文 ／ 臨安市財政局會計管理課題組
會計電算化改變了原會計核算方式、數(shù)據(jù)儲存形式、數(shù)據(jù)處理程序和方法，擴大了會計數(shù)據(jù)領(lǐng)域，提高了會計信息質(zhì)量，是整個會計領(lǐng)域的一次根本性變革。電算化不僅將廣大財會人員從繁重的手工操作中解脫了出來，更重要的是提高了會計信息搜集、整理、反饋的靈敏度和正確度，提高會計的分析能力，從而為提高會計管理水平和會計信息質(zhì)量提供了有效的途徑。
一、臨安市會計電算化工作的現(xiàn)狀
近年來，臨安市企業(yè)會計電算化普及工作推行較快，許多企業(yè)在賬務(wù)處理、應(yīng)收應(yīng)付款核算、固定資產(chǎn)核算、材料核算、銷售核算、工資核算、成本核算、會計報表生成與匯總等基本會計核算業(yè)務(wù)方面紛紛實現(xiàn)了會計電算化。據(jù)調(diào)查，截至2007年12月底，臨安市大型集團公司及下屬企業(yè)會計電算化已全部普及；資產(chǎn)總額5000萬元以上的企業(yè)會計電算化普及率已達80%以上；資產(chǎn)總額在5000萬元以下的企業(yè)會計電算化的應(yīng)用面也達到了50%～70%。從調(diào)查數(shù)據(jù)看，臨安市將提前達到財政部在“2010年力爭80% 以上的基層單位基本實現(xiàn)會計電算化”的要求。
會計電算化的普及從根本上扭轉(zhuǎn)了臨安市基層單位會計信息處理手段落后的狀況，但與會計電算化迅速普及不相適應(yīng)的是，不論是會計業(yè)務(wù)主管部門的管理工作，還是企業(yè)電算化核算工作都存在許多不盡人意的地方。
二、會計電算化工作存在的問題
1.會計人員整體素質(zhì)較差，計算機專業(yè)知識匱乏。
據(jù)統(tǒng)計，臨安市電算化操作人員大都是財務(wù)人員經(jīng)過財務(wù)軟件公司的短期培訓(xùn)而來，知識掌握不全面，很少有既熟悉計算機知識又精通會計業(yè)務(wù)的人員。大多數(shù)會計人員計算機專業(yè)知識匱乏，對財務(wù)軟件的認識存有局限性，一般只能按照固定的模式機械的操作財務(wù)軟件，不能靈活運用軟件所提供的各項功能，特別是一些輔助核算功能的運用。一旦軟件運行過程中出現(xiàn)故障或與平常見到的界面不相同時，就會束手無策，這個問題也成為快速有效實現(xiàn)會計電算化的障礙。
2.電算化培訓(xùn)內(nèi)容單一、教學(xué)器材落后、師資力量有限。
目前臨安市有組織的電算化培訓(xùn)僅限于為期一周的會計從業(yè)人員資格考試培訓(xùn)，培訓(xùn)時間短、內(nèi)容少，而培訓(xùn)點教學(xué)用教材和軟件版本又未能及時更新或升級，明顯落后于企業(yè)外購的商品化財務(wù)軟件版本，加上大多數(shù)學(xué)員的學(xué)習(xí)目的僅僅是為了應(yīng)試，所以往往不能學(xué)以致用。由于目前的電算化培訓(xùn)均是階段性的，培訓(xùn)點考慮到成本原因，未能配備專職電算化教師，每次開班都臨時聘請兼職教師授課，一定程度上也影響了教學(xué)質(zhì)量。
3.初始設(shè)置工作不夠細致、詳盡，初始化時間確定不夠合理。
不論是從手工核算過渡到電算化處理，還是更換會計電算化軟件，都需要進行初始化工作。初始化工作包括設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)、設(shè)置會計科目、建立各種賬簿文件、定義各種輔助核算、定義報表以及錄入各種余額數(shù)據(jù)或者是發(fā)生額數(shù)據(jù)等。許多企業(yè)對初始化工作不重視，倉促上陣，明細科目、口令、余額初始化及各種參數(shù)和文件的設(shè)置等考慮不夠周詳，特別是一些輔助核算在初始化時缺乏仔細考慮，致使之后的部分核算數(shù)據(jù)無法有效的歸集。同時初始化的時間未進行有效的籌劃，有些企業(yè)年初初始化后，為了減輕工作量，在年度半途甩賬，造成同一年度的會計賬一部分是手工賬而另一部分是電腦賬，各缺少一部分內(nèi)容，不利于今后的查賬和管理工作；有些企業(yè)為便于今后的查賬延長二套賬的并行時間，加大了會計人員的工作量；有些企業(yè)為減輕工作量，干脆初始化后不久立即甩賬，未能達到財政部門要求手工并行運行三個月以上的規(guī)定。
