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天津市住房公積金電子會(huì)計(jì)檔案實(shí)施案例

 申報(bào)單位:天津市住房公積金管理中心

案例作者:高雪敏

【摘要】天津市住房公積金管理中心負(fù)責(zé)全市住房公積金繳存、提取、貸款發(fā)放、貸款回收等業(yè)務(wù)受理、審核辦理及會(huì)計(jì)核算工作,在業(yè)務(wù)辦理、核算管理過(guò)程中產(chǎn)生大量的業(yè)務(wù)票據(jù)、銀行回單、記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿等紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案,隨著紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案越來(lái)越多,管理難度加大,我們開(kāi)始研究電子會(huì)計(jì)檔案的可行性,來(lái)取代紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。2015年12月,財(cái)政部、國(guó)家檔案局頒布新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》,明確符合條件的單位可以只留存電子會(huì)計(jì)檔案。2016年,我們開(kāi)始設(shè)計(jì)原始憑證、記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿電子歸檔流程,通過(guò)項(xiàng)目立項(xiàng)、預(yù)算申請(qǐng)、系統(tǒng)改造、協(xié)調(diào)銀行傳輸電子回單等一系列工作,于2018年10月實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案線上歸檔工作。電子會(huì)計(jì)檔案線上歸檔以來(lái),在有效緩解庫(kù)房壓力、減少會(huì)計(jì)人員工作量、節(jié)約紙質(zhì)資源、實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案資源共享等方面取得顯著效果,值得推廣學(xué)習(xí)。

一、背景介紹

(一)中心會(huì)計(jì)檔案管理情況

天津市住房公積金管理中心負(fù)責(zé)全市住房公積金的管理和運(yùn)作,管理繳存單位9萬(wàn)多個(gè),繳存職工350萬(wàn)人,個(gè)人住房公積金貸款職工40萬(wàn)人,資金規(guī)模1400億元,每天單位、職工辦理繳存、提取、貸款等業(yè)務(wù)1萬(wàn)多筆,聯(lián)動(dòng)會(huì)計(jì)系統(tǒng)生成2萬(wàn)多張記賬憑證,系統(tǒng)自動(dòng)登記會(huì)計(jì)總賬、明細(xì)賬、銀行存款日記賬,會(huì)計(jì)核算中產(chǎn)生大量的會(huì)計(jì)檔案需要?dú)w檔留存。截至2014年底,中心累計(jì)產(chǎn)生會(huì)計(jì)檔案109242卷,粗略估算占用庫(kù)房面積590平米,隨著中心業(yè)務(wù)量的不斷增加,紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案越來(lái)越多,日常管理中暴露出很多問(wèn)題:

(1)人員方面:紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的整理、裝訂、歸檔過(guò)程,需要專(zhuān)業(yè)人員整理,耗費(fèi)人力資源。

(2)庫(kù)房壓力:會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)時(shí)間大部分為30年,時(shí)間較長(zhǎng),占用庫(kù)房面積越來(lái)越多,庫(kù)房壓力不斷加大。

(3)使用不便:紙質(zhì)檔案多為立卷歸檔、集中庫(kù)房保管,調(diào)閱時(shí)需要翻閱查詢,空間、時(shí)間上都會(huì)造成不便,使用率較低,使用不便。

(4)易損耗:紙質(zhì)檔案保管過(guò)程繁瑣,經(jīng)辦人員整理、裝訂,物流部門(mén)運(yùn)輸,交接至檔案管理人員,審計(jì)完成后入庫(kù),流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)較多,容易毀損、丟失,保管過(guò)程中容易受潮、霉變。

(二)會(huì)計(jì)檔案的法律法規(guī)

