王玲 顧明珺
改革開放以來，隨著“科教興國”戰(zhàn)略的不斷實施，各高校都在積極進(jìn)行內(nèi)部管理體制的調(diào)整，擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模，加快基本建設(shè)步伐，教學(xué)和科研管理活動也在增多，與校內(nèi)外單位和個人發(fā)生的資金往來也愈來愈復(fù)雜。高校內(nèi)部各職能管理部門、二級單位的自主性經(jīng)濟(jì)活動也越來越多，這些經(jīng)濟(jì)活動涉及各類經(jīng)濟(jì)合同，而開展經(jīng)濟(jì)合同審計是高校適應(yīng)增值型內(nèi)部審計定義的時代要求，同時在審計工作關(guān)口前移，發(fā)揮審計監(jiān)督管理職能方面，合同審計是一個很好的突破口，這就對高校審計工作提出了新的挑戰(zhàn)。
一、經(jīng)濟(jì)合同審計的含義及內(nèi)容
經(jīng)濟(jì)合同審計是指由審計部門或人員依據(jù)有關(guān)法律法規(guī)，運(yùn)用審計手段，對單位經(jīng)濟(jì)合同的簽訂、執(zhí)行過程和結(jié)果進(jìn)行的審計監(jiān)督、檢查、評價和咨詢活動。經(jīng)濟(jì)合同是一種有效的制度安排，可以減少未來事項的不確定性，增加人們認(rèn)識環(huán)境的能力，有助于保護(hù)市場經(jīng)濟(jì)主體的合法權(quán)益。高校的經(jīng)濟(jì)合同審計，是高校內(nèi)部審計的一項很重要的內(nèi)容。高校經(jīng)濟(jì)合同審計目標(biāo)應(yīng)是緊緊圍繞高校的中心工作，通過對經(jīng)濟(jì)合同的審計，促進(jìn)高校各部門嚴(yán)格遵守財經(jīng)紀(jì)律，加強(qiáng)高校內(nèi)部管理，堵塞漏洞，有效地維護(hù)學(xué)校的經(jīng)濟(jì)利益。高校經(jīng)濟(jì)合同審計的主要內(nèi)容，應(yīng)是重點審查簽訂經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)容的必要性，特別是審查經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)容的合法性、合規(guī)性、合理性、嚴(yán)密性、可行性，審查其條款和內(nèi)容是否完整、意思表達(dá)是否清楚。同時，對經(jīng)濟(jì)合同條款的變更應(yīng)慎重審計。
二、開展經(jīng)濟(jì)合同審計的必要性
醫(yī)學(xué)院開展經(jīng)濟(jì)合同審計作為醫(yī)學(xué)院經(jīng)濟(jì)管理工作的一項重要內(nèi)容，其必要性體現(xiàn)在:通過完善經(jīng)濟(jì)合同條款及內(nèi)容，避免潛在的經(jīng)濟(jì)糾紛；通過落實內(nèi)部控制制度，加強(qiáng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門責(zé)任，提高合同履約率，避免合同風(fēng)險；堵塞漏洞，防止資金流失，維護(hù)單位的合法權(quán)益；規(guī)范各級管理者的行為，促進(jìn)廉政建設(shè)；增強(qiáng)抵御風(fēng)險的能力，從而使內(nèi)部審計的“免疫系統(tǒng)”功能得以有效發(fā)揮。
三、醫(yī)學(xué)院經(jīng)濟(jì)合同審計的現(xiàn)狀及問題
(一)合同形式多樣化，缺乏專業(yè)的合同管理人員
經(jīng)濟(jì)合同審計是一種綜合性的審計，財務(wù)收支、財經(jīng)法紀(jì)和經(jīng)濟(jì)效益審計三方面的內(nèi)容兼而有之，因此，經(jīng)濟(jì)合同審計對審計人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)要求較高。另外，醫(yī)學(xué)院的合同審計涉及資產(chǎn)經(jīng)營、租賃及物業(yè)管理合同、基建及修繕項目(含設(shè)計、監(jiān)理、施工等)合同、物資設(shè)備采購及委托服務(wù)合同(含維修保養(yǎng)、保管、勞務(wù)、運(yùn)輸?shù)?等各類經(jīng)濟(jì)往來的合同，范圍較廣，尤其以委托服務(wù)類的合同形式多樣化，目前醫(yī)學(xué)院審計人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與客觀要求還存在較大的差距。
