長(zhǎng)期以來，紙質(zhì)票據(jù)以手寫筆跡各異而易于辨認(rèn)、不易修改等特性，贏得會(huì)計(jì)人員的青睞。然而電子商務(wù)的快速發(fā)展帶來相關(guān)憑單與票據(jù)的電子化。無紙化電子原始憑證也將成為一個(gè)不可回避的問題。
習(xí)慣成自然
成立時(shí)間越長(zhǎng)的企業(yè)，他們的財(cái)務(wù)檔案室（館）的面積就越大。
“在上世紀(jì)90年代末，我們就已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)信息化，但是每月都要打印憑證，每年打印賬本一次，然后送歸檔。如果實(shí)現(xiàn)電子化存儲(chǔ)，當(dāng)然會(huì)方便很多,但是長(zhǎng)年累月，我們基本上已經(jīng)習(xí)慣了這種保存紙質(zhì)的方式?！?br />
“保存這些紙質(zhì)憑證和賬本，也是因?yàn)閲摇稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定——采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國家檔案局備案?！?br />
“財(cái)務(wù)信息化比較高的企業(yè)，按現(xiàn)行法律除了保存紙質(zhì)檔案以外，還有大量的電子存儲(chǔ)設(shè)備。如果能實(shí)現(xiàn)電子化存儲(chǔ)的合法化，那從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度來講，能夠降低企業(yè)的一些成本，提高工作效率，增加審計(jì)的透明度。”某上市公司財(cái)務(wù)部的會(huì)計(jì)檔案專員薛冬雨在電話中介紹。
隨著采訪的深入，記者發(fā)現(xiàn)成立時(shí)間越長(zhǎng)的企業(yè)，他們的財(cái)務(wù)檔案室（館）的面積就越大。大的勝似儲(chǔ)運(yùn)倉庫，查閱財(cái)務(wù)檔案需要使用傳輸帶；小的也有幾十平方米，還配備有專門的人員負(fù)責(zé)管理庫房。
安全成障礙
但是無紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的保存，一旦出現(xiàn)存儲(chǔ)設(shè)備損壞，數(shù)據(jù)也無法恢復(fù)，那損失將無法計(jì)算。
“我們比較希望實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化保存，這樣可以省去很多工作程序，還可以提高工作效率。但是，電子化保存需要較好的存儲(chǔ)介質(zhì)，以延長(zhǎng)數(shù)據(jù)的保存時(shí)間。財(cái)務(wù)部門的電腦上互聯(lián)網(wǎng)可能會(huì)被病毒感染，也可能受到黑客的攻擊。如2007年初爆發(fā)的熊貓燒香病毒就給很多企業(yè)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)造成巨大損失，這對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份顯得尤為重要。雖然紙質(zhì)保存比較麻煩，但是無紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的保存，一旦出現(xiàn)存儲(chǔ)設(shè)備損壞，數(shù)據(jù)也無法恢復(fù)，那損失將無法計(jì)算。”HP公司的財(cái)務(wù)人員胥欣略顯擔(dān)心地說。
在企業(yè)中，財(cái)務(wù)部門的信息化屬于起步較早的部門，積累的數(shù)據(jù)比較多。特別是一些中小企業(yè)，這些數(shù)據(jù)都分散在服務(wù)器和個(gè)人電腦中，由于用戶過于分散及管理工作過于瑣碎，疏忽了對(duì)這些機(jī)器上的數(shù)據(jù)管理，給數(shù)據(jù)的長(zhǎng)久保存帶來很大困難。
進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)以后，會(huì)計(jì)信息的安全性又受到了更大的挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)在電腦黑客、病毒、一些網(wǎng)絡(luò)管理不善和硬件自身的損毀等問題上。
在會(huì)計(jì)領(lǐng)域中電腦黑客主要是指競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手和專門竊取商業(yè)秘密的機(jī)構(gòu)。它們通過捕獲、查卡、信息轟炸、電子郵件轟炸、違反義務(wù)條款等方式非法侵入網(wǎng)絡(luò)，竊取數(shù)據(jù)或破壞數(shù)據(jù)。
