【摘要】文章對(duì)會(huì)計(jì)與計(jì)算機(jī)的定位問(wèn)題作了初步剖析,指出在會(huì)計(jì)信息化過(guò)程中要正確處理會(huì)計(jì)與計(jì)算機(jī)的關(guān)系,會(huì)計(jì)是主導(dǎo),計(jì)算機(jī)是工具,會(huì)計(jì)需要針對(duì)計(jì)算機(jī)提出和解決一些在IT環(huán)境下適合于會(huì)計(jì)的理論問(wèn)題,探索一些適應(yīng)計(jì)算機(jī)環(huán)境的會(huì)計(jì)發(fā)展的新方法。
【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)信息化 財(cái)務(wù)軟件
一、反記賬反結(jié)賬觀點(diǎn)之爭(zhēng)
IT技術(shù)已經(jīng)在許多領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用,會(huì)計(jì)也不例外。計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)中的應(yīng)用,雖然沒(méi)有從根本上改變會(huì)計(jì)作為經(jīng)濟(jì)信息系統(tǒng)的本質(zhì),卻對(duì)會(huì)計(jì)學(xué)科產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響,這種影響體現(xiàn)在會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理工具和會(huì)計(jì)信息載體的變革等諸多方面。
雖然計(jì)算機(jī)運(yùn)用于會(huì)計(jì)工作是如火如荼,但一個(gè)問(wèn)題出現(xiàn)了,當(dāng)會(huì)計(jì)遇到計(jì)算機(jī),是會(huì)計(jì)向計(jì)算機(jī)讓步還是計(jì)算機(jī)向會(huì)計(jì)讓步?抑或還有其它選擇?
一個(gè)典型例子是目前的反記賬反結(jié)賬之爭(zhēng)。國(guó)內(nèi)關(guān)于財(cái)務(wù)軟件是否應(yīng)設(shè)置反記賬反結(jié)賬功能的討論由來(lái)已久,歸納起來(lái)不外乎兩種觀點(diǎn):
一種觀點(diǎn)認(rèn)為按照現(xiàn)行會(huì)計(jì)法和有關(guān)規(guī)定,實(shí)行會(huì)計(jì)信息化后的處理應(yīng)該與手工一樣,因此反對(duì)在財(cái)務(wù)軟件中設(shè)置反記賬、反結(jié)賬功能。當(dāng)手工條件下賬簿記錄發(fā)生錯(cuò)誤時(shí),不準(zhǔn)涂改、挖補(bǔ)、刮擦或用藥水消除字跡,不準(zhǔn)重新抄寫(xiě);而會(huì)計(jì)信息化下,《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》也規(guī)定,“在已經(jīng)輸入的原始憑證審核通過(guò)或者相應(yīng)記賬憑證審核通過(guò)或者登賬后,原始憑證確需修改,會(huì)計(jì)核算軟件在留有痕跡的前提下,可以提供修改和對(duì)修改后的機(jī)內(nèi)原始憑證與相應(yīng)的記賬憑證是否相符進(jìn)行校驗(yàn)的功能”,“發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并已審核通過(guò)或者登賬的記賬憑證有錯(cuò)誤的,可以采用紅字沖銷(xiāo)法或者補(bǔ)充更正法進(jìn)行更正”等。這種觀點(diǎn)認(rèn)為,如果允許財(cái)務(wù)軟件反記賬反結(jié)賬,至少存在以下弊端:一是易造成數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、賬務(wù)混亂;二是為提供虛假信息及違法犯罪打開(kāi)方便之門(mén)。
另一種觀點(diǎn)認(rèn)為反記賬反結(jié)賬功能已在許多財(cái)務(wù)軟件中使用,從使用效果看反記賬反結(jié)賬功能在糾錯(cuò)、降低審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)、幫助會(huì)計(jì)人員熟悉會(huì)計(jì)軟件有較多優(yōu)勢(shì)。這種觀點(diǎn)也承認(rèn)該功能對(duì)會(huì)計(jì)信息正確性帶來(lái)隱患,但強(qiáng)調(diào)這種隱患可以通過(guò)設(shè)置操作人員權(quán)限、操作時(shí)間和范圍來(lái)解決。
