(wù)工作、提高工作效率，使之更好地為高校財務(wù)管理服務(wù)，是本文研究的主要內(nèi)容。
【關(guān)鍵詞】高校財務(wù)軟件；項目；科目；預(yù)算
【中圖分類號】F232 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1004-0994（2016）01-0098-3為滿足高校財務(wù)管理的要求，高校財務(wù)軟件不斷完善，與高校實際情況的契合度越來越高，如今的財務(wù)軟件已實現(xiàn)由核算型向管理型轉(zhuǎn)化，運用軟件可以進(jìn)行預(yù)算管理、財務(wù)核算、報表管理、資產(chǎn)和科研經(jīng)費管理等方面的數(shù)據(jù)對接和共享，為提高高校財務(wù)管理水平提供了技術(shù)上的支持。本文結(jié)合高校實際發(fā)展情況，從軟件設(shè)置技巧等方面闡述如何通過優(yōu)化設(shè)置來提高財務(wù)管理水平。
一、高校財務(wù)軟件的核心內(nèi)容及設(shè)置技巧
1. 會計核算模塊。核算系統(tǒng)是財務(wù)軟件的核心系統(tǒng)，主要包括各類財務(wù)憑證的制單，學(xué)費收繳，資產(chǎn)管理，工資薪酬發(fā)放，教學(xué)科研，日常辦公，學(xué)生補助，以及基建、醫(yī)保、后勤等各項公用經(jīng)費、人員經(jīng)費的收支核算等。完整的會計憑證由摘要、項目、科目及金額等內(nèi)容組成。核算系統(tǒng)中的一項重要工作就是會計科目的設(shè)置，高校應(yīng)根據(jù)《高等學(xué)校會計制度》規(guī)定的總賬科目和《政府收支分類科目》規(guī)定的明細(xì)科目設(shè)置會計科目。會計科目由四位數(shù)字組成：第一位數(shù)字代表科目的類別或會計要素的類型，“1”代表資產(chǎn)類科目，“2”代表負(fù)債類科目，“3”代表凈資產(chǎn)類科目，“4”代表收入類科目，“5”代表支出類科目，“6”代表預(yù)算控制類科目；后三位數(shù)字代表會計科目的序號。
在日常工作中，支出類科目使用最為頻繁。新高校會計制度規(guī)定，高校的支出分為教育事業(yè)支出、科研事業(yè)支出、行政管理支出、后勤保障支出、離退休支出、上繳上級支出、對附屬單位補助支出、經(jīng)營支出及其他支出。新制度將之前的教育事業(yè)支出細(xì)化為五個方面，如果科目還按照之前的下增級次平鋪式設(shè)置，會導(dǎo)致支出科目龐雜，級次達(dá)到九級之多，支出條目上千條，進(jìn)行賬務(wù)處理時不易查找且容易混淆出錯。
科目設(shè)置技巧：①科目設(shè)置中加入經(jīng)濟分類，可以簡化科目的級次和科目明細(xì)賬的條目，對于支出類科目尤為重要?？颇烤幋a由科目編號和經(jīng)濟分類碼組成，其中科目編號由四級組成，具體如表1所示。對于具體項目僅顯示關(guān)聯(lián)的支出科目，如科研類專項，輸入項目代碼后，自動顯示“50020101”、“1215”、“1213”等關(guān)聯(lián)科目，這樣能大大提高財務(wù)憑證制作的效率和正確率。②充分利用憑證模板功能。對于醫(yī)療報銷及科研經(jīng)費入賬等科目固定或科目不經(jīng)常使用的賬務(wù)處理，可以將其設(shè)為憑證模板，再遇到類似的業(yè)務(wù)時可以直接套用模板，以節(jié)省時間。③熟練掌握快捷鍵功能，如在編制憑證時，將鼠標(biāo)點在項目及科目上并使用快捷鍵，即可查出項目的已支出明細(xì)及項目各明細(xì)余額，方便項目、科目之間的賬務(wù)查詢。2. 預(yù)算管理模塊。高校預(yù)算實行“兩上兩下”制度，即高校根據(jù)年度發(fā)展目標(biāo)和計劃，按照預(yù)算編制要求，提出預(yù)算建議數(shù)，經(jīng)主管部門審核后上報財政部門，待財政下達(dá)預(yù)算控制數(shù)后編制預(yù)算草案，由主管部門審核后上報財政部門審核、批復(fù)、下達(dá)，高校嚴(yán)格執(zhí)行批復(fù)的預(yù)算。新預(yù)算法的頒布實施對高校預(yù)算管理提出更高的要求，內(nèi)容涉及細(xì)化預(yù)算編制、強化預(yù)算約束、明確預(yù)算重點及加強對預(yù)算的審查監(jiān)督等方面。在實際工作中，利用預(yù)算模板可以很好地控制各項經(jīng)費支出，借助軟件功能可以達(dá)到嚴(yán)格按預(yù)算批復(fù)執(zhí)行的目的。
