如何加強高校后勤實體財務(wù)管理,管好用好資金,實施全面預(yù)算管理是一種有效的管理手段。
一、實施全面預(yù)算管理的作用
全面預(yù)算管理是企事業(yè)單位的決策目標及其資源配置以預(yù)算的方式加以量化,并使之得以實現(xiàn)的單位內(nèi)部管理活動或過程的總稱。全面預(yù)算管理誕生于20世紀20年代的美國,是從最初計劃、協(xié)調(diào)生產(chǎn)發(fā)展而成為現(xiàn)在兼具控制、激勵、評價等功能的一種綜合貫徹企業(yè)戰(zhàn)略方針的經(jīng)營機制。
高校后勤財務(wù)全面預(yù)算反映的是高校后勤實體未來某一特定期間的經(jīng)營收支活動的財務(wù)計劃,它是以實現(xiàn)高校后勤實體的發(fā)展目標和戰(zhàn)略計劃為目的和起點,并據(jù)此決定高校后勤實體應(yīng)該采取的行動和措施,從而明確為達到這些目標,從事這些活動需要什么資源和多少資源。全面預(yù)算管理的過程就是高校后勤實體戰(zhàn)略目標分解、實施、控制和實現(xiàn)的過程。
全面預(yù)算管理作為一種管理機制,通過預(yù)算目標的分解與編制、匯總和審核、執(zhí)行與調(diào)整、評價與考核,將對高校后勤實體起到規(guī)劃發(fā)展、協(xié)調(diào)行動、溝通認識、控制經(jīng)營與激勵業(yè)績等方面的作用。
(一)可以促進高校后勤實體發(fā)展規(guī)劃的制訂和發(fā)展目標的實現(xiàn)
全面預(yù)算管理對高校后勤實體自身管理要求很高,要真正做到全面預(yù)算管理,高校后勤實體先要做好中長期發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃,并做好每年的工作計劃,在這基礎(chǔ)上才可以編制與自身發(fā)展規(guī)劃和工作計劃相適應(yīng)的綜合財務(wù)預(yù)算,確保各項投入符合自身發(fā)展要求。所以,實施全面預(yù)算管理可以促進高校后勤實體重視發(fā)展規(guī)劃的研究制訂和企業(yè)發(fā)展目標的實現(xiàn)。
(二)可以有效整合后勤實體的財務(wù)資源,形成管理合力。全面預(yù)算是后勤實體及所屬各部門根據(jù)本單位的工作計劃和工作任務(wù)制定的相應(yīng)的經(jīng)費預(yù)算。通過預(yù)算可以知道各部門的經(jīng)費使用方法和工作安排,可以對各部門重復(fù)的預(yù)算安排進行調(diào)整,避免各自為政、重復(fù)投資,造成資源浪費,以達到后勤實體資產(chǎn)等經(jīng)濟資源的有效整合,提高效益。
(三)有利于信息溝通。全面預(yù)算管理過程是后勤實體各部門的信息互相傳遞的過程,是一種涉及高校后勤實體內(nèi)部責、權(quán)、利關(guān)系的制度安排。它不只是某一個部門的事,需要上下配合,全員參與,有利于部門間的信息溝通。
(四)有利于后勤實體控制經(jīng)營和績效評價。全面預(yù)算管理,高校后勤實體所屬各部門都是一個預(yù)算責任中心,各自有其設(shè)定的預(yù)算目標,后勤財務(wù)部門通過對預(yù)算責任中心每日業(yè)務(wù)的記錄、計算和數(shù)據(jù)的累計,實現(xiàn)實際數(shù)據(jù)與預(yù)算數(shù)的對比,提供實際偏離預(yù)算的差異分析,從而督促各責任中心采取有效措施,進一步挖掘內(nèi)部潛力,擴大成績,糾正錯誤,保證目標的完成,進而為全面評價和考核各責任中心的工作業(yè)績奠定基礎(chǔ)。
二、全面預(yù)算管理在高校后勤財務(wù)管理中的應(yīng)用
(一)預(yù)算工作組織
