筆者認(rèn)為:外經(jīng)貿(mào)企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)應(yīng)該從以下幾個方面加以改進(jìn):
一、不相容職務(wù)相分離
進(jìn)出口企業(yè)由于業(yè)務(wù)流程長,不相容崗位多,容易由于信息的不對稱產(chǎn)生舞弊行為。這種舞弊可分為直接舞弊和間接舞弊。直接舞弊就是在發(fā)盤、詢盤過程中直接要求外商或國內(nèi)供應(yīng)商給予回扣。這種舞弊容易被發(fā)現(xiàn)和識別,經(jīng)辦人的風(fēng)險高。與此相對應(yīng)的間接舞弊主要表現(xiàn)在當(dāng)和外商建立起信任關(guān)系后,經(jīng)辦人把本該由公司做的業(yè)務(wù)介紹給其他公司,或者干脆自己注冊一家新公司自立門戶。這種舞弊行為在過去的進(jìn)出口業(yè)務(wù)中屢見不鮮,其行為更隱蔽更難以被發(fā)現(xiàn),對企業(yè)造成的傷害也更嚴(yán)重,往往會失去一個地區(qū)或一個板塊的業(yè)務(wù),甚至造成連鎖反應(yīng),整個企業(yè)就此解體。
結(jié)合內(nèi)部控制的理論框架和管理舞弊的理論基礎(chǔ)及進(jìn)出口業(yè)務(wù)本身的特點,要比較好的解決進(jìn)出口業(yè)務(wù)的舞弊行為,特別是間接舞弊行為,首先是要嚴(yán)格做好崗位輪崗和不相容職務(wù)的分離。特別是在接觸外商和國內(nèi)供應(yīng)商的崗位上一定要定期輪換。為了使得崗位輪換順利和高效,在平時的工作中一定要按照內(nèi)部控制基本規(guī)范的信息傳遞要求,做到業(yè)務(wù)崗位手中的客戶資料等信息共享以及流程的標(biāo)準(zhǔn)化,使得與客戶打交道的是公司而不是具體某個業(yè)務(wù)員個人。同時,在一個業(yè)務(wù)流程結(jié)束后,一定要有獨立的監(jiān)督部門對整個業(yè)務(wù)進(jìn)行合法性、合規(guī)性、合理性的審核。監(jiān)督的及時性可以防止舞弊人員的僥幸心理,防范于未然。職務(wù)分離,流程標(biāo)準(zhǔn)化,信息共享,及時監(jiān)督是企業(yè)進(jìn)出口業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度設(shè)計的關(guān)鍵點。
二、培養(yǎng)優(yōu)秀的企業(yè)文化和團(tuán)結(jié)協(xié)作精神
培養(yǎng)優(yōu)秀的企業(yè)文化,才能為企業(yè)提供一個更高層次的內(nèi)部控制環(huán)境。企業(yè)的管理層有責(zé)任培養(yǎng)積極向上的企業(yè)價值觀,有責(zé)任讓每個員工看到美好的企業(yè)愿景,培養(yǎng)員工的社會責(zé)任感和遵紀(jì)守法的意識,倡導(dǎo)愛崗敬業(yè),進(jìn)取創(chuàng)新,團(tuán)隊協(xié)作的精神。同時做好員工的效績考核,評價,激勵工作,從制度上讓每個員工認(rèn)識到有付出就有回報,有舞弊就有懲罰?；谖璞椎奶攸c,要讓員工知道,企業(yè)加強(qiáng)和完善內(nèi)部控制制度,是為了從制度上更好地保護(hù)員工的職業(yè)生涯,更好地完成企業(yè)的目標(biāo),而不是為了控制和監(jiān)督員工個人,控制和監(jiān)督的是具體的崗位。
加強(qiáng)企業(yè)的團(tuán)結(jié)協(xié)作精神是現(xiàn)代內(nèi)部控制思想的創(chuàng)新。它不僅有利于提高員工的工作積極性,而且也能避免產(chǎn)生舞弊。由于個別銷售業(yè)務(wù)員包辦了公司整個流程的業(yè)務(wù),導(dǎo)致企業(yè)的業(yè)務(wù)資源載體個人化。企業(yè)可把其中的經(jīng)常性業(yè)務(wù)獨立出來,派專人或部門來負(fù)責(zé)辦理。如配載發(fā)運可由專門的貨運部門負(fù)責(zé),而采購商品可另設(shè)助理,提供貨源。這樣銷售業(yè)務(wù)員可以把大部分精力集中在銷售上,并且在制度上限制個別崗位放權(quán)過大,避免個人包辦所有業(yè)務(wù)管理,反對個人主義的風(fēng)氣。此外,還可以建立有效的績效考核和激勵機(jī)制,加強(qiáng)業(yè)務(wù)員間的合作和競爭,逐步弱化個人壟斷對企業(yè)業(yè)務(wù)資源的制約作用,使業(yè)務(wù)資源的安全性建立在有效的內(nèi)部控制制度的基礎(chǔ)上。重視“以人為本”的集體主義精神文明建設(shè),建立良好的企業(yè)文化氣氛。
