一、高等學校會計電算化內部控制的特點及問題
高校會計電算化的發(fā)展是高校管理現(xiàn)代化與高校會計自身改革和發(fā)展的客觀需要,是時代發(fā)展的必然。但是我們必須看到,目前我國高校會計電算化內部控制中尚存在著一些不容忽視的問題,對于這些存在的問題如何認識并逐步解決,直接影響著高校會計電算化、網絡化的進程,需要引起我們的高度重視。
1.高校電算化基礎管理工作薄弱,內部控制制度不完善,會計信息質量有待進一步規(guī)范與提高。在高校的會計電算化中,存在管理制度的充實和完善慢于會計電算化特別是網絡化發(fā)展進程的現(xiàn)象。內部控制制度滯后和不完善導致對會計電算化中問題的發(fā)生缺乏預見性和預防性。有的高校在制定管理制度時只重視對計算機硬件或純軟件使用方面的風險,忽視了內部人員對會計數(shù)據(jù)的非法訪問、篡改、泄密和破壞及外部不法分子惡意入侵等方面的風險,致使會計信息質量下降。隨著網絡時代電算化會計的發(fā)展,計算機舞弊手段和犯罪現(xiàn)象與日俱增,會計電算化對會計信息質量的真實性和安全性提出了新的挑戰(zhàn),如何加強內部管理、建立完善的內部管制制度、防范和制止計算機舞弊、保證會計信息質量的真實、準確和完整是網絡時代高校會計電算化面臨的重要任務和難題。
2.會計崗位發(fā)生變化,會計業(yè)務缺乏有效牽制。由于高校會計電算化的工作自動化、控制的程序化,各種手續(xù)都由計算機自動處理統(tǒng)一執(zhí)行,會計基本數(shù)據(jù)的來源和處理方式、會計管理操作形式等都發(fā)生了很大的變化;與此相適應,會計工作的分工、崗位職責、權限也發(fā)生了變化,使傳統(tǒng)職權分割的控制作用近于消失,信息載體的改變及其共享程度的提高,又使手工系統(tǒng)以記賬規(guī)則為核心的控制體系失效,如不及時調整將形成內部控制隱患。
3.會計數(shù)據(jù)載體的管理與保護問題。信息時代的高校會計電算化,會計數(shù)據(jù)的載體由紙張變?yōu)榇沤橘|和光電介質載體,毋庸置疑,對于數(shù)據(jù)的備份和數(shù)據(jù)存儲載體的保護是我們必須要解決的首要問題。原始憑證的數(shù)據(jù)轉變成磁性介質后,能否保證數(shù)據(jù)原件的真實性,法律能否接受計算機記錄的會計數(shù)據(jù)作為有效證據(jù),以及會計手續(xù)中電子簽字如何認證,都是一個不容忽視和需要在實踐中探索和解決的問題。
4.會計電算化中的反記賬或記賬清除功能的使用,對會計賬簿的嚴肅性有一定的影響。反記賬功能的目的,為了取消部分甚至全部的錯誤賬簿記錄以后重新正確記賬。從本質上講,它也是對錯誤的一種更正行為。而手工方式下記賬后是不允許重新記賬的,對于賬本上的錯誤,應采用畫線更正法、補充登記法或紅字沖銷法來更正,更正錯誤的過程被留下痕跡,這樣才能確保會計信息的質量和可信度。
5.會計人員素質的強化與提高。會計電算化、網絡化的發(fā)展需要大批復合型的會計人才,既懂會計又懂管理;既熟悉會計電算化知識,又熟悉網絡知識;既懂會計業(yè)務操作,又能解決實際工作中存在的問題。而目前相當一部分高校會計人員的專業(yè)知識薄弱,計算機技能偏低,常常出現(xiàn)雖然計算機技術不斷升級而會計功能徘徊不前的尷尬局面。人才因素在一定程度上成為制約我國高校會計電算化、網絡化發(fā)展進程的重要因素。
二、高等學校加強和完善會計電算化下的內部控制制度
1.加強會計從業(yè)人員的繼續(xù)教育和職業(yè)道德建設。道德規(guī)范、行為準則、能力素質的建設應直接納入內部控制結構之中。單位管理者應當重視對財務工作人員的選用與培養(yǎng),增強財務工作人員的職業(yè)道德水準和業(yè)務水平,達到會計電算化系統(tǒng)的主體誠信。繼續(xù)教育和會計職業(yè)道德建設是預防會計從業(yè)者違反會計制度及財經法規(guī)紀律的根本,只有從思想上端正了態(tài)度才能更好地從事會計工作,做到嚴于律己。
