信息系統(tǒng)是一項(xiàng)特殊的資產(chǎn)，由硬件資產(chǎn)、軟件資產(chǎn)兩部分構(gòu)成。一般來說，軟件資產(chǎn)可以通過外購或自行開發(fā)的方式取得，而硬件資產(chǎn)則通過外購獲得。目前我國相關(guān)的財(cái)會法規(guī)對企業(yè)信息系統(tǒng)的核算尚未給出明確的、權(quán)威的規(guī)定或指導(dǎo)，各個(gè)企業(yè)各行其道，通常的作法是對外購的硬件資產(chǎn)計(jì)入資本化成本；而對其中重要的軟件資產(chǎn)，不管是外購還是自行開發(fā)，都予以費(fèi)用化，按照無形資產(chǎn)的方式進(jìn)行處理。這種方式?jīng)]有真實(shí)地反映作為企業(yè)資產(chǎn)的信息系統(tǒng)的實(shí)際價(jià)值及其在價(jià)值形成上的特殊性，割裂了信息系統(tǒng)中硬件資產(chǎn)和軟件資產(chǎn)的聯(lián)系,更不利于對其從整體上進(jìn)行有效的管理。屆于此，本文根據(jù)企業(yè)信息系統(tǒng)的形成過程及其資產(chǎn)的構(gòu)成形態(tài)對企業(yè)信息系統(tǒng)的會計(jì)處理進(jìn)行探討。
一．企業(yè)信息系統(tǒng)及其會計(jì)科目的設(shè)置
企業(yè)管理信息系統(tǒng)是對企業(yè)所有信息進(jìn)行管理的工具，其子系統(tǒng)包括生產(chǎn)作業(yè)信息系統(tǒng)、技術(shù)信息系統(tǒng)、人力資源信息系統(tǒng)、制造資源信息系統(tǒng)、客戶信息系統(tǒng)、成本信息系統(tǒng)、財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)、設(shè)備和研發(fā)信息系統(tǒng)、市場信息系統(tǒng)、企業(yè)公關(guān)系統(tǒng)等等。常見的如企業(yè)客戶數(shù)據(jù)庫、企業(yè)網(wǎng)站等，是企業(yè)信息系統(tǒng)中的一個(gè)子系統(tǒng)或幾個(gè)部分子系統(tǒng)的組合。一般來說，企業(yè)信息系統(tǒng)由計(jì)算機(jī)硬件資產(chǎn)和軟件資產(chǎn)兩部分構(gòu)成，其形成經(jīng)歷自行開發(fā)驗(yàn)收或外購、使用以及升級維護(hù)等三階段。我們將保證系統(tǒng)正常工作而購置或自行建造的服務(wù)器、PC機(jī)、辦公用具、辦公場所等稱為硬件資產(chǎn)，企業(yè)外購或自行開發(fā)的ERP（企業(yè)資源計(jì)劃）系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)、企業(yè)網(wǎng)站等稱作軟件資產(chǎn)。企業(yè)信息資源管理系統(tǒng)的核心是軟件資產(chǎn)。
為了全面真實(shí)地反映企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)的價(jià)值，筆者建議專門設(shè)立“信息系統(tǒng)”的總賬科目，以單獨(dú)反映信息系統(tǒng)的資產(chǎn)價(jià)值。在此總賬科目下，用兩個(gè)二級科目分別反映系統(tǒng)中的硬件資產(chǎn)和軟件資產(chǎn)。另外，用“在建工程”反映外購信息系統(tǒng)的支出及其從安裝調(diào)試到驗(yàn)收正式使用過程中的費(fèi)用支出，并進(jìn)行相應(yīng)的明細(xì)核算。驗(yàn)收合格后的信息系統(tǒng)一旦投入使用，即從“在建工程”轉(zhuǎn)入“信息系統(tǒng)”賬戶。
另外，建議在資產(chǎn)負(fù)債表主表之外，專門制作一份“企業(yè)信息系統(tǒng)”的附表，詳細(xì)列示構(gòu)成該系統(tǒng)的硬件和軟件資產(chǎn)的名稱、原值、折舊和攤銷額、凈值等情況。
二、具體會計(jì)處理方式