(二)制定的經(jīng)濟(jì)合同管理制度尚不完善
經(jīng)濟(jì)合同管理制度是開展經(jīng)濟(jì)合同審計的制度保證，沒有制度，合同審計就不可能形成制度化、規(guī)范化。醫(yī)學(xué)院關(guān)于經(jīng)濟(jì)合同審計工作起步較晚，有關(guān)內(nèi)部經(jīng)濟(jì)合同審計的制度不盡完善，在審計過程中常有一些超出經(jīng)濟(jì)合同管理制度和審計辦法以外的事項出現(xiàn)，如:一些部門領(lǐng)導(dǎo)對經(jīng)濟(jì)合同審計工作重視不夠，對報審的經(jīng)濟(jì)合同不按程序辦理，造成經(jīng)濟(jì)合同未經(jīng)審計甚至合同未簽就先付款的現(xiàn)象，這就使得審計監(jiān)督工作失去了原本的意義，容易產(chǎn)生一定的審計風(fēng)險。只有通過實踐進(jìn)行摸索，不斷改進(jìn)，使審計工作有章可循、有法可依，才能將風(fēng)險降到最低。
(三)審計力量不足，經(jīng)濟(jì)合同審計停留在準(zhǔn)備階段
經(jīng)濟(jì)合同審計具體可以分四個階段:準(zhǔn)備階段、實施階段、終結(jié)階段以及后續(xù)審計階段。而我們在具體實踐中很難將審計貫穿于這四個階段，在審計程序上不完整，不能做到全過程審計。到目前為止，僅做到了合同簽訂過程的審計，即檢查合同簽訂程序及形式的合法性、內(nèi)容的完整性，對合同主體、客體、標(biāo)的、金額、數(shù)量、質(zhì)量，履行時間、期限、地點、違約責(zé)任等常規(guī)條款的審計。而其他階段的審計同樣重要，準(zhǔn)備階段的工作是經(jīng)濟(jì)合同審計的起點，充分的準(zhǔn)備工作可以幫助審計人員有的放矢地去取證審查，提高審計效率。實施階段是經(jīng)濟(jì)合同審計的重點，直接關(guān)系到經(jīng)濟(jì)合同審計的最終效果。后續(xù)審計階段是經(jīng)濟(jì)合同審計質(zhì)量的重要保證，是經(jīng)濟(jì)合同審計能否起到應(yīng)有作用的關(guān)鍵步驟。
(四)沒有明確的合同歸檔管理部門
合同管理手段落后，合同管理仍處于分散管理狀態(tài)，由各個簽訂部門自行管理，沒有明確規(guī)定合同的歸檔程序要求，合同履行過程中沒有嚴(yán)格監(jiān)督控制，合同履行后沒有評估和總結(jié)。
(五)合同簽訂過分集中在某一些時段
醫(yī)學(xué)院作為高校，大多工程維修集中6-8月，設(shè)備采購集中在11-12月。由于暑假期間，各職能部門值班人員和值班領(lǐng)導(dǎo)不固定，合同審批不一定及時，而有些維修施工必須在暑假進(jìn)行，客觀上容易造成補(bǔ)簽合同情況。再如，設(shè)備類采購項目的執(zhí)行缺乏計劃性，很多單位在11-12月期間緊急執(zhí)行自行采購計劃。一旦因某些客觀原因造成合同沒有及時簽訂，就會導(dǎo)致項目流失。
四、針對現(xiàn)狀提出幾點改進(jìn)措施
(一)加強(qiáng)隊伍建設(shè)，提高內(nèi)審人員的綜合素質(zhì)
經(jīng)濟(jì)合同審計是一項政策性、法規(guī)性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作，沒有一支高素質(zhì)的審計隊伍，便無法適應(yīng)今天經(jīng)濟(jì)合同審計監(jiān)督工作的需要，更不可能真正實現(xiàn)對經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行有效審計監(jiān)督的職能。規(guī)范合同管理程序，首先要增強(qiáng)法律意識，加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同法律知識的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，增強(qiáng)合同管理人員的風(fēng)險意識和責(zé)任意識，使風(fēng)險管理貫穿于經(jīng)營管理與合同索賠管理以及施工管理之中。其次，提高專業(yè)勝任能力，加強(qiáng)政策法規(guī)和專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，必須有計劃地加快對內(nèi)審人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，建立一支既懂財會的審計師、會計師、經(jīng)濟(jì)師，又懂工程的工程師，還懂法律的綜合性多元結(jié)構(gòu)的內(nèi)審隊伍，同時也要加強(qiáng)職業(yè)道德培訓(xùn)，這是加強(qiáng)對經(jīng)濟(jì)合同審計監(jiān)督工作的必要條件。再次，提高溝通協(xié)調(diào)能力，內(nèi)審人員要提高溝通協(xié)調(diào)能力，確保經(jīng)濟(jì)合同審計工作順利實施。審計人員要樹立服務(wù)意識，正確使用審計權(quán)限，深入實際，多與合同承辦部門溝通，在尊重客觀事實的基礎(chǔ)上，多提出具有可操作性的合理化建議，為業(yè)務(wù)部門提供服務(wù)。