2.制訂和完善高等學校電算化內部控制管理制度。內部控制管理制度是針對每一個上機操作會計軟件的人員而制訂的,主要用來規(guī)范每一個操作人員的行為以及各自之間的權限限制。操作管理制度從內容上來看,一般包括以下幾項:(1)操作人員的工作職責和工作權限。盡管軟件一般都已有用戶管理功能,但其用戶管理的設置是由人工進行的,這就需要從制度上對操作人員的工作職責和工作權限加以規(guī)定,用來在用戶管理的設置和具體的操作中執(zhí)行。(2)預防原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經審核而輸入計算機的措施。如規(guī)定原始憑證必須經有關審核人員審核并簽章后才能輸入計算機等。(3)預防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等未經核對而登記機內賬簿的措施。如規(guī)定已輸入計算機的憑證需由審核人員核對并簽章后方可登記機內賬簿等。(4)建立必要的上機操作記錄制度。使用日志的形式記錄下每個會計操作人員的機號、登錄日期及時間、所做的操作等情況,并經常性查看日志,檢查有無異常情況,監(jiān)督系統(tǒng)操作。(5)根據(jù)會計電算化系統(tǒng)的業(yè)務要求和不相容職務相分離的原則,設立各個電腦操作崗位,如系統(tǒng)維護員、系統(tǒng)管理員、數(shù)據(jù)審核、數(shù)據(jù)復核、會計檔案管理員等,明確崗位職責和操作權限,使每個操作人員只能在自己的操作權限范圍內進行工作,保證會計電算化系統(tǒng)能夠正常順利的工作,確保會計數(shù)據(jù)的安全、準確、可靠。
3.計算機病毒防范與控制。計算機病毒對計算機系統(tǒng)的安全造成極大的危害,會計電算化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)一旦遭到破壞,將造成極大的損失。有些會計人員認為安裝了殺毒軟件就萬事大吉,其實病毒的變形和更新是非?？斓?即使安裝了殺毒軟件,也絕非就高枕無憂了。防范病毒最為有效的措施是嚴禁會計電算化局域網接入廣域網中,加強安全教育,健全并嚴格執(zhí)行防范病毒管理制度,包括:軟件、軟盤及計算機系統(tǒng)的采購和更新要通過計算機病毒檢測后才可使用;建立軟盤管理制度,同時防止亂拷貝軟盤,不使用未經檢測的軟盤;安裝防病毒卡和反病毒軟件,定期檢測并清除計算機病毒。
4.加強高校內部審計監(jiān)督職能,實行有效監(jiān)督和指導。內部審計既是內部控制系統(tǒng)的重要組成部分,也是加強單位內部控制的一個有效手段。在會計電算化系統(tǒng)中,由于是“人機”對話的特殊形態(tài),因而對內部審計提出了更高、更嚴格的要求。筆者認為,高校的內部審計必須包括以下幾個方面:(1)對會計資料定期進行審計,檢查電算化會計賬務處理是否正確、真實,審核費用簽字是否符合本單位內控制度要求,憑證附件是否規(guī)范完整;(2)審查機內數(shù)據(jù)與書面資料的一致性,如查看賬冊內容,做到賬表相符,對不妥或錯誤的賬表處理應及時調整;(3)監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性,防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象;(4)對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查,防止存在漏洞;(5)檢查和監(jiān)督內部會計控制制度的建立和執(zhí)行情況。為方便審計人員對財務的監(jiān)督和指導,可以在財務部門計算機局部網中,為審計部門設置計算機終端,嚴格控制使用權限,使財務和審計相互配合、相互促進,使財務管理工作水平進一步提高。高校會計電算化、網絡化是高等教育發(fā)展和會計制度改革的必然要求,高校的領導者應及時轉變觀念積極支持會計電算化的發(fā)展;高校的財務管理和從業(yè)人員要主動適應新形勢,更新認識,更新知識,積極參與會計電算化工作,充分發(fā)揮會計電算化對高校經濟活動的預測、決策、控制功能,迅速、全面、準確、綜合地反映學校財務活動狀況,為領導決策提供快捷、準確的信息反饋,使高校的會計電算化事業(yè)蓬勃發(fā)展。
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(作者單位:中北大學 山西太原 030051)(責編:賈偉)
