中國會(huì)計(jì)電算化2001.9
科研事業(yè)單位會(huì)計(jì)軟件初始化中幾點(diǎn)工作體會(huì)
付小燕
現(xiàn)在，越來越多的大中型科研事業(yè)單位購買會(huì)計(jì)軟件以輔助會(huì)計(jì)核算，加強(qiáng)科研事業(yè)單位管理。它們?cè)跁?huì)計(jì)電算化過程中遇到的第一問題就是如何處理好初始化，如果初始化處理不當(dāng)，將對(duì)后續(xù)的電算化管理造成不利影響。因此，筆者提出自身的工作經(jīng)驗(yàn)與同行交流，期望對(duì)諸君有所實(shí)裨益。
會(huì)計(jì)軟件的初始化是指從手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)（或舊的計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)軟件）轉(zhuǎn)換成電算化會(huì)計(jì)軟件過程中所做的有關(guān)初始性工作，這些工作完成后，才可以用會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行日常的會(huì)計(jì)處理。
在初始化開始之前，軟件公司的指導(dǎo)人員會(huì)要求單位準(zhǔn)備好會(huì)計(jì)科目名稱表。實(shí)際上，僅有科目表是不夠的。如果科研事業(yè)單位打算利用軟件實(shí)行分部門、分課題、分項(xiàng)目、分個(gè)人等細(xì)化管理，科研事業(yè)單位的會(huì)計(jì)人員不僅要做好接明細(xì)項(xiàng)目拆分初始余額的準(zhǔn)備，還要擬好各帳套（單位的名稱）、項(xiàng)目清單、課題清單、部門清單，每個(gè)部門分項(xiàng)目列年末余額清單，每個(gè)部門分課題列年末余額清單，所有科目的年末明細(xì)余額清單等等，如果科研事業(yè)單位還打算使用工資、固定資產(chǎn)、電子報(bào)表、材料等管理系統(tǒng)，那么最好由軟件公司的指導(dǎo)人員根據(jù)該軟件的特點(diǎn)列出項(xiàng)目，例如：課題的名稱、課題的來源、按款項(xiàng)列支的明細(xì)項(xiàng)目等。總之，綜合考慮科研事業(yè)單位管理和會(huì)計(jì)軟件的要求準(zhǔn)備資料。這樣在初始化中，才不會(huì)由于資料不全而手忙腳亂。
初始化首先進(jìn)入自己的帳套，從會(huì)計(jì)科目的設(shè)置開始。這里須十分注意的問題是：（1）各帳套（單位的名稱）代碼的設(shè)置。有的會(huì)計(jì)軟件允許同一套軟件同時(shí)為多個(gè)核算單位記帳，由于一個(gè)核算單位可有一套獨(dú)立的帳簿體系，因此一個(gè)核算單位也稱一個(gè)帳套。每個(gè)核算單位均可獨(dú)立使用設(shè)置科目代碼，憑證輸入，帳表輸出，銀行對(duì)帳等主菜單上的各種功能。帳套代碼一經(jīng)建立，不能修改，即同一單位帳務(wù)、工資、固定資產(chǎn)、電子報(bào)表、材料等等帳套代碼要是同一個(gè)，否則，根據(jù)該路徑，帳務(wù)系統(tǒng)中的自動(dòng)分錄不可取電子報(bào)表中的數(shù)據(jù)，帳務(wù)系統(tǒng)中的自動(dòng)分錄不可取工資系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)等等。筆者就曾遇到這種情況，軟件公司的指導(dǎo)人員一時(shí)大意，未提示將同一單位的代碼設(shè)置為同一個(gè)，直到初始化后進(jìn)行憑證錄入時(shí)，實(shí)現(xiàn)不了工資與帳務(wù)，電子報(bào)表與帳務(wù)，材料與帳務(wù)，固定資產(chǎn)與帳務(wù)等等之間連續(xù)，例如：帳務(wù)系統(tǒng)中的自動(dòng)分錄不可取工資系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，才發(fā)現(xiàn)這一問題，只好返工，重新新建帳套，重新初始他而加大了工作量。