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 院建立內(nèi)部控制的目標(biāo)是規(guī) 范本單位內(nèi)部各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程 , 分散 和落實(shí)業(yè)務(wù)操作責(zé)任 , 合理保證資 產(chǎn)安全和使用有效 , 合理保證財(cái)務(wù) 信息真實(shí)完整 , 有效防范舞弊和預(yù) 防腐敗 , 提高公共服務(wù)的效率和效 果。內(nèi)部控制的實(shí)施為醫(yī)院各項(xiàng)經(jīng) 濟(jì)活動的合規(guī)運(yùn)行增加了保障。 某三級甲等?？乒⑨t(yī)院，按 照財(cái)政部要求，于2018年成立了 內(nèi)控組織機(jī)構(gòu)，聘請外部專業(yè)咨詢 人員，由財(cái)務(wù)部門牽頭，對醫(yī)院各 項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理，建立起內(nèi)控 流程和制度，并于2019年1月1 日正式實(shí)施。在內(nèi)控的實(shí)施過程中， 員工對流程逐漸熟悉、認(rèn)可和掌握。 然而由于內(nèi)控的特點(diǎn)，在實(shí)際運(yùn)行 中仍然存在一些難點(diǎn)。
一、內(nèi)部控制在實(shí)踐應(yīng)用中存 在的難點(diǎn)

（一）內(nèi)部控制流程中審批部 門多，審批時(shí)間長，降低業(yè)務(wù)執(zhí)行 效率 內(nèi)部控制中最重要的控制活 動為“不相容職務(wù)分離控制”。所 謂不相容職務(wù)，是指那些如果由一 個(gè)人擔(dān)任既可能發(fā)生錯(cuò)誤與舞弊行為，又可能掩蓋其錯(cuò)誤與舞弊的行 為。一般包括：授權(quán)批準(zhǔn)與業(yè)務(wù)經(jīng) 辦，業(yè)務(wù)經(jīng)辦與會計(jì)記錄，會計(jì)記 錄與財(cái)產(chǎn)保管，業(yè)務(wù)經(jīng)辦與稽核檢 查。按照控制要求，一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù) 從發(fā)起到完成要經(jīng)過若干個(gè)業(yè)務(wù)部 門以及相關(guān)主管院領(lǐng)導(dǎo)的審核和批 準(zhǔn)。正常情況下，完成所有的審批 手續(xù)需要幾天的時(shí)間，如果在審批 環(huán)節(jié)中的負(fù)責(zé)人由于出差等原因不 在醫(yī)院，就會進(jìn)一步延長審批時(shí)間。 因此雖然內(nèi)控流程的設(shè)計(jì)減少了風(fēng) 險(xiǎn)，但大大增加了審批難度和時(shí)間。 （二）內(nèi)控流程基本覆蓋了醫(yī) 院所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，流程多，難以完 全掌握 內(nèi)部控制在業(yè)務(wù)層面覆蓋了醫(yī) 院預(yù)算管理、收支管理、采購管理、 資產(chǎn)管理、合同管理以及建設(shè)項(xiàng)目 管理。每個(gè)醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都有自 己的特點(diǎn)，如果醫(yī)院的規(guī)模較大， 業(yè)務(wù)種類會相對較多，內(nèi)控流程也 會更加復(fù)雜。即使經(jīng)過培訓(xùn)，執(zhí)行 業(yè)務(wù)的人員也不可能將所有流程完 全掌握。這樣就會導(dǎo)致當(dāng)業(yè)務(wù)發(fā)生 時(shí)，不知道該如何去執(zhí)行。雖然內(nèi) 控流程設(shè)計(jì)的很好，但是也只能停 留在手冊中，無法真正落地實(shí)施。
（三）內(nèi)控中輸出文檔種類多， 在業(yè)務(wù)執(zhí)行中存在提供不全面、丟 失或篡改的風(fēng)險(xiǎn)。且紙制原始憑證 保存困難，查找歷史檔案難度大 內(nèi)部控制流程設(shè)計(jì)中在關(guān)鍵的 控制點(diǎn)上都會產(chǎn)生或需要提供一些 重要的文檔材料，這些文檔材料決 定是否能夠完成整個(gè)流程，比如： 付款流程中的發(fā)票、入庫單、驗(yàn)收 報(bào)告等；合同會審流程中的合同、 會議紀(jì)要、招投標(biāo)文件等；資產(chǎn)管 理流程中的維修申請、資產(chǎn)報(bào)廢申 請、盤點(diǎn)報(bào)告等。紙制的單據(jù)、表 格占用空間大，如果保管不善容易 丟失或被篡改,且各種文檔的歸類、 整理、查找等工作都需要人力和時(shí) 間。