預(yù)算模板設(shè)置原則為：同一類專項設(shè)置一個模板。根據(jù)支出類別主要設(shè)置為通用類（用于基本經(jīng)費類項目）、財政專項類、縱向科研類、橫向科研類和其他類等模板。財政專項類模板可以再細(xì)化為教師隊伍建設(shè)、專業(yè)建設(shè)、設(shè)備購置等；科研類模板可以再細(xì)化為國家自然基金、973項目、863項目等。根據(jù)項目的性質(zhì)和類別，將支出科目及明細(xì)額度比例相同的項目設(shè)置為同一個模板，從而在預(yù)算分配時可以對支出明細(xì)進(jìn)行分配和控制，使明細(xì)和總額都控制在預(yù)算范圍內(nèi)。
預(yù)算模板一般包括收入、支出、暫付款、限額規(guī)則四個一級預(yù)算項。按照預(yù)算批復(fù)對項目設(shè)置預(yù)算收入總額及各項明細(xì)支出限額，同時對預(yù)算項的控制方式進(jìn)行設(shè)置，控制方式包括禁止超支、警告提示、不控制、浮動限額和不能發(fā)生，具體內(nèi)容如下：①禁止超支。嚴(yán)格按照預(yù)算項的可用余額執(zhí)行，報銷時不允許超支。②警告提示。報銷時，如果金額超過了預(yù)算項的可用余額，給予警告提示，但可以繼續(xù)正常報銷。③不控制。報銷時，金額不受預(yù)算項的可用余額影響。超支時不做提示。④浮動限額。報銷時，報銷總金額可以根據(jù)預(yù)算項的預(yù)算金額做一定比例的浮動，只要在允許的浮動范圍內(nèi)，均可以報銷。需要設(shè)置浮動比例或者浮動絕對值，系統(tǒng)取二者較大值作為浮動范圍。⑤不能發(fā)生。報銷時，該預(yù)算項下科目不允許有發(fā)生額。
對往來科目尤其是暫付款科目關(guān)聯(lián)支出明細(xì)，可以在借款發(fā)生時選擇借款明細(xì)，如版面費、材料費、差旅費等。發(fā)生借款時項目明細(xì)余額會相應(yīng)減少，確保項目總額不超、明細(xì)不超，嚴(yán)格預(yù)算控制。預(yù)算項顯示預(yù)算數(shù)、預(yù)算調(diào)整數(shù)、執(zhí)行數(shù)、保留數(shù)、浮動數(shù)及實際可用數(shù)，其中執(zhí)行數(shù)是已經(jīng)發(fā)生的累計支出，保留數(shù)是往來借款累計數(shù)，實際可用數(shù)=預(yù)算數(shù)+預(yù)算調(diào)整數(shù)-執(zhí)行數(shù)-保留數(shù)+浮動數(shù)。
3. 項目管理模塊。項目管理是高校財務(wù)管理的重要組成部分，大部分支出要通過項目進(jìn)行核算。項目由項目編碼組成。項目編碼的設(shè)置分為顯示信息和控制信息兩部分。其設(shè)置的基本原則是：能反映必要的會計信息，同時減少不必要的會計科目數(shù)量與層次。項目編碼包括項目名稱和項目代碼，項目名稱一般根據(jù)項目申報、批復(fù)文件、合作合同、立項書等資料信息確定；項目代碼由一定位數(shù)的數(shù)字和序列碼組成，其中部分?jǐn)?shù)字由控制信息設(shè)置生成，包括資金的性質(zhì)（財政撥款、非財政撥款）、來源、預(yù)算類別（基本、項目）、支付方式（直接、授權(quán)）等信息，控制信息生成的數(shù)字加上序列碼，則生成項目代碼。對項目編碼設(shè)置一定規(guī)則，使之有規(guī)律，便于同一類項目的辨別，尤其是需要統(tǒng)計不同類別項目的支出時，可以進(jìn)行選擇性統(tǒng)計，便于科目選擇和項目選擇等多重選擇的比對，項目編碼規(guī)則如表2所示。
4. 大類管理模塊。在對項目進(jìn)行管理的過程中，我們把具有相同性質(zhì)或類似性質(zhì)的項目歸為同一個項目類進(jìn)行管理，其主要作用是通過大類關(guān)聯(lián)會計科目和項目，完成項目和科目的連接，并在年底結(jié)賬時通過一個大類設(shè)置一個結(jié)算公式，完成批量結(jié)轉(zhuǎn)工作。
