“校園一卡通”工程的實施,它不僅是高校信息化管理的需要,也是使高校財務電算化管理逐漸全面向網(wǎng)絡(luò)化過渡的方式之一,校園一卡通的使用將極大推動高校財務管理工作的信息化進程,是高校財務管理手段的擴展和延伸,如何認識和利用“校園一卡通”成為高校財務工作中面臨的新課題。
一、“校園一卡通”的功能
一卡通系統(tǒng)是基于校園網(wǎng)的、分布式的集學校管理與金融服務于一體、實現(xiàn)校內(nèi)身份認證管理和消費結(jié)算功能相結(jié)合的多功能應用管理系統(tǒng)。學校各部門的應用系統(tǒng)與“校園一卡通”的基礎(chǔ)信息平臺進行銜接,實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和統(tǒng)一的身份認證,完成相關(guān)的管理和服務工作。[1]“校園一卡通”系統(tǒng)功能如下:
(一)消費功能:以卡代幣,在一卡通終端(即消費網(wǎng)點)能夠進行各種消費,如打水、洗澡、就餐、超市購物、上機、醫(yī)療等。
(二)身份識別功能:校園卡表面印有持卡人的姓名、學生或教工編號、部門、相片,卡內(nèi)存有個人信息,可以進行視覺識別和電子識別,取代各種證件 ,進行借書、考勤、體能測試、注冊等。
(三)銀行功能:銀行卡和校園卡有機結(jié)合,通過自助圈存、卡內(nèi)扣收等方式實現(xiàn)銀行部分功能,如轉(zhuǎn)賬、銀行代發(fā)補貼,扣收學費等。
(四)內(nèi)部結(jié)算功能:可實現(xiàn)個人、商戶、財務之間對賬結(jié)算功能。
(五)自助查詢功能:持卡人可通過專門設(shè)置的查詢系統(tǒng)如觸摸屏查詢機、電話、學校網(wǎng)站查詢自己的消費情況、補貼打入及其他信息。
二、一卡通對高校財務管理信息化建設(shè)的作用
(一)實現(xiàn)資源共享,提高工作效率和服務質(zhì)量
高校財務的數(shù)據(jù)來源多,由于信息的傳入都不是專業(yè)的會計人員,部門統(tǒng)計口徑也不一致,使財務資料的統(tǒng)一性、真實性大打折扣。通過實施一卡通工程,對校內(nèi)各部門業(yè)務管理子系統(tǒng)的信息統(tǒng)一管理,省去了各部門信息的重復錄入工作,信息的準確性也有了保證。學費的收取、各種生活補貼的發(fā)放、各種消費都通過一卡通完成后,大大減少了財務人員的工作量,消費者也可隨時查詢自己信息,基于自身利益考慮,如有錯誤會積極到一卡通更正、修改,這就保證了財務資料的統(tǒng)一性、真實性、可靠性。[2]一卡通的應用能夠使會計信息披露更為充分及時,在一定程度上提高了服務質(zhì)量和工作效率,促進了財務管理信息化建設(shè)。
(二)有效規(guī)范收費,加大財務監(jiān)管力度
未實行“校園一卡通”前,各部門原來都是單獨的業(yè)務系統(tǒng),收費也是獨立的,財務無法掌握實際情況,上繳也不及時,還由于各種收費人員參差不齊,很難保證不產(chǎn)生差錯,特別是在收付現(xiàn)金環(huán)節(jié)很容易出現(xiàn)問題。在實行“校園一卡通”后,各種收費都通過一卡通系統(tǒng)收取、劃轉(zhuǎn)、結(jié)算,各個環(huán)節(jié)都置于信息化系統(tǒng)監(jiān)督之下,加強了“收支兩條線管理”。同時因紙幣結(jié)算轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮迂泿沤Y(jié)算,不需要再收付現(xiàn)金,這樣可以有效杜絕小金庫及私吞公款的事情發(fā)生,從事后監(jiān)督變?yōu)槭虑?、事中監(jiān)督,學校對流動資金的監(jiān)管力度加大了。
(三)實現(xiàn)動態(tài)管理,為領(lǐng)導決策提供支持
財務信息化不僅是進行業(yè)務核算,更重要的是進行財務信息管理和決策分析。一卡通使用中對會計信息的收集、處理、加工、披露,突破了傳統(tǒng)意義上會計系統(tǒng)的局限,擴大了財務管理信息化的范圍,有效促進財務信息化管理,提高了財務信息公開性、真實性、及時性,提高財務服務水平。