分析以上兩種觀點(diǎn),反記賬反結(jié)賬之爭(zhēng)實(shí)質(zhì)是會(huì)計(jì)與計(jì)算機(jī)關(guān)系之爭(zhēng),換句話(huà)說(shuō)是究竟會(huì)計(jì)需要原封不動(dòng)地被計(jì)算機(jī)復(fù)制還是計(jì)算機(jī)按自己處理數(shù)據(jù)的特點(diǎn)改造會(huì)計(jì)。第一種觀點(diǎn)以有關(guān)法規(guī)規(guī)定為理由認(rèn)為不應(yīng)設(shè)置反記賬反結(jié)賬功能,但卻沒(méi)有考慮到計(jì)算機(jī)本身處理數(shù)據(jù)的特點(diǎn)。從一個(gè)極端來(lái)說(shuō),在計(jì)算機(jī)廣泛應(yīng)用的今天,即使財(cái)務(wù)軟件不設(shè)置這些功能,企業(yè)要達(dá)到這個(gè)結(jié)果也是非常容易的。因?yàn)樨?cái)務(wù)軟件數(shù)據(jù)存放在數(shù)據(jù)庫(kù),企業(yè)只需在記賬或結(jié)賬前對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)備份(現(xiàn)行財(cái)務(wù)軟件為防止數(shù)據(jù)混亂或數(shù)據(jù)丟失都有備份功能),以后再根據(jù)需要將備份文件恢復(fù)引入就可以達(dá)到反記賬反結(jié)賬的效果,因此取消反記賬反結(jié)賬功能以確保會(huì)計(jì)信息真實(shí)的效果其實(shí)很難達(dá)到。而第二種觀點(diǎn)則考慮到會(huì)計(jì)軟件差錯(cuò)處理的方便性,從目前情況來(lái)看,大多數(shù)財(cái)務(wù)軟件都保留了反記賬反結(jié)賬功能,區(qū)別在于有的把菜單隱藏起來(lái),需要時(shí)由專(zhuān)人激活打開(kāi)(比如用友U8軟件),有的則可直接通過(guò)快捷鍵運(yùn)行反記賬反結(jié)賬功能(如金蝶KIS)。
二、會(huì)計(jì)與計(jì)算機(jī)的關(guān)系定位分析
反記賬反結(jié)賬之爭(zhēng)使我們不得不重新考慮會(huì)計(jì)與計(jì)算機(jī)的關(guān)系問(wèn)題。就會(huì)計(jì)本身來(lái)說(shuō),會(huì)計(jì)是從手工處理環(huán)境產(chǎn)生和發(fā)展起來(lái)的,有關(guān)理論和方法也大多與手工處理環(huán)境相適應(yīng),即使算盤(pán)和機(jī)械這些新技術(shù)新方法的出現(xiàn)也沒(méi)有對(duì)會(huì)計(jì)產(chǎn)生多少影響。而計(jì)算機(jī)從產(chǎn)生到現(xiàn)在不過(guò)60多年,把計(jì)算機(jī)引入會(huì)計(jì)領(lǐng)域的時(shí)間也才50多年,會(huì)計(jì)多年形成的理論和方法體系并沒(méi)有考慮計(jì)算機(jī)(有學(xué)者研究會(huì)計(jì)信息化問(wèn)題,但很少突破傳統(tǒng)會(huì)計(jì)范圍),這也是目前會(huì)計(jì)信息化存在諸多問(wèn)題的原因。由于會(huì)計(jì)沒(méi)有根據(jù)計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)的特點(diǎn)改造自身,當(dāng)計(jì)算機(jī)浪潮滲透到會(huì)計(jì)時(shí),我們難免匆忙應(yīng)對(duì),甚至亂了陣腳。
目前會(huì)計(jì)信息化應(yīng)用存在的誤區(qū),就是對(duì)會(huì)計(jì)與計(jì)算機(jī)的關(guān)系定位存在兩種極端行為,一種以會(huì)計(jì)為中心,很少考慮計(jì)算機(jī);一種以計(jì)算機(jī)為中心,忽略會(huì)計(jì)。
