醫(yī)院會(huì)計(jì)經(jīng)歷了從手工會(huì)計(jì)到電算化會(huì)計(jì),再到網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)的發(fā)展歷程,會(huì)計(jì)處理流程也隨之發(fā)生了根本性變化;會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的工具也從算盤(pán)發(fā)展到計(jì)算機(jī)單機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò),會(huì)計(jì)賬簿也逐步完成了從傳統(tǒng)的紙介質(zhì)形式向電子賬簿、網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)報(bào)告形式的轉(zhuǎn)變過(guò)程,所有一切轉(zhuǎn)變構(gòu)成了一個(gè)新的會(huì)計(jì)電算化核算系統(tǒng)。下面就根據(jù)工作實(shí)踐,針對(duì)優(yōu)撫醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化管理的特點(diǎn),探討如何加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化管理。
一、確定會(huì)計(jì)電算化管理的各項(xiàng)制度
一套完整的醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)應(yīng)包含賬務(wù)系統(tǒng)、報(bào)表系統(tǒng)、工資核算系統(tǒng)、成本核算系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng)等。開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化應(yīng)根據(jù)工作需要,建立健全會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制、會(huì)計(jì)電算化操作管理制度、各會(huì)計(jì)崗位工作制度、計(jì)算機(jī)硬軟件和數(shù)據(jù)管理制度、電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度、電算化內(nèi)部管理制度。
二、提高會(huì)計(jì)電算化人員素質(zhì)和技能
會(huì)計(jì)電算化是一門(mén)邊緣性學(xué)科,它涉及財(cái)會(huì)人員的專(zhuān)業(yè)理論、實(shí)務(wù)能力、計(jì)算機(jī)知識(shí)、管理科學(xué)等多方面的知識(shí),因而對(duì)財(cái)務(wù)人員的綜合素質(zhì)要求很高。為了提高財(cái)務(wù)人員的綜合素質(zhì),應(yīng)經(jīng)常組織他們參加專(zhuān)業(yè)理論和業(yè)務(wù)培訓(xùn),學(xué)習(xí)新的會(huì)計(jì)制度和會(huì)計(jì)理論,提升財(cái)會(huì)人員職業(yè)道德素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)理論水平和實(shí)際工作能力,以適應(yīng)新形勢(shì)下醫(yī)院管理對(duì)會(huì)計(jì)電算化的要求,有效防范會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部違紀(jì)違規(guī)事件的發(fā)生。
三、加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制
1.會(huì)計(jì)核算軟件系統(tǒng)與HIS的銜接控制。醫(yī)院信息管理系統(tǒng)(Hospital Information System,簡(jiǎn)稱(chēng)HIS),包括門(mén)診、住院收費(fèi)與藥品、庫(kù)存物資及醫(yī)療信息管理系統(tǒng)。
?、艜?huì)計(jì)核算軟件系統(tǒng)中數(shù)據(jù)核算的起止時(shí)間應(yīng)與HIS一致。日常工作中,有的醫(yī)院因?yàn)槭召M(fèi)員當(dāng)月所收款項(xiàng)繳款不及時(shí),會(huì)計(jì)核算軟件系統(tǒng)與門(mén)診、住院收費(fèi)的賬目無(wú)法核對(duì);在先采購(gòu)后付款的情況下,由于收到藥品、庫(kù)存物資時(shí)未及時(shí)交由會(huì)計(jì)人員在會(huì)計(jì)核算軟件系統(tǒng)中作入賬處理,以致上述兩個(gè)科目出現(xiàn)赤字,使會(huì)計(jì)報(bào)表不能真實(shí)反映醫(yī)院的資產(chǎn)和負(fù)債情況,會(huì)計(jì)核算軟件系統(tǒng)與物資管理部門(mén)的數(shù)據(jù)不符。所以應(yīng)加強(qiáng)結(jié)算起止時(shí)間一致性的控制。
?、瓢丛潞藢?duì)門(mén)診收入與HIS門(mén)診收入統(tǒng)計(jì)數(shù)。核對(duì)門(mén)診收入與HIS門(mén)診收入的一致性,并重點(diǎn)檢查門(mén)診病人退費(fèi)手續(xù)是否完備,退回的發(fā)票聯(lián)與存根聯(lián)是否相符,所退金額與HIS的退費(fèi)金額是否一致,對(duì)可疑的退費(fèi)要詳查。
