會計信息系統(tǒng)是一個較為復(fù)雜的人機(jī)系統(tǒng)，它的應(yīng)用與維護(hù)需要有一支既熟悉計算機(jī)技術(shù)，又精通會計業(yè)務(wù)的隊伍，在這支隊伍中，保證系統(tǒng)正常運行、解決系統(tǒng)運行中出現(xiàn)這樣或那樣問題的是系統(tǒng)維護(hù)與管理的人員，簡稱系統(tǒng)管理員。本文擬就會計電算化系統(tǒng)管理員崗位設(shè)置的必要性、基本要求、職責(zé)與權(quán)限等問題談點粗淺的認(rèn)識。
一、設(shè)置系統(tǒng)管理員的必要性
由于信息技術(shù)發(fā)展異常迅速，會計工作規(guī)范化進(jìn)程不斷發(fā)展與完善，無論計算機(jī)方面的新技術(shù)，還是會計業(yè)務(wù)的新要求，都對會計電算化工作不斷提出新的更高要求，這就需要設(shè)置系統(tǒng)管理員，他們應(yīng)首先掌握、理解會計電算化的各項新要求，及時地調(diào)整、更新系統(tǒng)，從而更好地服務(wù)于會計電算化工作。
系統(tǒng)管理員的工作內(nèi)容決定了其崗位的特殊性、重要性。系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)整個會計電算化信息系統(tǒng)的正常運行，如系統(tǒng)軟件、硬件的維護(hù)，系統(tǒng)數(shù)據(jù)的保存，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫口令的識別等等。從一定程度上說，基層單位會計電算化實施的效果好壞，決定于系統(tǒng)管理員責(zé)任心的大小與工作水平的高低。
二、系統(tǒng)管理員崗位現(xiàn)狀分析與基本要求
1、現(xiàn)狀分析。會計電算化工作中，系統(tǒng)管理員一般由具備條件的部門負(fù)責(zé)人或會計主管擔(dān)任，也可指定專人擔(dān)任。但人們往往將系統(tǒng)管理員與數(shù)據(jù)管理員、網(wǎng)絡(luò)管理員混為一談，造成工作中職責(zé)不明、權(quán)限不清。表現(xiàn)最為突出的問題是系統(tǒng)管理員的權(quán)力過大，相當(dāng)多的單位其系統(tǒng)管理員都能夠調(diào)用系統(tǒng)的所有功能，有時其權(quán)限甚至完全超過了會計主管。究其原因，主要在于以下兩個方面：
(1)一些會計軟件本身就允許賦予系統(tǒng)管理員全部工作權(quán)限，支持系統(tǒng)管理員享有所謂的“超級用戶”權(quán)力；
(2)一些單位對系統(tǒng)管理員的崗位職責(zé)認(rèn)識不清楚，混淆了會計主管與系統(tǒng)管理員的崗位界限，往往將二者混為一談。后者需要軟件開發(fā)商依照《會計電算化工作規(guī)范》，加強對系統(tǒng)管理員權(quán)限的約束，屏棄只圖用戶使用“方便”，而不顧會計制度要求的不嚴(yán)肅行為。前者則需要會計人員進(jìn)一步學(xué)習(xí)體會在會計電算化條件下的崗位分工，澄清概念，明確職責(zé)。
(3) 會計人員往往要求系統(tǒng)管理員事事必會，出現(xiàn)問題能夠徹底解決；當(dāng)應(yīng)用程序出現(xiàn)不干活、報表數(shù)據(jù)計算錯誤或者系統(tǒng)死機(jī)時，會計人員首先想到的是找系統(tǒng)管理員，而不是去問網(wǎng)絡(luò)管理員或其他人員，因為他們認(rèn)為系統(tǒng)管理員應(yīng)該能夠解決一切問題。究其原因，在于他們不能判斷是系統(tǒng)方面的原因，還是計算機(jī)硬件或網(wǎng)絡(luò)方面的原因，這無形中提高了對系統(tǒng)管理員工作的要求。