由于每位學生和職工在一卡通系統(tǒng)內(nèi)都有自己的賬號,校內(nèi)有償服務的部門在一卡通中心也都設(shè)立了資金結(jié)算賬戶,學校財務部門可以時時掌握一卡通系統(tǒng)的資金流動情況,不僅有利于統(tǒng)一調(diào)度資金,還可以通過各種數(shù)據(jù)分析,從中發(fā)現(xiàn)存在的問題,對于領(lǐng)導全局掌握學校資金情況,做出決策有很大幫助。如勤工助學部門可通過就餐數(shù)據(jù)了解學生的生活狀況和貧困程度,使每個真正貧困的學生得到幫助;財務部門可以根據(jù)收費和消費情況安排部門預算等等。
三、校園一卡通在應用中要解決的問題
(一)整體規(guī)劃,全面協(xié)調(diào)問題
有些院校把一卡通看作是原餐卡的功能擴展,未給予足夠重視,沒有整體規(guī)劃,沒有調(diào)查研究。各部門都是從自己的需求出發(fā),自己購買軟件與一卡通對接,沒有相關(guān)部門的參與,隨意性較大,加之沒有明確部門職責,造成一卡通運行不順暢,經(jīng)常發(fā)生出現(xiàn)問題互相推諉的情況,這不僅影響了師生用卡,而且財務數(shù)據(jù)的準確性、及時性也不能保證。
各校無論是財務部門還是學生處、教務處、圖書館、后勤部門原有的管理系統(tǒng)都是基于本部門管理需要而開發(fā),具有各自的格式特點,與一卡通連接要對子系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)整合,統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式,這就涉及協(xié)調(diào)校內(nèi)相關(guān)部門的問題。當然對外與銀行的協(xié)調(diào)問題也不容忽視,銀行和學校的出發(fā)點不同,銀行的程序化管理與學校要求機動的管理有所沖突,運行中不免出現(xiàn)較多問題,如何協(xié)調(diào)是學校領(lǐng)導及財務相關(guān)負責人要重視的問題[3]。
(二)功能擴展問題
目前,我校和許多高校一樣,實現(xiàn)了一卡通一些消費和識別功能,其它擴展功能未得到開發(fā),特別是銀行功能沒有實現(xiàn),造成運行過程中,大量現(xiàn)金流動,一卡通人員忙于充值制卡,而無睱在財務管理和協(xié)調(diào)各商戶更好解決運行過程出現(xiàn)的問題上下功夫。一卡通的后續(xù)功能,因部門職責不清,沒有部門進行積極推動,很多功能沒有實現(xiàn),沒有充分發(fā)揮一卡通的優(yōu)越性,更好為師生服務。
(三)一卡通的安全穩(wěn)定問題
“校園一卡通”的建設(shè)過程中,由于設(shè)計、財力、系統(tǒng)管理、電算化軟件等方面的因素,大規(guī)模的系統(tǒng)、分布式應用和廣泛的網(wǎng)絡(luò)接點,對一卡通安全穩(wěn)定性提出很大挑戰(zhàn),如服務器、網(wǎng)絡(luò)通信線路的配置,軟硬件故障的排除能力,計算機病毒的防治、黑客攻擊、數(shù)據(jù)存儲,對保證校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)隨大容量數(shù)據(jù)的傳輸都非常關(guān)鍵[4]。
一卡通工作涉及財務技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),現(xiàn)實工作中往往是財務人員不懂信息技術(shù),或者是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員不懂財務,后勤商戶終端操作人員素質(zhì)較低,管理和操作人員又分屬不同部門,如果沒分清部門職責,沒有按規(guī)定設(shè)定權(quán)限,沒有嚴格的規(guī)章制度和規(guī)范的手續(xù),很容易造成運行過程中網(wǎng)絡(luò)運行不穩(wěn)定、消費流水重復上傳、消費記錄丟失等數(shù)據(jù)安全和網(wǎng)絡(luò)安全問題,一卡通安全穩(wěn)定運行很難保證。
(四)一卡通資金清算問題
“校園一卡通”系統(tǒng)內(nèi)涉及的結(jié)算數(shù)據(jù),有一些是通過人工操作形成的,有些是系統(tǒng)自動生成的,一卡通生成的數(shù)據(jù)和財務核算系統(tǒng)內(nèi)的會計科目沒有對應關(guān)系,如何將二者數(shù)據(jù)有效統(tǒng)一并準確結(jié)算,不僅是財務人員關(guān)心的問題,也是商戶關(guān)心的問題。
