常德市食品藥品檢驗(yàn)所/馮 霞
在國庫集中支付制度普遍實(shí)施，但尚未全面推行公務(wù)卡制度前，備用金一直在事業(yè)單位的現(xiàn)金管理中占據(jù)著很重要的位置。隨著近年來公務(wù)卡制度的全面推行,很多事業(yè)單位也在公務(wù)卡使用管理辦法中明確規(guī)定：原則上不再辦理個人借款業(yè)務(wù)，職工的差旅費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)等原普遍采取個人先借款、回來再憑票報銷的費(fèi)用，已逐漸被公務(wù)卡刷卡結(jié)算、財務(wù)直接還款到卡的方式所取代。公務(wù)卡制度的實(shí)行，借助于財政國庫支付系統(tǒng)，進(jìn)一步規(guī)范了財政資金在各預(yù)算單位的運(yùn)行機(jī)制，資金的收付由“中轉(zhuǎn)”變?yōu)椤爸边_(dá)”，同時財政部門通過國庫支付系統(tǒng)可以動態(tài)監(jiān)控到事業(yè)單位的刷卡及還款情況，提高了財政預(yù)算資金使用的規(guī)范性、安全性。事業(yè)單位原來因大量提取現(xiàn)金報賬所產(chǎn)生的一系列風(fēng)險和隱患都得到了有效的遏制。
一、加強(qiáng)推進(jìn)公務(wù)卡制度實(shí)施的重要意義
公務(wù)卡作為一種現(xiàn)代化的支付結(jié)算工具，具有授信消費(fèi)和適應(yīng)財政財務(wù)管理的雙重屬性。不僅攜帶方便，使用便捷，而且透明度高，所有的支付過程都有據(jù)可查、有跡可尋。推進(jìn)公務(wù)卡制度的實(shí)施，無論對規(guī)范事業(yè)單位財政授權(quán)支付業(yè)務(wù)，減少現(xiàn)金支付結(jié)算，提高公共支出的透明度，還是對加強(qiáng)公共財政管理與監(jiān)督、從源頭防治腐敗、提高資金使用效率等都具有重要意義。
1.有利于減少現(xiàn)金使用率，提升單位財務(wù)管理水平
日常公務(wù)支出使用公務(wù)卡進(jìn)行結(jié)算，不改變事業(yè)單位的財務(wù)管理制度和報銷流程，但在一般情況下，既不需要職工在經(jīng)濟(jì)活動開展前提前向單位借款，也不需要出納從銀行提取、保管現(xiàn)金用于報銷。單位職工使用公務(wù)卡進(jìn)行公務(wù)支出后，保留好POS刷卡小票（網(wǎng)上購買飛機(jī)票、高鐵票、火車票等無小票情況除外），在報銷時，單位出納人員根據(jù)審核無誤的發(fā)票、POS小票等原始憑證，對符合公務(wù)卡結(jié)算范圍和財務(wù)制度規(guī)定的支出予以報銷，將報銷款項(xiàng)轉(zhuǎn)入持卡人的公務(wù)卡。經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)從始至終沒有現(xiàn)金的結(jié)算，既簡化了手續(xù)，也有效減少了現(xiàn)金的使用?，F(xiàn)如今，現(xiàn)金使用率也已經(jīng)成為一個考核事業(yè)單位財務(wù)管理水平的有力指標(biāo)。同時，公務(wù)卡的使用，也便于單位財務(wù)部門進(jìn)行審核監(jiān)管。例如，單位某職工申請公務(wù)支出報銷時，財務(wù)人員可以通過財政國庫集中支付系統(tǒng)，直接查詢到該同志公務(wù)消費(fèi)的時間、地點(diǎn)、金額、支付對象等多項(xiàng)信息，并與發(fā)票及刷卡小票一一核對審核，這對于真實(shí)反應(yīng)單位的事業(yè)支出，提升事業(yè)單位財務(wù)管理水平具有重要的促進(jìn)作用。
2.有利于財政部門的監(jiān)督管理，進(jìn)一步提高財政資金使用的透明度
