我國會(huì)計(jì)電算化工作始于20 世紀(jì)70 年代，經(jīng)過了30 多年的發(fā)展，已取得了可喜的成績，但電算化會(huì)計(jì)檔案管理還遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于電算化會(huì)計(jì)工作本身的發(fā)展。本文就如何做好電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作談一點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。
一、電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)
與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案相比，電算化會(huì)計(jì)檔案具有以下一些明顯的特點(diǎn)：
1、電算化會(huì)計(jì)檔案更有存貯價(jià)值。電算化會(huì)計(jì)檔案使用方便、快捷、直觀，容易產(chǎn)生一些分析結(jié)果，可以為管理和決策提供較好的支持。
2、電算化會(huì)計(jì)檔案的存貯范圍更廣。電算化會(huì)計(jì)檔案不僅包括傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案，而且還包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、與源程序有關(guān)的文件資料及存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。
3 、電算化會(huì)計(jì)檔案的存貯形式更多。電算化會(huì)計(jì)檔案一方面以打印輸出的紙質(zhì)賬簿、報(bào)表、憑證的形式存在，另一方面它又以磁性介質(zhì)或光盤的形式存在。
4、電算化會(huì)計(jì)檔案的存貯要求更高。 電算化會(huì)計(jì)檔案受存貯介質(zhì)質(zhì)量、存放環(huán)境和存貯有效期等因素的影響很大，保存不當(dāng)，容易遭到破壞。同時(shí)它較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案易于修改，且不留痕跡。因此電算化會(huì)計(jì)檔案的安全性、完整性要求更高。
二、電算化會(huì)計(jì)檔案的收集與存貯
1、電算化會(huì)計(jì)檔案的收集
電算化會(huì)計(jì)檔案的收集是指在一定的時(shí)間間隔內(nèi)（如一個(gè)會(huì)計(jì)年度），把計(jì)算機(jī)中的所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)拷貝（備份）存儲(chǔ)到磁性介質(zhì)或光盤上，從而形成脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案。財(cái)務(wù)部門應(yīng)把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好，這樣可以在計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后，在最短的時(shí)間內(nèi)，以最小的損失恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。除了備份之外，還要特別注意對電算化會(huì)計(jì)檔案中軟件文檔的管理，如財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號(hào)；編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型；銷售與維護(hù)公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人；會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊。計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號(hào)、存儲(chǔ)空間的大小、外部設(shè)備的配套類型；計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng)等。
2、電算化會(huì)計(jì)檔案的存貯
（1）妥善存貯。由于電算化會(huì)計(jì)檔案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤上的，它受質(zhì)量、溫濕度、磁場等因素的影響較大，易受破壞。因此對電算化會(huì)計(jì)檔案的管理必須注意幾個(gè)方面：要選用質(zhì)量較好、可靠性較高的介質(zhì)保存；在形成這些檔案時(shí)應(yīng)采用“AB 備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)備份；對存放往年會(huì)計(jì)檔案的介質(zhì)應(yīng)定期復(fù)制，如每半年復(fù)制一次且最好復(fù)制雙份存放在不同的地點(diǎn)；對使用時(shí)間較長的存貯介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行替換；對硬盤上的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期備份到光盤或其他磁性介質(zhì)上；對備份盤也要定期復(fù)制，以防止磁性介質(zhì)老化等技術(shù)問題導(dǎo)致數(shù)據(jù)的損壞或丟失。
（2）防止盜用。由于電算化會(huì)計(jì)檔案存在易修改且不留痕跡這一特點(diǎn)，因此應(yīng)采取相應(yīng)的安全保密措施，防止會(huì)計(jì)檔案被修改。常用的安全保密措施有：用戶識(shí)別控制，防止非法用戶接觸會(huì)計(jì)檔案；操作日志管理，由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行操作登記，建立加密的機(jī)內(nèi)操作日志，監(jiān)督系統(tǒng)操作；數(shù)據(jù)存取權(quán)限限制，對安全保密程度不等的數(shù)據(jù)，應(yīng)給不同的使用人員賦予不同的操作權(quán)限，防止越權(quán)使用；對存放在軟盤或光盤上的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)至少一式兩份分別在會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)操作部門的檔案柜存放，以防止單方面修改會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。
（3）版本一致。因?yàn)椴煌姹拒浖滦纬傻臅?huì)計(jì)檔案其會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同，這就有可能產(chǎn)生會(huì)計(jì)檔案不能被調(diào)閱或者某些預(yù)料外的問題，所以電算化會(huì)計(jì)檔案與對應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件版本必須一致。針對這一特點(diǎn)，在對電算化會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)注意保存各種版本軟件系統(tǒng)的軟件檔案和相應(yīng)的磁性介質(zhì)或光盤會(huì)計(jì)檔案。在具體進(jìn)行操作時(shí)，可在存貯介質(zhì)的標(biāo)簽上注明軟件的版本號(hào)，在保存會(huì)計(jì)檔案的介質(zhì)上標(biāo)明與哪個(gè)版本的會(huì)計(jì)軟件相對應(yīng)。
三、電算化會(huì)計(jì)檔案的整理與利用
1、建立決策支持系統(tǒng)
通過對電算化會(huì)計(jì)檔案的分析、加工、整理，設(shè)計(jì)出有利于管理與決策的模型，并進(jìn)行財(cái)務(wù)分析（趨勢分析、對比分析）和預(yù)測，為企業(yè)或部門領(lǐng)導(dǎo)決策和長遠(yuǎn)規(guī)劃提供依據(jù)。
2、建立審計(jì)支持系統(tǒng)
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、市場的逐步完善和現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，審計(jì)工作變得越來越重要，審計(jì)涉及的領(lǐng)域越來越廣泛，如領(lǐng)導(dǎo)干部離任審計(jì)等。審計(jì)人員可以利用電算化會(huì)計(jì)檔案直接通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行審計(jì)，從而減輕工作量，提高審計(jì)效率。
3、建立管理制度
為了更好地管理電算化會(huì)計(jì)檔案，檔案人員必須加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識(shí)的學(xué)習(xí)，制定出一套電算化會(huì)計(jì)檔案的管理制度，實(shí)現(xiàn)電算化會(huì)計(jì)檔案管理的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化，以適應(yīng)多元化社會(huì)發(fā)展的需要，最大限度地服務(wù)于社會(huì)，充分發(fā)揮電算化會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
總之，做好電算化會(huì)計(jì)檔案的管理工作，能更好地發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化方便、快捷的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部信息資源的共享，使財(cái)務(wù)人員真正擺脫繁瑣、單調(diào)、機(jī)械的手工操作，達(dá)到會(huì)計(jì)工作電算化、效率化、規(guī)范化。