甚至，帳套代碼一經(jīng)建立，不能修改，根據(jù)該路徑，帳務(wù)系統(tǒng)中的自動(dòng)分錄不可取電子報(bào)表中的數(shù)據(jù)，帳務(wù)系統(tǒng)中的自動(dòng)分錄不可取工資系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，即實(shí)現(xiàn)不了工資與帳務(wù)，電子報(bào)表與帳務(wù)，材料與帳務(wù)，固定資產(chǎn)與帳務(wù)等等之間連續(xù)，不能更好發(fā)揮會(huì)計(jì)軟件輔助會(huì)計(jì)核算的作用。（2）如果某些一級(jí)科目一般用不上，可采取的辦法是初始化時(shí)一定要設(shè)置一套完整的由財(cái)政部或其他部門統(tǒng)一規(guī)定代碼的一級(jí)科目，具體運(yùn)用時(shí)可采用打印時(shí)選擇打印發(fā)生額或余額不為零的科目打印出來，如不然、待發(fā)生了一般不發(fā)生的業(yè)務(wù)時(shí)，又沒有設(shè)定一級(jí)會(huì)計(jì)科目，那么就必須重新初始化，加人需要的一級(jí)會(huì)計(jì)科目，加大工作量，因小小的疏忽而不斷地返工。
接著總帳系統(tǒng)中最關(guān)鍵的步驟就是初始余額的錄入，對(duì)于在會(huì)計(jì)年度開始電算化的科研事業(yè)單位這一步則很重要。如果此前的帳套代碼，會(huì)計(jì)科目代碼及輔助明細(xì)項(xiàng)目，部門代碼，課題代碼，項(xiàng)目代碼設(shè)置得當(dāng)，初始余額的錄入工作會(huì)比較順利。仍需提醒的地方是不要誤解總帳初始化的正確就是明細(xì)帳初始化的正確。資產(chǎn)、負(fù)債、權(quán)益科目的初始余額需要錄入拆分的明細(xì)初始余額，更重要的是明細(xì)與總帳的一致性正確，這里初始余額中還有總帳與明細(xì)帳核對(duì)的概念，初始化結(jié)束后沒有此概念。應(yīng)當(dāng)提醒的是總帳與明細(xì)帳核對(duì)的概念是手工會(huì)計(jì)中的概念，而電算化后，給會(huì)計(jì)人員增加的工作量是輸入記帳憑證，這是一項(xiàng)全新的工作要求輸入人員一絲不茍地輸入憑證，憑證輸入正確，才能保證帳表正確。仍需提醒的是：會(huì)計(jì)電算化后無帳帳核對(duì)的必要。手工條件下，總帳，明細(xì)帳，日記帳由許多會(huì)計(jì)人員分別登記，盡管其數(shù)據(jù)都是來自記帳憑證，但由于人們?cè)谟?jì)算匯總，抄寫等過程中有可能發(fā)生這樣那樣的錯(cuò)誤，導(dǎo)致帳證不符或帳帳不符，所以必須進(jìn)行帳帳核對(duì)，直到所有的總帳和明細(xì)帳、日記帳相符為止。電算化后，既然數(shù)出一門，計(jì)算機(jī)不會(huì)發(fā)生計(jì)算、匯總、抄寫等錯(cuò)誤，結(jié)果必然帳帳相符，所以無必要進(jìn)行帳帳核對(duì)。
