湖南智超公共服務(wù)有限公司/彭 奕
在事業(yè)單位日常財(cái)務(wù)核算工作中,會(huì)計(jì)檔案管理發(fā)揮了重要的作用,但會(huì)計(jì)檔案管理工作普遍不夠重視,缺乏規(guī)范化、制度化,這已成為目前事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的主要現(xiàn)狀。從事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，提出要加強(qiáng)單位會(huì)計(jì)檔案管理，應(yīng)采取有效的措施使會(huì)計(jì)檔案管理制度更完善，會(huì)計(jì)檔案管理工作更規(guī)范，會(huì)計(jì)檔案管理人員更專業(yè)，從而更有效地提高事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理工作質(zhì)量。
會(huì)計(jì)檔案作為檔案的重要組成部分，是對(duì)一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄和反映，是極為重要的史料和證據(jù)，具有較高的準(zhǔn)確性和完整性，能夠清晰地反映出單位在不同時(shí)期的經(jīng)濟(jì)狀況以及財(cái)務(wù)情況。新形勢(shì)下，隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，以及“互聯(lián)網(wǎng)+”的不斷實(shí)施，社會(huì)信息化程度不斷加深，事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案工作面臨新的壓力，對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式提出了新的挑戰(zhàn)。具體工作中，事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案由于受各種因素的影響，存在多種不規(guī)范的現(xiàn)象，影響了檔案事業(yè)管理的科學(xué)化、規(guī)范化水平。如何加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理引起了各方重視，如何適應(yīng)信息化網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理趨勢(shì)是當(dāng)前面臨的主要問(wèn)題。
一、新形勢(shì)下事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的重要意義及其發(fā)展趨勢(shì)
（一）新形勢(shì)下加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的重要意義
會(huì)計(jì)檔案屬于國(guó)家檔案中非常重要的一個(gè)部分，對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)不可或缺。一是強(qiáng)化法制管理的需要。機(jī)關(guān)事業(yè)單位加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理是強(qiáng)化法制管理的需要。2016年國(guó)家檔案局和財(cái)政部對(duì)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行了修訂，強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)檔案管理的作用和價(jià)值。同時(shí)，《檔案法》明確提出，對(duì)于需要?dú)w檔立卷的材料，都需交由單位的檔案管理人員以及檔案機(jī)構(gòu)實(shí)施集中的維護(hù)和管理。二是單位財(cái)政管理的需要。機(jī)關(guān)事業(yè)單位加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理是單位財(cái)政管理的需要。機(jī)關(guān)事業(yè)單位每年都會(huì)使用很多國(guó)家財(cái)政資金，因此，加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理，將財(cái)政收支完整、準(zhǔn)確的記錄下來(lái)，并進(jìn)行歸檔，能夠?yàn)閱挝恢贫òl(fā)展計(jì)劃打下基礎(chǔ)，同時(shí)還可以為單位編制預(yù)算提供原材料，為財(cái)政部門實(shí)施行政管理提供便利。三是建設(shè)廉政黨風(fēng)的需要。機(jī)關(guān)事業(yè)單位加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理是建設(shè)廉政黨風(fēng)的需要。當(dāng)前，國(guó)民對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的經(jīng)費(fèi)開支十分注重，而這也決定了機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須有效開展會(huì)計(jì)檔案管理工作。機(jī)關(guān)事業(yè)單位通過(guò)完善會(huì)計(jì)檔案管理，使每筆賬都可以順利找到源頭，從而避免亂用、挪用經(jīng)費(fèi)情況的發(fā)生，為審計(jì)部門以及紀(jì)檢監(jiān)察部門開展監(jiān)督檢查工作提供有力保障。
（二）新形勢(shì)下機(jī)關(guān)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)
隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，以及“互聯(lián)網(wǎng)+”的不斷實(shí)施，對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式提出了新的挑戰(zhàn)，事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案工作呈現(xiàn)新的發(fā)展趨勢(shì)。一是會(huì)計(jì)檔案管理信息化。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來(lái)，在會(huì)計(jì)檔案管理方面的應(yīng)用尤其廣泛。信息化的管理方式，能夠?yàn)闀?huì)計(jì)檔案管理帶來(lái)諸多好處。比如，資料的儲(chǔ)存領(lǐng)域和范圍進(jìn)一步擴(kuò)展了，與傳統(tǒng)的檔案只能存儲(chǔ)于實(shí)物中相比，未來(lái)的檔案存儲(chǔ)將更加依賴于光盤、計(jì)算機(jī)等這類媒介。雖然這樣的存儲(chǔ)方式能夠加大存儲(chǔ)量，但是也增加了管理的難度。二是會(huì)計(jì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。信息化的到來(lái)必然會(huì)推動(dòng)網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的全覆蓋能夠打破區(qū)域的限制，在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中，有可能會(huì)實(shí)現(xiàn)全部事業(yè)單位檔案管理的統(tǒng)一化。這種統(tǒng)一的、完整的網(wǎng)絡(luò)化體系的形成，有利于提高事業(yè)單位檔案管理的效率。
二、新形勢(shì)下事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀分析
我國(guó)的《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》正式實(shí)施之后，各個(gè)單位逐漸認(rèn)識(shí)到了會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的重要性，在具體工作中，事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案由于受各種因素的影響，存在多種不規(guī)范的現(xiàn)象，影響了檔案事業(yè)管理的科學(xué)化、規(guī)范化水平。
(一) 對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作重視不夠
在實(shí)際的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，會(huì)計(jì)檔案是其進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的最原始的記錄和最真實(shí)的反映。但是，就目前的情況來(lái)看，會(huì)計(jì)檔案管理工作已成為事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理工作中的薄弱環(huán)節(jié)，大部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員更加重視資金運(yùn)行、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他財(cái)務(wù)管理工作，反而忽視了會(huì)計(jì)檔案管理工作。具體表現(xiàn)在:有些單位領(lǐng)導(dǎo)只注重財(cái)務(wù)資金的核算與監(jiān)管，對(duì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等這些會(huì)計(jì)檔案資料的保存管理基本沒有概念；有些會(huì)計(jì)主管只注重本單位的財(cái)務(wù)日常賬務(wù)處理及報(bào)表編制工作，覺得會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等資料只要每年裝訂后放進(jìn)檔案柜保存即可，沒有明確會(huì)計(jì)檔案的范圍及合理規(guī)范會(huì)計(jì)資料建檔造冊(cè)的相關(guān)流程。目前，事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作普遍薄弱，檔案管理人員沒有責(zé)任和保密意識(shí)，存在會(huì)計(jì)資料散落、遺失的風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)日常工作與檔案管理相脫節(jié)。
事業(yè)單位專業(yè)的檔案管理人員往往配備太少，會(huì)計(jì)檔案大多由財(cái)務(wù)人員兼管，沒有統(tǒng)一納入事業(yè)單位檔案部門管理，會(huì)計(jì)人員規(guī)范化管理會(huì)計(jì)檔案的能力不足，沒有清晰了解單位會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍，沒有規(guī)范化管理會(huì)計(jì)資料的整理、借閱等工作，這都是缺乏專業(yè)的檔案規(guī)范化管理知識(shí)所致。此外，由于會(huì)計(jì)檔案管理的專業(yè)培訓(xùn)相對(duì)較少，因而不能有效地提高事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)性水平。
(二) 會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范性不強(qiáng)