大類設(shè)置和預(yù)算模板設(shè)置的主要區(qū)別在于對基本經(jīng)費的細(xì)化程度不同。在預(yù)算模板中，基本經(jīng)費一般使用通用模板，而在項目大類設(shè)置中需要把通用模板中的項目進(jìn)行再分類，分成日常業(yè)務(wù)費、助學(xué)金、維修費、福利費、電話費、招待費等。專項類項目大類設(shè)置和預(yù)算模板設(shè)置大體一致。大類具體設(shè)置：對該大類定義相應(yīng)的屬性（最多四項）及附加信息。定義項目各個屬性一般采取截位方法，即受控于相應(yīng)的項目編碼規(guī)則的設(shè)置，屬性設(shè)置的主要作用是便于各項數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析等。
在完成了項目類的定義后，另一個重要的步驟就是指定與該項目類有勾稽關(guān)系的科目，即從項目出發(fā)指定與該項目類相關(guān)的一些核算科目（收支），以及要進(jìn)行往來核銷的相關(guān)科目（暫收、暫付）。一般來說，一類項目的核算不是孤立地與一個科目有關(guān)，而是將幾組科目有機地關(guān)聯(lián)起來。對于項目的四個屬性和科目多級明細(xì)以及它們之間的組合，系統(tǒng)可以提供不同口徑的查詢與賬本輸出（期末余額、期初余額及各類累計數(shù)等）功能，為財務(wù)人員進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計提供了極大的方便。
5. 國庫集中支付及來源核算。高校收入大部分是財政補助收入。財政部門為了提高財政資金的使用效率，方便財政資金的統(tǒng)一調(diào)配，實行國庫集中支付管理。國庫集中支付要求單位開設(shè)國庫單一賬戶（零余額賬戶），將所有財政性資金納入零余額賬戶統(tǒng)一管理。該賬戶能記錄所有納入預(yù)算管理的財政收支情況。財務(wù)軟件中有對應(yīng)的資金來源設(shè)置，對于項目可以定義其資金來源，在資金來源中還可以定義來源的支付方式、政府功能分類科目、經(jīng)費性質(zhì)以及預(yù)算總指標(biāo)等信息。
通過設(shè)置來源核算，并勾選項目平衡檢查，可以為憑證單、國庫對賬、銀企對賬等工作提供很大便利。尤其是對財政專項資金設(shè)置來源核算后，制單時借方錄入支出，貸方會自動檢索出對應(yīng)的零余額賬戶，確保財務(wù)賬上支出項目與國庫支出項目一致，防止項目串戶。國庫對賬是將財務(wù)系統(tǒng)中的零余額賬戶發(fā)生明細(xì)與國庫集中支付系統(tǒng)中的支付信息進(jìn)行核對，用于檢查未達(dá)賬項及發(fā)現(xiàn)收支錯誤等。
來源核算具體設(shè)置方法如下：通過制作Excel表格導(dǎo)入資金來源，并將來源和項目關(guān)聯(lián)，如果某來源關(guān)聯(lián)的項目較多可以設(shè)置批量關(guān)聯(lián)。 如果一個項目關(guān)聯(lián)兩個以上的來源，可以設(shè)置支出優(yōu)先級，比如對于基本經(jīng)費項目可設(shè)置財政資金來源和其他資金來源，并設(shè)置財政資金來源優(yōu)先，這樣支出時先支出財政資金，只有當(dāng)財政資金沒有余額時才會在其他資金中支出，保障財政經(jīng)費先支完，避免年底財政經(jīng)費有結(jié)余被收回。
國庫對賬系統(tǒng)設(shè)置：①轉(zhuǎn)入財務(wù)數(shù)據(jù)。選擇對賬期間點擊憑證轉(zhuǎn)入，系統(tǒng)將把零余額賬戶中所有帶來源核算的憑證貸方分錄信息轉(zhuǎn)入國庫對賬系統(tǒng)。②導(dǎo)入國庫數(shù)據(jù)。一般從國庫支付系統(tǒng)中下載模板，按照模版格式修改后導(dǎo)入數(shù)據(jù)。③國庫項目匹配。系統(tǒng)默認(rèn)將國庫數(shù)據(jù)項目名稱與財務(wù)系統(tǒng)項目名稱進(jìn)行匹配，如果名稱不唯一，也可以勾選預(yù)算年度、文號等條件來進(jìn)行匹配，如果仍然有項目無法匹配，可手動勾選，最終完成所有項目匹配。④自動對賬。按照選擇的條件點擊自動對賬，系統(tǒng)會按來源對項目進(jìn)行明細(xì)核對。⑤如果仍然無法對賬，可采用手工對賬或內(nèi)部對賬方式完成對賬。對賬完畢，系統(tǒng)會生成余額對照表，對于不符事項查明原因后，進(jìn)行相應(yīng)賬務(wù)處理即可。