2014年以前,尚未有上位政策規(guī)定可以用電子會(huì)計(jì)檔案取代紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案,2014年12月,國(guó)家檔案局會(huì)同財(cái)政部修訂的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法(征求意見(jiàn)稿)》正式下發(fā)征求意見(jiàn),2015年6月,修訂版《會(huì)計(jì)檔案管理辦法(征求意見(jiàn)稿)》再次下發(fā)征求意見(jiàn),兩版《征求意見(jiàn)稿》均明確了符合一定條件的電子會(huì)計(jì)檔案可以取代紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案保管,標(biāo)志著電子會(huì)計(jì)檔案將正式登臺(tái)。2015年,為進(jìn)一步推動(dòng)中心電子會(huì)計(jì)檔案發(fā)展,我們開(kāi)始研究電子會(huì)計(jì)檔案保管使用的策略,并完成課題研究工作。

2015年12月,《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(國(guó)家檔案局令第79號(hào))正式頒布,2016年1月1日?qǐng)?zhí)行,明確了符合條件的單位可以只留存電子會(huì)計(jì)檔案。2016年,我們開(kāi)始制定電子會(huì)計(jì)檔案實(shí)施方案,通過(guò)預(yù)算申請(qǐng)、項(xiàng)目立項(xiàng)、系統(tǒng)改造、協(xié)調(diào)銀行傳輸電子回單等一系列工作,于2018年10月實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案線上歸檔工作。

二、總體計(jì)劃

(一)電子會(huì)計(jì)檔案范圍

中心會(huì)計(jì)檔案分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他四大類(lèi)(詳見(jiàn)表1),其中會(huì)計(jì)憑證包括原始憑證、記賬憑證;會(huì)計(jì)賬簿包括會(huì)計(jì)總賬、會(huì)計(jì)明細(xì)賬、銀行存款日記賬;財(cái)務(wù)報(bào)告包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告;其他類(lèi)會(huì)計(jì)檔案包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)及會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。

表1 中心會(huì)計(jì)檔案種類(lèi)

 

序號(hào)

分類(lèi)

具體分類(lèi)

明細(xì)

保管期限

1

會(huì)計(jì)憑證

原始憑證

繳存匯總表、清冊(cè)、提取通知書(shū)、提前還款申請(qǐng)表、余額還貸申請(qǐng)書(shū)、擔(dān)保費(fèi)補(bǔ)貼申請(qǐng)書(shū)、擔(dān)保費(fèi)補(bǔ)貼支款憑證、提前還款憑證、結(jié)清證明等系統(tǒng)打印票據(jù),銀行電子回單

30年

記賬憑證

記賬憑證

30年

2

會(huì)計(jì)賬簿

會(huì)計(jì)總賬、明細(xì)賬、銀行存款日記賬

30年

3

財(cái)務(wù)報(bào)告

資產(chǎn)負(fù)債表、增值收益表、增值收益分配表、現(xiàn)金流量表

月報(bào)、季報(bào)10年,年報(bào)永久

4

其他

銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)

10年

會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、銷(xiāo)毀清冊(cè)

永久

 

按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定除永久保存的會(huì)計(jì)檔案外,其他定期保存期限的會(huì)計(jì)檔案符合一定條件均可以只留存電子會(huì)計(jì)檔案。近些年,中心每年歸檔會(huì)計(jì)檔案約15000卷,其中財(cái)務(wù)報(bào)告1卷,其他會(huì)計(jì)檔案20-30卷,剩余全部為30年保存期限的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿,占整體會(huì)計(jì)檔案的99%以上,我們發(fā)展電子會(huì)計(jì)檔案的主要目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿的電子化存儲(chǔ)。

(二)電子會(huì)計(jì)檔案工作策略

為了便于電子會(huì)計(jì)檔案歸檔后識(shí)別查看,我們統(tǒng)一歸檔PDF圖片格式的會(huì)計(jì)檔案,具體包括原始憑證圖片、記賬憑證圖片及會(huì)計(jì)賬簿圖片。

(1)原始憑證

①銀行電子回單

銀行回單是中心重要的外部原始憑證,每筆收付款業(yè)務(wù)都有一張銀行回單,中心每天收付款業(yè)務(wù)約10000多筆,就會(huì)產(chǎn)生10000多張銀行回單,整理銀行回單、與記賬憑證配對(duì)需要很大的工作量。

