中國會計電算化2001.9
網(wǎng)絡環(huán)境下會計信息傳遞的研究與思考
鐘紅山 張瑞君
一、網(wǎng)絡信息時代對會計信息傳遞提出的要求
在信息社會和網(wǎng)絡時代，空間在變小，時間在縮短，國界在消失。在這種環(huán)境中無論是企業(yè)還是個人要想獲取生存的空間必須融入社會。與社會各方建立起暢通的信息通道。會計工作在現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營、管理中扮演著舉足輕重的角色。會計系統(tǒng)要處理數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)從什么地方米？會計系統(tǒng)要生成信息，這些信息到什么地方去？傳統(tǒng)的會計電算化系統(tǒng)、其數(shù)據(jù)的采集與信息的發(fā)布基本上是半封閉的。在系統(tǒng)內部各個部門之間數(shù)據(jù)傳遞非常流暢，一旦與外部系統(tǒng)的數(shù)據(jù)發(fā)生聯(lián)系就顯得無能為力。我們常常能看到這樣一種情況，一個生產(chǎn)企業(yè)其內部電算化管理非常好，只要數(shù)據(jù)一錄入，會計電算化系統(tǒng)立即可以對錄入的數(shù)據(jù)進行加工、整理得到有用的信息。然而在會計電算化系統(tǒng)中數(shù)據(jù)錄入這一環(huán)節(jié)卻有著“先天不足”。以原材料采購過程為例：采購員與原材料供應商聯(lián)系，簽訂好采購合同、付款。采購員在結束這項業(yè)務之前必須將有關的單據(jù)（如：采購合同、付款收據(jù)等）交會計部門入帳才算告一段落。而會計人員必須將到手的數(shù)據(jù)錄入到所使用的會計信息系統(tǒng)。而系統(tǒng)輸出的信息一般是以紙張的形式向使用者提供報表、報告。這種手工或者半手工輸入與輸出的形式是會計電算化系統(tǒng)與外部信息系統(tǒng)在信息交換過程中相互脫節(jié)的關鍵。這就是所說的會計電算化系統(tǒng)的“先天不足”。當然這種“先天不足”不是會計電算化系統(tǒng)本身的原因，而是整個社會大環(huán)境所造成的。就是說社會在現(xiàn)有的技術條件下還沒有能力徹底消除這種“先天不足”。
目前，社會都在關注會計系統(tǒng)如何由核算型向管理型轉變。現(xiàn)階段，大部分會計電算化系統(tǒng)的核算功能已日趨完善。在這種形勢下；計算機會計系統(tǒng)又應如何變革以適應社會的發(fā)展？要回答這個問題，首先必須理解什么是核算型，什么是管理型。他們之間的區(qū)別又在哪里。筆者認為核算型系統(tǒng)就是能夠將輸入的會計數(shù)據(jù)正確地記錄到帳簿上：并且能夠使用合理的算法、模型對數(shù)據(jù)進行加工、整理得到所需要的信息（如：成本的核算、固定資產(chǎn)折舊……等）。而管理型的信息系統(tǒng)則應是在企業(yè)的信息管理模式、信息組織結構以及信息傳遞上有新的變革。這種變革不能把它僅僅局限在增加一、兩個預測、決策功能的使用。委從根本上改變企業(yè)信息的管理，從而達到在會計電算化基礎上發(fā)生一個質的飛躍。
筆者認為要從核算型向管理型轉變，首先，應該進行企業(yè)內部的信息管理、信息組織結構、信息傳遞的轉變；其次，在不同企業(yè)會計信息系統(tǒng)之間建立起通暢的信息自動傳遞通道。要實現(xiàn)這個目標，應建立起一個全新的會計信息交換系統(tǒng)。我們把它稱作“網(wǎng)絡會計”信息交換系統(tǒng)。
二、“網(wǎng)絡會計”信息交換系統(tǒng)的設想