大多數(shù)學校往往對人工操作的數(shù)據(jù)進行核對和入賬,但對需要進行內(nèi)部賬務調(diào)整和系統(tǒng)處理數(shù)據(jù)未加重視,特別是由于系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)不通或終端出現(xiàn)故障造成的數(shù)據(jù)傳輸錯誤未做處理,容易形成漏洞和入賬不及時。使財務數(shù)據(jù)的準確性、及時性無法保證,也影響領(lǐng)導做出正確決策。
(五)一卡通財務報表的設(shè)計問題
一卡通綜合業(yè)務軟件主要由網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員開發(fā)的,開發(fā)時可能對財務報表的數(shù)據(jù)和格式都未做太多研究和考慮,通用版的軟件報表多不能滿足高校財務管理的需要,如果引進一卡通時沒有考慮到這一點,使用時可能會感覺很不方便,如后續(xù)修改要涉及一些費用問題。
(六)管理模式問題
從現(xiàn)有高校情況看,一卡通管理中心大部分歸網(wǎng)絡(luò)技術(shù)部門或計財處管理,還有少部分歸后勤管理,不同的部門歸屬配備的人員和崗位設(shè)置也不同。如何管理、如何配備具體歸屬并無定論,但如何結(jié)合本院具體情況,更好劃清部門職責,崗位職責,有效的配合做好一卡通工作,都是值得研究和考慮的問題。
四、完善一卡通在財務管理中應用的對策
(一)領(lǐng)導重視,整體規(guī)劃,分布實施,逐步完善
“校園一卡通”是一項復雜的系統(tǒng)工程,需進行統(tǒng)一領(lǐng)導、全面論證、整體規(guī)劃和周密設(shè)計。首先要通過市場調(diào)研,根據(jù)各部門提供需求和現(xiàn)有子系統(tǒng)的情況做好整體規(guī)劃。同時根據(jù)需求程度和經(jīng)費情況等,先實現(xiàn)一些急需的功能,運行穩(wěn)定后,再陸續(xù)實現(xiàn)其他功能,這樣會更好的發(fā)揮一卡通的作用。根據(jù)我校的經(jīng)驗,要先實現(xiàn)銀行功能,實現(xiàn)校內(nèi)各部門、校外銀行的聯(lián)網(wǎng)運行,才能事半功倍,收到良好的效果。這不僅需要各部門負責人對一卡通的有足夠的認識,還需要學校領(lǐng)導高度重視,對相關(guān)部門進行內(nèi)部協(xié)調(diào)、分清職責、按整體規(guī)劃穩(wěn)步推進。只有將一卡通的功能豐富起來,使全校數(shù)據(jù)具有統(tǒng)一性和規(guī)范性,才有充分發(fā)揮其財務信息化手段的管理優(yōu)勢,并在運行過程中不斷總結(jié)經(jīng)驗,逐步完善。
(二)加強內(nèi)部控制,提高人員素質(zhì) 人員分工要職責明確,權(quán)限設(shè)定要合理,在崗位設(shè)置上要根據(jù)“不相容崗職務分離”原則,系統(tǒng)管理員和信息管理員不能兼充值、結(jié)算,制卡人員不能負責材料的管理,充值人員可充值、結(jié)算、收卡費等。要建立相應的規(guī)章制度,設(shè)計一套適合自己學校一卡通管理的單據(jù),嚴格按手續(xù)和流程進行,加強內(nèi)部控制,堵住漏洞,保證資金安全。
主管部門、充值點、卡中心和各終端的具體操作人員、網(wǎng)絡(luò)維護部門共同負責一卡通的日常運行和管理,工作人員素質(zhì)和水平的高低明顯影響著一卡通是否高效、正常運行。一卡通作為一種信息化管理工具,要求工作人員要提高適應信息化、網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境的工作能力,在知識結(jié)構(gòu)和管理水平方面都提出了新要求。在人員配備上管理人員要選擇有責任心、財務和計算機網(wǎng)絡(luò)水平較好的人員,并要實行定期輪換制,同時加強財會人員和終端操作人員技能培訓,加強其職業(yè)道德和相關(guān)法律知識的教育,使他們適應網(wǎng)絡(luò)化條件下財務工作的新要求,使安全管理落到實處。
(三)保證信息和網(wǎng)絡(luò)安全