銀行電子回單,可以有效解決紙質(zhì)回單不好整理的問(wèn)題,設(shè)計(jì)通過(guò)特定接口,中心會(huì)計(jì)系統(tǒng)接收銀行系統(tǒng)傳輸?shù)你y行電子回單(PDF圖片格式),替代紙質(zhì)銀行回單。

②柜臺(tái)業(yè)務(wù)票據(jù)

柜臺(tái)業(yè)務(wù)票據(jù)是中心另一類(lèi)原始憑證,包括繳存匯總表、繳存清冊(cè)、提取通知書(shū)等業(yè)務(wù)票據(jù),是轉(zhuǎn)賬憑證的附件,每筆轉(zhuǎn)賬憑證都附有一張或多張業(yè)務(wù)票據(jù),中心每天柜臺(tái)業(yè)務(wù)約5000筆,整理業(yè)務(wù)票據(jù)、與記賬憑證的配對(duì)工作比較繁瑣。

電子業(yè)務(wù)票據(jù),可以有效解決紙質(zhì)票據(jù)不好整理的問(wèn)題,通過(guò)引入手寫(xiě)板電子設(shè)備,業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成電子業(yè)務(wù)票據(jù),職工在手寫(xiě)板上簽字,形成PDF圖片格式的電子業(yè)務(wù)票據(jù),替代紙質(zhì)業(yè)務(wù)票據(jù)。

(2)記賬憑證

會(huì)計(jì)系統(tǒng)自動(dòng)輸出電子記賬憑證(PDF圖片格式),與原始憑證配對(duì)整理后按日歸檔,替代紙質(zhì)記賬憑證。

(3)會(huì)計(jì)賬簿

會(huì)計(jì)系統(tǒng)自動(dòng)輸出電子會(huì)計(jì)賬簿(PDF圖片格式),按年歸檔,替代紙質(zhì)會(huì)計(jì)賬簿。

(三)電子會(huì)計(jì)檔案實(shí)施安排

為了實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案歸檔,我們做了如下工作:

(1)調(diào)研學(xué)習(xí)。2016年,我們先后到天津檔案局、東莞公積金中心、招商銀行等部門(mén)調(diào)研學(xué)習(xí),通過(guò)與專(zhuān)業(yè)人員的座談交流、現(xiàn)場(chǎng)參觀學(xué)習(xí),對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案發(fā)展規(guī)劃有了更清晰的認(rèn)識(shí),汲取了寶貴的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

(2)制定歸檔方案。2016年底,我們制定了電子會(huì)計(jì)檔案歸檔方案及可行性報(bào)告,反復(fù)論證電子會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)的安全性,以及電子會(huì)計(jì)檔案在形成和保存過(guò)程中的合法性和規(guī)范性。

(3)項(xiàng)目立項(xiàng)及招投標(biāo)。2017年,我們提出業(yè)務(wù)系統(tǒng)、會(huì)計(jì)系統(tǒng)改造需求,完成項(xiàng)目立項(xiàng)及招投標(biāo)工作,并協(xié)調(diào)有業(yè)務(wù)合作的19家銀行做好銀行電子回單改造工作。

(4)項(xiàng)目上線實(shí)施。2018年,中心全面開(kāi)始內(nèi)部業(yè)務(wù)系統(tǒng)、會(huì)計(jì)系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)改造開(kāi)發(fā)、測(cè)試、驗(yàn)收工作,并協(xié)調(diào)外部19家銀行做好系統(tǒng)對(duì)接、測(cè)試、驗(yàn)收工作,于2018年10月1日完成系統(tǒng)上線運(yùn)行,實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案的線上歸檔存儲(chǔ)。

