近年來,中國(guó)石化積極開展《內(nèi)部控制手冊(cè)》管理應(yīng)用和ERP管理系統(tǒng)等工作,有效地加強(qiáng)了企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的規(guī)范管理和監(jiān)督,減少了效益流失。但有些企業(yè)在具體的執(zhí)行過程中,也暴露出一些問題,本文結(jié)合企業(yè)中普遍存在的問題,談幾點(diǎn)粗淺的看法,旨在拋磚引玉,希望大家一起進(jìn)行探討。
一、造成效益流失的原因及形式
企業(yè)效益流失的原因,在不同的企業(yè)、不同行業(yè)表現(xiàn)不盡相同,但歸納起來主要有以下幾個(gè)方面:
一是規(guī)章制度執(zhí)行不力,導(dǎo)致效益流失。從原來的全面預(yù)算管理、到現(xiàn)在的ERP系統(tǒng)平臺(tái)、內(nèi)控制度實(shí)施,應(yīng)該說在管理制度的建立、完善上,企業(yè)已經(jīng)進(jìn)行了卓有成效的工作。但在我們對(duì)各單位進(jìn)行內(nèi)控檢查中發(fā)現(xiàn),部分單位執(zhí)行國(guó)家法律法規(guī)和股份公司各項(xiàng)規(guī)章制度并不嚴(yán)格,如:個(gè)別單位在修理費(fèi)管理上不按規(guī)定程序進(jìn)行修理費(fèi)合同立項(xiàng)審批,簽訂的修理費(fèi)合同中沒有扣取質(zhì)量保證金條款,對(duì)修理費(fèi)沒有按照內(nèi)部會(huì)計(jì)制度明確劃分資本性支出和收益性支出;有的雖然履行了相關(guān)手續(xù),但合同簽訂時(shí)間早于立項(xiàng)審批完成時(shí)間,手續(xù)只是一種形式,沒有起到控制作用。
二是經(jīng)營(yíng)管理不規(guī)范,造成效益流失。部分單位未按照規(guī)定的經(jīng)營(yíng)規(guī)范開展工作,私設(shè)“小金庫”賬外賬、亂拆借、亂擔(dān)保、違規(guī)經(jīng)營(yíng)等問題時(shí)有發(fā)生;有的單位擅自組織職工集資入股,組建與母體企業(yè)有密切關(guān)系的多種經(jīng)營(yíng)實(shí)體,并向這些單位大量讓利,造成母體企業(yè)效益流失;個(gè)別單位存在多級(jí)法人和多級(jí)管理現(xiàn)象,體制機(jī)制不完善,經(jīng)營(yíng)管理散亂,造成決策失誤、經(jīng)濟(jì)責(zé)任不落實(shí)、資產(chǎn)效益流失。
三是缺乏有效的監(jiān)管手段,導(dǎo)致效益流失。企業(yè)控制活動(dòng)中很大的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)就是監(jiān)管約束機(jī)制不夠健全、有效,往往計(jì)劃是好的,但由于沒有人去檢查、去考核或者說沒有認(rèn)真地去檢查、去考核,而只是搞形式、走過場(chǎng),不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)、制止、糾正引起效益流失的行為。同時(shí),由于責(zé)任追究不力,加之處罰的法規(guī)依據(jù)甚少,致使部分造成企業(yè)效益流失的事件大事化小、小事化了。
四是忽視風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估,導(dǎo)致潛虧現(xiàn)象的發(fā)生。內(nèi)部控制制度的建立,除規(guī)范企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)外,更重要的一點(diǎn)是其引進(jìn)了“風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估”的概念。它要求企業(yè)在開展任何一項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)時(shí),都要進(jìn)行必要的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估,進(jìn)而提高決策的科學(xué)性。但在實(shí)際執(zhí)行過程中,有的單位在投資前未進(jìn)行足夠的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)測(cè),投資多出于短期目的,立項(xiàng)基于當(dāng)時(shí)的需要。隨著市場(chǎng)變化,制約企業(yè)持續(xù)發(fā)展的矛盾和問題越來越突出,造成企業(yè)潛虧的事例比比皆是。有的單位“重產(chǎn)出、輕投入”,往往為了達(dá)到某個(gè)經(jīng)營(yíng)指標(biāo)或完成某項(xiàng)生產(chǎn)任務(wù),不惜加大投入,而沒有進(jìn)行事前的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)分析,極易出現(xiàn)“大投入、小產(chǎn)出”,投入與產(chǎn)出不匹配的現(xiàn)象,造成企業(yè)潛虧嚴(yán)重,經(jīng)濟(jì)效益流失。