實施全面預(yù)算管理,首先要在組織結(jié)構(gòu)上予以保障,必須建立多層次、職責明確的預(yù)算組織結(jié)構(gòu),結(jié)合高校后勤實體的管理體制,可建立“股東會董事會預(yù)算委員會預(yù)算管理部預(yù)算責任中心”五級組織。高校后勤實體大部分實行董事會領(lǐng)導(dǎo)下的總經(jīng)理負責制。股東會是后勤實體的權(quán)力機構(gòu),負責審議批準后勤實體財務(wù)預(yù)決算。董事會負責制訂后勤實體的年度財務(wù)預(yù)算方案、決算方案,遞交股東會審議批準,對股東會負責。后勤實體設(shè)立預(yù)算委員會,總經(jīng)理任預(yù)算委員會主任,統(tǒng)一組織、管理、協(xié)調(diào)后勤實體的全面預(yù)算工作,根據(jù)董事會要求,負責制訂后勤實體年度財務(wù)預(yù)算草案,遞交董事會審議。為保證全面預(yù)算管理工作順利實施,在預(yù)算委員會下設(shè)預(yù)算管理部,具體負責組織預(yù)算的編制、審查、匯總、上報、下達報告等具體工作,跟蹤監(jiān)督預(yù)算的執(zhí)行情況;分析預(yù)算與實際執(zhí)行的差異及原因,提出改進管理的措施和建議。后勤實體下屬各部門作為預(yù)算責任中心,在預(yù)算委員會的領(lǐng)導(dǎo)下,負責各相關(guān)預(yù)算的編制和執(zhí)行,并設(shè)立預(yù)算管理員,組織、管理、協(xié)調(diào)本部門或單位的全面預(yù)算工作。
(二)預(yù)算編制程序
要實施全面預(yù)算管理,首先要確定預(yù)算的目標,確定預(yù)算目標能將后勤實體的努力方向具體化、數(shù)量化從而變成各部門、各層次員工的行動準則。預(yù)算目標要以學(xué)校對后勤服務(wù)的要求和后勤實體自身發(fā)展目標等為依據(jù),來進行科學(xué)的預(yù)測和定位。在每年的第四個季度開始,高校后勤實體應(yīng)召開預(yù)算委員會會議,根據(jù)預(yù)算目標明確下一年度各部門的預(yù)算編制要求,并根據(jù)高校后勤實體業(yè)務(wù)特點,確定利潤中心和費用中心。各利潤中心負責預(yù)算年度主營業(yè)務(wù)收入及與主營業(yè)務(wù)相關(guān)的附加收入預(yù)測和前景分析,并編制相應(yīng)收入及成本預(yù)算;各費用中心根據(jù)預(yù)算年度承擔的管理與服務(wù)工作,負責所需的費用預(yù)測,并編制相應(yīng)的費用預(yù)算。各預(yù)算責任中心根據(jù)規(guī)定或認可的方法各自編制預(yù)算年度的基礎(chǔ)數(shù)據(jù),形成部門預(yù)算草案報預(yù)算管理部;預(yù)算管理部匯總、整理、分類基礎(chǔ)數(shù)據(jù),編制后勤實體預(yù)算年度經(jīng)營活動分析報告;預(yù)算委員會根據(jù)分析報告確定預(yù)算年度基本目標并相應(yīng)平衡,修改各部門的預(yù)算草案返回各預(yù)算責任中心;各預(yù)算責任中心根據(jù)預(yù)算委員會意見,調(diào)整部門預(yù)算草案再次報預(yù)算管理部;預(yù)算管理部匯總編制預(yù)算指導(dǎo)意見稿,供預(yù)算委員會討論后,報董事會審議,經(jīng)股東會批準后成為正式預(yù)算,下發(fā)各預(yù)算責任中心執(zhí)行。
(三)預(yù)算執(zhí)行和控制
