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“全面梳理業(yè)務(wù)流程,查找經(jīng)營管理合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),運(yùn)用信息化手段將合規(guī)要求嵌入業(yè)務(wù)流程,明確相關(guān)條件和責(zé)任主體,針對(duì)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)加強(qiáng)合法合規(guī)性審查,強(qiáng)化過程管控。” 合規(guī)管理體系建立與提升的關(guān)鍵突破點(diǎn)之一,是提升信息系統(tǒng)應(yīng)用控制覆蓋率。在企業(yè)信息化的支撐下,管理層期望的具體管控要求可通過流程在線固化進(jìn)行剛性約束,保障落實(shí)執(zhí)行,大幅提升風(fēng)險(xiǎn)、內(nèi)控、合規(guī)管理工作的效率與效果,具體表現(xiàn)在: 緊跟政策,要以信息化手段提升管理水平 自2008年起,國務(wù)院國資委、財(cái)政部等監(jiān)管部門陸續(xù)出臺(tái)了一系列內(nèi)部控制管理相關(guān)政策規(guī)范,引導(dǎo)企業(yè)加強(qiáng)重視、有序開展內(nèi)控體系信息化建設(shè)工作。核心文件主要包括: 通過對(duì)以上政策的研讀,可見監(jiān)管機(jī)構(gòu)對(duì)內(nèi)控信息化手段的重視程度越來越高,提倡企業(yè)借助信息化技術(shù),逐步實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)線上流轉(zhuǎn)、工作全程留痕、控制實(shí)時(shí)跟進(jìn)、風(fēng)險(xiǎn)自動(dòng)預(yù)警、評(píng)價(jià)在線執(zhí)行等系統(tǒng)化功能,減少或消除人為操縱因素,形成業(yè)務(wù)系統(tǒng)與內(nèi)控管理平臺(tái)聯(lián)動(dòng)交互,著力推動(dòng)內(nèi)控體系的剛性運(yùn)行,有效提升內(nèi)部控制管理的信息化和智能化水平。 錨定重點(diǎn),要以多維視角拓展信息化建設(shè) 企業(yè)內(nèi)控信息化建設(shè)可從以下四個(gè)方面展開。 升級(jí)系統(tǒng)應(yīng)用控制 流程控制點(diǎn)中包含的控制類型有人工控制、系統(tǒng)控制以及通過系統(tǒng)功能和人工操作結(jié)合的方式進(jìn)行的控制,將分布在流程不同環(huán)節(jié)中的人工控制點(diǎn)進(jìn)行應(yīng)用系統(tǒng)升級(jí)可作為企業(yè)內(nèi)控信息化的起點(diǎn)。 建議建設(shè)步驟為“梳理控制點(diǎn)—選擇固化模式—系統(tǒng)優(yōu)化實(shí)施”。通過風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向下的業(yè)務(wù)流程梳理,結(jié)合風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等級(jí)、控制頻率、控制類型、控制方式等要素識(shí)別,分析內(nèi)控信息化提升的必要性,結(jié)合分析當(dāng)前系統(tǒng)能力(基于系統(tǒng)架構(gòu)、功能、接口、數(shù)據(jù)域等現(xiàn)狀),選擇適當(dāng)?shù)墓袒J?,如增加系統(tǒng)控制節(jié)點(diǎn)、增加校驗(yàn)功能等方式,對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行功能升級(jí)、開發(fā)實(shí)施。 重視系統(tǒng)權(quán)限管理 信息技術(shù)幫助企業(yè)提升業(yè)務(wù)效能,但也可能出現(xiàn)系統(tǒng)開發(fā)不符合內(nèi)部控制要求、授權(quán)管理不當(dāng)、系統(tǒng)權(quán)限管理不匹配等問題,因此在促進(jìn)內(nèi)部控制與信息系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合的過程中,企業(yè)需要特別關(guān)注信息系統(tǒng)的權(quán)限管理。 建議建設(shè)步驟為“規(guī)范制度—明確職責(zé)—合理賦權(quán)—定期審閱”。通過建立權(quán)限矩陣、權(quán)限申請(qǐng)審批表、權(quán)限定期審閱表等控制性文檔,規(guī)范權(quán)限的新增、修改、刪除的審批流程,做到系統(tǒng)角色及功能分配合理化,并確保與授權(quán)審批機(jī)制核對(duì)一致,避免將不相容職責(zé)的處理權(quán)限授予同一用戶、超過用戶工作范圍賦予冗余權(quán)限、離職員工未及時(shí)中止系統(tǒng)權(quán)限等管理問題。 規(guī)范系統(tǒng)控制環(huán)境 企業(yè)信息技術(shù)的運(yùn)用需與經(jīng)營目標(biāo)保持高度統(tǒng)一,為使得業(yè)務(wù)系統(tǒng)正常運(yùn)作、信息系統(tǒng)應(yīng)用控制有效發(fā)揮,離不開信息系統(tǒng)一般控制的保障,包括邏輯訪問安全管理、程序開發(fā)與變更管理、信息系統(tǒng)運(yùn)維管理。 建議建設(shè)步驟為“明確范圍—定義規(guī)則—加強(qiáng)執(zhí)行—定期檢查”。