三、應(yīng)收賬款的系統(tǒng)化管理
應(yīng)收賬款對于企業(yè)的價值在于支撐銷售規(guī)模的擴(kuò)大。一般說來,應(yīng)收賬款與銷售收入規(guī)模存在一定的正相關(guān),當(dāng)企業(yè)放寬信用限制時,往往會刺激銷售,但同時也增加了應(yīng)收賬款;而企業(yè)緊縮信用,在減少應(yīng)收賬款時又會影響銷售。
如果企業(yè)沒有有效的銷售信用管理,導(dǎo)致應(yīng)收賬款過多或回款期過長,則企業(yè)的資金循環(huán)和周轉(zhuǎn)就不能順暢地完成,經(jīng)濟(jì)效益就不能完全實現(xiàn)。這就形成企業(yè)一個非常大的風(fēng)險點,因為只有最終能夠轉(zhuǎn)化為現(xiàn)金的應(yīng)收賬款才是有價值的,而那些預(yù)期將無法轉(zhuǎn)化為現(xiàn)金的部分就是無價值的。在會計上,對預(yù)期無法收回的應(yīng)收賬款將通過提取壞賬準(zhǔn)備的會計核算方式來反映,這就是用會計方法來管理商業(yè)風(fēng)險的主要體現(xiàn)。
加強(qiáng)應(yīng)收賬款的管理,應(yīng)把它看成是一個系統(tǒng)工程。這就需要做到在企業(yè)內(nèi)部建立一個獨立的信用管理機(jī)構(gòu)或人員;強(qiáng)調(diào)要對企業(yè)信用進(jìn)行全程跟蹤管理,企業(yè)內(nèi)部應(yīng)建立3個不可分割的應(yīng)收賬款管理機(jī)制,分別是前期的資信調(diào)查和評估機(jī)制、中期的債權(quán)保障機(jī)制以及后期的應(yīng)收賬款管理和追收機(jī)制。并且需要各部門之間相互協(xié)調(diào)、相互配合、相互監(jiān)督,形成一個應(yīng)收賬款信用管理的組織體系。
應(yīng)建立獨立的應(yīng)收賬款信用管理部門。企業(yè)應(yīng)認(rèn)真組織不同部門的專業(yè)人員,專門研究企業(yè)的營銷策略,調(diào)查了解客戶的資信程度,真正制定一套適合自身特點的信用管理體系。例如很多外資企業(yè)采取的是在財務(wù)部下將信用職能和其他職能分離,由總經(jīng)理直接領(lǐng)導(dǎo),將有經(jīng)驗的人員充實到該部門,根據(jù)公司的總目標(biāo)對銷售進(jìn)行全程信用管理。公司從流程制度方面建立了一整套的防范方法。首先,為了確保信用管理制度在實際的業(yè)務(wù)運行中不被架空,在業(yè)務(wù)流程上作了更改。任何一張訂單,都必須首先通過信用管理部門的審核才能放行。超過信貸額度的特殊訂單,必須經(jīng)過信用管理部門的特別批準(zhǔn)。而且,信用管理部門有最終裁定權(quán)。銷售總監(jiān)放行的訂單,也可以被信用部門一票否決。
四、完善信息傳遞機(jī)制
應(yīng)當(dāng)對收集的各種內(nèi)部信息和外部信息進(jìn)行合理篩選、核對、整合,提高信息的有用性。從內(nèi)部信息來講,要求企業(yè)根據(jù)經(jīng)營目標(biāo)等建立與其經(jīng)營活動相適應(yīng)的信息系統(tǒng),持續(xù)性地收集經(jīng)營活動所生成的各種信息。比如建立起ERP系統(tǒng)對整個企業(yè)進(jìn)行資源整合,分類匯總,這樣也有利于對企業(yè)整個經(jīng)營狀況的正確反映、確認(rèn)、計量、披露以及各個節(jié)點上的控制。由于所收集的各種信息來自于不同的渠道和信息源,屬于零散的、非系統(tǒng)的,必須對所收集信息進(jìn)行必要的篩選、整理和加工,以提供給有關(guān)方面。