6. 年底結(jié)轉(zhuǎn)。年底結(jié)轉(zhuǎn)工作是把該會計年度內(nèi)應(yīng)記入單位財務(wù)賬的所有經(jīng)濟業(yè)務(wù)全部登記入賬，計算本期發(fā)生額及期末余額，并將期末余額結(jié)轉(zhuǎn)為下一會計年度的科目期初數(shù)，從而對該會計年度內(nèi)單位的財務(wù)收支狀況進(jìn)行總結(jié)，并據(jù)此編制各類財務(wù)報表。
年底結(jié)轉(zhuǎn)技巧：先結(jié)轉(zhuǎn)帶項目的科目，后結(jié)轉(zhuǎn)不帶項目的科目；先結(jié)轉(zhuǎn)預(yù)算下達(dá)類項目，后結(jié)轉(zhuǎn)收支類項目；暫收、暫付等往來科目會自動結(jié)轉(zhuǎn)到下年，在年終結(jié)轉(zhuǎn)時無須考慮。年底結(jié)轉(zhuǎn)可通過設(shè)置公式進(jìn)行批量結(jié)轉(zhuǎn)，具體順序為：①生成預(yù)算控制類項目的指標(biāo)結(jié)余。②依照與指標(biāo)下達(dá)方向相反的原則進(jìn)行預(yù)算指標(biāo)自動沖轉(zhuǎn)。③預(yù)算項目支出自動沖轉(zhuǎn)。由于支出類科目一般結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜，沖轉(zhuǎn)時必須對每一個明細(xì)科目進(jìn)行貸方?jīng)_轉(zhuǎn)。按大類設(shè)置沖轉(zhuǎn)公式，轉(zhuǎn)入科目必須是末級科目，轉(zhuǎn)出科目只需指定一級科目即可。④收支類項目支出自動沖轉(zhuǎn)。⑤收支類項目收入自動沖轉(zhuǎn)。⑥非項目核算科目的結(jié)轉(zhuǎn)，包括結(jié)余結(jié)轉(zhuǎn)到基金，即事業(yè)結(jié)余科目→結(jié)余分配科目→基金類科目。
若單位所有賬務(wù)處理都是正確的，經(jīng)過以上結(jié)轉(zhuǎn)步驟后，結(jié)轉(zhuǎn)工作就全部完成了，但這是理想化的結(jié)果。實際工作中往往還需要復(fù)查科目賬并不斷調(diào)整，直至所有科目結(jié)轉(zhuǎn)完畢。主要復(fù)查科目賬中所有支出類科目期末數(shù)是否都結(jié)為零，次年繼續(xù)使用的項目是否有期初數(shù)等。
二、高校財務(wù)軟件各模塊的關(guān)系
高校財務(wù)軟件幾大核心模塊相輔相成，涵蓋了高校財務(wù)管理的重要內(nèi)容，具體設(shè)置步驟是：首先設(shè)置好會計科目和項目編碼，完成基礎(chǔ)工作；然后按類別把項目歸類，完成大類設(shè)置；最后在大類中關(guān)聯(lián)會計科目，實現(xiàn)會計核算中項目與科目的關(guān)聯(lián)。具體關(guān)系如下圖所示：
模塊關(guān)系圖清晰地反映了高校財務(wù)工作流程、資金來源去向等內(nèi)容。高校財務(wù)工作由預(yù)算開始，在預(yù)算模板中設(shè)置項目收入及項目支出明細(xì)限額，設(shè)定資金來源性質(zhì)，與國庫支付系統(tǒng)連接，便于財務(wù)賬和國庫對賬。項目所有的收支都會在會計賬務(wù)系統(tǒng)通過憑證來體現(xiàn)。年底通過大類設(shè)置批量結(jié)轉(zhuǎn)公式，完成結(jié)轉(zhuǎn)憑證的生成，所有憑證按科目匯總在科目賬、項目賬、往來賬中。在查詢模塊，可以進(jìn)行總賬、明細(xì)賬等賬表查詢。進(jìn)入報表管理系統(tǒng)點擊取數(shù)可以生成報表，完成年度決算工作。
優(yōu)化高校財務(wù)軟件設(shè)置，挖掘系統(tǒng)的各項功能，一方面簡化了財務(wù)人員的辦公操作，提高了工作效率，另一方面適應(yīng)了深化財務(wù)改革的要求，提高了財務(wù)管理水平。利用統(tǒng)計分析功能可以實現(xiàn)對資金使用效益、財務(wù)風(fēng)險評價指標(biāo)的分析，便于財務(wù)風(fēng)險管理、資金統(tǒng)籌管理、實施績效考核、優(yōu)化資源配置等工作的開展，加快了高校財務(wù)管理精細(xì)化、科學(xué)化、持續(xù)性健康發(fā)展的步伐。
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作者單位：中國礦業(yè)大學(xué)（北京）財務(wù)處，北京100083