⑶按月核對(duì)預(yù)交金總賬科目當(dāng)月貸方發(fā)生額與HIS當(dāng)月預(yù)交金繳存統(tǒng)計(jì)數(shù)。媒體上有關(guān)預(yù)交金的職務(wù)犯罪時(shí)有報(bào)道,其原因可能是由于絕大部分的住院收入都是先通過(guò)預(yù)交金的形式進(jìn)行收繳,因而加強(qiáng)預(yù)交金的內(nèi)部控制極其重要,既可防止收費(fèi)人員貪污舞弊,又可幫助他們查找錄入錯(cuò)誤。
⑷按月核對(duì)會(huì)計(jì)核算軟件系統(tǒng)住院收入數(shù)與HIS住院收入?yún)R總數(shù)。適時(shí)核對(duì)、分析各病區(qū)的住院收入變動(dòng)情況,不僅可以監(jiān)督住院收入安全匯繳,還能結(jié)合各病區(qū)的成本進(jìn)行經(jīng)濟(jì)效益分析。
2.對(duì)“醫(yī)?！辟~目的內(nèi)部控制。目前,很多醫(yī)院都是醫(yī)保定點(diǎn)單位,其醫(yī)保管理部門(mén)大多設(shè)在財(cái)務(wù)科之外。由于使用的是省、市(縣)兩套相互獨(dú)立的醫(yī)保管理信息系統(tǒng),因此會(huì)計(jì)核算軟件系統(tǒng)應(yīng)在“應(yīng)收醫(yī)療款”下分設(shè)“省醫(yī)?！?、“市(縣)醫(yī)?！眱蓚€(gè)二級(jí)明細(xì)科目,再分設(shè)“統(tǒng)籌醫(yī)療”、“大病救助”、“個(gè)人賬戶(hù)支付”等三級(jí)明細(xì)科目進(jìn)行核算,月終將上述科目的借貸方發(fā)生額與醫(yī)保辦核對(duì)。這樣,一方面可檢查收費(fèi)員有無(wú)虛列醫(yī)?；颊哔~目套取現(xiàn)金行為,另一方面也可核查會(huì)計(jì)核算軟件系統(tǒng)操作人員有無(wú)錄入錯(cuò)誤。
3.加強(qiáng)收費(fèi)票據(jù)的管理。加強(qiáng)收費(fèi)票據(jù)的管理也是內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)。平時(shí)要細(xì)心核對(duì)出入院管理處收費(fèi)人員交回的預(yù)交存根與住院病人醫(yī)藥費(fèi)收據(jù)存根。審核每位出院病人醫(yī)藥費(fèi)收據(jù)上所注預(yù)交金金額與其后附預(yù)交金臨時(shí)收據(jù)是否相符,有無(wú)虛列預(yù)交金,截留多退款的情況。審核交回的預(yù)交金與住院病人醫(yī)藥費(fèi)收據(jù)存根聯(lián)是否有短少,作廢的張數(shù)是否齊全,有無(wú)漏交或截留收入的情況。審核大小寫(xiě)金額是否準(zhǔn)確,有無(wú)涂改情況,財(cái)務(wù)科出納人員有無(wú)簽收等等。
4.藥品核算的內(nèi)部控制。藥品是一種特殊的商品,它涉及的管理環(huán)節(jié)較多,藥庫(kù)、藥房、門(mén)診與住院收費(fèi)處、財(cái)務(wù)科、病區(qū)、院長(zhǎng)查詢(xún)等信息系統(tǒng)都有使用接口。為加強(qiáng)內(nèi)部控制,對(duì)某一具體流程的操作,應(yīng)授權(quán)相關(guān)人員在規(guī)定的權(quán)限內(nèi)辦理,其他部門(mén)只能查詢(xún)或使用,不得隨意錄入或更改。一般由采購(gòu)員負(fù)責(zé)對(duì)所購(gòu)藥品進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入,藥庫(kù)會(huì)計(jì)從所購(gòu)藥品的發(fā)票號(hào)碼、規(guī)格、數(shù)量、供貨單位、物價(jià)部門(mén)核定的藥品批零價(jià)格等方面進(jìn)行審核,審核無(wú)誤后打印出藥品入庫(kù)單,保管員對(duì)藥品質(zhì)量、數(shù)量、有效期進(jìn)行核對(duì)后在入庫(kù)單上簽章,以藥劑科負(fù)責(zé)人復(fù)核簽章后將發(fā)票與入庫(kù)單交財(cái)務(wù)科審核付款。而財(cái)務(wù)科重點(diǎn)審核供貨單位發(fā)票是否規(guī)范,入庫(kù)手續(xù)是否齊全,金額是否準(zhǔn)確,加成率是否符合國(guó)家規(guī)定等。月末,應(yīng)核對(duì)HIS藥房核銷(xiāo)的藥品成本與會(huì)計(jì)核算軟件系統(tǒng)的藥品收入數(shù)是否相符;藥庫(kù)藥品每月入庫(kù)數(shù)額與會(huì)計(jì)核算軟件系統(tǒng)應(yīng)付賬款的相關(guān)金額是否相符等。
5.庫(kù)存物資的內(nèi)部控制。醫(yī)院的庫(kù)存物資種類(lèi)繁多,使用頻率高、周轉(zhuǎn)速度快,應(yīng)從請(qǐng)購(gòu)、審批、采購(gòu)、驗(yàn)收、付款等方面加強(qiáng)內(nèi)部控制,降低醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)成本,提高經(jīng)濟(jì)效益。月末,應(yīng)核對(duì)HIS庫(kù)存物資余額與會(huì)計(jì)核算軟件系統(tǒng)的相關(guān)余額是否相符。