信息的最終目標(biāo)在于為企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)的實現(xiàn)服務(wù),處于內(nèi)部控制之中的信息則必須服務(wù)于內(nèi)部控制,服務(wù)于內(nèi)部控制的有效性。為了提高內(nèi)部控制的有效性,企業(yè)應(yīng)當(dāng)將相關(guān)信息在企業(yè)內(nèi)部各管理級次、責(zé)任單位、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間進(jìn)行內(nèi)部傳遞。內(nèi)部信息傳遞一方面要完善信息向下傳遞機(jī)制,使企業(yè)內(nèi)部參與經(jīng)營活動各個方面和全體人員了解企業(yè)實現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)方面的信息,明確各自職責(zé),了解自身在內(nèi)部控制體系中的地位和作用;另一方面要完善信息向上傳遞機(jī)制,使企業(yè)員工能夠及時將其在企業(yè)經(jīng)營活動中所了解的重要信息向管理層及董事會等方面?zhèn)鬟f。此外,還須建立信息橫向傳遞機(jī)制,特別是要使信息在管理層與企業(yè)董事會及其委員會之間進(jìn)行溝通。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立良好的外部溝通渠道,加強(qiáng)與外部投資者、客戶、供應(yīng)商、中介機(jī)構(gòu)和監(jiān)管部門等有關(guān)方面之間的溝通和反饋。
五、加強(qiáng)監(jiān)督管理
由于一項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往往會由幾個部門同時進(jìn)行,要做到相互之間的信息溝通。財務(wù)負(fù)責(zé)人可以指派專人隨時隨地與銷售及發(fā)貨等部門核對賬務(wù),及時互通信息,查實原因,做到賬賬相符。如交付一筆銷售定貨,會涉及到銷售部門取得定單,信用管理部門檢驗信貸批準(zhǔn)情況,倉庫部門挑選貨物,會計部門作出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記錄,貨運部門檢驗發(fā)貨項目的正確性,并準(zhǔn)備發(fā)貨。這種由幾個不相容的部門和人員相互協(xié)作、相互監(jiān)督共同完成一項業(yè)務(wù),不但能激勵員工完成工作的積極性,提高作業(yè)效率,而且也加強(qiáng)各部門間的信息溝通,確保會計信息的真實,使內(nèi)部控制成功發(fā)揮作用。另外也可以鼓勵客戶索取所有業(yè)務(wù)票據(jù),這可以防止收款人員少記銷售數(shù)量,從中謀取利益,加強(qiáng)外部監(jiān)督。
內(nèi)部控制的管理體系,需要信用管理部門、銷售部門、財務(wù)部門、生產(chǎn)部門等部門的共同參與和密切配合。供應(yīng)商與買方訂立完善的銷售合同并完全履行是買方付款的前提條件,各部門包括售后服務(wù)部門的疏忽或產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量瑕疵,都會影響貨款的及時和完全收回。賒銷的決定權(quán)、應(yīng)收賬款的監(jiān)控權(quán)、考核權(quán)、核銷權(quán)徹底地分開,使每個環(huán)節(jié)都處于其他相關(guān)部門的監(jiān)控之下,最大限度地減少了個別人員或部門徇私舞弊的可能性。并使得各部門和銷售人員一定期限內(nèi)的應(yīng)收賬款發(fā)生額保持在一定限額之內(nèi),從而使公司的總體風(fēng)險被控制在一定范圍之內(nèi),不至于對生產(chǎn)經(jīng)營造成巨大影響。而動態(tài)監(jiān)控有利于及時發(fā)現(xiàn)和處理應(yīng)收賬款管理中存在的問題,并及時調(diào)整相關(guān)的策略,避免問題擴(kuò)大,保證了公司現(xiàn)金流動順暢、充足,為公司進(jìn)一步發(fā)展提供了堅實的基礎(chǔ)保障?？梢?完善的應(yīng)收賬款管理體系的建立不僅僅是信用控制部門的管理職責(zé),也不是銷售部門催收時的單兵作戰(zhàn)。而不能一味地讓某一部門負(fù)責(zé),只有各部門相互配合才能達(dá)到理想的效果。
隨著企業(yè)管理理念的發(fā)展,內(nèi)部控制也需要與時俱進(jìn),它不僅僅是一個規(guī)范,更是一個指引,讓管理者在從事經(jīng)營管理活動中,知道干什么和怎么干,它已經(jīng)作為企業(yè)管理的一部分,還涉及了風(fēng)險控制和預(yù)算管理等方面內(nèi)容,并且它是為企業(yè)的健康發(fā)展和實現(xiàn)最終目標(biāo)而服務(wù)的。其職責(zé)不僅包括保證財產(chǎn)的安全完整,檢查會計資料的準(zhǔn)確、可靠,還將促進(jìn)企業(yè)貫徹經(jīng)營方針以及提高經(jīng)營效率納入其中。