目前，事業(yè)單位普遍沒有結(jié)合本單位的實(shí)際情況，并按照新要求及時(shí)修訂和完善會(huì)計(jì)檔案管理辦法，而一些會(huì)計(jì)主管對(duì)會(huì)計(jì)資料歸檔的范圍、時(shí)間等沒有具體的規(guī)定，這些都給單位會(huì)計(jì)資料的查找與管理帶來(lái)諸多不便。事業(yè)單位需要進(jìn)行保存的會(huì)計(jì)檔案中，很多方面都出現(xiàn)了不規(guī)范的問(wèn)題。比如，在對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保存時(shí)，裝訂過(guò)程中沒有嚴(yán)格按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定來(lái)進(jìn)行，并且在保存以及管理等方面也不符合相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求。這就會(huì)在一定程度上增加檔案查找的難度，從而對(duì)時(shí)間和精力造成嚴(yán)重的消耗。另外，在檔案轉(zhuǎn)讓以及資源共享等方面，會(huì)計(jì)檔案保存的完善性得不到有效的保障，主要是因?yàn)樵诒４孢^(guò)程中存在嚴(yán)重的疏漏現(xiàn)象。會(huì)計(jì)檔案使用時(shí)，還存在的問(wèn)題是各個(gè)環(huán)節(jié)的手續(xù)不具備全面性。比如，人員在對(duì)檔案進(jìn)行借閱的過(guò)程中，存在部分事業(yè)單位缺少相關(guān)的借閱流程和手續(xù)。這種管理方式通常會(huì)導(dǎo)致檔案出現(xiàn)保存不全或者是資料遺失等現(xiàn)象，從而給事業(yè)單位檔案資料的安全性帶來(lái)了非常嚴(yán)重的負(fù)面影響。有部分事業(yè)單位規(guī)模較小，沒有獨(dú)立的檔案管理部門，會(huì)計(jì)檔案只能由財(cái)務(wù)部門自行管理，這也從一定程度上制約了單位會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理。
(三) 會(huì)計(jì)崗位設(shè)置不合理，會(huì)計(jì)檔案管理人員專業(yè)性不強(qiáng)
根據(jù)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范中的相關(guān)要求，在對(duì)會(huì)計(jì)崗位進(jìn)行設(shè)置的過(guò)程中一定要嚴(yán)格遵守相關(guān)的基本原則，保證不相容的崗位具備一定的獨(dú)立性，同時(shí)還應(yīng)該安排相應(yīng)的人員來(lái)?yè)?dān)任崗位工作。但是，在事業(yè)單位會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作開展過(guò)程中，在會(huì)計(jì)崗位設(shè)置以及人員配置等方面都不能滿足會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作開展的相關(guān)要求。有些單位在對(duì)崗位進(jìn)行設(shè)置的過(guò)程中，沒有按照基本的原則進(jìn)行設(shè)置，并且在對(duì)崗位人員進(jìn)行配置的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)重復(fù)的現(xiàn)象。有些單位人手不夠，很多崗位只能兼任，會(huì)計(jì)檔案管理工作更是由其他人員兼職。這樣在發(fā)生問(wèn)題時(shí)，工作人員之間就會(huì)互相推諉責(zé)任，從而對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作的規(guī)范性造成了非常嚴(yán)重的負(fù)面影響
(四) 單位內(nèi)部控制制度不完善，缺少內(nèi)部監(jiān)督工作
要想保證事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案工作可以實(shí)現(xiàn)順利地開展，一定要將相關(guān)的監(jiān)督工作進(jìn)行全面的落實(shí)。但是，在目前事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案工作的監(jiān)督過(guò)程中，還不具備完善的內(nèi)部控制制度。這樣造成相關(guān)的內(nèi)部監(jiān)督工作無(wú)法得到全面落實(shí)，這也是導(dǎo)致一些違規(guī)現(xiàn)象頻發(fā)的主要原因。有些單位對(duì)于單獨(dú)設(shè)立檔案室及執(zhí)行檔案管理的的規(guī)章制度覺得是可有可無(wú)，本單位其他人員可以隨意自行進(jìn)入檔案室。有些單位在對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保管的過(guò)程中，一些非常重要的政策性文件沒有納入到會(huì)計(jì)檔案當(dāng)中。如果與相關(guān)的執(zhí)法部門出現(xiàn)政策性爭(zhēng)執(zhí)問(wèn)題，則政策性文件的作用將無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效的發(fā)揮。這些問(wèn)題產(chǎn)生的主要原因，是因?yàn)槭聵I(yè)單位沒有加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作的監(jiān)督力度。
三、事業(yè)單位加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的建議
(一)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視程度，強(qiáng)化數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案安全管理意識(shí)，提高工作人員思想認(rèn)識(shí)