為保證一卡通系統(tǒng)的安全穩(wěn)定,除了在網(wǎng)絡(luò)設(shè)計、軟件設(shè)計等方面選擇安全可行的軟件外,還要采用殺毒軟件和防火墻技術(shù),防止電腦病毒的攻擊;嚴格服務器專人管理,不得安裝外來程序,使用外來優(yōu)盤、硬盤等;不間斷備份數(shù)據(jù),最好是雙機備份;采用訪問控制技術(shù),控制外人對本系統(tǒng)訪問。另外,為保證系統(tǒng)出現(xiàn)問題時能得到及時維護,在選擇廠家時,不僅要看性價比,還要看售后服務,有些技術(shù)廠家是不會公開的,出現(xiàn)問題還離不開廠家的維護。
在資金安全方面,無論是外部與銀行的往來結(jié)算,還是高校內(nèi)部各部門的往來結(jié)算,每天的數(shù)據(jù)都要及時入賬、定期核對,以保證財務信息的準確及時。這不僅包括當天收取的現(xiàn)金、圈存轉(zhuǎn)存資金,還包括由于網(wǎng)絡(luò)等原因造成的圈存錯賬和商戶清算錯賬等,必要時要不定期請審計部門來審計。
(四)選擇合適的資金清算模式和報表格式
高校資金清算主要包括對各種費用的收繳及各類款項的發(fā)放、對校內(nèi)各種日常消費進行清算統(tǒng)計和資金劃撥兩個方面,主要有與銀行外部往來清算和與學校各部門的內(nèi)部往來清算兩種模式,第一種主要是由銀行來進行各種清算,第二種是由一卡通中心或結(jié)算中心清算[5]。第二種模式雖然工作量較大,但能夠掌握資金管理的主動權(quán),更有利于發(fā)揮資金效益,加強財務管理。所以采用第二種模式更有利于目標實現(xiàn)。
在引進一卡通時,財務部門要根據(jù)自己的需求,對財務報表格式有一定的要求,要求廠家按自己的需求進行個性化設(shè)計,這樣才不會使用后被動。
(五)管理模式
“校園一卡通”系統(tǒng)由數(shù)據(jù)中心,管理中心和應用系統(tǒng)三大部分組成。我院數(shù)據(jù)中心設(shè)置在網(wǎng)絡(luò)中心,三校區(qū)設(shè)置一個管理中心、兩個充值點,應用系統(tǒng)分布在校區(qū)的各應用點。
07年11月,由新中新集團和同濟大學組織的校園卡可持續(xù)發(fā)展研討會,共有35所高校參加,從統(tǒng)計分析的情況看,57%的高校將一卡通管理中心歸屬于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)中心,31%的學校歸屬于財務處,12%歸屬后勤、校辦等部門。采取何種管理模式,要根據(jù)各種因素考慮適合自己學校,有利于目標的實現(xiàn)的才是最好的。我校“一卡通系統(tǒng)”的主要目的是加強學校財務監(jiān)管,所以主要由計財處統(tǒng)一領(lǐng)導,由一卡通中心負責具體日常業(yè)務,由網(wǎng)絡(luò)中心提供技術(shù)支持,由食堂自己派人充值、各應用商戶自己管理終端系統(tǒng)的管理模式。
五、結(jié)論及建議
一卡通有廣闊的應用前景,是高校發(fā)展的必然趨勢。高校引進一卡通前要做好前期調(diào)研,要從工作全局考慮,根據(jù)本校的資金投入和現(xiàn)有各應用子系統(tǒng)的現(xiàn)狀做好整體規(guī)劃,充分利用現(xiàn)有資源,協(xié)調(diào)好相關(guān)部門,分步實施。在人員配備、崗位設(shè)置和管理模式上都要根據(jù)自己本校情況周密考慮、合理安排,明確崗位職責,分清責任。為確保系統(tǒng)正常運行和數(shù)據(jù)安全,要加強內(nèi)部控制,在軟硬件選擇上要確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定,充分發(fā)揮一卡通在財務管理中的優(yōu)勢。同時要求我們要不斷學習兄弟院校經(jīng)驗,加強技能培訓,解決在工作中出現(xiàn)的問題,總結(jié)經(jīng)驗,根據(jù)自己的實際情況制定出適合本校的管理辦法,使一卡通管理更加規(guī)范科學,積極發(fā)揮其財務監(jiān)督職能,不斷提高財務管理水平。
參考文獻
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[5]羅芳。校園一卡通的資金清算和分析。武漢:財會月刊,2008:61