(二)建立完善的經(jīng)濟(jì)合同管理制度
制定完善的經(jīng)濟(jì)合同管理制度，使得醫(yī)學(xué)院內(nèi)部審計部門開展經(jīng)濟(jì)合同審計工作做到有章可循。完善的經(jīng)濟(jì)合同管理制度應(yīng)具備以下內(nèi)容: (1)明確經(jīng)濟(jì)合同簽訂的當(dāng)事人，經(jīng)濟(jì)合同的格式及要素；(2)明確審計部門、財務(wù)部門及各相關(guān)部門在經(jīng)濟(jì)合同審計中的職責(zé)和權(quán)限。以項目為核心，確定合同簽訂的流程和手續(xù)，并根據(jù)所確定的流程和手續(xù)落實崗位責(zé)任制；(3)明確需審計而未審計的合同，財務(wù)處不予支付任何與此項目有關(guān)的款項；(4)明確對合同履行的監(jiān)督管理措施，尤其注重驗收工作與合同款支付進(jìn)度的統(tǒng)一；(5)明確需要變更、解除的經(jīng)濟(jì)合同，必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。做好以上工作，才能使經(jīng)濟(jì)合同管理工作達(dá)到組織落實，有章可循，權(quán)限明確，責(zé)任清楚，形成一個健全有效的經(jīng)濟(jì)合同審計監(jiān)督機(jī)制，從而減少或避免審計風(fēng)險，提高審計質(zhì)量。
(三)做好事先審計的前提下，拓展審計內(nèi)容
在商品經(jīng)濟(jì)條件下，高校每年簽訂的合同總量多、范圍廣，審計部門對每個項目都面面俱到是不可能的，審計力量上也達(dá)不到。合同簽訂前審計是經(jīng)濟(jì)合同審計工作中最重要的環(huán)節(jié)，也是經(jīng)濟(jì)合同審計的關(guān)鍵點，合同簽訂前的任何失誤和遺漏，都會給單位造成不必要的損失。學(xué)校開展經(jīng)濟(jì)合同審計，特別是對合同的簽訂實行事先審計監(jiān)督，能起到把關(guān)防護(hù)作用，可以防止合同糾紛和減少無效合同的產(chǎn)生。特別重要的合同，在合同簽訂之前，必要時審計人員可參與合同談判工作，使有關(guān)問題在談判中得到及時解決，對于執(zhí)行期較長的重要合同，要堅持事前、事中、事后全過程審計。在日常審計中，既要堅持原則又要靈活運(yùn)用，根據(jù)輕重緩急區(qū)別對待。對急需的，合同的審核不拖拉、不推誘，要及時審計簽章。
(四)經(jīng)濟(jì)合同檔案的信息化管理
大多合同履行結(jié)束后，都存在試運(yùn)行期、保質(zhì)期和保修期，因此，合同的真正履行期并未結(jié)束，合同檔案的后期管理尤為重要，它是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)順利開展、學(xué)校利益得到保證的有力依據(jù)。同時，在信息化技術(shù)高度發(fā)展的今天，學(xué)校還應(yīng)充分利用信息化手段對合同檔案進(jìn)行專業(yè)化管理，及時向相關(guān)部門了解信息，適時、高效地掌握合同每一階段的履行情況。通過校園網(wǎng)將合同檔案管理上傳，讓相關(guān)職能部門及使用部門及時了解合同履行情況，主動參與到合同的管理中，及時反饋合同履行情況和出現(xiàn)的問題。這一管理手段，充分體現(xiàn)了合同歸口管理部門與相關(guān)職能部門的管理互動效果，真正發(fā)揮合同檔案的利用效率。
(五)規(guī)范合同文本，逐步按類提供標(biāo)準(zhǔn)化合同模板
由于高校的特殊性，經(jīng)濟(jì)合同的集中送審不可避免，但是標(biāo)準(zhǔn)化合同模板既可以節(jié)省合同草擬人的時間，也可以節(jié)約合同審核人的時間，大大提高了合同審計效率。根據(jù)現(xiàn)有的合同類型，制定標(biāo)準(zhǔn)化合同模板，對簽訂過程中常見的問題加以約束，避免糾紛，減少合同審計人員的工作量。