4.內(nèi)控制度不健全或流于形式。主要表現(xiàn)在：
（1）人員分工不合理。單位開展會計電算化工作提高了工作效率，傳統(tǒng)的會計分工模式被打破，會計人員抄寫、計算等手工勞動大大減少，會計人員的工作職責(zé)、操作規(guī)程也都將發(fā)生很大變化。各崗位的工作量往往不同于手工記賬，需要重新分工，并符合內(nèi)部控制制度要求，有些企業(yè)未及時、有效地進行崗位調(diào)整造成人力資源的浪費或崗位設(shè)置不符合要求。
（2）監(jiān)管制度缺失或未有效執(zhí)行。有些企業(yè)會計電算化后未建立、健全相關(guān)的管理制度或制度缺乏針對性，且系統(tǒng)在運行過程中也沒有嚴(yán)格執(zhí)行制度要求，造成內(nèi)控缺失，如：會計人員間互相知道密碼，有些干脆不設(shè)置進入密碼，賬套間互相可隨意進入操作使用、稽核流于形式。內(nèi)部管理仍是采取模仿手工的管理辦法，沒有實現(xiàn)重整，權(quán)限設(shè)置缺乏牽制，計算機系統(tǒng)的安全性和保密性及會計檔案保管、數(shù)據(jù)備份等都存在安全隱患。
（3）網(wǎng)絡(luò)安全管理制度缺乏。當(dāng)前電腦病毒和網(wǎng)絡(luò)黑客非常猖獗，而企業(yè)財務(wù)使用的電腦均需要有上網(wǎng)交易功能，如進行網(wǎng)上銀行支付、網(wǎng)上納稅申報等，網(wǎng)絡(luò)下的會計信息系統(tǒng)很有可能遭受黑客或病毒的侵?jǐn)_。部分企業(yè)未能針對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境來建立和完善相應(yīng)的會計電算化安全防范措施，且許多會計人員網(wǎng)絡(luò)安全知識缺乏，隨意利用會計電算化核算用的計算機上網(wǎng)和聊天，電腦未安裝病毒防火墻，不經(jīng)常殺毒等，很可能導(dǎo)致發(fā)生電腦癱瘓會計核算數(shù)據(jù)丟失的事故。
（4）會計檔案歸檔不及時、不完整。有些會計人員往往認為，反正隨時打開電腦均可查看到每月以及歷年的核算數(shù)據(jù)，因此未按月進行數(shù)據(jù)備份。年底未及時按規(guī)定打印出紙質(zhì)檔案，有些干脆不予打印，或?qū)Σ糠置骷氋~多的科目如往來賬款、存貨、固定資產(chǎn)等不予打印，使紙質(zhì)會計檔案不完整，違反了會計檔案管理制度規(guī)定的紙質(zhì)檔案歸檔的規(guī)定。
5.會計電算化業(yè)務(wù)處理不規(guī)范，造成核算差錯。主要表現(xiàn)在：
（1）明細賬錄入失誤，致使明細賬核算不準(zhǔn)確。由于會計電算化核算方便快捷，憑證的準(zhǔn)確錄入直接影響賬簿記錄和會計報表的準(zhǔn)確性，有些會計人員在憑證錄入時常常粗心疏忽產(chǎn)生差錯，常見的錯誤有明細科目串戶。如：同一客戶的往來明細賬由于前后次錄入時戶名的選定不一致，出現(xiàn)同一單位多戶或誤入他戶現(xiàn)象。另外還有成本費用類科目的明細串戶，如：將“業(yè)務(wù)招待費”錄入“辦公費”；會計電算化業(yè)務(wù)處理問題如不能有效解決，會導(dǎo)致賬戶的余額和發(fā)生額錯誤，不但會造成會計信息的失真，還容易使管理者做出錯誤的決策和預(yù)算，甚至導(dǎo)致管理上的漏洞，嚴(yán)重制約著會計電算化水平的提高。