“網(wǎng)絡會計”信息交換系統(tǒng)：應該是一個跨地域的、跨企業(yè)的、以網(wǎng)絡為載體進行無人工干預（指定發(fā)送或接收數(shù)據(jù)的過程不再需要手工二次錄人，指需要通過簡單的點擊目標數(shù)據(jù)即可完成）、數(shù)據(jù)傳遞全自動化的、按照會計工作規(guī)范、符合相關的法律、法規(guī)霎的，對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營數(shù)據(jù)進行加工、處理的系統(tǒng)。”
當前，絕大部分會計信息系統(tǒng)是以獨立核算單位為使用對象。使用對象必須在會計信息系統(tǒng)中建立本核算單位的帳套，帳套的建立就是在會計信息系統(tǒng)內開辟一個空間，用于保存與本核算單位有關的會計數(shù)據(jù)。對于大型的集團公司，它下設分公司，分公司下屬又有基層企業(yè)。這種管理方式下的各層機構基本是按職能、按地域及管轄范圍進行劃分、分層管理。這種分層管理的企業(yè)組織結構之所以能延用至今，是與特定的社會環(huán)境及現(xiàn)有的科學技術條件有著密切的關系。在手工階段，會計部門在月末、年末要處理大量的數(shù)據(jù)，將生成的信息以報表、報告的形式，分階段層層上報，提交給有關的負責人。在這種情況下，會計人員在月末、年末忙于應付大量的數(shù)據(jù)，盡管加班加點也不能從根本上改變這種被動局面，并且費盡心血整理出的報表、報告還可能存在這樣或那樣的錯誤。對于那些大型的集團公司這方面問題更是尤為突出。集團公司的決策者最終得到完整的信息往往需要相當長的時間（這種情況是在市場經(jīng)濟環(huán)境下所不能容忍的）。實現(xiàn)會計電算化處理后這種情況得到了大大的改善。不僅提高了會計信息的準確度，還大大縮短了會計信息生成的周期。盡管如此，會計工作中數(shù)據(jù)處理的方式、方法以及信息的傳遞過程并沒有本質上的改變。只是應用新的技術、使用新的工具進行會計核算，在一定程度上實現(xiàn)了提高工作效率和信息質量。
今天，社會在向著信息化、網(wǎng)絡化、全球化發(fā)展。會計工作在經(jīng)過一次質的飛躍后又應如何發(fā)展？他的未來又將是怎樣？筆者認為會計工作要想再達到一個新的高度，邁上一個新的臺階，不能僅僅滿足于增加一些預測、決策功能。因為，這些功能的增加只不過是在現(xiàn)有電算化基礎上一種管理工具和管理手段的豐富，而應該在會計信息的管理體制、組織結構和傳遞等方面進行變革，以適應信息網(wǎng)絡世界的發(fā)展。
信息網(wǎng)絡世界的最大特點就是信息高度共享、信息高速傳遞。因此，新一代的會計信息系統(tǒng)應該能夠充分利用這些優(yōu)勢進行會計工作網(wǎng)絡化管理，也就是本文要探討的中心——建立“網(wǎng)絡會計”信息交換系統(tǒng)。
三、“網(wǎng)絡會計”信息交換系統(tǒng)的目標
“網(wǎng)絡會計”信息交換系統(tǒng)的建立不能只瞄準一兩個企業(yè)或一兩個行業(yè)。而應該是一個能夠覆蓋全社會（指數(shù)據(jù)交換過程中的信息鍵是不間斷的）的信息交換系統(tǒng)?！熬W(wǎng)絡會計”信息交換系統(tǒng)的目標非常大。非常美好。但是，它的實施必須要從改善基礎設施做起。信息高速公路上跑的數(shù)據(jù)不夠快必須提速，要提速必須拓寬信息高速公路（提高帶寬）；必須從基本對象做起。任何一個系統(tǒng)的實施，最重要的是落實到一個個具體的實施對象。而“網(wǎng)絡會計”信息交換系統(tǒng)的基本對象就是一個一個獨立的企業(yè)。下面我們描述企業(yè)在“網(wǎng)絡會計”信息交換系統(tǒng)環(huán)境中如何運作，如何用它來管理企業(yè)。“網(wǎng)絡會計”信息交換系統(tǒng)的基礎和著眼點是。企業(yè)會計工作的信息“取之子網(wǎng)”，“付之于網(wǎng)”。企業(yè)會計工作所涉及到的數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡中傳遞時可分成兩個方向，一個是縱向傳遞；一個是橫向傳遞。正是這些縱橫交錯的信息傳遞網(wǎng)絡構成“網(wǎng)絡會計”信息交換系統(tǒng)的基礎。