二、OA辦公自動化系統(tǒng)在醫(yī) 院內(nèi)部控制管理中的應(yīng)用實(shí)踐 OA 是 Office Automation 的 簡寫，中文意思是辦公自動化。 OA系統(tǒng)就是用網(wǎng)絡(luò)和OA軟件構(gòu) 建的一個(gè)單位內(nèi)部的辦公通信平 臺。OA 辦公系統(tǒng)采用 Internet 技 術(shù)，能夠讓單位內(nèi)部人員快速便捷 的共享信息，協(xié)同工作。 2019年下半年，該醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)
30 會計(jì)信息化
信息部門牽頭啟動了 OA 辦公自動 化系統(tǒng)上線工作。各部門按照工作 需要提出使用需求，至2019年年 底，OA系統(tǒng)已經(jīng)全面上線，成為 了醫(yī)院辦公不可或缺的重要工具。 在醫(yī)院內(nèi)部控制方面，OA系統(tǒng)已 經(jīng)覆蓋醫(yī)院預(yù)算管理、支出審批、 合同管理、資產(chǎn)管理、采購管理等 業(yè)務(wù)。由于醫(yī)院無基建項(xiàng)目，尚未 涉及建設(shè)項(xiàng)目管理。在 OA 系統(tǒng)應(yīng) 用于內(nèi)部控制管理的實(shí)踐過程中， 它有效解決了內(nèi)控在線下審批中存 在的困難，但同時(shí)也在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn) 它仍然存在一些不足。 （一）OA辦公自動化系統(tǒng)解 決了內(nèi)部控制管理中存在的難點(diǎn) 1. 有效縮短審批時(shí)間，提高 審批效率。毋庸質(zhì)疑，OA系統(tǒng)最 為吸引人的功能就是實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程辦 公，不論員工身在何處，只要能 夠使用網(wǎng)絡(luò)登陸手機(jī)端或電腦端 的 OA 系統(tǒng)，就可以提交申請或完 成審批。這種隨時(shí)隨地都可以辦公 的方式解決了內(nèi)部控制中審批時(shí)間 長，效率低的問題。 2. 內(nèi)控流程可視化，在系統(tǒng)的 引導(dǎo)下一次性完成所有操作。通過 將內(nèi)控流程植入到 OA 系統(tǒng)中，員 工可以根據(jù)所辦理的業(yè)務(wù)種類選擇 相關(guān)的業(yè)務(wù)辦理流程，在設(shè)定好的 流程下，根據(jù)系統(tǒng)的提示按部就班 的完成所有工作，操作簡便，易于 掌握。 3. 輕松上傳文檔，且能夠隨時(shí) 查閱和下載。OA辦公系統(tǒng)中可以 保存所有上傳的原始資料的影像， 而且方便查找，真正實(shí)現(xiàn)了無紙化 辦公。
（二）OA辦公自動化系統(tǒng)在 內(nèi)部控制管理中存在的不足 正如一枚硬幣具有正反面，當(dāng) 運(yùn)用 OA 系統(tǒng)優(yōu)勢的同時(shí)也發(fā)現(xiàn)了 它的不足。 1. 由于審批過程中減少了面對 面的交流溝通，審批人感覺增加了 風(fēng)險(xiǎn)，在審批過程中會因?yàn)閾?dān)心某 些業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)過高而放棄使用OA， 如：預(yù)算申報(bào)流程，由于預(yù)算申報(bào) 金額與去年同期對比相差過大，且 沒有合理解釋，造成審批人不予審 批，相比原手工簽字模式，審批時(shí) 間也許會更長。 2. 同一流程由于歸口管理部門 的不同，審核流程會有差異,如： 雖然都是付款申請流程，但使用醫(yī) 院資金的審批人與使用科教專項(xiàng)資 金的審批人不同，如果按照統(tǒng)一流 程設(shè)計(jì)，很多業(yè)務(wù)無法執(zhí)行。 3. 上傳的檔案沒有統(tǒng)一的規(guī) 范，哪些單據(jù)必須上傳，哪些是可 以通過關(guān)聯(lián)其他流程就可以作為佐 證資料的沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，造成員 工在使用 OA 中經(jīng)常由于單據(jù)的問 題被拒簽。
（三）針對存在的不足所做的 流程改進(jìn) 1. 分析原線下模式中溝通的內(nèi) 容，增加線上審核環(huán)節(jié)，降低審批 風(fēng)險(xiǎn)。由于減少了面對面的溝通， 就需要按照內(nèi)控要求將原來在線下 審核的內(nèi)容在 OA 系統(tǒng)中補(bǔ)充增加 線上的控制點(diǎn)，完成必要的審核， 這樣才能有效控制風(fēng)險(xiǎn)。見表 1。 2. 按照使用資金的性質(zhì)進(jìn)行分 類，在同一流程下設(shè)計(jì)相應(yīng)的審批 支流，實(shí)現(xiàn)一個(gè)流程能夠適用所有 資金類別的業(yè)務(wù)，方便操作。 通過對各流程的分析，那些存 在不同審批人的流程是因?yàn)橘Y金的 來源不同造成的，比如：人才專項(xiàng) 資金需要由人事部門審批，科研專 項(xiàng)資金由科技部門審批，教學(xué)專項(xiàng) 資金由教學(xué)部門審批等等，這些歸 口管理部門負(fù)責(zé)審核資金的合規(guī)性 以及是否按照項(xiàng)目計(jì)劃書或項(xiàng)目預(yù) 算使用。因此可以按照資金的性質(zhì) 進(jìn)行分類，在統(tǒng)一的流程下建立審 批支流。申請人根據(jù)實(shí)際資金使用 情況進(jìn)行選擇，就可以完成相應(yīng)的 審批流程。
