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 ■ 韓格盈/文
數(shù)字經(jīng)濟(jì)正在成為國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的 增長(zhǎng)點(diǎn)，數(shù)字化轉(zhuǎn)型同樣成為企業(yè)管理 重點(diǎn)關(guān)注和討論的話題。企業(yè)在為客戶 創(chuàng)造價(jià)值的同時(shí)，財(cái)務(wù)更要積極借助數(shù) 字化管理為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。
如何建立良好的價(jià)值創(chuàng)造關(guān)系？ 以云南云海肴餐飲管理有限公司為例， 一方面，借助數(shù)字化工具實(shí)現(xiàn)多個(gè)系統(tǒng) 的整合利用，打破信息孤島，實(shí)現(xiàn)企業(yè) 大量數(shù)據(jù)的打通集合；另一方面，云海 肴報(bào)名參與了財(cái)政部和國(guó)家檔案局等 四大部門聯(lián)合發(fā)布的發(fā)票電子化報(bào)銷、 入賬、歸檔的三次試點(diǎn)工作，并借電子 會(huì)計(jì)檔案管理平臺(tái)，在響應(yīng)國(guó)家政策的 同時(shí)進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息的精準(zhǔn)電 子化管理，為管理層提供及時(shí)有效的決 策依據(jù)。
電子會(huì)計(jì)檔案
帶來(lái)實(shí)質(zhì)性變革
參加此次試點(diǎn)工作，電子會(huì)計(jì)檔 案 可 以 為 企 業(yè) 帶 來(lái) 以 下 3 個(gè) 實(shí) 質(zhì) 性 變革：
第一，大大優(yōu)化報(bào)銷業(yè)務(wù)審批流 程。 電子會(huì)計(jì)檔案增加了自動(dòng)歸檔智能 組裝流程，大大減少日常財(cái)務(wù)報(bào)銷歸檔 的環(huán)節(jié)，減少查閱環(huán)節(jié)提高工作效率。 與此同時(shí)，獨(dú)立系統(tǒng)替換了原來(lái)純線下 管理模式，實(shí)現(xiàn)了多維檢索條件、支持顯 示借閱權(quán)限、可視可監(jiān)督。
第二，大大提高工作效率，實(shí)現(xiàn)財(cái) 務(wù)智能化。此前裝訂紙質(zhì)檔案，需要財(cái) 務(wù)人員每月出動(dòng) 7—8 人并耗費(fèi)2—3 天 才能全部裝訂好，如今實(shí)現(xiàn)電子檔案 歸 檔 后 ，極 大 簡(jiǎn) 化 財(cái) 務(wù) 工 作 內(nèi) 容 ，減 輕財(cái)務(wù)人員工作量 。 與此同時(shí)，提高 會(huì)計(jì)核算準(zhǔn)確性，提升檔案智能查詢 精度進(jìn)而提高工作效率，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)智 能化。
第三，實(shí)現(xiàn)了檔案長(zhǎng)久安全、不可篡 改的核心訴求。面對(duì)傳統(tǒng)檔案不易保 存、易篡改、易丟失等問(wèn)題，電子檔案的 優(yōu)勢(shì)在于針對(duì)發(fā)票合規(guī)性校驗(yàn)，并通過(guò) 組織數(shù)據(jù)分離與分布存儲(chǔ)，加密技術(shù)以 及防篡改預(yù)警功能，更好地保證了電子 檔案的合規(guī)性與安全性。
推進(jìn)財(cái)務(wù)數(shù)字化進(jìn)程 實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的連接
數(shù)字化技術(shù)發(fā)展加速了全行業(yè)的變 革。財(cái)務(wù)職能作為企業(yè)的核心職能之 一，沉淀和積累了大量的企業(yè)數(shù)據(jù)，并貫 穿企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的全過(guò)程。推進(jìn)財(cái)務(wù)數(shù) 字化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案電子化的數(shù)據(jù)管理， 將進(jìn)一步基于大量的運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)企業(yè) 運(yùn)營(yíng)與數(shù)字技術(shù)的深度融合，激活數(shù)據(jù) 對(duì)業(yè)務(wù)的價(jià)值。