（一）縱向傳遞信息。信息縱向傳送在大型的集團公司、跨地區(qū)的連鎖機構的信息管理中尤為突出。一般他們的組織機構由總公司、地區(qū)分公司、基層企業(yè)或基層公司構成三級管理。每個基層企業(yè)、地區(qū)分公司、總公司都作為獨立核算單位對會計數(shù)據(jù)進行管理。企業(yè)的生產(chǎn)、涂營數(shù)據(jù)首先由基層企業(yè)自身進行統(tǒng)計、匯總上報至地區(qū)分公司；地區(qū)分公司將所轄基層企業(yè)的匯總數(shù)據(jù)進行第二次匯總后上報至總公司；最后由總公司匯總出整個集團公司的生產(chǎn)、經(jīng)營信息。最終的信息是在經(jīng)過幾道加工、處理后得到的。對于決策機構或決策者來說能夠得到匯總信息固然是好事，但是，如果再能夠獲得基層企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營的第一手數(shù)據(jù)那將是一個更加誘人的解決方案。傳統(tǒng)的層層匯總、層層上報的信息縱向傳遞的方式是信息通訊不暢的產(chǎn)物。在信息網(wǎng)絡時代完全可以實現(xiàn)各個部門、各層機構、各級決策者實時地獲取企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營的第一手數(shù)據(jù)。我們甚至可以做到在“網(wǎng)絡會計”信息交換系統(tǒng)的環(huán)境下，某個商店的POS機上銷售一個商品，立即可以在千里。萬里之外的主管部門決策者的計算機上顯示出來。無論決策者走到世界哪個地方，只要有計算機、有通訊線路就可以立即得到本公司的信息。當然，從企業(yè)法律地位的角度、從企業(yè)組織機構管理的角度來看，象地區(qū)分公司這些組織機構為了管理而設置的中間環(huán)節(jié)仍然保要；但是，從會計數(shù)據(jù)管理、會計數(shù)據(jù)傳遞的角度來看，在“網(wǎng)絡會計”信息交換系統(tǒng)環(huán)境下完全可以跨越這些中間環(huán)節(jié)，使得最終決策者能及時地掌握最基礎、最完整、最準確、最原始的數(shù)據(jù)。那些原來在基層企業(yè)、地區(qū)分公司所作的會計核算等工作，也完全可以由最高決策部門通過“網(wǎng)絡會計”信息交換系統(tǒng)完成。這樣從上至下、各級機構所掌握的數(shù)據(jù)、信息是完全一致的。我們知道會計信息系統(tǒng)的核算不是目的，它只是一種手段。通過它可以正確揭示企業(yè)的資產(chǎn)、負債情況、銷售、盈利情況及生產(chǎn)、經(jīng)營情況。因此，用于核算的數(shù)據(jù)必須是真實的、完整的、準確的，這才是關鍵?！熬W(wǎng)絡會計”信息交換系統(tǒng)恰恰可以解決這個問題，它還可以有效的防止下屬機構虛報信息，對于個別下屬機構的假帳、花帳可以防患于未然?？傊梢詫φ麄€企業(yè)進行有效的監(jiān)督與管理。對于決策者來說，那些建立在原始、完整、真實、準確的數(shù)據(jù)基礎之上的預測、決策方案才是最科學的。
請比較以下兩種不同環(huán)境下信息傳遞方式與過程（見圖l、圖2）。