（2）科目借貸處理不準(zhǔn)確，致使期末損益結(jié)轉(zhuǎn)數(shù)和報表反映數(shù)錯誤。有些會計人員往往習(xí)慣于按原手工賬的處理方法來進行沖賬和調(diào)整錯賬，如：發(fā)生銷售退回業(yè)務(wù)，往往編制分錄如下：借：主營業(yè)務(wù)收入—A產(chǎn)品、應(yīng)交稅金-應(yīng)交增值稅-銷項稅額，貸：銀行存款。由于大部分企業(yè)，目前使用的均為商品化財務(wù)軟件，期末損益類科目結(jié)轉(zhuǎn)數(shù)和會計報表的產(chǎn)生數(shù)，對收入取數(shù)一般是取貸方發(fā)生額，對成本費用取數(shù)一般是取借方發(fā)生額，如果在初始化設(shè)置時未進行特別調(diào)整的話，上述銷售退回業(yè)務(wù)在期末收入的結(jié)轉(zhuǎn)數(shù)和報表反映的收入數(shù)就并未得到?jīng)_減，就會產(chǎn)生錯誤結(jié)果，給核算工作帶來困難。
（3）同一科目內(nèi)部明細未進行結(jié)轉(zhuǎn)，致使科目余額錯誤留轉(zhuǎn)。會計電算化不同于手工記賬，特別是期末科目的結(jié)轉(zhuǎn)必須明細一一對應(yīng)，而有些企業(yè)往往不注意二、三級科目的對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)，造成二、三級科目的余額反映不夠準(zhǔn)確。如“應(yīng)交稅金—應(yīng)交增值稅”科目的“銷項稅額”“進項稅額”等三級科目，期末如簡單地按制度規(guī)定科目結(jié)轉(zhuǎn)，按原手工核算辦法進行操作，會造成一、二級科目余額正確，但三級科目余額不準(zhǔn)確。審計中常發(fā)現(xiàn)許多電算化企業(yè)“銷項稅額”“進項稅額”等三級科目年末均不正確的保留余額，部分企業(yè)甚至保留了多年的累計余額數(shù)。
（4）各核算模塊缺乏銜接，總賬和明細賬之間產(chǎn)生尾差。目前大多數(shù)中小企業(yè)使用的會計軟件中總賬、固定資產(chǎn)、存貨、工資等是分屬不同模塊，各模塊間數(shù)據(jù)不能順利地相互傳遞，以實現(xiàn)自動轉(zhuǎn)賬、相關(guān)查詢等功能，不能做到“無縫連接”，所以明細賬與總賬數(shù)據(jù)間往往會產(chǎn)生尾差，如：“固定資產(chǎn)”模塊是按折舊計算公式自動核算，核算中電腦自動保留了小數(shù)點二位以后的余額，因此，“固定資產(chǎn)”模塊反映的累計折舊明細賬與總賬數(shù)據(jù)間往往會有分?jǐn)?shù)上的尾差，會計人員不注意定期消除，結(jié)果尾差會逐漸增大，造成總賬和明細賬數(shù)據(jù)不符。
6.會計電算化重視賬務(wù)處理卻忽視管理應(yīng)用。
會計電算化的運用可以極大地發(fā)揮電子計算機的計算與分析功能，但是，由于受傳統(tǒng)的手工會計工作主要是事后核算的影響，實行會計電算化的單位大多存在著重視報賬功能忽視管理功能的現(xiàn)象。就目前企業(yè)會計電算化的應(yīng)用現(xiàn)狀來看，會計電算化的使用還停留在記賬、算賬水平上，并沒有應(yīng)用到企業(yè)全面管理活動中，也可以說會計軟件只是實現(xiàn)了它的會計功能，并沒有實現(xiàn)它的管理預(yù)測和分析功能。
三、會計電算化管理工作的對策
針對會計電算化工作的現(xiàn)狀和存在的問題，作為主管會計工作的財政部門應(yīng)主要從以下幾方面進行指導(dǎo)和管理：
1.加強會計電算化工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，加大會計電算化地宣傳力度。