通過頭腦風(fēng)暴、專家訪談等多種方式,梳理公司在信息系統(tǒng)一般控制管理三個(gè)方面涉及到的具體內(nèi)容;結(jié)合外部監(jiān)管政策與內(nèi)部管理層風(fēng)險(xiǎn)偏好,明確管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)則,借助制度文件對(duì)相關(guān)要求進(jìn)行固化;通過培訓(xùn)、宣貫、績(jī)效考核等多種方式,督促員工嚴(yán)格執(zhí)行信息系統(tǒng)管控要求;通過定期檢查與自我評(píng)估,查漏補(bǔ)缺,不斷完善,實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)控制環(huán)境的持續(xù)優(yōu)化與提升。 探究前沿技術(shù)應(yīng)用 隨著新技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用,在以人工智能、大數(shù)據(jù)為代表的新興技術(shù)爆發(fā)的背景下,各行業(yè)各領(lǐng)域的數(shù)字化轉(zhuǎn)型的浪潮和趨勢(shì)不斷加強(qiáng)。將數(shù)字化的新技術(shù)與管理相結(jié)合,可以推進(jìn)數(shù)字化驅(qū)動(dòng)的智能式內(nèi)控建設(shè),提高管控效率、質(zhì)量和價(jià)值。 企業(yè)可以運(yùn)用機(jī)器人流程自動(dòng)化(RPA)技術(shù)執(zhí)行大量重復(fù)性和基于規(guī)則操作工作,減少人工的參與,提高控制執(zhí)行效率;可以運(yùn)用大數(shù)據(jù)思維擴(kuò)展企業(yè)內(nèi)部管控的廣度、深度和效率,從合規(guī)檢查、業(yè)務(wù)監(jiān)控、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警到業(yè)務(wù)預(yù)測(cè)等領(lǐng)域,提高內(nèi)控管理的質(zhì)量和價(jià)值;亦可以運(yùn)用機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù),憑借其強(qiáng)大的計(jì)算能力和學(xué)習(xí)能力,能夠更深入地洞察業(yè)務(wù)流程,有效識(shí)別高風(fēng)險(xiǎn)的管控領(lǐng)域。 立足實(shí)際,要以穩(wěn)步提升釋放信息化效力 內(nèi)控信息化建設(shè)不是簡(jiǎn)單地將流程介質(zhì)從紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有问?,它是一?xiàng)長期的系統(tǒng)工程,需要統(tǒng)一規(guī)劃、分步實(shí)施、逐步完善。企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際,將內(nèi)控信息化工作納入信息化建設(shè)總體規(guī)劃中,逐步開展內(nèi)控信息化建設(shè),有效提升風(fēng)險(xiǎn)管控和業(yè)務(wù)運(yùn)行的效率和水平。建議企業(yè)內(nèi)控信息化建設(shè)路徑可以分成以下三階段: 第一階段:信息系統(tǒng)用起來 在此基礎(chǔ)階段,企業(yè)可側(cè)重于將關(guān)鍵的、符合成本效益原則的內(nèi)控管理操作植入信息系統(tǒng),或直接由信息系統(tǒng)代為執(zhí)行。在這個(gè)階段,公司需要全面梳理各關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程,識(shí)別控制點(diǎn)、控制責(zé)任人、涉及的信息系統(tǒng)等,尤其注意規(guī)范審批流程及各層管理人員權(quán)限設(shè)置。 第二階段:信息系統(tǒng)用得好 在此融合階段,企業(yè)應(yīng)在推動(dòng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)互通的基礎(chǔ)上,搭建風(fēng)險(xiǎn)、內(nèi)控、合規(guī)管理相關(guān)的工作平臺(tái),實(shí)現(xiàn)管理內(nèi)容可視化;通過管理平臺(tái)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)間底層數(shù)據(jù)的互通共享,實(shí)現(xiàn)內(nèi)控體系實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)、自動(dòng)預(yù)警、在線評(píng)價(jià)等功能,顯著提升內(nèi)控工作效能。 第三階段:信息系統(tǒng)用得妙 在此智能階段,企業(yè)可借助RPA、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù),對(duì)傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程及管理措施進(jìn)行全方位、全角度、全鏈條的改造與革新,尤其針對(duì)復(fù)雜性業(yè)務(wù)的判斷,提升管理決策的智慧性和科學(xué)性,釋放數(shù)字對(duì)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的放大、疊加、倍增作用。 結(jié) 語 良好的信息系統(tǒng)管理治理與信息技術(shù)內(nèi)部控制框架設(shè)計(jì),是信息化成功建設(shè)的關(guān)鍵支撐要素。信息系統(tǒng)及其運(yùn)用的實(shí)施、變更、升級(jí),同步伴隨著企業(yè)文化和行為變化,企業(yè)需秉持勇于嘗試的探索精神,積極面對(duì)內(nèi)控信息化建設(shè)過程中可能遇到的困難或瓶頸。