會計(jì)信息系統(tǒng)的建設(shè)，也實(shí)現(xiàn)了財務(wù)信息的交流和共享，財政部門不僅可以隨時掌握事業(yè)單位的收支、資產(chǎn)情況等信息，也可以隨時監(jiān)控到事業(yè)單位公務(wù)卡的使用情況，對存在刷卡金額少、刷卡范圍窄、刷卡內(nèi)容單一、刷卡筆數(shù)過低等問題可以及時加以關(guān)注和指導(dǎo)，有的財政部門為了有效提高公務(wù)卡的使用頻率，對轄區(qū)內(nèi)的國庫集中支付預(yù)算單位根據(jù)各業(yè)務(wù)量的不同設(shè)置了刷卡筆數(shù)額度，使單位的現(xiàn)金使用明顯降低。建立公務(wù)卡制度，不光單位財務(wù)人員，財政部門也可以同時查詢到單位公務(wù)消費(fèi)的各項(xiàng)明細(xì)信息，這樣的雙重監(jiān)督，使得公務(wù)消費(fèi)陽光透明，從而有效地克服現(xiàn)金支付結(jié)算方式信息不透明所導(dǎo)致的種種弊端。這對于深化公共財政體制改革，加強(qiáng)財政支出監(jiān)管，進(jìn)一步提高公務(wù)支出透明度具有重要意義。
3.有利于從源頭防治貪腐問題，有效治理“小金庫”
有些事業(yè)單位為了方便使用現(xiàn)金，在支付時盡量規(guī)避掉直接支付而多采用授權(quán)支付，原因很簡單：直接支付是通過代理銀行直接轉(zhuǎn)賬，而授權(quán)支付既可以轉(zhuǎn)賬，也可以提取現(xiàn)金。傳統(tǒng)公務(wù)消費(fèi)“先借出現(xiàn)金——再開支——后報賬”的程序不僅不利于管理和監(jiān)督，甚至發(fā)生財務(wù)報銷環(huán)節(jié)出現(xiàn)湊票、多開、虛開發(fā)票報銷的現(xiàn)象，多報瞞報的情況層出不窮。一些單位還通過各種方式套取、坐支現(xiàn)金，私設(shè)“小金庫”、賬外賬，規(guī)避監(jiān)管。公務(wù)卡的使用，有效保證了每一筆預(yù)算資金的支出都公開透明，雁過留聲、消費(fèi)留痕，從制度上有效治理了“小金庫”，各種因現(xiàn)金使用而導(dǎo)致的貪腐問題無處遁形。
4.有利于單位會計(jì)基礎(chǔ)工作的規(guī)范，提高資金的使用效率
以前的報賬方式，使得事業(yè)單位職工偏向于向單位借款用于出差、培訓(xùn)、科研等活動，事業(yè)單位的財務(wù)月報表經(jīng)常是掛有數(shù)筆個人往來款項(xiàng)，往往報賬不及時，既占用了單位的預(yù)算資金，同時也無法準(zhǔn)確及時地反映單位的實(shí)際支出情況。而公務(wù)卡結(jié)算的各項(xiàng)支出，明確了必須在規(guī)定的免息還款期內(nèi)（銀行記賬日至發(fā)卡行規(guī)定的到期還款日之間的期限),到本單位財務(wù)部門報銷,因個人報銷不及時造成的罰息等相關(guān)費(fèi)用,由持卡人承擔(dān)。公務(wù)卡的這種特點(diǎn)，促使單位職工在經(jīng)濟(jì)活動結(jié)束后，盡快完成審批報賬程序，避免了發(fā)票累積到數(shù)月后或年底才完成報銷，既不需要財務(wù)人員為清理往來款項(xiàng)而頭疼，又有利于單位會計(jì)基礎(chǔ)工作的規(guī)范，提高了預(yù)算資金的使用效率。這也符合目前資產(chǎn)清查工作的目的和意義。
二、公務(wù)卡制度下如何嚴(yán)格備用金管理
事業(yè)單位的備用金一般是指單位出納經(jīng)審批提取的一定額度的現(xiàn)金，主要用于小額零星報銷費(fèi)用支出。備用金也是屬于單位定額借款的一種，在公務(wù)卡制度大力推行的今天，備用金該不該取消呢？筆者所在的單位在2017年接受市委巡查時，巡查組提出了既然可以采用公務(wù)卡刷卡，單位不再需要備用金，應(yīng)該及時上繳國庫的觀點(diǎn)。備用金是否存繼，筆者覺得應(yīng)因單位情況不同而異，不能一概而論，畢竟公務(wù)卡管理制度中也明確了可暫不使用公務(wù)卡結(jié)算的各種情況。比如單位在開展扶貧工作時，扶貧點(diǎn)多在比較偏遠(yuǎn)的鄉(xiāng)村，發(fā)生公務(wù)支出時多不能刷卡及轉(zhuǎn)賬，只能用現(xiàn)金支付。但必須明確的是：在公務(wù)卡制度下，各事業(yè)單位應(yīng)嚴(yán)格備用金管理，限定備用金的使用范圍、降低備用金限額，盡可能的降低單位的現(xiàn)金使用率，減少單位的現(xiàn)金使用風(fēng)險。
1.提高單位職工的思想認(rèn)識