財政部門、業(yè)務(wù)主管部門要把會計電算化管理工作納入重要議事日程，在摸清會計電算化現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，結(jié)合經(jīng)濟發(fā)展對會計電算化工作的需要，制定出相應(yīng)的會計電算化事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，設(shè)專門負責(zé)會計電算化實施的主管領(lǐng)導(dǎo)，加強對會計核算軟件應(yīng)用、推廣、服務(wù)等環(huán)節(jié)的管理，同時加大會計電算化宣傳力度，推進會計軟件咨詢、服務(wù)的社會化，組織開展一些電算化企業(yè)間的總結(jié)、交流活動，組織進行會計電算化理論研究，促進會計電算化人員知識結(jié)構(gòu)的改善，全面提升會計電算化人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，推動企業(yè)電算化事業(yè)由“核算型”向“管理型”、“智能型”的轉(zhuǎn)變，指導(dǎo)和推動基層單位會計電算化工作的健康發(fā)展。
2.加強電算化培訓(xùn)點的軟硬件設(shè)施建設(shè)，培養(yǎng)新型復(fù)合型人才。
幫助各培訓(xùn)點建立會計電算化專業(yè)教師檔案庫，及時根據(jù)培訓(xùn)點的教學(xué)反饋狀況，定期對入庫教師打分評比。端正培訓(xùn)點的辦學(xué)態(tài)度，提高培訓(xùn)質(zhì)量，督促培訓(xùn)點合理配置教學(xué)必需的計算機，保證教學(xué)軟件的及時升級和更新，保證學(xué)員上機操作時間，使學(xué)員學(xué)到最新的電算化知識。不定期地舉辦一些分不同對象、不同層次的有針對性的、系統(tǒng)的電算化培訓(xùn)，逐步將電算化培訓(xùn)納入在職會計人員后續(xù)教育培訓(xùn)和會計人員考評中，造就一大批既能透徹和熟練掌握財務(wù)軟件的應(yīng)用和維護技術(shù)，又熟悉財務(wù)基礎(chǔ)核算的知識復(fù)合型人才，全面提升會計人員的整體素質(zhì)，迎接會計工作的國際化、信息化。
3.出臺指導(dǎo)性規(guī)范，幫助企業(yè)做好會計電算化環(huán)境下的基礎(chǔ)管理工作。
2006年財政部成立了企業(yè)內(nèi)部控制委員會，出臺了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，今年又出臺了《企業(yè)內(nèi)部控制評價指引》《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》和《企業(yè)內(nèi)部控制鑒證指引》征求意見稿，希望今后不斷完善，出臺一些針對會計電算化核算的內(nèi)部控制指引。作為地方財政部門也可出臺一些有利于幫助企業(yè)加強會計電算化工作的指導(dǎo)性規(guī)范或內(nèi)部控制規(guī)范指引，如：崗位責(zé)任管理制度、操作管理制度、維護管理制度、機房管理制度、財務(wù)信息檔案管理制度、財務(wù)管理制度和計算機病毒的防治等制度等規(guī)范，以指導(dǎo)企業(yè)做好會計電算化環(huán)境下的基礎(chǔ)管理工作，使基層單位會計電算化工作順利開展，逐步實現(xiàn)會計電算化管理的法制化。
4.深入基層了解情況，做好會計電算化初始階段的輔導(dǎo)工作。
