從提出改革思路，到試點工作通過專家驗收，廈門市財政票據(jù)會計檔案電子化管理試點工作已經(jīng)開展兩年多時間。目前，具有廈門特色的財政票據(jù)會計檔案管理新模式已經(jīng)建立，達到了試點工作的要求和預(yù)期效果。
記者在采訪中了解到，在開展財政票據(jù)會計檔案電子化試點工作中，廈門市財政局經(jīng)過不斷摸索，克服了技術(shù)、協(xié)調(diào)等難點，最終實現(xiàn)了財政票據(jù)的全程無紙化管理。
確定思路攻克難點
廈門市財政票據(jù)會計檔案電子化管理試點工作經(jīng)歷了探索系統(tǒng)對接、建立財政電子票據(jù)庫、電子憑證檔案存儲格式調(diào)整和試點單位試運行等4個階段。
“我們首先要做的是摸清廈門市非稅系統(tǒng)、試點單位的會計核算系統(tǒng)及電子檔案管理系統(tǒng)之間的對接可兼容度?！睆B門財政信息中心主任張青松說。在試點初期，廈門市依托“廈門非稅系統(tǒng)”實現(xiàn)了財政電子票據(jù)的自動化生成，并實現(xiàn)了在單位不同業(yè)務(wù)崗位之間的傳遞分發(fā)，但由于財政電子票據(jù)無法脫離非稅系統(tǒng)獨立使用，在查詢、入賬、歸檔等方面的運用仍受到極大限制，甚至離不開傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介。為此，廈門市積極轉(zhuǎn)變改革思路，開始探索建立獨立于非稅系統(tǒng)的財政電子票據(jù)庫。
在電子憑證檔案存儲格式方面，廈門市采用數(shù)據(jù)憑證檔案模式存儲電子憑證檔案，并在財政部、國家檔案局的指導(dǎo)下，調(diào)整為固化文件檔案管理模式，滿足了會計檔案的規(guī)范性要求。
在做好上述準備工作的前提下，電子檔案管理系統(tǒng)在廈門大學(xué)附屬第一醫(yī)院和廈門市公安局交通警察支隊兩個試點單位上線試運行，運行情況穩(wěn)定。
“技術(shù)方面的難點主要是財政票據(jù)種類多、樣式多，而單位收入數(shù)據(jù)標準、核算口徑、會計核算軟件接口規(guī)范、電子檔案數(shù)據(jù)規(guī)范等均不統(tǒng)一?！睆埱嗨烧f。為此，通過不斷的溝通與磨合，廈門市制定了一套技術(shù)規(guī)范，包括前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口規(guī)范、會計核算軟件接口規(guī)范、電子檔案系統(tǒng)接口規(guī)范和PDF接口規(guī)范，用以保證會計檔案電子化管理系統(tǒng)與外部系統(tǒng)的有效對接。
另外，協(xié)調(diào)環(huán)節(jié)的主要難點在于部門、系統(tǒng)間的協(xié)調(diào)配合難度較高、工作量較大。
“由于試點工作涉及多個部門，多個業(yè)務(wù)系統(tǒng)，包括非稅系統(tǒng)、試點單位的會計核算系統(tǒng)及電子檔案管理系統(tǒng)等，在開發(fā)過程中，各部門、系統(tǒng)的協(xié)調(diào)難度一直較大?！蓖教斐绍浖究偨?jīng)理鄭祥介紹說。比如，各單位的會計核算系統(tǒng)及電子檔案管理系統(tǒng)開發(fā)商不一，在實施系統(tǒng)間的對接時，需要同時協(xié)調(diào)單位的財務(wù)人員、檔案管理人員、會計核算系統(tǒng)及電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)商，反復(fù)商討接口的對接方案；對接完成后，還需對各方數(shù)據(jù)進行核對驗證，工作量較大。
實現(xiàn)財政票據(jù)全程“無紙化管理”
廈門市非稅管理中心主任李足妹表示，經(jīng)過兩年多的試點運行，總體而言，廈門市財政票據(jù)會計檔案電子化管理改革實現(xiàn)了財政票據(jù)（記賬聯(lián)）從開票到會計核算、歸檔的全程“無紙化管理”，達到了“向科技要管理，向管理要效益”的目標。
具體來說，廈門市開發(fā)了“廈門市財政票據(jù)會計檔案電子化管理系統(tǒng)”，這一系統(tǒng)設(shè)置了財政端與單位端兩個子系統(tǒng)。