2、基本要求。系統(tǒng)管理員工作壓力大、責(zé)任重。他們首先應(yīng)該掌握基本的會計知識，熟悉會計業(yè)務(wù)，了解會計軟件的各項功能及其結(jié)構(gòu)、聯(lián)系，尤其是網(wǎng)絡(luò)版軟件的功能設(shè)置；其次，他們應(yīng)掌握會計法、會計制度及財經(jīng)紀(jì)律的各項規(guī)定；第三，他們必須知道計算機(jī)硬件方面的基本知識，單機(jī)條件下應(yīng)熟悉基本的計算機(jī)硬件，如軟驅(qū)、硬盤等，出現(xiàn)硬件的小問題知道錯誤出在何處以及如何解決；網(wǎng)絡(luò)條件下的系統(tǒng)管理員還必須掌握網(wǎng)絡(luò)方面的基本硬件知識，如系統(tǒng)的物理線路所連接的集線器或交換機(jī)，經(jīng)常出現(xiàn)在線路中的路由器，還需要知道用語名詞識別的域名服務(wù)器(NDS)或口令識別的網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)器(N15)，執(zhí)行系統(tǒng)設(shè)置或關(guān)鍵任務(wù)所使用的任何服務(wù)器，如打印管理服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、文件管理服務(wù)器等。結(jié)合目前正在進(jìn)行的會計電算化中級培訓(xùn)，有必要全面地加強系統(tǒng)管理員的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)；第四，系統(tǒng)管理員必須熟悉本單位主要業(yè)務(wù)情況，了解主要工作流程；第五，他們應(yīng)具有良好的職業(yè)道德、個人品德修養(yǎng)。鑒于系統(tǒng)管理員崗位的重要性與特殊性，其工作涉及整個系統(tǒng)的會計數(shù)據(jù)、重要工作口令等，故而要求系統(tǒng)管理員應(yīng)忠于職守、誠信自律，具有良好的道德品質(zhì)和職業(yè)信念。
三、系統(tǒng)管理員的職責(zé)與權(quán)限
系統(tǒng)管理員的主要職責(zé)要求是保證計算機(jī)軟件系統(tǒng)、硬件系統(tǒng)的正常運行，管理機(jī)內(nèi)會計數(shù)據(jù)的備份。
1、系統(tǒng)管理員的首要任務(wù)，是負(fù)責(zé)會計軟件運行環(huán)境的建立以及系統(tǒng)建立時的各項初始化工作。會計軟件運行環(huán)境的建立包括系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件的使用，并要結(jié)合本單位實際情況建立科目體系、憑證類型、會計核算方式等。值得一提的是，在會計信息系統(tǒng)建立的過程中，系統(tǒng)管理員非常有必要積極主動地參與系統(tǒng)建賬等初始化工作，盡早熟悉軟件，結(jié)合本單位實際情況提出適宜的實施方案。
2、系統(tǒng)管理員要負(fù)責(zé)會計軟件日常運行管理工作，監(jiān)督并保證系統(tǒng)的有效、安全、正常運行。系統(tǒng)自身的安全運行主要涉及系統(tǒng)各項運行日志的管理維護(hù)、防病毒的措施等。系統(tǒng)運行日志主要是指會計人員上機(jī)的操作日志管理，包括機(jī)制日志和手工日志。筆者曾在一篇有關(guān)操作日志的文章中詳細(xì)談到操作日志的重要性及相應(yīng)的具體要求，可以說加強對操作日志的管理，應(yīng)成為系統(tǒng)管理員日常的一項必要而又重要的工作。計算機(jī)病毒對系統(tǒng)攻擊的破壞性比以往任何時候都嚴(yán)重得多，預(yù)防與清除計算機(jī)病毒已成為會計電算化工作中應(yīng)加以重視的問題。系統(tǒng)自身的安全性日益成為首要考慮的問題，系統(tǒng)管理員有責(zé)任監(jiān)督檢查系統(tǒng)的抗病毒能力，堅決杜絕病毒可能人侵的機(jī)會。
3、系統(tǒng)管理員應(yīng)負(fù)責(zé)系統(tǒng)定期的正確性、安全性檢測，保證系統(tǒng)軟件、硬件、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫的正常運行；負(fù)責(zé)在系統(tǒng)發(fā)生故障時，及時組織有關(guān)人員恢復(fù)系統(tǒng)的正確運行，針對系統(tǒng)事故找到系統(tǒng)故障原因。