6.固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制?？倓?wù)庫(kù)房、醫(yī)療器械庫(kù)房負(fù)責(zé)醫(yī)院固定資產(chǎn)的數(shù)量與金額管理,財(cái)務(wù)科對(duì)固定資產(chǎn)實(shí)行金額控制。固定資產(chǎn)信息系統(tǒng)中,將固定資產(chǎn)分為土地、房屋及建筑物、通用設(shè)備、專(zhuān)用設(shè)備、交通運(yùn)輸設(shè)備、電氣設(shè)備、電子產(chǎn)品及通訊設(shè)備、儀器儀表及其他設(shè)備、文藝體育設(shè)備、圖書(shū)等10個(gè)類(lèi)別。每購(gòu)入一臺(tái)固定資產(chǎn),就由財(cái)產(chǎn)會(huì)計(jì)將該固定資產(chǎn)卡片,形成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù),其中部分信息自動(dòng)匯總導(dǎo)入固定資產(chǎn)信息基礎(chǔ)表;50萬(wàn)元以上(含50萬(wàn)元)的固定資產(chǎn)由計(jì)算機(jī)自動(dòng)提取形成大型設(shè)備明細(xì)表,以便重點(diǎn)管理,分析其經(jīng)濟(jì)效益等。財(cái)務(wù)科應(yīng)將固定資產(chǎn)信息系統(tǒng)的金額與會(huì)計(jì)核算軟件系統(tǒng)的固定資產(chǎn)明細(xì)科目相核對(duì),做到賬賬、賬卡、賬實(shí)相符。
四、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理
搞好會(huì)計(jì)檔案管理是保證會(huì)計(jì)電算化工作連續(xù)進(jìn)行的保障,是會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)維護(hù)的保證,是保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全與完整的重要環(huán)節(jié),也是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)得以充分利用、充分發(fā)揮會(huì)計(jì)職能的必要前提。應(yīng)設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理環(huán)境,對(duì)打印出的各種憑證、賬簿、報(bào)表、存儲(chǔ)介質(zhì)、系統(tǒng)文檔資料等在一個(gè)會(huì)計(jì)期間完結(jié)后由相關(guān)財(cái)務(wù)人員簽名或蓋章,按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定立卷歸檔保管。
五、加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的審計(jì)監(jiān)督職能
采取科學(xué)的審計(jì)方法對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)進(jìn)行審計(jì),可以大大減少會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)存在的內(nèi)部質(zhì)量控制風(fēng)險(xiǎn)。審計(jì)實(shí)施辦法:(1)事前審計(jì):對(duì)電算化系統(tǒng)的可行性、系統(tǒng)內(nèi)部牽制制度的完善性、系統(tǒng)的合規(guī)合法性進(jìn)行評(píng)價(jià),保證系統(tǒng)合法、正確地運(yùn)行。(2)事中審計(jì):對(duì)電算化系統(tǒng)的實(shí)際運(yùn)行情況詳細(xì)了解,找出運(yùn)行過(guò)程中的薄弱環(huán)節(jié),提出改進(jìn)意見(jiàn),督促醫(yī)院進(jìn)一步完善財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度。(3)事后審計(jì):對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)形成的憑證、賬簿、報(bào)表等資料的真實(shí)性、合法性進(jìn)行評(píng)價(jià),對(duì)在事前、事中審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題的改進(jìn)情況進(jìn)行監(jiān)督,以達(dá)到及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,即時(shí)解決問(wèn)題,進(jìn)一步提高醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的工作質(zhì)量。
隨著醫(yī)療改革的逐漸深入,會(huì)計(jì)電算化在醫(yī)院信息化管理中發(fā)揮的作用越來(lái)越重要,同時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)人員的要求也越來(lái)越高,作為會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)人員,應(yīng)逐步由單一核算型會(huì)計(jì)人員轉(zhuǎn)型為復(fù)合型的會(huì)計(jì)人員,才能搞好會(huì)計(jì)電算化管理工作、發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化管理在醫(yī)院現(xiàn)代化管理中的信息中樞作用。
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3.王儲(chǔ).會(huì)計(jì)電算化與會(huì)計(jì)工作[M].北京:財(cái)會(huì)出版社,2003
(作者單位:山西省榮軍精神康寧醫(yī)院 山西太谷 030800)