第一種極端最直接體現(xiàn)是目前在我國(guó)市面上銷(xiāo)售的財(cái)務(wù)軟件的功能設(shè)置,這些財(cái)務(wù)軟件在程序設(shè)計(jì)時(shí)就“簡(jiǎn)單復(fù)制手工系統(tǒng)”,而沒(méi)有將會(huì)計(jì)思想融會(huì)貫通到計(jì)算機(jī)程序設(shè)計(jì)中,所以我們看到一些本應(yīng)改進(jìn)的傳統(tǒng)會(huì)計(jì)方法仍被計(jì)算機(jī)一成不變的復(fù)制。毫無(wú)疑問(wèn),財(cái)務(wù)軟件的功能需符合企業(yè)核算過(guò)程要求,如果拋開(kāi)這一點(diǎn),財(cái)務(wù)軟件“源于手工”就無(wú)從談起,也就失去了會(huì)計(jì)信息化本身的意義;但財(cái)務(wù)軟件功能也并非手工核算過(guò)程在計(jì)算機(jī)中的“翻版”,否則,會(huì)計(jì)信息化“強(qiáng)于手工”的特點(diǎn)就得不到體現(xiàn),也就不可能實(shí)現(xiàn)真正意義的會(huì)計(jì)信息化。我們有時(shí)聽(tīng)到企業(yè)會(huì)計(jì)人員抱怨“總賬與明細(xì)賬核對(duì)不符”等,對(duì)于這些情況,會(huì)計(jì)人員會(huì)求助于軟件公司,而軟件公司的技術(shù)人員對(duì)這些情況一般都以“是用戶(hù)自己方面的原因,用戶(hù)使用沒(méi)有按軟件規(guī)定操作,造成數(shù)據(jù)錯(cuò)亂,這不是軟件本身問(wèn)題”為由將責(zé)任推給用戶(hù),但這些情況有時(shí)的確不是客戶(hù)問(wèn)題而是軟件設(shè)計(jì)問(wèn)題造成的。 第二種極端是以會(huì)計(jì)為中心忽略計(jì)算機(jī)。筆者在教學(xué)中就遇到一個(gè)問(wèn)題:設(shè)A企業(yè)某月份有5筆銷(xiāo)售業(yè)務(wù),每筆成交金額為10萬(wàn)元,但是在月末有一筆業(yè)務(wù)因質(zhì)量問(wèn)題被客戶(hù)退貨,這在手工會(huì)計(jì)比較簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù),在會(huì)計(jì)信息化下利用財(cái)務(wù)軟件期末編制利潤(rùn)表取“主營(yíng)業(yè)務(wù)收入”的本期發(fā)生額時(shí)卻有問(wèn)題。如果取貸方發(fā)生數(shù),顯然是錯(cuò)誤的,因?yàn)橛幸还P退款,這時(shí)主營(yíng)業(yè)務(wù)收入是50萬(wàn)元,取借方發(fā)生數(shù)呢,也錯(cuò),那取貸方發(fā)生數(shù)減去那筆銷(xiāo)售退回的10萬(wàn)元,但是這個(gè)在財(cái)務(wù)軟件中設(shè)置公式卻比較麻煩,因?yàn)檫@個(gè)公式只能在當(dāng)月使用,下個(gè)月當(dāng)業(yè)務(wù)變動(dòng)時(shí)又要改動(dòng)公式,非常麻煩,這與會(huì)計(jì)信息化的初衷相距較遠(yuǎn)。對(duì)于這種情況,如果在編制記賬憑證時(shí)采用變通方法將銷(xiāo)售退回用“紅字”登記在主營(yíng)業(yè)務(wù)收入貸方,然后公式設(shè)置為只從貸方取數(shù)就行了,但一個(gè)問(wèn)題是顯然這違背了會(huì)計(jì)制度的規(guī)定,因?yàn)闀?huì)計(jì)制度規(guī)定企業(yè)應(yīng)按沖減的營(yíng)業(yè)收入借記“主營(yíng)業(yè)務(wù)收入”,“應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅(銷(xiāo)項(xiàng)稅額)”科目,貸記“銀行存款”、“應(yīng)收賬款”等科目。從這個(gè)例子可以看出,在會(huì)計(jì)信息化中全部照搬會(huì)計(jì)手工做法顯然行不通,計(jì)算機(jī)的應(yīng)用要按照預(yù)定的程序執(zhí)行,而會(huì)計(jì)在手工條件下的某些操作規(guī)程可能就不適合計(jì)算機(jī)處理,需要變通。