4、協(xié)調(diào)系統(tǒng)各類人員進(jìn)行分工與管理操作。對用戶的管理，必須及時掌握對新成員的增加注冊，離崗成員的處理操作，人員分工權(quán)限的授權(quán)管理等。
5、系統(tǒng)管理員應(yīng)對系統(tǒng)的安全性負(fù)責(zé)，尤其是做好系統(tǒng)災(zāi)難的預(yù)防與恢復(fù)工作。災(zāi)難主要是指數(shù)據(jù)庫受到嚴(yán)重的意外破壞，如計算機(jī)病毒造成系統(tǒng)崩潰或機(jī)器受損，又如意外情況，如火災(zāi)、水災(zāi)、失盜、電源問題等造成系統(tǒng)、數(shù)據(jù)受到嚴(yán)重破壞。這里特別將災(zāi)難預(yù)防單獨說明，原因就在于會計數(shù)據(jù)的重要性、會計信息系統(tǒng)自身的特點。預(yù)防災(zāi)難的措施主要包括會計軟件、系統(tǒng)軟件和各項會計數(shù)據(jù)、各項網(wǎng)絡(luò)參數(shù)的備份等。會計數(shù)據(jù)易受到人為篡改、不正確操作、計算機(jī)病毒的刪改以及意外情況的破壞，系統(tǒng)管理員應(yīng)及時備份會計數(shù)據(jù)，監(jiān)視和發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的一些不正確操作。系統(tǒng)中的會計數(shù)據(jù)在受到攻擊或破壞后能夠在最短時間內(nèi)恢復(fù)到系統(tǒng)最近狀況，這應(yīng)當(dāng)作為考核系統(tǒng)管理員工作合格與否的一個重要方面。
6、系統(tǒng)管理員的權(quán)限應(yīng)當(dāng)局限于系統(tǒng)的管理和維護(hù)。系統(tǒng)管理員的權(quán)限，一般來說主要有：網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的管理(口令)、數(shù)據(jù)庫的操作(口令)、會計數(shù)據(jù)的及時備份(歷史數(shù)據(jù)和當(dāng)期數(shù)據(jù))、系統(tǒng)運行及維護(hù)的記錄管理、基層單位系統(tǒng)管理員的授權(quán)和管理、依照主管會計有關(guān)人員的崗位分工分配會計人員工作權(quán)限以及新舊會計人員的注冊與注銷等。
自主開發(fā)的專用軟件，系統(tǒng)管理員是不允許由軟件開發(fā)人員擔(dān)任或兼任的。
要正確處理好會計主管與系統(tǒng)管理員的關(guān)系。電算化條件下的會計主管主要負(fù)責(zé)組織和管理本單位會計電算化工作，確定會計人員的崗位安排、分工權(quán)限，總體負(fù)責(zé)單位會計電算化的數(shù)據(jù)安全、保密工作，本部門工作進(jìn)度，系統(tǒng)的穩(wěn)定、可靠，數(shù)據(jù)的安全，協(xié)調(diào)計算機(jī)及會計軟件系統(tǒng)的運行工作。而系統(tǒng)管理員則負(fù)責(zé)單位會計電算化的具體技術(shù)管理工作，包括會計軟件系統(tǒng)所涉及到的軟件、硬件的使用、管理、維護(hù)等。
在一般情況下，會計主管和系統(tǒng)管理員應(yīng)分別由兩人擔(dān)當(dāng)，尤其是實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)條件的會計軟件，從軟件的規(guī)模、電算化工作的強度與會計業(yè)務(wù)的工作量上都要求由專門的系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)。當(dāng)然，在單位會計人員不多、會計業(yè)務(wù)量不大、會計軟件為單機(jī)運行時，會計主管與系統(tǒng)管理員由一人擔(dān)當(dāng)也是允許的。無論從會計工作的分工、工作的內(nèi)容、所負(fù)責(zé)任等方面來講，會計主管是本單位的業(yè)務(wù)總負(fù)責(zé)人，系統(tǒng)管理員應(yīng)服從會計主管的工作安排。系統(tǒng)管理員的權(quán)限并不是“無限大”的，其所做的各項工作都應(yīng)對會計主管負(fù)責(zé)。
