高校會計檔案既是學(xué)校在教學(xué)、科研、行政管理、后勤服務(wù)中經(jīng)濟活動的歷史紀錄,又是高校檔案的重要組成部分,是一種重要的經(jīng)濟信息資源,高校的會計檔案是否真實、齊全、準確、完整,將直接影響到高校會計檔案管理的質(zhì)量以及高等教育事業(yè)的健康發(fā)展。
一、會計資料收集要完整、及時
收集會計資料要以會計業(yè)務(wù)為主線,凡具有保管價值的所有會計事項記錄、核算資料、財務(wù)管理類的資料,都應(yīng)及時收集,不得缺少和遺漏,如發(fā)現(xiàn)缺少的資料,應(yīng)立即向有關(guān)當事人追回或采取必要的補救措施,以確保會計檔案材料的完整性。依據(jù)《會計檔案管理辦法》,會計檔案資料主要包括:
1.會計憑證類:包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對賬單及余額調(diào)節(jié)表等。2.會計帳簿類:包括總帳、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計帳簿等。3.財務(wù)報告類:月度、季度、年度財務(wù)報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明、其他財務(wù)報告等。4.其他類:包括財務(wù)會計制度、經(jīng)濟合同、內(nèi)部和外部審計資料、經(jīng)濟分析與總結(jié)、資產(chǎn)評估、驗資報告、會計移交清冊、會計檔案保管、銷毀清冊等資料。5.實行會計電算化的一切數(shù)據(jù)資料、程序資料,以及采用膠片、磁、光等介質(zhì)保存的資料。財務(wù)管理信息系統(tǒng)的檔案應(yīng)包括:(1)每年一次的數(shù)據(jù)庫備份;(2)財務(wù)軟件升級前的數(shù)據(jù)庫備份;(3)打印輸出的經(jīng)過蓋章簽字的會計資料;(4)所有版本的系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫和相關(guān)軟件;(5)軟件的開發(fā)文檔、源程序;(6)其他應(yīng)存檔的資料或數(shù)據(jù)。
二、會計檔案的整理和歸檔要科學(xué)
對會計檔案材料的整理和歸檔要按照會計檔案的規(guī)范要求,制定科學(xué)規(guī)范的分類編號方法和歸檔時限,建立會計檔案保管清單、移交清單、借閱登記單,做到會計檔案內(nèi)容的準確性、及時性,以及歸檔手續(xù)的完備性、有效性,并按會計檔案分類編號規(guī)則整理帳、表、憑證和其他會計資料的擺放位置,提高查閱速度。
(一)月末會計人員將會計憑證整理,按順序排列,連同所屬會計憑證,按統(tǒng)一要求裝訂成冊。
(二)會計年度終了后,由財會部門按照歸檔要求將裝訂成冊的會計檔案整理立卷,按會計檔案材料的關(guān)聯(lián)性,分門別類地組成幾個類型的案卷,將各卷順序編號。按全年順序統(tǒng)一編號,按月裝入檔案盒,歸檔時保管的會計憑證日期、編號、立卷人等項目要填齊。
(三)會計檔案按年立卷。訂本賬簿歸檔時貼上統(tǒng)一格式的標簽,要逐項填寫清楚,蓋章齊全;活頁帳要加封面,賬簿使用登記表及備考表要逐項填齊;有關(guān)輔助帳、登記本也應(yīng)該按規(guī)定整理裝訂、編制清單,統(tǒng)一歸檔。
(四)會計報表、其他資料分類按年裝訂,統(tǒng)一編號,編寫目錄,月報、年報分開組卷,用統(tǒng)一的檔案盒歸檔保管。涉及外事的會計資料、會計移交清冊、會計檔案保管、銷毀清冊應(yīng)分類按年單獨裝訂,加封面,統(tǒng)一編號,編寫目錄,歸類保管。
(五)基本建設(shè)項目的會計檔案,可在基建項目竣工驗收、交付使用及清理完往來款項與其他未了事項之后進行立卷歸檔。
(六)實行會計電算化的數(shù)據(jù)庫的備份要永久保留。以膠片、磁、光等介質(zhì)保存的數(shù)據(jù)的檔案按照有關(guān)規(guī)定保存在溫濕度適宜、陽光不直射,并且不能被損壞的場所。以磁介質(zhì)存儲的數(shù)據(jù)應(yīng)定期更換新的介質(zhì),進行再拷貝。