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會計(jì)信息化
表 1 對照線下審核內(nèi)容相應(yīng)增加 OA 線上審批控制點(diǎn)
主要業(yè)務(wù)流程 原線下需審核內(nèi)容 線上審批增加的控制點(diǎn)
預(yù)算申報(bào) 預(yù)算申報(bào)額度的合理性
□歸口順利實(shí)現(xiàn)蛻門審核 □預(yù)算管理崗審核 □寫明預(yù)算申報(bào)和存在差異的原因
付款審批
資金使用的合規(guī)性、付款單據(jù)、 是否在預(yù)算內(nèi)、是否按合同執(zhí)行
□歸口管理部門審核 □預(yù)算管理崗審核 □出納審核票據(jù) □合同管理崗審核
采購申請
是否在預(yù)算內(nèi)，是否屬于“大額 資金”
□采購管理崗審核 □上傳會議紀(jì)要
資產(chǎn)處置
資產(chǎn)使用情況、資產(chǎn)價(jià)值、使用 年限等信息
□資產(chǎn)歸口管理部門審核 □資產(chǎn)管理崗審核 □資產(chǎn)會計(jì)審核
合同審批
資金使用的合規(guī)性、是否在預(yù)算 內(nèi)，是否屬于“大額資金”、合 同的招標(biāo)采購情況
□歸口管理部門審核 □預(yù)算管理崗審核 □上傳相關(guān)招標(biāo)文件 □上傳會議紀(jì)要
圖 1 在流程中增加資金類別選項(xiàng)和相應(yīng)的審批支流

3. 規(guī)范上傳文檔。按照業(yè)務(wù)種 類將需要上傳的文檔以及最終需要 提交財(cái)務(wù)部門的單據(jù)進(jìn)行規(guī)范，申 請人按照要求提交，避免由于資料 不全面或不準(zhǔn)確而被退回。 （四）應(yīng)用 OA 辦公自動化系 統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)總結(jié) 1. 完善的且在線下運(yùn)行較好的 內(nèi)部控制是 OA 系統(tǒng)能夠成功實(shí)施 的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。OA系統(tǒng)的線上審批 流程必須建立在清晰的內(nèi)部控制基 礎(chǔ)上。內(nèi)控流程不是一朝一夕就能 建立起來的，必須按照相關(guān)內(nèi)控要 求，對各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動進(jìn)行深度 的梳理，結(jié)合醫(yī)院的組織結(jié)構(gòu)、經(jīng)
濟(jì)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)等為醫(yī)院量身定制。 內(nèi)控流程建立起來后，應(yīng)該應(yīng)用于 業(yè)務(wù)活動中，經(jīng)過實(shí)踐的檢驗(yàn)，證 明能夠滿足醫(yī)院的運(yùn)營要求并起到 防控風(fēng)險(xiǎn)的作用。只有在運(yùn)行較好 的內(nèi)控基礎(chǔ)上建立的 OA 審批流程 才是合規(guī)的、順暢的。 2. OA 線上審批不能完全替代 線下的溝通環(huán)節(jié)。OA線上審批在 一些常規(guī)業(yè)務(wù)活動中可以僅通過線 上審批就能夠完成，但對一些重要 的業(yè)務(wù)活動，比如：大額資金的使 用，年度預(yù)算申報(bào)等應(yīng)該先進(jìn)行充 分的線下溝通，形成統(tǒng)一意見后再 完成線上的申請，這樣可以加快審
批的速度。 3. OA 線上審批流程應(yīng)該與線 下流程一樣，根據(jù)業(yè)務(wù)活動、政策 要求隨時(shí)進(jìn)行更新和完善，同時(shí)也 要按照要求對內(nèi)控線上流程進(jìn)行審 計(jì)監(jiān)督。由于 OA 線上流程相比線 下流程更加具體，控制點(diǎn)更多，因 此出現(xiàn)變化的情況也會更頻繁，因 此要根據(jù)實(shí)際運(yùn)行情況及時(shí)更新。 同時(shí)按照內(nèi)控的要求，審計(jì)部門對 線上內(nèi)控的實(shí)施情況必須進(jìn)行審計(jì) 監(jiān)督，保證線上內(nèi)控流程能夠始終 起到防控風(fēng)險(xiǎn)的作用。
作者單位 天津市眼科醫(yī)院