強(qiáng)化備用金的管理，首先應(yīng)讓單位職工對公務(wù)卡結(jié)算有一個清楚的認(rèn)識，單位應(yīng)制定公務(wù)卡結(jié)算管理辦法并向職工大力宣傳公務(wù)卡結(jié)算的相關(guān)知識，逐步消除傳統(tǒng)的現(xiàn)金支付方式的影響，讓職工切身體會到使用公務(wù)卡的方便、快捷，使大家建立公務(wù)報賬“能刷卡刷卡，不能刷卡單位轉(zhuǎn)賬”的意識，逐步樹立起持卡消費(fèi)的理念，而不是局限于以前的支付理念，公務(wù)支出中的現(xiàn)金交易將不再是常態(tài)，備用金只是在制度規(guī)定的情形外及特殊情況下才可使用。同時，在公務(wù)支出時，也應(yīng)盡量選擇有POS機(jī)、具備刷卡條件的商家進(jìn)行刷卡消費(fèi)結(jié)算。
2.限定備用金使用范圍
各事業(yè)單位應(yīng)該在嚴(yán)格遵守各地區(qū)制定的《預(yù)算單位公務(wù)卡強(qiáng)制結(jié)算目錄》基礎(chǔ)上，由各事業(yè)單位根據(jù)本單位自身情況提出符合備用金使用范圍的申請，經(jīng)本單位法人簽字同意后上報財政部門審批?！额A(yù)算單位公務(wù)卡強(qiáng)制結(jié)算目錄》適用于授權(quán)支付中原使用現(xiàn)金結(jié)算的公務(wù)支出，財政部門規(guī)定要求使用轉(zhuǎn)賬方式結(jié)算的，仍然使用轉(zhuǎn)賬方式。事業(yè)單位在支付方式的選擇上應(yīng)更多的選擇直接支付，通過代理銀行直接轉(zhuǎn)賬到收款方，備用金要嚴(yán)格控制在允許的范圍內(nèi)使用。
3.降低備用金限額標(biāo)準(zhǔn)
公務(wù)卡制度推行前，單位的備用金幾乎是沒有限額標(biāo)準(zhǔn)的，有些單位為了方便用款，提取了大量的備用金，直接導(dǎo)致了各種貪腐和安全隱患。在公務(wù)卡普及后，各事業(yè)單位根據(jù)業(yè)務(wù)量、規(guī)模大小及零星開支情況提出備用金用款額度申請，財政部門依據(jù)單位的申請及具體業(yè)務(wù)情況在原標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上審定壓減備用金額度。備用金要嚴(yán)格控制在允許的限額標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)使用。非定額備用金根據(jù)單位臨時急需，單獨(dú)核批。
4.嚴(yán)格備用金日常管理
事業(yè)單位備用金一般以借款方式，由單位出納人員保管。要防止盜竊、丟失等安全事故發(fā)生，單位應(yīng)建立現(xiàn)金清查盤點(diǎn)制度及備用金備查賬，財務(wù)人員認(rèn)真審核、整理已支付備用金的原始憑證，做到賬實(shí)相符、賬賬相符，確保備用金的安全完整。出納人員必須嚴(yán)格按備用金的使用范圍、限額來支付現(xiàn)金，專款專用，不得轉(zhuǎn)借他人或挪作他用。備用金實(shí)行“一年一借”，年底歸還，年初再借，并及時到財政部門備案審批，確保單位日常工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。單位確因工作原因需要調(diào)整備用金限額的，可向財政部門申請報批。
5.嚴(yán)格備用金監(jiān)督檢查
各單位應(yīng)建立備用金管理制度，除了單位內(nèi)部的稽核、盤點(diǎn)、審批外，財政部門應(yīng)加強(qiáng)對單位備用金的外部監(jiān)督檢查，可不定期對單位備用金提取和使用情況進(jìn)行專項(xiàng)檢查，在檢查過程中一旦發(fā)現(xiàn)備用金公款私存、管理公私不分等問題，及時上報有關(guān)部門嚴(yán)肅處理，同時開展實(shí)時余額監(jiān)控，對單位備用金存量大的單位，及時核減其備用金規(guī)模，控制單位備用金存量。
綜上所述，事業(yè)單位應(yīng)在公務(wù)卡結(jié)算的基礎(chǔ)上，大力加強(qiáng)備用金的管理，防范財務(wù)風(fēng)險，提高單位財務(wù)管理的透明度和公信力，更好地推動國庫集中支付制度的改革和發(fā)展。