對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，首先，要讓單位領(lǐng)導(dǎo)和管理人員充分認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理的重要性和必要性，不斷強(qiáng)化單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理意識(shí)，不斷增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，從而促進(jìn)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理水平的提高。其次，要在數(shù)據(jù)信息化技術(shù)的不斷發(fā)展和普及下，不斷強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理人員的數(shù)字化安全管理意識(shí)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位需針對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員實(shí)施檔案信息保管方面的培訓(xùn)，提高其安全、保密意識(shí)，提升其保密技術(shù)，對(duì)現(xiàn)代化的安全保密手段做出掌握，以此來(lái)避免因人為失誤而引發(fā)的事故，如數(shù)據(jù)信息丟失、刪除以及泄露等情況。另外，還需基于數(shù)字化來(lái)不斷整合會(huì)計(jì)原始憑證，對(duì)其進(jìn)行定期的梳理，使機(jī)關(guān)事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作能夠朝數(shù)字化方向進(jìn)行發(fā)展，提高其規(guī)范性。因機(jī)關(guān)事業(yè)單位包含了各種各樣的基礎(chǔ)性工作，所以其在辦公經(jīng)費(fèi)方面通常處于較為緊張的狀態(tài)。對(duì)此，需加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理硬件設(shè)施的建設(shè)，以兩室分離的形式來(lái)實(shí)現(xiàn)專室專用。同時(shí)，還能夠?qū)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)性檔案轉(zhuǎn)換為電子化會(huì)計(jì)檔案，在此過(guò)程中，需以我國(guó)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)來(lái)進(jìn)行電子檔案的移交。
第三是事業(yè)單位檔案管理工作的工作人員要轉(zhuǎn)變思想觀念，首先是要樹立責(zé)任意識(shí)，要明確自己工作的任務(wù)和性質(zhì)，本著為集體負(fù)責(zé)的態(tài)度來(lái)做好檔案管理的工作。其次是要明確工作的范圍，每一位工作人員應(yīng)該清楚自己的工作是什么，合理有序地完成自己的工作。最后事業(yè)單位的管理人員應(yīng)該為本單位的員工提供方便，無(wú)論是從政策上還是從實(shí)際行動(dòng)上都要給他們鼓勵(lì)，為他們創(chuàng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境。
(二) 充分運(yùn)用現(xiàn)代管理手段，優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案管理
隨著科技的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)越來(lái)越普及，會(huì)計(jì)檔案逐漸自原來(lái)的紙質(zhì)賬本轉(zhuǎn)變?yōu)楫?dāng)前的電子數(shù)據(jù)、磁盤存儲(chǔ)模式。雖然電子數(shù)據(jù)更便于操作，且有著很大的容量，但是，其也面臨著一個(gè)問(wèn)題，即電子數(shù)據(jù)易被篡改，因此，加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全的保護(hù)十分必要。機(jī)關(guān)事業(yè)單位相關(guān)人員需對(duì)計(jì)算機(jī)的授權(quán)、審批制度做出嚴(yán)格的遵循，提高安全防范力度，保障檔案的保密性。同時(shí)，也可以利用會(huì)計(jì)軟件多用戶的方法，來(lái)實(shí)施分權(quán)管理，及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份和保存，避免居心不良之人對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行篡改。在此過(guò)程中，還需定期進(jìn)行計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的檢查和維護(hù)，避免遭受病毒感染。在使用電算化會(huì)計(jì)資料的過(guò)程中，需做好資料的分類以及歸檔工作。以當(dāng)前已有會(huì)計(jì)軟件為基礎(chǔ)來(lái)對(duì)資料實(shí)施分類管理，并進(jìn)行標(biāo)號(hào)，從而減少儲(chǔ)存成本和空間，為查詢提供便利。
(三) 加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)
一是為會(huì)計(jì)檔案管理人員提供更多的檔案管理學(xué)習(xí)交流平臺(tái)，提高檔案管理人員綜合業(yè)務(wù)素養(yǎng)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)、保密意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，以提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)化水平，不斷適應(yīng)新環(huán)境、新形勢(shì)，充分發(fā)揮自身職能作用，從而體現(xiàn)自身的價(jià)值。
二是可以不定期地召開培訓(xùn)會(huì)，讓相關(guān)的業(yè)務(wù)人員參與培訓(xùn)。培訓(xùn)的內(nèi)容除了涉及基本的業(yè)務(wù)知識(shí)之外，還應(yīng)該結(jié)合時(shí)代的發(fā)展，讓參加培訓(xùn)的人員學(xué)習(xí)新的管理技術(shù)。