云海肴的財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型核心是共 享。 即打通數(shù)據(jù)流動(dòng)，讓業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財(cái) 務(wù)數(shù)據(jù)相連接，真正實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合，打通 企業(yè)信息孤島并釋放數(shù)據(jù)價(jià)值。
在數(shù)字化推進(jìn)的過(guò)程中，部門之間 的配合與支持十分重要。 電子檔案系統(tǒng) 上線初期，IT 部門牽頭并拉動(dòng)其他部門 來(lái)參與，互相協(xié)調(diào)，配合落實(shí)。從記賬系 統(tǒng)、費(fèi)控系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)，再到采購(gòu) 系統(tǒng)、行政系統(tǒng)等，云海肴由點(diǎn)及面地逐 漸推開(kāi)了數(shù)字化的大門，并實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng) 之間的信息互聯(lián)。
對(duì)于企業(yè)推進(jìn)財(cái)務(wù)數(shù)字化建設(shè)，筆 者給出以下幾點(diǎn)建議：
第一，提高人效的變革，要讓公司提 高重視程度。有利于業(yè)務(wù)的發(fā)展是頭等 大事。要讓公司決策層重視系統(tǒng)的建 設(shè)，推進(jìn)各部門之間系統(tǒng)化數(shù)據(jù)的資源 整合。在良好技術(shù)條件的財(cái)務(wù)數(shù)字化環(huán) 境下，才能真正體現(xiàn)財(cái)務(wù)的數(shù)據(jù)分析和 運(yùn)用價(jià)值。
第二，提高管理會(huì)計(jì)的未來(lái)規(guī)劃能 力。企業(yè)不能僅依賴于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)反映 過(guò)去的能力，要借助數(shù)字化能力直接從 交易端自動(dòng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的收集和處理，精 準(zhǔn)判斷、預(yù)測(cè)和決策，助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)最 大利潤(rùn)。
第 三 ，開(kāi) 展 數(shù) 據(jù) 的 洞 察 ，賦 能 業(yè) 務(wù)。財(cái)務(wù)要通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)的觀察對(duì)業(yè)務(wù) 提出合理的建議，讓業(yè)務(wù)有更好的提 升。 當(dāng)財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)足夠了解時(shí)，就可以 變被動(dòng)為主動(dòng)，先于業(yè)務(wù)發(fā)現(xiàn)機(jī)遇和避 免風(fēng)險(xiǎn)。
第四，居安思危，保持憂患意識(shí)?？?手工操作在當(dāng)下的確能夠完成工作任 務(wù)，但對(duì)未來(lái)長(zhǎng)期發(fā)展將是非常大的障 礙。要主動(dòng)進(jìn)行自我意識(shí)革新，積極擁 抱變化，促進(jìn)財(cái)務(wù)數(shù)字化在提升經(jīng)營(yíng)管 理方面發(fā)揮更大的作用。
最后，要善于發(fā)現(xiàn)能夠?yàn)闃I(yè)務(wù)賦 能的優(yōu)質(zhì)合作廠商 。例如，筆者在參 加系統(tǒng)軟件用戶大會(huì)時(shí)，發(fā)現(xiàn)大量數(shù) 據(jù)管理問(wèn)題還可以利用財(cái)務(wù)智能機(jī)器 人實(shí)現(xiàn)跨系統(tǒng)自動(dòng)處理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，進(jìn) 一步提高數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確度和效率。 于是，主動(dòng)推進(jìn)了與伙伴廠商間的數(shù) 據(jù)對(duì)接與深度合作 。 因此，擁有一雙 “善于發(fā)現(xiàn)的眼睛”將為數(shù)字化轉(zhuǎn)型減 輕極大工作量。
（作者為云南云海肴餐飲管理有限 公司財(cái)務(wù)總監(jiān)）