總帳系統(tǒng)的初始化結(jié)束后，應(yīng)錄入第一期會(huì)計(jì)憑證，審核、記帳、結(jié)帳，生成科目余額表等以測(cè)試系統(tǒng)狀態(tài)。這里會(huì)發(fā)現(xiàn)的問題是：由明細(xì)帳生成的總帳，不會(huì)發(fā)生錯(cuò)誤，關(guān)鍵是錄人的明細(xì)一定要審核正確再記帳，手工中的總帳與明細(xì)帳核對(duì)，在會(huì)計(jì)軟件中變成了對(duì)憑證的編制、錄入、審核。如果科研事業(yè)單位企業(yè)化管理單位沒有借款，其“財(cái)務(wù)費(fèi)用”的二級(jí)科目“利息收入”在貸方反映利息收入，但科目設(shè)置時(shí)，作為期間費(fèi)用，確定的結(jié)轉(zhuǎn)損益方向是貸方，那么在結(jié)轉(zhuǎn)損益后，科目余額表不會(huì)顯示利息發(fā)生額。解決辦法是將二級(jí)科目“利息”的結(jié)轉(zhuǎn)損益方向定為借方，或者將二級(jí)科目“利息”改為一級(jí)（即“其他收入”），再將其結(jié)轉(zhuǎn)損益方向定為借方，或者將利息收入記入“財(cái)務(wù)費(fèi)用”借方（用紅字），確定結(jié)轉(zhuǎn)損益方向仍為貸方，那么結(jié)轉(zhuǎn)損益后科目余額表將以負(fù)數(shù)顯示利息發(fā)生額。
固定資產(chǎn)系統(tǒng)初始化，須注意的問題是：（l）同一單位建立一個(gè)與帳務(wù)相同的帳套代碼。（2）建立固定資產(chǎn)卡片級(jí)次，自定義代碼各級(jí)長度，用戶在自定義代碼各級(jí)長度時(shí)，特別是順序號(hào)的位數(shù)時(shí)應(yīng)注意預(yù)留一些空位置，以便將來新增固定資產(chǎn)使用。固定資產(chǎn)卡片代碼又稱卡代碼或固定資產(chǎn)代碼，是不同卡片，不同固定資產(chǎn)的唯一標(biāo)識(shí)，代碼的分級(jí)關(guān)系在帳套設(shè)置時(shí)由用戶根據(jù)自身需要進(jìn)行分級(jí)設(shè)置。如建立卡片代碼分級(jí)為：222223明細(xì)卡片之前必須將其上級(jí)類別進(jìn)行設(shè)置，是否為明細(xì)卡片由用戶選擇“明細(xì)卡片”標(biāo)志項(xiàng)決定，類別代碼排明細(xì)卡）只需輸入代碼和名稱，而明細(xì)代碼的固定資產(chǎn)則必須輸入所有卡片項(xiàng)目。明細(xì)代碼結(jié)構(gòu)：
如此設(shè)定下的編號(hào)順序號(hào)就不能超過四個(gè)，即如同一大類小類下（即類別代碼）的固定資產(chǎn)卡片個(gè)數(shù)超過了99個(gè)，此設(shè)定就是失敗的，就要重新初始化，加大工作量。所以要注意預(yù)留一些空位置，把順序號(hào)定義為適合單位固定資產(chǎn)規(guī)模的位數(shù)，須注意將來新增固定資產(chǎn)使用，這一點(diǎn)非常重要。
接下來的報(bào)表系統(tǒng)，工資系統(tǒng)，材料系統(tǒng)等等的初始化，只要資料準(zhǔn)備齊全，就容易多了，不過；常?？赡茉谶@一階段，才發(fā)現(xiàn)初始余額錄入的某些錯(cuò)誤，而此時(shí)重新初始化，就要?jiǎng)h除，重做許多步驟。為避免返工，可以通過實(shí)行初始化“不關(guān)閉功能”，同時(shí)，錄入第一年的會(huì)計(jì)憑證，審核、記帳，而不使用結(jié)帳功能，來生成科目余額表等的測(cè)試系統(tǒng)狀態(tài)，來不斷完善、修正初始余額錄入的錯(cuò)誤。試運(yùn)行一年后年終再關(guān)閉初始化功能，進(jìn)行結(jié)帳功能。
最后還值得建議的是：在初始化的過程中，科研事業(yè)單位的會(huì)計(jì)人員和軟件公司的指導(dǎo)人員應(yīng)在每天的工作結(jié)束后進(jìn)行總結(jié)、記錄，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，及時(shí)調(diào)整工作進(jìn)度以確保初始化盡快、有效地完成。
（作者單位：江西省農(nóng)科院會(huì)計(jì)服務(wù)中心）