三是從數(shù)字化工作人員素質(zhì)角度出發(fā)，要求對(duì)財(cái)會(huì)人員采取優(yōu)先錄取模式，是推行數(shù)字化檔案管理工作的重要前提。在檔案管理設(shè)備、管理技術(shù)與管理方法等層面，事業(yè)單位應(yīng)重視會(huì)計(jì)檔案管理人員繼續(xù)教育工作的開展，結(jié)合檔案管理的實(shí)際需求來(lái)對(duì)檔案管理人士開展分層次、分階段的目標(biāo)性培訓(xùn)，利于增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人士在信息技術(shù)上的應(yīng)用能力。在人才考核與評(píng)定時(shí)，需要結(jié)合檔案管理者的實(shí)際工作內(nèi)容，鼓勵(lì)工作人員要積極地學(xué)習(xí)與應(yīng)用信息化、數(shù)字化技術(shù)。在會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容上，主要涉及財(cái)務(wù)、檔案等知識(shí)與技能，要在了解財(cái)會(huì)檔案管理基本運(yùn)行規(guī)律條件下，發(fā)揮好工作人員的計(jì)算機(jī)專業(yè)能力，從而為單位會(huì)計(jì)檔案管理提供服務(wù)，以提高檔案管理效率。
(四) 建立完善的會(huì)計(jì)檔案管理制度，規(guī)范檔案管理的工作流程
為提高檔案管理水平，應(yīng)建立相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案管理制度，利用此制度來(lái)約束與管理相關(guān)人員，以確保檔案管理的高效性與規(guī)范性。首先這套規(guī)章制度應(yīng)該對(duì)檔案管理的工作程序、保管的年限、如何進(jìn)行歸類、整理等等有一個(gè)清晰的說(shuō)明。其次在制度中應(yīng)該明確規(guī)定如何保護(hù)檔案的隱私，保證檔案不泄漏，這就需要明確職責(zé)，建立起責(zé)任負(fù)責(zé)制以及責(zé)任追究制，一旦發(fā)現(xiàn)檔案外泄，立馬追究相關(guān)人員的責(zé)任。為了讓制度更加完善，相關(guān)的事業(yè)單位最好每隔一段時(shí)間進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作做得好的單位和人員，則給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，而工作有疏忽遺漏的則給予相應(yīng)的懲罰。賞罰分明的處置辦法，一方面能夠提高工作人員的熱情，一方面對(duì)于工作不認(rèn)真者是一個(gè)教訓(xùn)。新形勢(shì)下，事業(yè)單位應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理的基本辦法，要求各個(gè)部門相互協(xié)調(diào)、合作，并對(duì)各個(gè)部門、人員職責(zé)予以合理定位。此外，還應(yīng)從政策、制度等角度出發(fā)，重視對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理、利用與建設(shè)，能為當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化提供基礎(chǔ)，便于強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)的共享性與真實(shí)度。
（五）構(gòu)建完善的內(nèi)控制度，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作監(jiān)督力度
會(huì)計(jì)信息化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度涵蓋的范圍更為廣泛，因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需加強(qiáng)信息聯(lián)絡(luò)系統(tǒng)的開發(fā)與設(shè)計(jì)，加強(qiáng)監(jiān)管，對(duì)管理?xiàng)l例進(jìn)行不斷地改進(jìn)和完善，提高風(fēng)險(xiǎn)管理力度，構(gòu)建信息化會(huì)計(jì)檔案風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制。單位檔案部門以及財(cái)務(wù)部門需對(duì)會(huì)計(jì)檔案實(shí)施定期的檢查與審核，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔情況、移交情況以及儲(chǔ)存情況進(jìn)行檢查，并監(jiān)督會(huì)計(jì)檔案的鑒定和銷毀工作。對(duì)于擁有一定價(jià)值的檔案需做出準(zhǔn)確的識(shí)別，避免其被銷毀，而對(duì)于需銷毀的會(huì)計(jì)檔案，則需根據(jù)程序進(jìn)行及時(shí)地銷毀。在銷毀之前，需先經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人以及單位負(fù)責(zé)人的共同批準(zhǔn)，并在銷毀清冊(cè)上進(jìn)行銷毀意見確認(rèn)的簽名。監(jiān)銷人基于銷毀清冊(cè)來(lái)進(jìn)行仔細(xì)的核對(duì)和整理，等到確定沒有問(wèn)題之后，才可以由單位檔案部門以及財(cái)務(wù)部門共同進(jìn)行銷毀，結(jié)束銷毀后，監(jiān)銷人還需將監(jiān)銷的具體情況匯報(bào)給單位負(fù)責(zé)人。避免過(guò)期且沒有價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案占據(jù)儲(chǔ)存量，確保會(huì)計(jì)檔案管理處于高質(zhì)、規(guī)范狀態(tài)。