因此，電算化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)必須要有相應(yīng)的防范措施。電腦病毒除了通過軟盤、光盤、磁帶等途徑進(jìn)行傳播外，還大量通過網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行傳播。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電腦病毒隱蔽性更強(qiáng)、破壞性更大、傳播速度更快，不僅能對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行毀滅性地破壞，甚至破壞電腦硬件。
有時(shí)候，還有某些內(nèi)部人員的惡意行為及無意行為都可能造成會(huì)計(jì)信息的不安全。據(jù)北京電影機(jī)械研究所牟薇高級(jí)工程師說，日本曾有文獻(xiàn)記載，有一些重要的數(shù)字信息讀不出來。
需立法支持
日本隨著防止篡改圖像或數(shù)據(jù)的尖端技術(shù)的出臺(tái)，1998年4月實(shí)行了關(guān)于電子署名及認(rèn)證業(yè)務(wù)的法律。
牟薇介紹，歐美有相關(guān)的電子賬本保存規(guī)范，但日本在1994年8月2日，設(shè)立了高度信息通信社會(huì)推進(jìn)本部之后，與電子保存相關(guān)的立法進(jìn)程就得到了很大的推進(jìn)。
在1998年7月1日，日本就施行了電子賬本保存法，即關(guān)于使用電子計(jì)算機(jī)制作與國稅相關(guān)賬本資料保存方法的特例。該法律是以盡量不改變以前的紙保存為前提的稅法，承認(rèn)電磁記錄，技術(shù)上允許用計(jì)算機(jī)處理的會(huì)計(jì)系統(tǒng)替換用紙保存賬本、資料。并在同日實(shí)行電子商務(wù)交易，規(guī)定必須做交易記錄，并把此舉定為義務(wù)。這條法律首次讓日本社會(huì)認(rèn)識(shí)了COM（電子計(jì)算機(jī)輸出縮微膠片）系統(tǒng)。
日本的電子賬本保存法不承認(rèn)用掃描儀處理從交易對(duì)方收到的收據(jù)憑證資料。隨著防止篡改圖像或數(shù)據(jù)的尖端技術(shù)的出臺(tái)，1998年4月實(shí)行了關(guān)于電子署名及認(rèn)證業(yè)務(wù)的法律。但電子賬簿保存法實(shí)行后，從1998年7月1日起，開始執(zhí)行大藏?。ㄘ?cái)政部）第136號(hào)通告。
該通告新增加了“用攝影型縮微品作憑證資料保存媒體的保存期間”這一條。另外申請(qǐng)和收據(jù)等直接關(guān)系到資金與貨物的流動(dòng)憑證，廢止保存5年以上（第6~7年兩年間）的原件，被廢棄的這兩年間的原件可用縮微品保存。
增加的內(nèi)容涉及到訂貨單、庫存單等直接與資金和貨物的流動(dòng)有關(guān)的憑證資料，允許廢棄保存3年以上（第4~7年四年間）的原件，被廢棄的這四年間的原件可用縮微品保存。該通告還指出，某些申請(qǐng)或收據(jù)類的直接與資金或貨物流通有關(guān)的憑證數(shù)量大，可用縮微品保存，其中一部分可以直接作為稅務(wù)調(diào)查的憑證，沒有障礙。所謂其中一部分是指，保險(xiǎn)申請(qǐng)合同、電話加入申請(qǐng)合同、金融卡發(fā)行申請(qǐng)合同等一些用途固定的合同申請(qǐng)。
據(jù)相關(guān)部門表示，關(guān)于我國的電子保存法規(guī)，他們將結(jié)合社會(huì)需求和立法規(guī)定，在相關(guān)信息技術(shù)成熟的條件下，會(huì)考慮關(guān)于會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化保存的條款修改，以適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的需求。
聲音
國際法支持?jǐn)?shù)字化
使用計(jì)算機(jī)可讀數(shù)據(jù)，將推動(dòng)電子原始憑證作為會(huì)計(jì)依據(jù)提供有力的幫助。
電子商務(wù)專業(yè)委員會(huì)專家史達(dá)教授介紹，聯(lián)合國國際貿(mào)易法委員會(huì)（下簡(jiǎn)稱貿(mào)法會(huì)），從1984年第17次會(huì)議就曾提出一份名為自動(dòng)數(shù)據(jù)處理的法律觀點(diǎn)的文件，處理有關(guān)計(jì)算機(jī)記錄、書面形式等問題。其后，為了解決儲(chǔ)存于計(jì)算機(jī)中的訊息證據(jù)適格性問題，到1985年第18次會(huì)議時(shí)，提出了計(jì)算機(jī)記錄的法律價(jià)值的報(bào)告。
