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 采購成本控制是指對與采購原材料 部件相關(guān)的物流費(fèi)用的控制，包括采購 訂單費(fèi)用、采購計(jì)劃制定人員的管理費(fèi) 用、采購人員管理費(fèi)用等。
企業(yè)成本中的 70%是采購成本，專 業(yè)高效的采購成本管理將幫助企業(yè)獲得 戰(zhàn)略性競爭優(yōu)勢。但采購成本控制絕不 是簡單地削減成本，而是個系統(tǒng)工程。 單純地削減采購成本同樣會給公司帶來 很多風(fēng)險，如質(zhì)量風(fēng)險、及時供貨風(fēng)險、 技術(shù)風(fēng)險等。 因此，采購成本管理必須 綜合考慮公司的戰(zhàn)略及長期可持續(xù)核心 競爭力的發(fā)展。
嬰兒食品公司采購成本分析
某生產(chǎn)嬰兒食品的大型公司過去每 年花在采購方面的開支接近 8 億美元。 由于處在一個高利潤的行業(yè)，該公司對 采購成本的管理并不精細(xì)，而且這種詳 細(xì)的審查在一個蒸蒸日上的經(jīng)濟(jì)環(huán)境中 顯得也沒什么必要。然而，當(dāng)經(jīng)濟(jì)開始 回調(diào)、市場增長減慢時，該公司終于意識 到，它現(xiàn)在不得不花更大的力氣以求保 住利潤了。 由于過去幾年的采購過程未 經(jīng)嚴(yán)格管理，現(xiàn)在看來，采購成本管理無 疑是挖潛的首要方向。
該公司首先從保養(yǎng)、維修及運(yùn)營成 本入手，決定請專家制定一套電子采購 策略。這一做法有助于通過集中購買以 及消減大量的企業(yè)一般行政管理費(fèi)用達(dá) 到節(jié)省開支的目的。然而在最后的分析 中，節(jié)省的效果并未達(dá)到該公司的預(yù)期。
規(guī)格要求，公司在制作包裝盒時，其使用 的紙材比競爭對手的紙材更厚而且昂貴 得多。這樣的規(guī)格要求其實(shí)并無道理， 因?yàn)楦哔|(zhì)量的紙材并不會給公司帶來任 何額外的好處。公司還發(fā)現(xiàn)，在給鐵罐 上色的過程中，整個流程需要四道工序， 而事實(shí)上一道工序就足夠了，節(jié)省三道 工序自然會減少很多開支。
除此以外，公司在低價值品牌的產(chǎn) 品包裝上使用了2 張標(biāo)簽(前后各一張)， 事實(shí)上只用 1 張已足夠。最后，由于公 司屬下的品牌及規(guī)格品種繁多，并且考 慮到地區(qū)性推廣的時間問題及不同地區(qū) 所采用的不同標(biāo)簽內(nèi)容，公司所印制標(biāo) 簽的流通周期顯得偏短。 比較而言，延 長印刷標(biāo)簽的周期會給公司節(jié)省很多 支出。事實(shí)上，公司高達(dá) 80%的標(biāo)簽是 用作短期運(yùn)作的，而主要競爭對手 80% 的標(biāo)簽卻是用作長期運(yùn)作的。
建立一套積極的談判方式
要想在商務(wù)談判中掌握主動權(quán)，需 要對現(xiàn)有及潛在供應(yīng)商的成本及生產(chǎn)能 力進(jìn)行詳細(xì)的評估，包括對供應(yīng)商成本 結(jié)構(gòu)分析。
盡管大多數(shù)的經(jīng)理認(rèn)為他們在談判 桌上已經(jīng)足夠強(qiáng)硬，但是幾乎沒有人真 正在談判中保持應(yīng)有的一絲不茍的態(tài) 度。結(jié)果，在過去這些年里，商務(wù)談判通 常顯得過于輕松愜意。 因此，為了克服 這種思想上的松懈，采購經(jīng)理們在進(jìn)行 談判前應(yīng)做好準(zhǔn)備，充分了解供應(yīng)商成 本，相互比較并對供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)做 深入分析。在這些方面做好精心準(zhǔn)備是
非常重要的——對于大多數(shù)商品而言， 70%的成本是由產(chǎn)品特質(zhì)決定的，30%才 是由供應(yīng)商的競爭力決定的。
例如，食品公司發(fā)現(xiàn)在購買一種主 要原料時，其供應(yīng)商的要價是最高的。 在對供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析后，公 司發(fā)現(xiàn)事實(shí)上供應(yīng)商是在其自身相對較 高的成本基礎(chǔ)上給產(chǎn)品定價的，對于該 供應(yīng)商而言這一定價確實(shí)已是不能再低 了。于是，公司對其他供應(yīng)商的成本結(jié) 構(gòu)進(jìn)行研究——這實(shí)在是復(fù)雜的“偵察” 工作，研究中除了涉及一些普通的要素 外，還將諸如農(nóng)場位置、精煉設(shè)施、電力 和勞動力成本及企業(yè)規(guī)模等因素考慮在 內(nèi)。研究結(jié)果顯示，有一些企業(yè)的成本 結(jié)構(gòu)使它們能夠以較低的價格出售產(chǎn) 品，從而占據(jù)有利的市場地位。
公司同樣對它的一家“ 一站式”供應(yīng) 商進(jìn)行了研究，這家供應(yīng)商不僅供應(yīng)紙 盒，而且生產(chǎn)紙盒用的紙材并承攬紙盒 印刷業(yè)務(wù)。經(jīng)過對其他紙業(yè)及印刷業(yè)廠 家成本的研究，公司發(fā)現(xiàn)，其實(shí)它能夠以 低得多的價格買到紙材并進(jìn)行印刷。 當(dāng) 公司在談判中指出這一點(diǎn)時，供應(yīng)商不 得不降低產(chǎn)品價格，否則它就將失去該 公司的生意。事實(shí)證明，解剖縱向供應(yīng) 鏈以研究分散的成本實(shí)在是一種有價值 的談判手段。
這些工作的結(jié)果是公司原料成本節(jié) 省 12% 。節(jié)省下來的這些錢被平分至產(chǎn) 品規(guī)格的改進(jìn)及談判技巧的完善工作 上。此外，為了控制流失的采購成本， 公司建立了一個整體采購戰(zhàn)略，這一戰(zhàn) 略包括優(yōu)化的規(guī)格及強(qiáng)硬的供應(yīng)商談 判策略。