圖1 傳統(tǒng)的會計信息交換系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)傳遞方式
圖2 “網(wǎng)絡會計”信息交換系統(tǒng)環(huán)境中的數(shù)據(jù)傳送方式
（二）橫向傳遞信息一個企業(yè)在運作過程中除了要縱向傳遞信息外，還必須與其他有業(yè)務往來的企業(yè)、公司橫向傳遞信息。這些橫向傳遞的信息主要有哪些呢？我們以一個工業(yè)生產(chǎn)企業(yè)為例，看一看究竟在生產(chǎn)、經(jīng)營過程中企業(yè)會與外部系統(tǒng)發(fā)生哪些數(shù)據(jù)聯(lián)系。一個工業(yè)生產(chǎn)企業(yè)首先要采購原材料，在這個環(huán)節(jié)，企業(yè)與原材料供應商之間所發(fā)生的數(shù)據(jù)有：原材料報價單、采購訂單、經(jīng)雙方確認后簽訂的采購合同。企業(yè)付款數(shù)據(jù)（企業(yè)通過銀行將原材料款轉至供應商指定的帳號）、供貨商開出的收款發(fā)票等等。企業(yè)的生產(chǎn)過程主要由內部系統(tǒng)控制。產(chǎn)品成型后需要投放市場，這時需要與銷售商聯(lián)系。在與銷售商接觸的過程中需要傳遞的信息有：銷售商的購貨訂單、經(jīng)雙方確認的銷售合同、銷售商的付款數(shù)據(jù)（銷售商通過銀行轉到企業(yè)指定帳號的貨款）、企業(yè)開出的銷售發(fā)票。
企業(yè)在采購、銷售環(huán)節(jié)必須與外部系統(tǒng)交換數(shù)據(jù)；在不同環(huán)節(jié)中扮演的角色也不一樣。正如，在原材料采購環(huán)節(jié)企業(yè)是以買方的身份出現(xiàn)；而在銷售環(huán)節(jié)則又作為賣方。目前，在傳統(tǒng)的商品交易過程中，會計信息系統(tǒng)不能完全自動處理來自外部系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，必須經(jīng)過手工二次錄入。這種手工的再次錄入，一方面增加了數(shù)據(jù)在傳遞過程中出現(xiàn)誤差的可能性；另一方面降低了信息在高速公路上傳遞的速度，他就好比汽車在高速路上行駛過程中遇到了收費站。而在“網(wǎng)絡會計”信息交換系統(tǒng)環(huán)境中則可以解決這些問題。前面提到的報價單、訂單、合同、結算數(shù)據(jù)、發(fā)票等都可以采用電子數(shù)據(jù)的方式在網(wǎng)絡中傳遞。他不需要紙張、不需要采購員、銷售人員長途跋涉。
另外，企業(yè)在經(jīng)營過程中還會與其他機構進行數(shù)據(jù)交換。像結算時與開戶銀行交換數(shù)據(jù)，現(xiàn)階段的大部分會計電算化系統(tǒng)均采用分階段的與銀行提供的對帳數(shù)據(jù)進行對帳，這些對帳數(shù)據(jù)往往也需要經(jīng)過手工二次錄入或采用軟盤傳遞（但是都做不到實時傳遞）。如果我們的系統(tǒng)是在網(wǎng)絡環(huán)境下運行，完全可以取消現(xiàn)有電算化系統(tǒng)中的對帳功能，因為每一筆向銀行提出的付款要求都可以馬上得到確認，并且可以實時地在銀行與企業(yè)雙方的系統(tǒng)中記錄所發(fā)生的信息交換。原來必須分階段的對帳工作在網(wǎng)絡中瞬間完成。防止了銀行與企業(yè)之間的對帳數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤；在銷售過程中，企業(yè)需要向國家稅務機關如實納稅，在“網(wǎng)絡會計”信息交換系統(tǒng)環(huán)境下甚至可以做到每銷售一件產(chǎn)品立即可以在稅務機關的系統(tǒng)中有所體現(xiàn)。