“財政端負責(zé)對所有電子票據(jù)憑證的集中統(tǒng)一認證，單位端存儲本單位的電子票據(jù)憑證。兩個子系統(tǒng)同時運行，使財政電子票據(jù)可以脫離廈門市非稅收入綜合管理信息系統(tǒng)而單獨進行管理和使用，達到財政電子票據(jù)‘正確生成、安全唯一、可靠存儲、可查詢驗證’的管理目標，并通過與試點單位會計核算系統(tǒng)和電子會計檔案管理系統(tǒng)的有效對接，實現(xiàn)了財政電子票據(jù)的生成、加簽、分發(fā)、核驗、利用、核算和歸檔等功能，形成的電子會計檔案數(shù)據(jù)真實、 完整、可用和安全，符合國家會計、檔案等相關(guān)法律法規(guī)要求。”張青松說。
另外，廈門市財政票據(jù)的無紙化管理為其帶來了實實在在的效益。
比如，提高效率，降低成本?！柏斦睋?jù)會計檔案管理水平明顯提升，電子會計檔案不僅方便保管、查閱、調(diào)檔，還能減少原來紙質(zhì)憑證歸檔的整理、裝訂、保管等耗費巨額人力、場地、設(shè)備、能源的支出業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，有效降低行政成本和社會成本。
據(jù)統(tǒng)計，我們醫(yī)院年均可節(jié)省印刷成本、保管成本、人力成本等費用近百萬元?！痹圏c單位廈門大學(xué)附屬第一醫(yī)院總會計師段智文說。
同時，財政票據(jù)管理的新模式可規(guī)范管理、防范風(fēng)險。廈門市財政票據(jù)管理新模式采用數(shù)字簽名、防偽加密等技術(shù)手段，確保會計電子憑證安全有效；財務(wù)記賬直接提取會計電子憑證自動形成記賬憑證，杜絕人為修改數(shù)據(jù)資料，有效防范會計核算風(fēng)險。
另外一項成效是方便監(jiān)督，有利共享。廈門市形成安全規(guī)范的電子會計檔案管理流程，提供靈活便利的電子檔案查閱環(huán)境，在便于監(jiān)督部門全方位監(jiān)督檢查的同時，通過信息技術(shù)有效擴展了電子會計檔案使用與共享的范圍。
“下一步，廈門市將在此基礎(chǔ)上繼續(xù)深化財政票據(jù)會計檔案電子化管理試點工作，特別是在醫(yī)院、學(xué)校、交警等財政票據(jù)用票量大的單位深入開展試點，為全國財政票據(jù)會計檔案實現(xiàn)全面電子化提供有益參考?！睆B門市財政局會計處處長汪旭萍說。
確保數(shù)據(jù)安全有效是成功的前提
根據(jù)試點工作，廈門市總結(jié)了財政票據(jù)會計檔案試行電子化管理改革的一些 經(jīng)驗和體會。
第一，多部門密切配合是試點工作順利開展的關(guān)鍵。
廈門市成立由市財政局會計處、市非稅收入管理中心、市財政信息中心、市檔案局以及軟件公司相關(guān)人員組成的工作小組，具體負責(zé)開展試點工作，同時試點單位成立由財務(wù)、檔案、信息等部門相關(guān)人員組成的工作小組，制定工作方案，積極協(xié)調(diào)會計核算系統(tǒng)及電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)商，做好試點實施工作。
第二，制定試點管理辦法是試點方向正確的保障。
廈門市制定了《廈門市財政票據(jù)會計檔案電子化管理暫行辦法》以及《廈門市財政票據(jù)會計檔案電子化管理暫行辦法補充規(guī)定》，規(guī)范財政票據(jù)會計檔案電子化日常管理及實際操作，確保試點工作有章可循。
第三，確保數(shù)據(jù)安全有效是試點取得成功的前提。
“實現(xiàn)全方位的安全防護是系統(tǒng)建設(shè)的關(guān)鍵，保證會計檔案的正確生成是系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)，實現(xiàn)會計檔案的安全存儲是系統(tǒng)建設(shè)的保障?！睆埱嗨烧f。
第四，完成會計檔案的全方位應(yīng)用是系統(tǒng)建設(shè)的目標。
通過與會計核算軟件開發(fā)單位探討將財政電子票據(jù)憑證直接嵌入“單位會計核算系統(tǒng)”，使單位的財務(wù)人員可以在會計核算系統(tǒng)中直接提取、調(diào)用財政電子票據(jù)憑證并生成對應(yīng)的記賬憑證。通過單位的“電子檔案管理系統(tǒng)”與“會計核算系統(tǒng)”的對接，使原始憑證、記賬憑證、賬簿、報表等會計檔案可以直接存入“電子檔案管理系統(tǒng)”，通過“財政數(shù)字證書運行監(jiān)控及鑒定追溯平臺”，可以提供基于數(shù)字簽名的電子會計憑證全生命周期的驗證服務(wù)。
