從廣東年鑒上獲悉:2006年廣東省獲得國家基礎(chǔ)研究經(jīng)費2.2億元,2007年已達3.47億元。從我們汕頭大學(xué)醫(yī)學(xué)院來看,2006年共獲各類科研項目174項,獲院外科研課題經(jīng)費586萬元;2007年,我院共獲得各類基金項目196項,總經(jīng)費628.69萬元。獲得的經(jīng)費多,支出數(shù)增大,管理上存在的漏洞也暴露出來。因此,對其管理也就越需要規(guī)范和加強。
一、科研經(jīng)費的特點
1.來源渠道的多樣性。高等學(xué)校的科研經(jīng)費是指高等學(xué)校的科研、教學(xué)人員,通過向國家、省主管或有關(guān)部門申請某項科研課題項目而得到批準,或和校外的有關(guān)單位、企業(yè)進行科研合作,或向國外有關(guān)的基金會申請的科研項目,或?qū)W校自籌資金撥給課題項目或配套而獲得的經(jīng)費。一般為國家自然科學(xué)基金、省自然科學(xué)基金、省主管部門的科研經(jīng)費(簡稱為縱向),還有國內(nèi)外一些組織或科研機構(gòu)、企業(yè)等的課題經(jīng)費(簡稱橫向)或?qū)W校撥給、配套給課題組的科研經(jīng)費。
2.以項目負責(zé)人負責(zé)管理的方式。上述幾個方面的經(jīng)費,下達或撥付時均注明課題的名稱及負責(zé)人。在經(jīng)費管理上,均以項目負責(zé)人管理為主,其審批開支的權(quán)力也基本上由項目負責(zé)人所擁有。雖然科研課題的立項都曾做過詳細的預(yù)算,科研工作中的執(zhí)行及具體的操作仍是由項目負責(zé)人掌握。有些學(xué)校科研部門對項目經(jīng)費的監(jiān)督和管理還比較薄弱。
3.完成任務(wù)的期限性。每個項目在申請書上均注明了完成的時間,所以期限性較強。
二、高等學(xué)?？蒲薪?jīng)費支出中存在的問題
1.輕視經(jīng)費預(yù)算。由于項目申請人考慮問題不周,或從未編制預(yù)算等原因,有的預(yù)算做的不到位,例如勞務(wù)費未能如實反映,業(yè)務(wù)費的比例問題等。未能較全面地考慮到科研工作所應(yīng)涉及的各個方面,而造成開支時與預(yù)算有相違的現(xiàn)象。
2.開支隨意性較大。高等學(xué)校的知名度,很大一部分取決于學(xué)校的辦學(xué)特色與科研的成果。在高等學(xué)校各項評估等指標壓力下,高等學(xué)校十分重視科研的成果,其中課題的中標也是一個重要的指標,因此各個高等學(xué)校對科研項目都給予大力支持。作為資金管理的財務(wù)部門,為順利完成學(xué)校的中心任務(wù),同樣也應(yīng)給科研工作大力支持。一些科研項目的負責(zé)人,認為課題的經(jīng)費是自己辛辛苦苦申請得到的,科研經(jīng)費就是自己腰包里的錢,只是寄放在財務(wù)管理部門而已。由此產(chǎn)生“我的經(jīng)費我做主”的觀念,輕視學(xué)校財務(wù)的規(guī)章制度,使開支存在著隨意性。例如,某校就出現(xiàn)了一次要報銷上千元出租車費,但理由并不充分;有的牛奶粉、個人手機充值費等也要報銷,理由同樣不充分等等。在開支經(jīng)費與財務(wù)管理人員發(fā)生矛盾并被拒絕時,認為財務(wù)部門是在阻撓他們,管理過嚴,影響他們的科研工作,抱怨財務(wù)部門對科研的支持力度不夠。因此,改變科研課題負責(zé)人的科研經(jīng)費管理觀念是一個重要的問題。
3.結(jié)題未能較好、如實地結(jié)賬。在規(guī)定的期限內(nèi),科研課題負責(zé)人都急于結(jié)題而忽視結(jié)賬,目前普遍存在著結(jié)題未能如實結(jié)賬的現(xiàn)象。其主要原因是在科研工作中課題負責(zé)人往往先使用學(xué)校配套的課題經(jīng)費或預(yù)算費用有的做得偏大,造成項目完成后,經(jīng)費仍有較大結(jié)余。因此,在臨近結(jié)題時,突擊開支、虛增大支出數(shù),減少結(jié)余數(shù)的現(xiàn)象時有發(fā)生。但是也應(yīng)該看到,由于科研課題負責(zé)人都是碩士生導(dǎo)師或博士生導(dǎo)師,均有研究生協(xié)作實驗,課題雖已結(jié)束,但研究生尚未畢業(yè),項目經(jīng)費的開支還有延續(xù)性,這也是一個因素。從總體看,科研課題負責(zé)人存在著重課題立項,輕經(jīng)費預(yù)算;重科研進展,輕經(jīng)費使用;重結(jié)題成果,輕經(jīng)費決算的“三重三輕”現(xiàn)象。