根據(jù)企業(yè)信息系統(tǒng)的取得與使用的流程，我們分別從成本確認(rèn)、升級維護(hù)、折舊攤銷三個(gè)方面對其進(jìn)行具體的會計(jì)處理。
（一）成本確認(rèn)與入賬
分別從硬件資產(chǎn)和軟件資產(chǎn)兩個(gè)方面進(jìn)行入賬：
1. 硬件資產(chǎn)的會計(jì)處理
信息系統(tǒng)硬件部分的入賬成本按普通固定資產(chǎn)的成本確認(rèn)方法進(jìn)行。如果外購硬件資產(chǎn)需要安裝調(diào)試驗(yàn)收的，在信息系統(tǒng)投入使用前，將發(fā)生的購入成本、運(yùn)費(fèi)、稅金、保險(xiǎn)費(fèi)、安裝調(diào)試費(fèi)等相關(guān)成本費(fèi)用在“在建工程—信息系統(tǒng)—硬件資產(chǎn)”中進(jìn)行歸集，待正式投入使用后再轉(zhuǎn)入相應(yīng)的“信息系統(tǒng)—硬件資產(chǎn)”科目?？梢杂洖椋?br />
借：信息系統(tǒng)—硬件資產(chǎn)
貸：在建工程—信息系統(tǒng)—硬件資產(chǎn)
2. 軟件資產(chǎn)的會計(jì)處理
軟件資產(chǎn)的取得方式，有購入和自行開發(fā)兩種，下面分別進(jìn)行討論。
對于購入的軟件資產(chǎn)，建議按該軟件資產(chǎn)的實(shí)際取得成本進(jìn)行確認(rèn)。由于購入的軟件資產(chǎn)，除了需要針對企業(yè)的具體情況進(jìn)行二次開發(fā)，還需要一段調(diào)試運(yùn)行期。因此，購入軟件資產(chǎn)的成本應(yīng)該包括原始買價(jià)、交納的各種稅款、運(yùn)雜費(fèi)、二次開發(fā)及調(diào)試運(yùn)行期所支付的設(shè)備價(jià)款、服務(wù)咨詢費(fèi)、人員工資等一切與取得該資產(chǎn)有關(guān)、且在該系統(tǒng)正常運(yùn)行以前發(fā)生的各種費(fèi)用。在正式運(yùn)行前，設(shè)立“在建工程—信息系統(tǒng)—軟件資產(chǎn)”賬戶進(jìn)行成本歸集，待正式運(yùn)行之后，再轉(zhuǎn)入相應(yīng)的“信息系統(tǒng)—軟件資產(chǎn)”科目；如果開發(fā)失敗，則轉(zhuǎn)入當(dāng)期費(fèi)用或追究相關(guān)人員責(zé)任。記為：
借：信息系統(tǒng)—軟件資產(chǎn)（如果開發(fā)失敗，則記管理費(fèi)用或其他應(yīng)收款）
貸：在建工程—信息系統(tǒng)—軟件資產(chǎn)
企業(yè)自行開發(fā)的軟件資產(chǎn)屬于無形資產(chǎn)的范疇?，F(xiàn)行企業(yè)會計(jì)制度規(guī)定：對于自行開發(fā)并依法取得的無形資產(chǎn)，其入賬價(jià)值應(yīng)按依法取得時(shí)發(fā)生的注冊費(fèi)、律師費(fèi)等費(fèi)用確定；依法申請注冊前發(fā)生的研究與開發(fā)費(fèi)用，應(yīng)于發(fā)生時(shí)確認(rèn)為當(dāng)期費(fèi)用。根據(jù)這一規(guī)定，該資產(chǎn)的價(jià)值中因沒有包括企業(yè)為開發(fā)軟件資產(chǎn)所發(fā)生的費(fèi)用，而不能被正確計(jì)量和反映。另外，如果企業(yè)沒有對自行開發(fā)完成的軟件資產(chǎn)申請注冊，則無法對企業(yè)中的該項(xiàng)資產(chǎn)進(jìn)行入賬?？梢娺@種入賬處理方法不能恰當(dāng)反映企業(yè)的實(shí)際資產(chǎn)情況。因此，筆者建議，用“在建工程—信息系統(tǒng)—軟件資產(chǎn)”賬戶歸集開發(fā)軟件資產(chǎn)從開發(fā)到申請注冊所發(fā)生的一切費(fèi)用，如研究開發(fā)費(fèi)用、注冊費(fèi)和律師費(fèi)等，待完成注冊手續(xù)后，轉(zhuǎn)入相應(yīng)的“信息系統(tǒng)—軟件資產(chǎn)”賬戶，記為：
借：信息系統(tǒng)—軟件資產(chǎn)
貸：在建工程—信息系統(tǒng)—軟件資產(chǎn)