使得偷稅漏稅的行為沒有任何空子可鉆，也減少了審計部門的壓力。在美國有這樣的實例，它非常能體現(xiàn)網(wǎng)絡、信息時代的特征。投保人要投保醫(yī)療保險，而保險公司在決定是否接受投保人的投保之前，必須對投保人的身體狀況有一個全面的了解。要想掌握這些情況，保險公司只需將投保人的類似于身份證號的數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)，系統(tǒng)立即可以到醫(yī)療機構系統(tǒng)中搜索，得到投保人在各家醫(yī)療看病的情況。這種網(wǎng)絡化的處理使得保險公司既可以得到投保人的真實的身體狀況，又節(jié)省了對投保人必須進行身體狀況確認的時間。這種信息系統(tǒng)之間的信息無縫化銜接是“網(wǎng)絡會計”信息交換系統(tǒng)追求的目標。
我們可以把“網(wǎng)絡會計”信息交換系統(tǒng)的概念再進一步拓寬：在網(wǎng)絡信息時代除去物流中具有實際物體形狀的物品不能信息化外，我們可以把在網(wǎng)絡上傳遞的所有數(shù)據(jù)電子化、數(shù)字化、信息化。他們可能被稱作電子發(fā)票、電子印章、電子貨幣、電子身份證……等等。
圖3企業(yè)與立案機構和企業(yè)橫向傳遞數(shù)據(jù)的示意圖
四、“網(wǎng)絡會計”信息交換系統(tǒng)的實現(xiàn)“網(wǎng)絡會計”
信息交換系統(tǒng)有著一個非常美好的目標。但是，要想真正實現(xiàn)這一目標必須有全社會的努力。這種努力包括社會硬件基礎設施的改善，如，現(xiàn)今網(wǎng)絡系統(tǒng)的帶寬必須進一步拓寬，否則，過窄的帶寬會直接影響“網(wǎng)絡會計”信息交換系統(tǒng)的實施；再有，我們還是那句老話：“實現(xiàn)‘網(wǎng)絡會計”信息交換系統(tǒng)要從‘自己的企業(yè)’做起?！币驗?，“網(wǎng)絡會計”信息交換系統(tǒng)的宗旨就是讓會計數(shù)據(jù)農網(wǎng)絡中各個有業(yè)務往來的不同企業(yè)的信息系統(tǒng)之間能夠自動傳遞。作為一個企業(yè)它既要從網(wǎng)上得到所需的數(shù)據(jù)．同時它的數(shù)據(jù)又是其他企業(yè)所需要的。在這樣一個信息供需鏈中，所有企業(yè)都在完成者從網(wǎng)絡上獲取信息、把本企業(yè)的數(shù)據(jù)發(fā)布到網(wǎng)絡上的工作。如果所有企業(yè)都在等待其他企業(yè)提供所需要的數(shù)據(jù)，那么這個“網(wǎng)絡會計”信息交換系統(tǒng)只能永遠原地踏步。因此我們必須將自己的系統(tǒng)生成的信息開放、最大限度的向需求者提供數(shù)據(jù)，這種數(shù)據(jù)應該以系統(tǒng)接口的形式提供。這種接口是向社會開放、只要信息需求方按照提供數(shù)據(jù)的企業(yè)定義好的接口協(xié)議進行連接，就可以在無需任何人工干預的情況下獲取提供方企業(yè)的數(shù)據(jù)，并且自動對獲得的數(shù)據(jù)進行加工、處理，然后再將有關數(shù)據(jù)提供給另一方。到那一無所有的企業(yè)都把本企業(yè)的數(shù)據(jù)向外開放、并設計好數(shù)據(jù)訪問接口，這樣具有在企業(yè)間能實時的、全自動的傳遞數(shù)據(jù)的“網(wǎng)絡會計”信息交換系統(tǒng)最終得以實現(xiàn)。我們期待著在全社會的共同努力下這一無能早日到來。
（作者單位：中國人民大學會計系）