4.勞務(wù)費與協(xié)作費支出不規(guī)范。在科研項目的實施階段,由于參與者多是研究生,還有本單位或外單位的工作人員協(xié)助,因此會發(fā)放酬金。課題負責(zé)人在“我的經(jīng)費,我做主”的觀念作用下,常出現(xiàn)名目繁多、次數(shù)多的勞務(wù)費、加班費或獎勵金等。并有發(fā)給不屬于課題組的工作人員,甚至出現(xiàn)由一人代全部人員簽名的現(xiàn)象。有時更無統(tǒng)一的標準,難以控制及規(guī)范。在匯往外單位的協(xié)作費,雖與協(xié)作單位所簽合同中提到勞務(wù)費的事項,但無法得知具體的使用情況,因此無法對匯出資金進行監(jiān)控。如果對方的單位管理不嚴,極容易出現(xiàn)資金通過其他的辦法,變相流入個人腰包的現(xiàn)象。 5.業(yè)務(wù)接待費和交流費偏大。有的科研課題經(jīng)費,如果對其一年期間的開支情況進行檢查,就會發(fā)現(xiàn),業(yè)務(wù)接待費和交流費的支出偏大,這是否合理必要,仍值得思考。
三、支持科研工作,加強經(jīng)費管理
對校外經(jīng)費的管理,主要是更新觀念,完善規(guī)章制度,規(guī)范管理,從而提高科研管理部門、課題項目負責(zé)人、財務(wù)管理人員的認識與管理水平。經(jīng)過這幾年的努力,我院主要是從以下幾個方面做起,取得了較好的效果。
1.更新觀念。校外的科研資金同樣是國家資金。在科研工作會上,科研部門及財務(wù)部門的負責(zé)人多次強調(diào):無論從校外任何渠道得到的資金,只要匯入我校的賬戶,都屬于國家的資金,財務(wù)部門就應(yīng)納入監(jiān)管,按照國家規(guī)定的有關(guān)財務(wù)制度執(zhí)行。作為財務(wù)部門更應(yīng)經(jīng)常與項目負責(zé)人溝通,說明財務(wù)制度的有關(guān)規(guī)定和執(zhí)行財務(wù)制度的重要性、必要性,并把相關(guān)的制度放在學(xué)院的網(wǎng)頁上,讓科研人員便于查詢、了解,以便執(zhí)行。科研主管部門,不僅要發(fā)揮管理職能的作用,還須以身作則,自己的課題經(jīng)費開支均按財務(wù)制度辦理。對在開支審批中,一視同仁,不遷就遮掩,發(fā)現(xiàn)問題,解決問題,并結(jié)合科研工作的實際情況和特點制定合理、完善的規(guī)章制度。作為高等學(xué)校的財務(wù)部門,工作的重點是為教學(xué)科研“做好服務(wù)、管好錢”。“做好服務(wù)”是為教學(xué)科研人員創(chuàng)造良好的財務(wù)條件和環(huán)境,使之在經(jīng)費使用上方便快捷,使他們的時間和精力集中于科研工作;“管好錢”是使有限的資金用在刀刃上,充分利用資源,多出成果。所以,二者是統(tǒng)一的。而在具體的財務(wù)管理中,在為教學(xué)科研服務(wù)的同時,要善于管理、敢于管理、敢于堅持財務(wù)制度,這兩者并不矛盾。應(yīng)注意控制好科研項目經(jīng)費支出中的勞務(wù)費、交流費等的比例,加強與課題項目負責(zé)人和科研管理人員交流,不斷完善服務(wù)和管理。
2.編制完整的預(yù)算。課題負責(zé)人負責(zé)項目的預(yù)算編制時,科研管理部門人員要進行指導(dǎo)或召開演示會,同時財務(wù)部門協(xié)助課題組負責(zé)人編制預(yù)算,盡可能把預(yù)算做到位。并在項目研究目標、重大技術(shù)路線或主要研究內(nèi)容進行調(diào)整,以及不可抵抗的因素造成意外損失,從而對資助經(jīng)費預(yù)算造成較大影響時,及時向項目負責(zé)人講解和強調(diào),必須按程序報基金委等上級項目主管部門批準。否則,不能隨便變動預(yù)算。
3.進一步完善管理制度。無規(guī)矩不成方圓,對高等學(xué)?？蒲薪?jīng)費的管理,重要的一環(huán),是進一步完善管理制度,把未能規(guī)范的問題進行規(guī)范,堵住漏洞,形成有法可依、有章可循。近年來,根據(jù)國家部委等對科研經(jīng)費管理的有關(guān)文件、相關(guān)部門的規(guī)定及學(xué)院的具體情況,我院先后出臺了《醫(yī)學(xué)院科研經(jīng)費管理和科教管理獎勵規(guī)定》及《醫(yī)學(xué)院科研經(jīng)費中的勞務(wù)費、接待費管理的補充規(guī)定》等制度。從總體上對科研經(jīng)費的支出管理作出詳細的規(guī)定,對原來薄弱環(huán)節(jié)比較全面地進行了補充和完善,具體如下:
