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 會(huì)計(jì)工作，是從填制會(huì)計(jì)憑證開始的。 所謂會(huì)計(jì)憑證，是指記錄經(jīng)濟(jì)活 動(dòng)、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明，也是登 記賬簿、進(jìn)行會(huì)計(jì)核算和監(jiān)督的重要依 據(jù)。正確填制會(huì)計(jì)憑證是每個(gè)會(huì)計(jì)人 員應(yīng)具備的最基本的工作能力。任何 單位從事經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，都要取得和填制會(huì) 計(jì)憑證，從而對(duì)整個(gè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)作出記錄 和反映。 那么填制會(huì)計(jì)憑證有什么具體要 求呢？ 一是憑證日期不可缺。填制會(huì)計(jì) 憑證，首先要寫上日期。當(dāng)然，現(xiàn)在幾 乎所有單位都使用了會(huì)計(jì)軟件，任何時(shí) 候只要你打開電腦，進(jìn)入會(huì)計(jì)軟件系 統(tǒng)，點(diǎn)擊一下憑證制作（增加），一張空 白憑證就出現(xiàn)了，日期自動(dòng)生成，就是 當(dāng)天的日期。有時(shí)候需要修改憑證日 期，比如當(dāng)月的憑證沒有做完，到了下 月，再使用會(huì)計(jì)軟件的時(shí)候，需要把日 期調(diào)到上個(gè)月（一般是上個(gè)月的最后一 個(gè)工作日），然后繼續(xù)制作上個(gè)月沒有 完成的憑證。 二是憑證順序有講究。什么事情， 都講究個(gè)先來后到，制作憑證也一樣。 具體來說，就是把先發(fā)生的業(yè)務(wù)，放在 前面做。這句話，說起來簡(jiǎn)單，做好不 容易。比較常見的現(xiàn)象是，出納把原始 憑證按照現(xiàn)金或者銀行相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行 分類后，傳遞給會(huì)計(jì)。會(huì)計(jì)人員拿到原 始憑證后，再通過會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行制單 （制作憑證）操作。需要注意的是，出納 和會(huì)計(jì)都沒有把憑證按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā) 生的日期進(jìn)行排序。而銀行的工作不 一樣。它一定是按業(yè)務(wù)的先后順序記 載每個(gè)單位發(fā)生的每筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。這 樣一來，當(dāng)定期和銀行對(duì)賬時(shí)，負(fù)責(zé)對(duì) 賬的財(cái)務(wù)人員有時(shí)為了勾對(duì)一筆業(yè)務(wù)， 只能花費(fèi)大量時(shí)間，來回翻騰賬本。 三是金額一致莫輕視。記賬憑證 的金額要與原始憑證的金額一致。在 實(shí)際工作中，偶爾也會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)，原因 各不相同。出納填制原始憑證不認(rèn)真， 大小寫不符；制作憑證的會(huì)計(jì)人員精力 不集中，打錯(cuò)了數(shù)字；取得的原始憑證， 如銀行回單的數(shù)字打印不清楚，易混淆， 稍不留意就會(huì)出錯(cuò)，需要特別小心。 所以，認(rèn)真、認(rèn)真、再認(rèn)真，重要的話 說三遍。 四是填寫摘要最關(guān)鍵。憑證摘要， 就是對(duì)一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的概括性描述。 對(duì)它的基本要求是簡(jiǎn)明扼要，說明問 題。更高的要求是規(guī)范統(tǒng)一，相同的經(jīng) 濟(jì)業(yè)務(wù)前后表述一致，即摘要格式化、 標(biāo)準(zhǔn)化。比如，每個(gè)單位都有出差這項(xiàng) 業(yè)務(wù)，憑證摘要就可以寫成張三報(bào)銷差 旅費(fèi)，當(dāng)然，后面也可以根據(jù)需要，注明
