孫敏
內(nèi)控制度作為一項重要的管理職能和市場經(jīng)濟的基礎(chǔ)工作，是隨著經(jīng)濟和企業(yè)的發(fā)展而不斷發(fā)展的動態(tài)系統(tǒng)。內(nèi)控制度包括內(nèi)部會計控制和內(nèi)部管理控制兩個系統(tǒng)。內(nèi)部控制的基本目標是確保單位經(jīng)營活動的效率性和效果性、資產(chǎn)的安全性、經(jīng)營信息和財務(wù)報告的可靠性。一個單位要實行內(nèi)部控制，重點應(yīng)當在組織結(jié)構(gòu)及職責分工、授權(quán)批準、會計記錄、資產(chǎn)保護、職工素質(zhì)、預算管理和報告制度等重要環(huán)節(jié)組織實施。本文結(jié)合C區(qū)教育局審計室對某單位內(nèi)控制度制定與執(zhí)行情況進行審計的案例，思考教育系統(tǒng)基層單位如何加強內(nèi)控制度建設(shè)。
一、案例描述
C區(qū)教育局內(nèi)部審計部門在日常審計工作中，將對學校內(nèi)部控制制度的制訂、執(zhí)行情況的審計貫穿于整個審計過程中；在對校(園)長經(jīng)濟責任審計、學校財務(wù)收支審計時均納入審計工作的重要組成部分。在對某學校進行的三年財務(wù)收支審計中，發(fā)現(xiàn)該校在內(nèi)控制度的制定與執(zhí)行中存在著以下幾方面的問題:
例如，學?！敦攧?wù)收支審批制度》規(guī)定:“單位法人代表或授權(quán)主管人，要按規(guī)定的審批權(quán)限，對給予報銷的原始憑證簽字認可”。但這一制度的制定并未
明確審批權(quán)限的范圍、也未對何類經(jīng)費的審批做出規(guī)定，同時，對“授權(quán)主管人”也未進行認定。C區(qū)教育局審計室在審計中發(fā)現(xiàn):部分學校在實際操作中存在未經(jīng)法人代表授權(quán)即報銷費用、人員經(jīng)費、公用經(jīng)費混簽的現(xiàn)象。
再如:在審計中發(fā)現(xiàn)，學校訂立的內(nèi)控制度明確規(guī)定學校固定資產(chǎn)應(yīng)每年實行一次實地清查，并對清查的方式、方法，參與清查的人員及發(fā)現(xiàn)差錯的處理等方面做了詳細規(guī)定，而實際上，由于人手不足、時間不夠等原因，學校對這一制度普遍不重視、執(zhí)行不到位，存在有制度無執(zhí)行的情況;這樣極易造成資產(chǎn)已經(jīng)流失而學校卻渾然不覺，待到審計發(fā)現(xiàn)時已為時晚矣。
再如，學校20XX年1月與保潔公司簽訂的保潔合同注明保潔公司提供員工6名，費用結(jié)算亦以此為計算依據(jù);實際上，學校20XX年2—7月、9月在崗保潔員工5名，而支付給保潔公司的費用并未相應(yīng)減少。
對上述問題，審計室在現(xiàn)場及時向校方指出，并就制度執(zhí)行向?qū)W校提出審計意見，均得到了校方的認可與接受，對學校多支付的費用也及時予以追回。
二、案例分析
內(nèi)部控制是人類社會生產(chǎn)力發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，也是管理現(xiàn)代化的必然產(chǎn)物。它是一切經(jīng)濟組織活動中不可分離的部分，只要存在經(jīng)濟活動和管理活動，就需要有相應(yīng)的內(nèi)部控制。無論是宏觀的經(jīng)濟管理，還是微觀的單位管理，其實質(zhì)都是一種有目的的控制行為。內(nèi)部控制可以理解為內(nèi)部管理控制和內(nèi)部會計控制兩部分。學校內(nèi)部控制機制是學校管理中，對不同崗位或不同部門間處理經(jīng)濟業(yè)務(wù)時建立的相互聯(lián)系、相互制約的關(guān)系，并在可能出現(xiàn)錯誤的地方建立其控制手段，以實現(xiàn)有效控制。它是學校管理制度現(xiàn)代化的重要內(nèi)容，也是加強學校資產(chǎn)管理的要求。內(nèi)部控制管理是學校管理的核心內(nèi)容之一，但上述案例中提到的問題卻折射出學校內(nèi)部控制管理出現(xiàn)的一些不容忽視的問題。
1.內(nèi)部控制意識淡薄，缺乏專業(yè)化管理隊伍
在基層單位中，許多領(lǐng)導對財務(wù)工作不熟悉，對內(nèi)部控制更不了解，未意識到內(nèi)部控制的重要性，沒有采取積極的措施實施內(nèi)部控制，強化財務(wù)管理，對財務(wù)管理資金、人員等投入較少，導致財務(wù)內(nèi)部控制未能有效開展。
另外，某些基層單位的財務(wù)管理水平尚未達到專業(yè)化要求，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，過度依賴會計、出納;某些管理人員內(nèi)部控制意識薄弱，對內(nèi)部控制方法和流程不熟悉，認為法定代表人“一支筆審批”就是單位財務(wù)管理控制的全部，未能切實履行自身職責，承擔相應(yīng)義務(wù)。
2.內(nèi)部控制制度缺失，或雖有制度卻執(zhí)行不力
有些單位沿用以前舊的管理制度，沒有根據(jù)時期的變化，與時俱進加以修訂、增訂，即使新任領(lǐng)導上任之后，發(fā)現(xiàn)不妥的地方也沒有及時加以修訂，使內(nèi)控制度沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