該報(bào)告對(duì)于計(jì)算機(jī)記錄的幾項(xiàng)處理原則，至今仍為聯(lián)合國電子商業(yè)模范法所沿用。報(bào)告建議各國政府要重新審查涉及使用計(jì)算機(jī)記錄作為訴訟舉證的法律規(guī)則；重新審查關(guān)于貿(mào)易方面的交易和與貿(mào)易有關(guān)的文件要用書面形式的法律規(guī)定；重新審查關(guān)于以親筆簽字或其他書面辦法認(rèn)證與貿(mào)易有關(guān)的文件的規(guī)定，以便允許使用電子處理認(rèn)證方法。
雖然以上建議的初衷是解決法庭訴訟程序中使用計(jì)算機(jī)可讀數(shù)據(jù)作為證據(jù)問題，但它同時(shí)也為推動(dòng)電子原始憑證作為會(huì)計(jì)依據(jù)提供有力的幫助。
貿(mào)法會(huì)還通過了《電子商務(wù)示范法》。其第8條規(guī)定，如果一項(xiàng)數(shù)據(jù)電文能可靠地保證自信息首次以其最終形式生成，作為一項(xiàng)數(shù)據(jù)電文或充當(dāng)其他用途之時(shí)起，該信息保持了完整性；和當(dāng)要求將信息展現(xiàn)時(shí)，能將該信息顯示給查閱者，則該數(shù)據(jù)電文即能滿足了原件的要求。
史達(dá)最后強(qiáng)調(diào)，這個(gè)界定標(biāo)準(zhǔn)無疑為電子原始憑證的有效性提供強(qiáng)有力的法律依據(jù)。它標(biāo)志著物流憑證和流通票據(jù)可以通過數(shù)據(jù)電文的方式加以確定，而不必局限于書面憑證。
網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)無障礙
安裝、擴(kuò)充及維護(hù)十分方便，無需專業(yè)IT人員來維護(hù)。
目前，有很多國內(nèi)IT公司做數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的業(yè)務(wù)，其中發(fā)展最為迅猛的是網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)系統(tǒng)業(yè)務(wù)。網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)服務(wù)器就是一種精簡(jiǎn)的專用服務(wù)器，它現(xiàn)在普遍被用來作為局域網(wǎng)環(huán)境下的、基于瀏覽器／服務(wù)器架構(gòu)的大容量共享存儲(chǔ)設(shè)備，也是目前性價(jià)比最高的存儲(chǔ)方式之一。
某集團(tuán)企業(yè)數(shù)字化與設(shè)備中心主任鄒翔介紹，網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)服務(wù)器不僅兼容性好、擴(kuò)充簡(jiǎn)便、易于管理維護(hù)和安全等特點(diǎn)，而且價(jià)格相對(duì)同類產(chǎn)品更便宜、更安全和更易于維護(hù)。用戶的電腦無需加載任何驅(qū)動(dòng)程序，利用瀏覽器就可直接登陸它，實(shí)施管理和訪問數(shù)據(jù)。
因此安裝、擴(kuò)充及維護(hù)十分方便，無需專業(yè)IT人員來維護(hù)。利用系統(tǒng)管理員，可以為用戶在上面設(shè)置加密存儲(chǔ)空間，用戶就可以將它當(dāng)作為一個(gè)本地硬盤。多數(shù)網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)采用嵌入式的操作系統(tǒng)，嵌入式操作系統(tǒng)植入防寫的閃存中，不怕病毒攻擊。由于病毒無法在上面運(yùn)行，就不會(huì)破壞系統(tǒng)和存儲(chǔ)的文件。
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，財(cái)務(wù)人員和審計(jì)人員可通過互聯(lián)網(wǎng)隨時(shí)獲得最新的信息，網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)未來也是一種發(fā)展趨勢(shì)。
它能夠幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的協(xié)同遠(yuǎn)程報(bào)表、報(bào)賬、查賬、審計(jì)等遠(yuǎn)程處理，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)會(huì)計(jì)核算與在線財(cái)務(wù)管理，支持電子單據(jù)與電子貨幣，改變財(cái)務(wù)信息的獲取與利用方式，使企業(yè)會(huì)計(jì)核算工作走上無紙化的階段。
盡管網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)有如此多的優(yōu)點(diǎn)，但是很多被采訪的財(cái)務(wù)人員對(duì)它的安全性仍然表示擔(dān)憂。
記者 周智濤