預(yù)算責任中心必須嚴格遵守已批準的財務(wù)預(yù)算,在預(yù)算年度內(nèi)的經(jīng)濟活動必須在批準的預(yù)算范圍內(nèi)按預(yù)算執(zhí)行程序進行,以確保預(yù)算總目標與各預(yù)算責任中心預(yù)算分目標之間的協(xié)調(diào)一致。各預(yù)算責任中心應(yīng)根據(jù)下達的年度預(yù)算,按季度和月份制定詳細可行的分解計劃,并落實到具體項目和責任人,要及時組織各項收入,從嚴控制各項支出。對發(fā)生的各項成本費用,屬于已批準的預(yù)算內(nèi)的經(jīng)濟事項,應(yīng)按以下程序進行:1、經(jīng)辦人員就某一經(jīng)濟事項向預(yù)算管理人員提出申請;2、預(yù)算管理人員對照預(yù)算與待批經(jīng)濟事項進行對照,記錄并審核該經(jīng)濟事項,出具審核意見報預(yù)算責任中心負責人;3、預(yù)算責任中心負責人根據(jù)預(yù)算管理人員的審核意見批準該預(yù)算內(nèi)經(jīng)濟事項;4、經(jīng)辦人員辦理該經(jīng)濟業(yè)務(wù)并實施過程記錄。如發(fā)生或有申請非預(yù)算內(nèi)經(jīng)濟事項,按活動或事件的原因分別歸屬于預(yù)算調(diào)整程序與否定該經(jīng)濟事項。各預(yù)算責任中心在日常經(jīng)濟活動中應(yīng)當嚴格執(zhí)行各自的預(yù)算指標,每月對實際發(fā)生情況與預(yù)算指標進行比較分析,并積累基礎(chǔ)資料,如在預(yù)算執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)與既定的預(yù)算目標有重大差異,應(yīng)及時向預(yù)算委員會匯報,如發(fā)生預(yù)算節(jié)余,不得違反經(jīng)濟活動的常規(guī)性用盡預(yù)算,避免消耗性資源浪費。預(yù)算管理部對預(yù)算編制和預(yù)算實施和執(zhí)行情況進行監(jiān)督和分析,并就預(yù)算管理中存在的問題要及時向預(yù)算委員會報告。
(四)預(yù)算調(diào)整和考核
年度預(yù)算總目標一般不應(yīng)作調(diào)整,但如果說后勤實體面臨的經(jīng)營環(huán)境發(fā)生了重大變化,預(yù)計經(jīng)營結(jié)果與預(yù)算總目標差異超過5%,應(yīng)當調(diào)整預(yù)算總目標。預(yù)算調(diào)整可分預(yù)算偏差糾正和預(yù)算總目標調(diào)整。預(yù)算偏差糾正是指預(yù)算實際執(zhí)行結(jié)果與預(yù)算總目標差異在5%之內(nèi)需進行的預(yù)算目標調(diào)整,反之則屬于預(yù)算總目標的調(diào)整。預(yù)算偏差糾正可由預(yù)算委員會具體實施,預(yù)算總目標的調(diào)整由董事會、股東會批準后執(zhí)行。
應(yīng)建立后勤實體二級預(yù)算考核制度。董事會負責對后勤實體預(yù)算編制質(zhì)量、預(yù)算執(zhí)行情況總體情況的考核。后勤實體負責對所屬各預(yù)算責任中心的預(yù)算考評,以全面預(yù)算的各項指標為依據(jù),通過財務(wù)管理信息化系統(tǒng)的記錄及反饋,對各責任中心實際完成情況與預(yù)算目標的差異進行考核評價與獎懲,其目的是為了促進各預(yù)算責任中心能積極主動地圍繞預(yù)算目標開展工作,最終形成“自主管理、自我約束、自我激勵”的管理體制。
總之,全面預(yù)算管理是高校后勤實體財務(wù)管理的有效手段之一,可以幫助管理者進行計劃、協(xié)調(diào)、控制和業(yè)績評價,是一種現(xiàn)代的組織行為觀。當然,預(yù)算編制、執(zhí)行和控制過程都是人的行為過程,是不同利益相關(guān)者之間的博弈,重視人的行為因素對預(yù)算編制與控制的影響,是預(yù)算成功與否的關(guān)鍵所在,合理有效地運行全面預(yù)算管理體系是高校后勤實體發(fā)展的戰(zhàn)略目標得以實現(xiàn)的重要保障。