三、會計檔案的鑒定銷毀要嚴密
學(xué)校會計檔案的鑒定銷毀,要根據(jù)學(xué)校財務(wù)會計工作中的實際特點,按照一定的原則標準和方法,來判定會計檔案的價值并確定其保管期限。如具有考證或長遠利用價值,或反映會計核算、年度決算及學(xué)校教職工的工資名冊等內(nèi)容的依據(jù)性材料以及未結(jié)清的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證和未完工的工程檔案在債務(wù)結(jié)清和工程完工之前,我們都應(yīng)劃分為永久保管;其余屬于定期保管,分為三年、五年、十年、二十五年。超過保管期限檔案,由學(xué)校檔案部門提出銷毀意見,會同學(xué)校財務(wù)會計機構(gòu),嚴格審查,編制會計檔案銷毀清冊,經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)簽審后,方可進行銷毀。在銷毀時,除檔案部門和財務(wù)部門外,還要有審計部門人員參加監(jiān)督,從而保證會計檔案銷毀制度的嚴肅性。 四、會計檔案的歸檔保管要專職專人
學(xué)校會計檔案管理,在明確會計業(yè)務(wù)各崗位檔案處理要求的基礎(chǔ)上,指定專門會計人員負責(zé)全面財務(wù)檔案管理,并保持相對穩(wěn)定,負責(zé)會計檔案資料的收集、裝訂、保管、存儲、分類編目和銷毀,提供會計檔案的借閱和提出有關(guān)會計檔案管理的建議。因此,會計檔案管理人員必須由具有系統(tǒng)財務(wù)專業(yè)知識、經(jīng)驗和檔案管理相關(guān)知識、經(jīng)驗的會計人員擔(dān)任,切不可隨意更換。要做好學(xué)校會計檔案管理工作,就必須建立規(guī)范化的會計檔案室,由分工負責(zé)的會計人員管理,從日常會計資料的收據(jù)、發(fā)票到憑證、賬簿、報表、會計文件、制度,都要做好明確分類,編寫存檔目錄和分類卡片,登記會計檔案的收和出,詳細記錄,完善管理。
五、會計檔案管理要技術(shù)化、正規(guī)化
要使高校會計檔案管理正規(guī)化,首先,應(yīng)該形成主管領(lǐng)導(dǎo)財務(wù)處長各科室科長專管人員為一體的正規(guī)化體制,重視會計檔案管理,不斷改進管理方法,如迅速培養(yǎng)專業(yè)會計檔案管理人員,提高管理水平;同時,在檔案存載媒體上,除外來原始憑證需紙化歸檔外,應(yīng)利用現(xiàn)代計算機和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù),實現(xiàn)財務(wù)資料院內(nèi)范圍聯(lián)網(wǎng),比如,學(xué)員交費收據(jù)資料全部存儲在學(xué)院電腦信息中心服務(wù)器,收據(jù)生成開始,收據(jù)資料就自動歸檔存入財務(wù)檔案管理系統(tǒng)的相應(yīng)空間位置。對于財務(wù)文件,上級主管部門下發(fā)到院財務(wù)科,就要同時進入財務(wù)管理系統(tǒng)。在計算機辦公自動化、無紙化技術(shù)安全支持的情況下,既保證了會計檔案資料的及時、準確、完整,又提高了會計檔案管理的工作效益,更為及時查找保管期內(nèi)任何資料提供了極大的方便。
總之,會計檔案是高校檔案的一個重要組成部分,無論從其數(shù)量、內(nèi)容,還是保密程度來說都具有重要性。會計檔案管理的好壞,也反映了一個學(xué)校財務(wù)管理水平的高低,因此必須經(jīng)常學(xué)習(xí)檔案法律、法規(guī),增強整理和管理會計檔案的法制意識,定期學(xué)習(xí)會計檔案整理和管理的業(yè)務(wù)知識,規(guī)范管理會計檔案,不斷改善保管條件,確保會計檔案的安全、完整,及時完善規(guī)章制度,依法處置會計檔案,為單位財務(wù)工作、審計工作和制定經(jīng)濟決策提供檔案利用服務(wù)。