三、實(shí)施過(guò)程

(一)電子原始憑證歸檔過(guò)程

(1)銀行電子回單

①調(diào)取銀行電子回單。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定單位從外部接收的原始憑證,附有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的第三方認(rèn)證的電子簽名,且同時(shí)滿足內(nèi)部電子會(huì)計(jì)檔案保存條件的,可僅以電子形式歸檔保存。

銀行電子回單屬于外部原始憑證,傳輸過(guò)程要附有第三方認(rèn)證的電子簽名,中心系統(tǒng)與銀行系統(tǒng)通過(guò)特定接口直連,使用CFCA加密加簽方式傳輸銀行電子回單。

②接收銀行電子回單。中心系統(tǒng)接收銀行系統(tǒng)傳輸?shù)碾娮踊貑?,使用CFCA數(shù)字證書(shū)對(duì)電子回單解密解簽,并自動(dòng)檢查、識(shí)別有效數(shù)據(jù)信息。

③與收付款憑證配對(duì)。會(huì)計(jì)系統(tǒng)接收銀行電子回單后,根據(jù)業(yè)務(wù)日期、銀行交易流水號(hào)、業(yè)務(wù)匯劃標(biāo)識(shí)號(hào)、金額等關(guān)鍵信息與銀行存款日記賬賬務(wù)信息比對(duì),并按照銀行交易流水號(hào)或業(yè)務(wù)匯劃標(biāo)識(shí)號(hào)與記賬憑證建立關(guān)聯(lián)關(guān)系,配在相應(yīng)的記賬憑證后進(jìn)行關(guān)聯(lián)存儲(chǔ)。

(2)電子業(yè)務(wù)票據(jù)

電子業(yè)務(wù)票據(jù)來(lái)源于中心內(nèi)部業(yè)務(wù)系統(tǒng),基本分為兩類(lèi),一類(lèi)是不需要簽字系統(tǒng)直接形成的業(yè)務(wù)票據(jù),另一類(lèi)是經(jīng)職工簽字后形成的電子業(yè)務(wù)票據(jù),針對(duì)這兩類(lèi)票據(jù)的特點(diǎn),適用不同的流程。

①直接存儲(chǔ)的電子業(yè)務(wù)票據(jù)

a.形成業(yè)務(wù)票據(jù)。繳存業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中,業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)生成繳存受理憑證、繳存匯總表、繳存新開(kāi)戶清冊(cè)、補(bǔ)繳清冊(cè)等業(yè)務(wù)票據(jù)。

b.發(fā)送會(huì)計(jì)系統(tǒng)。業(yè)務(wù)記賬成功的,業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子業(yè)務(wù)票據(jù)傳輸至?xí)?jì)系統(tǒng),將電子票據(jù)信息與記賬信息比對(duì),并按照業(yè)務(wù)匯劃標(biāo)識(shí)號(hào)與記賬憑證建立關(guān)聯(lián)關(guān)系,配在相應(yīng)的記賬憑證后進(jìn)行關(guān)聯(lián)存儲(chǔ)。

②實(shí)現(xiàn)電子簽名后存儲(chǔ)的電子業(yè)務(wù)票據(jù)

a.形成業(yè)務(wù)票據(jù)。住房公積金提取、異地轉(zhuǎn)出、余額還貸等業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中,業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)生成提取通知書(shū)、余額還貸申請(qǐng)書(shū)等業(yè)務(wù)票據(jù)。

b.職工電子簽名。職工在辦理業(yè)務(wù)時(shí),通過(guò)柜臺(tái)手寫(xiě)板查看業(yè)務(wù)票據(jù)內(nèi)容,使用數(shù)字筆在設(shè)備上對(duì)業(yè)務(wù)票據(jù)內(nèi)容簽名確認(rèn),保障職工和中心之間形成的要約關(guān)系,避免在事后出現(xiàn)糾紛時(shí)存在雙方抵賴(lài)的情況。

c.發(fā)送會(huì)計(jì)系統(tǒng)。業(yè)務(wù)記賬成功的,業(yè)務(wù)系統(tǒng)將含電子簽名的業(yè)務(wù)票據(jù)傳輸至?xí)?jì)系統(tǒng),將電子票據(jù)信息與記賬信息比對(duì),并按照業(yè)務(wù)匯劃標(biāo)識(shí)號(hào)與記賬憑證建立關(guān)聯(lián)關(guān)系,配在相應(yīng)的記賬憑證后進(jìn)行關(guān)聯(lián)存儲(chǔ)。