到某地出差。李四出差，摘要也要寫成 這種格式。摘要的填寫要標(biāo)準(zhǔn)化、格式 化。這非常重要。 去年某單位受到巡視組檢查，巡視 組要求提供單位幾位主要領(lǐng)導(dǎo)近三年 的差旅費(fèi)金額。這時(shí)，如果憑證摘要書 寫規(guī)范，就可以利用會(huì)計(jì)軟件模糊查詢 功能，在很短的時(shí)間內(nèi)，輕松完成這項(xiàng) 工作。比如，打開查詢憑證模塊，選擇 輔助條件，在摘要處輸入某某報(bào)銷差旅 費(fèi)，修改一下查詢的起止日期，某某在 所查詢時(shí)間段的差旅費(fèi)瞬間就能統(tǒng)計(jì) 出來?？梢钥闯?，規(guī)范填寫憑證摘要是 多么重要。 有些憑證摘要，還有其他要求： 一是注明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所屬月份。如 報(bào)銷手機(jī)話費(fèi)這項(xiàng)業(yè)務(wù)，就可寫成某某 報(bào)銷1月份手機(jī)話費(fèi)若干元。之所以 強(qiáng)調(diào)發(fā)票的所屬月份，原因在于電子發(fā) 票的廣泛應(yīng)用。電子發(fā)票固然有諸多 優(yōu)點(diǎn)，如便于保存和查詢，不用擔(dān)心丟 失的問題，商家節(jié)省了郵寄成本等。但 不可否認(rèn)的是電子發(fā)票有個(gè)問題，就是 可以被反復(fù)打印，有重復(fù)報(bào)銷的可能。 這倒不是當(dāng)事人有意為之。真實(shí)的情 況是時(shí)間久了，當(dāng)事人記憶出現(xiàn)了偏 差，忘記已經(jīng)報(bào)銷過了，又重復(fù)報(bào)了一 次?，F(xiàn)在有發(fā)票掃描識(shí)別軟件，能夠識(shí) 別出該發(fā)票是不是第一次報(bào)銷，對(duì)于自 動(dòng)化程度高、財(cái)力雄厚的大單位，整合 一套這樣的系統(tǒng)，杜絕重復(fù)報(bào)銷的現(xiàn)象 不是難事。但對(duì)于大多數(shù)單位來說，另 外購買一套發(fā)票識(shí)別系統(tǒng)，而不能與原 有的會(huì)計(jì)軟件有效地集成共享，就發(fā)揮 不了應(yīng)有的作用，造成人力物力的浪 費(fèi)，得不償失。這也是到目前為止發(fā)票 識(shí)別系統(tǒng)沒有被普及的原因所在。 那有沒有其他辦法可以防止重復(fù) 報(bào)銷呢？有的單位規(guī)定，凡持發(fā)票報(bào)銷 者，均應(yīng)抄寫承諾書，大意是此發(fā)票為 第一次打印報(bào)銷，違者后果自負(fù)?？梢?電子發(fā)票的查重問題，讓會(huì)計(jì)人員傷透 了腦筋。 在沒有更好的低成本辦法解決這 個(gè)問題之前，會(huì)計(jì)人員制作憑證時(shí)寫上 發(fā)票所屬月份，是一個(gè)不錯(cuò)的選擇。畢 竟不同月份出現(xiàn)相同的發(fā)票，或者同一 月份出現(xiàn)了兩張一樣的發(fā)票，是很容易 被發(fā)現(xiàn)的。 二是注明人數(shù)或?qū)嵨飻?shù)量。比如， 對(duì)于10個(gè)人去某地出差的業(yè)務(wù)，制作 憑證的時(shí)候，不可能把每個(gè)人都寫在摘 要里，建議寫成某某等10人報(bào)銷差旅 費(fèi)。如要查詢其中一個(gè)人的差旅費(fèi)報(bào) 銷情況，盡管這個(gè)人的名字沒有出現(xiàn)在 摘要里，但根據(jù)摘要的提示，我們就可 以去查看原始憑證，很快就能查到想要 的結(jié)果。購買實(shí)物，如固定資產(chǎn)，如果 不是一件，也要寫明具體數(shù)量，原因也 是如此。 總而言之，摘要等于重要，如果可 能，請(qǐng)把這句話打上重點(diǎn)符號(hào)。 憑證的制作看似簡(jiǎn)單，似乎人人可 以不費(fèi)吹灰之力，信手拈來。實(shí)際上， 制作高質(zhì)量憑證需要豐富的經(jīng)驗(yàn)和專 業(yè)知識(shí)，以及對(duì)文字的高度概括能力和 組織能力。 會(huì)計(jì)憑證制作的好不好，直接影響 到會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的使用和工作效率的高 低。決不可以小看了一張會(huì)計(jì)憑證，正 所謂小憑證藏著大乾坤。 （作者單位：人民郵電報(bào)社）