(1)經(jīng)費管理的原則及細則。從制度上,確定“課題負責(zé)人負責(zé)”科研經(jīng)費管理的總原則,并對經(jīng)費分配比例、管理模式、開支詳細事項:實驗材料費、儀器設(shè)備費、實驗室改造費、協(xié)作費、合作費、管理費、標本費、臨時工費用、國際合作與交流費、勞務(wù)費,以及審批權(quán)限等,作出了明確的規(guī)定與說明。
(2)對經(jīng)費開支的勞務(wù)費、業(yè)務(wù)接待費、進一步做出明細的補充規(guī)定。補充規(guī)定:明確了課題勞務(wù)費支付的項目范疇、相關(guān)人員、開支標準、發(fā)放的程序,并規(guī)定支付給直接參加課題工作的研究生或博士后的報酬,每人每月為最高500元。同時制定了對于業(yè)務(wù)接待費的支出程序,在指標控制上與勞務(wù)費合并,確定兩項支出數(shù)的上限分別為:面上項目占總收入的15%,重大、重點項目為10%。在核算上由財務(wù)部門負責(zé)控制指標。對嚴肅財經(jīng)紀律作出了一些規(guī)定。對報銷勞務(wù)費弄虛作假者,將取消該次的全部報銷金額,以后不得報銷勞務(wù)費,并視該次報銷金額的大小,按有關(guān)的財務(wù)法規(guī)給予處罰。
4.加強檢查與督促。
(1)制度的落實。再好的制度如執(zhí)行不力,也形同虛設(shè),或在執(zhí)行中走了樣。因此如何貫徹落實,是課題負責(zé)人、科研管理部門、財務(wù)部門的共同責(zé)任。為此,財務(wù)部門在平日的工作中,嚴格把關(guān),認真細致核算,常與項目負責(zé)人、科研部門溝通,并編制《財務(wù)報賬與常見問題解答》,印成小冊發(fā)給教科研人員,使他們熟悉、了解、執(zhí)行財務(wù)制度。審計部門把事后審核改為凡購買物資在2000元以上的,在報銷前審核,以利提前發(fā)現(xiàn)問題,并在發(fā)現(xiàn)問題時及時糾正?？蒲兄鞴懿块T的負責(zé)人率先以身作則,在執(zhí)行制度上起帶頭作用。通過講解財務(wù)制度及與教學(xué)科研人員的溝通,使科研課題負責(zé)人加深了對制度的理解,并積極配合財務(wù)管理。同時在可能的情況下,科研課題配備了專門負責(zé)報賬的人員,在落實與規(guī)范化上有了進一步的提高。
(2)在日常的開支時嚴格把關(guān)。財務(wù)部門在日常的科研經(jīng)費支出中,多注意以前曾出現(xiàn)的問題進行把關(guān)。例如;原始票據(jù)的要素是否齊備,會議費有無會議通知,購買材料有無明細、測試費有無結(jié)果等。在核算上注意每個項目單獨核算,確保每個項目收支賬目清晰。科研部門為支持科研工作和方便報銷,把項目負責(zé)人的審批權(quán)限從原來的每筆2000元提高到每筆為5000元,并對課題的開支情況納入定期檢查的內(nèi)容。 (3)如實結(jié)題。財務(wù)與科研主管部門十分重視和強調(diào)如實結(jié)題,要求課題組如實反映收支情況,上報開支的決算要與賬面數(shù)額相符,確保做到實事求是。否則,不予結(jié)題?？蒲胁块T也在中期檢查時,注意提醒科研課題負責(zé)人,控制好科研工作與經(jīng)費開支的進度。
對校外科研經(jīng)費管理達到共識,規(guī)范了有關(guān)的制度建設(shè),提高了工作的效率,落實了責(zé)任制,既減少了扯皮,又方便了開支。這對課題負責(zé)人集中精力、潛心研究是一個較大的支持和幫助。在學(xué)院各種政策的大力指引下,通過科研人員的努力,我院雖是一個只有在校生2000名規(guī)模的學(xué)院,但近年的科研水平與成果都得到長足的發(fā)展。2007年我院共獲得各類基金項目196項,SCI收錄論文74篇。2008年共獲得各類基金項目175項,SCI收錄論文95篇。2008年10月16-17日,國家基金委審計我院兩個科研項目,對我院良好的科研氛圍和高度的科研積極性及科研管理的水平,給予了充分的肯定。
參考文獻:
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(作者單位:汕頭大學(xué)醫(yī)學(xué)院 廣東汕頭 515041)