(二)電子記賬憑證歸檔過(guò)程

(1)輸出電子記賬憑證。會(huì)計(jì)系統(tǒng)按日期范圍生成PDF圖片格式的電子記賬憑證。

(2)電子憑證整理。每日進(jìn)行電子憑證整理,將電子記賬憑證與電子原始憑證(銀行電子回單、電子業(yè)務(wù)票據(jù))按照指定規(guī)則配對(duì),按照記賬憑證號(hào)順序整理,并支持按日期、記賬憑證號(hào)等信息查看記賬憑證及附件原始憑證。

(3)發(fā)送檔案系統(tǒng)。經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批后,按日期將裝訂完的電子會(huì)計(jì)憑證及檢索信息(日期、憑證號(hào)、金額等)發(fā)送至檔案系統(tǒng),檔案系統(tǒng)獨(dú)立存儲(chǔ),完成會(huì)計(jì)憑證移交工作。

(三)電子會(huì)計(jì)賬簿歸檔過(guò)程

會(huì)計(jì)賬簿由系統(tǒng)自動(dòng)生成,賬簿數(shù)據(jù)都是電子數(shù)據(jù),電子歸檔相對(duì)簡(jiǎn)單。

(1)輸出電子會(huì)計(jì)賬簿。每年初通過(guò)會(huì)計(jì)系統(tǒng)輸出上一年會(huì)計(jì)賬簿,生成PDF圖片格式的會(huì)計(jì)總賬、明細(xì)賬及銀行存款日記賬。

(2)發(fā)送檔案系統(tǒng)。經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批后,分年度將電子會(huì)計(jì)賬簿及檢索信息(日期、會(huì)計(jì)科目等)發(fā)送至檔案系統(tǒng),檔案系統(tǒng)獨(dú)立存儲(chǔ),完成會(huì)計(jì)賬簿移交工作。

四、取得成效

中心自2018年10月開(kāi)始電子會(huì)計(jì)檔案線上歸檔工作,經(jīng)過(guò)一年半的運(yùn)轉(zhuǎn),取得顯著效果。

(一)有效緩解庫(kù)存壓力

電子會(huì)計(jì)檔案線上歸檔前,中心每年會(huì)計(jì)檔案15000卷左右,按照長(zhǎng)寬高分別為5.3米、0.55米、2.6米的檔案架整齊排放,一架擺放540卷,需要28.55個(gè)檔案架,占用庫(kù)房面積約83.22平米,中心庫(kù)房每年需預(yù)留約90平米的面積供保管下一年度的會(huì)計(jì)檔案。

電子會(huì)計(jì)檔案線上歸檔后,紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案只有部分回收業(yè)務(wù)票據(jù)、資金調(diào)度單據(jù)、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)等,會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿基本全部實(shí)現(xiàn)線上歸檔。2019年,中心共產(chǎn)生74箱紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案(折合成卷,約600卷),紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案歸檔量減少90%以上,大大緩解了庫(kù)房壓力。