第二種極端以計(jì)算機(jī)為中心的現(xiàn)象在當(dāng)前會(huì)計(jì)信息化進(jìn)程里更為普遍。不少會(huì)計(jì)人員認(rèn)為只要會(huì)計(jì)全面信息化后,會(huì)計(jì)工作就輕松了,管理也就上去了,所有工作計(jì)算機(jī)都能處理。在他們眼里,計(jì)算機(jī)無(wú)所不能。這種極端觀點(diǎn)夸大了計(jì)算機(jī)的能力,對(duì)會(huì)計(jì)信息化工作是非常有害的。按照著名的“木桶理論”,在“強(qiáng)勢(shì)計(jì)算機(jī),弱勢(shì)會(huì)計(jì)”的組合架構(gòu)下,利用所謂的新技術(shù)開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)的“財(cái)務(wù)軟件”只能完成最簡(jiǎn)單最低級(jí)的會(huì)計(jì)簿記工作,有時(shí)甚至連手工簿記的某些內(nèi)容都無(wú)法實(shí)現(xiàn),這種情況下就更不要說(shuō)什么成本的自動(dòng)核算、財(cái)務(wù)分析、財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)等問(wèn)題了。現(xiàn)在很多高校開(kāi)設(shè)會(huì)計(jì)電算化課程,大多側(cè)重于如何用計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)核算,還有些高校教材通篇程序設(shè)計(jì),這些現(xiàn)象給人的感覺(jué)就是在會(huì)計(jì)信息化實(shí)施過(guò)程中計(jì)算機(jī)因素要大于會(huì)計(jì)因素。這也很容易理解,當(dāng)會(huì)計(jì)與計(jì)算機(jī)放在一起時(shí),現(xiàn)代感的計(jì)算機(jī)顯然更易吸引人們的眼球,自然在兩者關(guān)系中也就占據(jù)上風(fēng)。我們還能見(jiàn)到許多財(cái)務(wù)軟件廠商在做廣告或是推介其產(chǎn)品時(shí)強(qiáng)調(diào)運(yùn)用了他們的產(chǎn)品能給企業(yè)帶來(lái)多少效益,而對(duì)企業(yè)能否真的達(dá)到這個(gè)效果卻較少提及,當(dāng)一個(gè)企業(yè)實(shí)施ERP失敗后,廠商給的理由是企業(yè)管理有問(wèn)題,員工素質(zhì)有問(wèn)題等,雖然這些也是實(shí)施ERP失敗的因素,但是筆者始終認(rèn)為失敗與廠商過(guò)分夸大軟件功能、認(rèn)為計(jì)算機(jī)無(wú)所不能有更為密切的關(guān)系。
會(huì)計(jì)信息化中會(huì)計(jì)與計(jì)算機(jī)的關(guān)系定位不應(yīng)該走兩個(gè)極端,否則對(duì)信息化建設(shè)有百害而無(wú)一利。在會(huì)計(jì)與計(jì)算機(jī)的關(guān)系定位問(wèn)題上會(huì)計(jì)是主導(dǎo),計(jì)算機(jī)是工具,雖然目前IT技術(shù)發(fā)展一日千里,但計(jì)算機(jī)不能越俎代庖,而會(huì)計(jì)為了更好地利用計(jì)算機(jī),需要按計(jì)算機(jī)的特點(diǎn)重新考慮一些會(huì)計(jì)問(wèn)題。在這方面,會(huì)計(jì)的責(zé)任更大,會(huì)計(jì)需要針對(duì)計(jì)算機(jī)提出和解決一些在IT環(huán)境下適合于會(huì)計(jì)的理論問(wèn)題,探索一些適應(yīng)計(jì)算機(jī)環(huán)境的會(huì)計(jì)發(fā)展新方法,這些成果將有助于會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì),也將反過(guò)來(lái)對(duì)傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)理論與方法帶來(lái)沖擊和影響。一句話(huà),會(huì)計(jì)軟件行業(yè)需要反思如何更好地適應(yīng)和應(yīng)用計(jì)算機(jī)。
主要參考文獻(xiàn)
[1]解春苓等會(huì)計(jì)電算化中“反復(fù)核、反記賬、反結(jié)賬”的研究[J]北華航天工業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)2006.10
[2]劉雪晶試論財(cái)務(wù)軟件陷阱引發(fā)的會(huì)計(jì)信息失真[J]商業(yè)時(shí)代2004.8
[3]薛祖云會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)[M]廈門(mén)大學(xué)出版社2003
[4]汪一凡會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)原論[M] 中國(guó)財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社2006