如果對開發(fā)成功的軟件資產(chǎn)進(jìn)行價(jià)值評估，與為了獲取該軟件資產(chǎn)而發(fā)生的研究開發(fā)費(fèi)用（如果申請注冊的，還要加上注冊所發(fā)生的支出）相比，可能高估或低估其價(jià)值。對于所高估的價(jià)值，記為：
借：信息系統(tǒng)—軟件資產(chǎn)
貸：資本公積
對于低估的價(jià)值，則記：
借：資本公積
貸：信息系統(tǒng)—軟件資產(chǎn)
如果開發(fā)失敗，則轉(zhuǎn)入當(dāng)期費(fèi)用或追究責(zé)任人損失，記為：
借：管理費(fèi)用
其他應(yīng)收款
貸：在建工程—信息系統(tǒng)—軟件資產(chǎn)
（二）升級維護(hù)的會計(jì)處理
信息系統(tǒng)的升級維護(hù)是保證系統(tǒng)正常運(yùn)行和有效工作的必要手段，一般包括日常運(yùn)行維護(hù)和更新升級服務(wù)兩方面的內(nèi)容。
日常運(yùn)行維護(hù)，即由企業(yè)中的專職人員對系統(tǒng)進(jìn)行日常的、保證其正常運(yùn)作的維護(hù)，如數(shù)據(jù)更新、數(shù)據(jù)庫的擴(kuò)充、完善，系統(tǒng)的安全防衛(wèi)、機(jī)器或網(wǎng)絡(luò)故障的排除等。對于因?yàn)槿粘＞S護(hù)而發(fā)生的包括人員工資、物品耗費(fèi)、各種網(wǎng)絡(luò)管理和服務(wù)等在內(nèi)的費(fèi)用，直接計(jì)入當(dāng)期損益。
為了提高信息系統(tǒng)的功能，企業(yè)外部專業(yè)人員或內(nèi)部專職研發(fā)人員需要對系統(tǒng)進(jìn)行定期或不定期的更新升級維護(hù)。對于系統(tǒng)更新升級所發(fā)生的費(fèi)用，筆者認(rèn)為可以參照企業(yè)會計(jì)制度中關(guān)于固定資產(chǎn)技術(shù)更新改造的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。即首先把要升級的資產(chǎn)由“信息系統(tǒng)—軟件資產(chǎn)” 或“信息系統(tǒng)—硬件資產(chǎn)” 賬戶轉(zhuǎn)回“在建工程—信息系統(tǒng)”賬戶，歸集在升級過程中所發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用，升級完成后再轉(zhuǎn)回相應(yīng)的“信息系統(tǒng)—軟件資產(chǎn)”或“信息系統(tǒng)—硬件資產(chǎn)” 賬戶。
（三）折舊攤銷的會計(jì)處理
仍然分兩部分進(jìn)行考慮。
對硬件資產(chǎn)部分，按傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)折舊方式計(jì)提折舊，考慮實(shí)際情況建議使用加速折舊法。
而軟件資產(chǎn)部分，則參照企業(yè)會計(jì)制度中關(guān)于“無形資產(chǎn)攤銷”部分的規(guī)定進(jìn)行，其攤銷年限應(yīng)充分考察信息技術(shù)及系統(tǒng)技術(shù)發(fā)展的日益加快等因素后再進(jìn)行確定，不宜過長。
三、信息系統(tǒng)的管理
為了更好的管理和利用信息系統(tǒng)，筆者建議在平時(shí)的工作中，有必要按子系統(tǒng)詳細(xì)列示其硬、軟件的名稱、取得方式、啟用時(shí)間、取得成本、折舊攤銷額、凈額、預(yù)計(jì)使用時(shí)間、升級維護(hù)情況等內(nèi)容，制作“企業(yè)信息系統(tǒng)”管理卡，使企業(yè)信息系統(tǒng)從計(jì)量和保管兩方面互相牽制，確保信息系統(tǒng)資產(chǎn)的安全有效運(yùn)用。
作者單位：南京理工大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院會計(jì)系
作者：劉義鵑 羅方曄 文章來源：南京理工大學(xué)經(jīng)管學(xué)院會計(jì)系