(二)減少會(huì)計(jì)人員工作量

電子會(huì)計(jì)檔案線上歸檔后,大大減少了會(huì)計(jì)人員整理會(huì)計(jì)檔案的工作量:(1)線上歸檔前管理部會(huì)計(jì)人員每日將繳存、提取、擔(dān)保費(fèi)、個(gè)貸還款、個(gè)貸發(fā)放等業(yè)務(wù)票據(jù)分類(lèi)整理,打印記賬憑證,并將對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)票據(jù)附在記賬憑證后,統(tǒng)一裝訂;線上歸檔后,會(huì)計(jì)人員歸檔業(yè)務(wù)票據(jù)只有少數(shù)特殊業(yè)務(wù),歸檔工作量減少90%以上;(2)核算運(yùn)營(yíng)中心會(huì)計(jì)人員不再人工分揀紙質(zhì)銀行回單,不用與記賬憑證配對(duì)、整理、裝訂,節(jié)省3個(gè)會(huì)計(jì)人員的憑證整理工作;(3)每年初不再打印會(huì)計(jì)賬簿,往年每年要使用約100箱紙打印會(huì)計(jì)賬簿,大大減輕稽核人員工作量;(4)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案減少90%,會(huì)計(jì)檔案管理人員減少至1人,檔案管理工作明顯減輕。

(三)節(jié)約紙質(zhì)資源

電子會(huì)計(jì)檔案線上歸檔前,造成大量紙質(zhì)資源的浪費(fèi),2012年紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案13141卷,2013年15653卷,2014年15416卷。中心每年印制會(huì)計(jì)檔案盒2萬(wàn)個(gè),會(huì)計(jì)檔案封皮封底5萬(wàn)張,繳存、提取等業(yè)務(wù)票據(jù)80萬(wàn)本,從每年紙質(zhì)資源的使用量可見(jiàn),不符合節(jié)能環(huán)保的管理原則。

電子會(huì)計(jì)檔案線上歸檔后,中心留存的紙質(zhì)檔案大幅降低,會(huì)計(jì)檔案封袋保管,封皮封底、提取等業(yè)務(wù)票據(jù)不再印制,會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿不再批量打印,每年節(jié)省封皮封底類(lèi)業(yè)務(wù)票據(jù)5萬(wàn)張,業(yè)務(wù)票據(jù)80萬(wàn)本,會(huì)計(jì)憑證及會(huì)計(jì)賬簿14000卷。

(四)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案資源共享

由于住房公積金業(yè)務(wù)發(fā)展的特殊性,退休才可銷(xiāo)戶,銷(xiāo)戶時(shí)有可能對(duì)單位繳存情況、提取情況有疑問(wèn),經(jīng)常會(huì)查詢歷史會(huì)計(jì)檔案。電子會(huì)計(jì)檔案線上歸檔前,紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案不能實(shí)現(xiàn)異地查詢,調(diào)閱程序復(fù)雜,查閱人需填寫(xiě)檔案調(diào)閱申請(qǐng)單,經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批,由檔案人員陪同到中心檔案室現(xiàn)場(chǎng)查閱,部分外包存檔的會(huì)計(jì)檔案還要調(diào)回。

電子會(huì)計(jì)檔案線上歸檔后,管理部查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)不用再到中心檔案室進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱,在檔案系統(tǒng)填寫(xiě)調(diào)閱申請(qǐng),經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及檔案室檔案人員審批通過(guò)后,在檔案系統(tǒng)查看電子會(huì)計(jì)檔案,實(shí)現(xiàn)異地查詢,提高調(diào)閱查詢效率,同時(shí)節(jié)約調(diào)閱時(shí)間及往返費(fèi)用,實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案信息的高度共享。

五、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

電子會(huì)計(jì)檔案線上歸檔后,從緩解庫(kù)房壓力、減輕會(huì)計(jì)人員工作量、節(jié)約紙質(zhì)資源、會(huì)計(jì)檔案共享等多方面都取得很好的效果。下一步,在中心新一代系統(tǒng)改造中,我們會(huì)繼續(xù)優(yōu)化電子會(huì)計(jì)檔案線上歸檔流程,擴(kuò)大電子會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍,將貸款回收業(yè)務(wù)票據(jù)、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)等允許電子歸檔的會(huì)計(jì)檔案全部覆蓋,同時(shí)進(jìn)一步完善電子會(huì)計(jì)檔案證據(jù)鏈的歸檔工作。

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