有些單位相關(guān)部門的人員長期大家工作在一起，都已經(jīng)非常熟悉，關(guān)系也相當融洽，多少存在你好、我好、大家好的想法，因此造成有些方面程序操作起來就比較隨意，相關(guān)人員之間就未能實行相互牽制、相互監(jiān)督，對已建立的內(nèi)控制度形同虛設(shè)。以上種種，削落了內(nèi)控制度的執(zhí)行力，以致內(nèi)部控制沒有切實有效的制度保障，形同虛設(shè)。
3.內(nèi)部會計控制制度的執(zhí)行力度不夠
內(nèi)部會計控制是為了提高會計信息質(zhì)量，保護資產(chǎn)安全、完整，確保有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行而制定和實施的一系列控制方法、措施和程序。內(nèi)部會計控制不僅包括狹義的會計控制，還包括資產(chǎn)控制和為保護資產(chǎn)安全而實施的內(nèi)部牽制。因此，內(nèi)部會計控制是管理層一項重要的管理手段。
C區(qū)教育系統(tǒng)財務(wù)核算體系采取由教育局成立會計結(jié)算中心，對各基層單位的教育經(jīng)費使用、經(jīng)濟活動進行集中核算，統(tǒng)籌管理。在實際工作中，結(jié)算中心負責某一單位的會計會定期與該單位領(lǐng)導溝通，單位出納也定期去結(jié)算中心報賬，但會計結(jié)算中心一般只依據(jù)財務(wù)制度對基層單位所提供的原始憑證進行真實性、合規(guī)性和有效性的審核，而無法參與每一筆具體的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，這樣就使得對經(jīng)濟業(yè)務(wù)的物質(zhì)運動和價值運動的全過程監(jiān)管構(gòu)成一定的脫節(jié)，產(chǎn)生業(yè)務(wù)邊緣化。
三、對策與反思
2012年11月，財政部印發(fā)了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）的通知》（財會[2012]21號），明確指出《規(guī)范》將于2014年1月1日起施行?！兑?guī)范》明確，各級行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制，是指單位為實現(xiàn)控制目標，通過制定制度、實施措施和執(zhí)行程序，對經(jīng)濟活動的風險進行防范和管控。
從前述問題分析可以看出，由于健全管理制度的缺乏、管理人員管理理念的相對不重視，造成了單位內(nèi)部控制管理的不完善。根據(jù)財政部《規(guī)范》的要求，基層單位應(yīng)從以下三方面提升內(nèi)部管理水平:
1.加強隊伍建設(shè)，重視職業(yè)道德教育
基層單位應(yīng)當轉(zhuǎn)變原有觀念，樹立正確的內(nèi)部控制意識，在單位內(nèi)部加大對內(nèi)控制度重要性宣傳和學習，形成一種領(lǐng)導廉潔奉公、職工敬業(yè)樂業(yè)，既有上級的集體領(lǐng)導，又有下級的充分民主，既有分工，又有協(xié)作，每個職工責、權(quán)、利都十分明確的融洽關(guān)系。法定代表人“一支筆審批”是一項內(nèi)部控制措施，但不是內(nèi)部控制的全部，內(nèi)部控制需要更多人員，或者是全體的共同努力。
2.建立健全內(nèi)部控制制度，加強制度執(zhí)行力
完善的內(nèi)部控制制度是單位的“基本法”，任何人都不能凌駕于“基本法”之上，每個成員都必須嚴格遵循。
基層單位內(nèi)部控制制度應(yīng)在事前、事中和事后發(fā)揮相應(yīng)的作用，只有根據(jù)本單位實際情況建立的內(nèi)部控制制度才能做到。在實際執(zhí)行中嚴格遵照制度執(zhí)行，相關(guān)人員之間相互牽制和監(jiān)督，確保單位各項經(jīng)濟活動的正常有序開展和單位財產(chǎn)的安全。從源頭上堵塞漏洞，消除隱患，防范風險。
3.明確會計控制的內(nèi)容，做好會計結(jié)算中心與基層單位內(nèi)控制度的街接
建立一套完善的內(nèi)部控制制度，可以加強資金的管理，確保資金的安全完整、正常運轉(zhuǎn)和合理使用，減少和避免損失的產(chǎn)生。會計的基本職能是核算與監(jiān)督，教育局會計結(jié)算中心的建立使得學校的會計核算更加系統(tǒng)、規(guī)范的進行操作。由于會計核算中心只負責經(jīng)濟業(yè)務(wù)的會計核算，實行遠程管理，導致了會計監(jiān)督的脫節(jié)，這就要求在核算中心的內(nèi)控制度和各單位的內(nèi)控制度之間必須做好銜接，核算中心的會計人員要了解單位的情況，盡可能多的參與到單位的經(jīng)濟業(yè)務(wù)中去。在實際的操作過程中找尋并建立一個合適的平臺，需要教育局會計結(jié)算中心和學校之間更好的溝通與協(xié)調(diào)，科學有效的建立內(nèi)部控制制度，并規(guī)范的執(zhí)行，使會計發(fā)揮應(yīng)有的作用。
總之，加強基層單位內(nèi)部控制任重道遠。各單位須在日常管理當中強化內(nèi)部控制之實施，特別是要注重于內(nèi)控制度的相互監(jiān)督。從而讓單位的內(nèi)部控制制度更加有利于提升管理效率，進而維護教育資金的安全與完整。