在企業(yè)從手工核算過渡到電算化處理，以及更換或升級會計電算化軟件的初始化工作中，會計管理部門人員要深入基層，鼓勵其采用通過評審的商品化會計核算軟件和業(yè)務(wù)主管部門推廣的通用會計核算軟件；與企業(yè)電算化實施項目的主管人員和財務(wù)軟件公司的安裝人員進行有效溝通和協(xié)商，在系統(tǒng)參數(shù)和科目設(shè)置等方面充分考慮企業(yè)未來的發(fā)展趨勢，留有一定的余地，對輔助核算進行周詳考慮；同時幫助企業(yè)有效籌劃會計電算化初始化時間，使其既利于今后的查賬和管理工作，又最大程度減輕會計人員工作量，還能達到手工賬并行運行的規(guī)定時間。
5.開展會計電算化環(huán)境下財務(wù)信息的安全防范管理教育。
加強會計電算化環(huán)境下財務(wù)信息的安全防范，避免會計檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的風(fēng)險，是會計電算化后會計控制系統(tǒng)主要應(yīng)該解決的問題。會計主管部門要再加強企業(yè)會計人員網(wǎng)絡(luò)安全知識教育，幫助企業(yè)增強網(wǎng)絡(luò)安全防范能力和自然災(zāi)害以及突發(fā)事件應(yīng)急處理能力，指導(dǎo)企業(yè)完善軟件維護控制、硬件管理和維護、用戶權(quán)限分級授權(quán)管理、組織機構(gòu)和人員的管理、系統(tǒng)操作的管理和控制、計算機病毒的預(yù)防和消除等各個方面的工作，及時提供或介紹一些最先進的防火墻技術(shù)、信息加密存儲技術(shù)、身份識別技術(shù)等安全措施，以保證企業(yè)財務(wù)信息的安全。
6.加強會計人員責(zé)任意識培養(yǎng)，使會計核算結(jié)果更為準(zhǔn)確。
會計電算化中，除憑證輸入需要由人工完成外，會計憑證制證后明細賬的錄入和結(jié)轉(zhuǎn)均由計算機自動完成，與傳統(tǒng)的核算方法和賬務(wù)處理流程存在很大差異，會計數(shù)據(jù)的存儲介質(zhì)和形式、會計數(shù)據(jù)的生成和傳遞形式都發(fā)生了變化，因此，會計主管部門平時要加強會計人員職業(yè)道德培養(yǎng)，特別是要培養(yǎng)會計電算化人員的責(zé)任意識，教育會計人員遵守職業(yè)道德，在錄入和采集數(shù)據(jù)工作中做到規(guī)范、精準(zhǔn)，防止利用計算機舞弊行為的發(fā)生，確保企業(yè)計算機系統(tǒng)的安全性、保密性以及原始數(shù)據(jù)操作的準(zhǔn)確度，防止數(shù)據(jù)泄密、更改或破壞。使會計核算結(jié)果更為真實、完整，使會計信息反饋更加及時、通暢、正確，為企業(yè)的經(jīng)營管理和決策服務(wù)。
7.掌握電算化檢查技術(shù)，定期或不定期進行會計電算化執(zhí)法檢查。
在會計電算化的條件下，手工明細賬、日記賬已不存在，記賬憑證數(shù)據(jù)存儲在磁性介質(zhì)上，核算中計算或過賬錯誤已很少發(fā)生，數(shù)據(jù)的輸入、存儲和修改都不留痕跡，可視線索明顯減少，檢查人員無法用傳統(tǒng)的方法考查會計檔案數(shù)據(jù)的安全性、完整性和準(zhǔn)確性。因此，會計主管部門應(yīng)及時調(diào)整原固有的檢查模式，在每年開展的會計信息質(zhì)量檢查中針對會計電算化的要求安排檢查工作。同時，全面提升檢查人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，要求檢查人員除具有豐富的財務(wù)會計方面的知識和技能，熟悉有關(guān)的政策、法規(guī)等審計依據(jù)外，還應(yīng)掌握一定的電子計算機知識和應(yīng)用技術(shù)。在檢查中關(guān)注企業(yè)電算化制度的建立和有效執(zhí)行，注意會計電算化系統(tǒng)的應(yīng)用程序出錯或非法篡改，從而保證會計信息的真實、完整。
課題組組長：羅石榮
課題組成員：黃江華、龔臻文、王正道
執(zhí)筆人：蔡曉玉