問題產(chǎn)生的原因雖然是多方面的,但內(nèi)部監(jiān)管不到位、對(duì)內(nèi)部控制和內(nèi)部審計(jì)的重視不足是不容忽視的重要因素。
二、減少效益流失的途徑及對(duì)策
1.加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè),控制效益流失。在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的情況下,企業(yè)一般來說面臨著兩個(gè)基本問題:一是如何適應(yīng)外部環(huán)境的變化;二是如何協(xié)調(diào)內(nèi)部資源的有效利用。由于企業(yè)對(duì)外部環(huán)境的適應(yīng)性是建立在內(nèi)部協(xié)調(diào)性的基礎(chǔ)之上,因此,加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制,是企業(yè)最基礎(chǔ)性的工作,也是企業(yè)能夠生存和發(fā)展的保證。結(jié)合企業(yè)正在實(shí)施的內(nèi)控制度建設(shè)實(shí)際,具體實(shí)施過程中,我們應(yīng)重點(diǎn)抓好四個(gè)方面的工作。
一是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任意識(shí),為內(nèi)控制度建設(shè)提供強(qiáng)力保障。在建立內(nèi)部控制體系的過程中,將要涉及企業(yè)的方方面面,只有領(lǐng)導(dǎo)重視,親自抓、親自管,層層落實(shí)責(zé)任,帶領(lǐng)、協(xié)調(diào)各部門按照《內(nèi)控手冊(cè)》的建設(shè)要求,積極梳理、完善、整改管理制度和管理模式,企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理才能更加規(guī)范。
二是加強(qiáng)信息反饋,推動(dòng)內(nèi)控制度創(chuàng)新。隨著企業(yè)內(nèi)部管理工作的不斷更新,外部經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變化,國(guó)家政策法規(guī)的不斷完善,如不能及時(shí)反饋?zhàn)兓畔⒒蛘叻答亣?yán)重滯后于環(huán)境的變化,企業(yè)管理層就無法及時(shí)獲取內(nèi)部控制存在的問題,采取相應(yīng)的對(duì)策,管理上就有可能出現(xiàn)混亂,甚至失控。因此,必須結(jié)合企業(yè)發(fā)展實(shí)際和現(xiàn)代企業(yè)制度建設(shè)要求,密切關(guān)注外部環(huán)境政策變化,充分考慮企業(yè)的性質(zhì)、規(guī)模、生產(chǎn)工藝過程、管理模式等內(nèi)容,通過定期和不定期對(duì)內(nèi)部控制制度執(zhí)行情況的檢查,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題,解決問題,不斷更新、豐富內(nèi)控制度的內(nèi)容,消除傳統(tǒng)的成本、費(fèi)用與科技創(chuàng)新、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)相脫節(jié)的弊端,使內(nèi)部控制制度更加完善和規(guī)范,真正符合企業(yè)的實(shí)際發(fā)展需要。
三是積極優(yōu)化流程,控制風(fēng)險(xiǎn),強(qiáng)化內(nèi)控職能。股份公司實(shí)施內(nèi)部控制制度以來,組織了大量的人力在全系統(tǒng)范圍內(nèi)多次進(jìn)行督導(dǎo)評(píng)審,結(jié)合ERP系統(tǒng)上線運(yùn)行,對(duì)各個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)及系統(tǒng)控制措施提出了具體的要求和措施,制定并多次修改內(nèi)控流程,反復(fù)測(cè)試控制措施和步驟,鞏固和提高了內(nèi)控制度執(zhí)行的有效性,最大限度地降低了風(fēng)險(xiǎn),保證了企業(yè)不出現(xiàn)重要缺陷和實(shí)質(zhì)性漏洞。今后,應(yīng)更加注重內(nèi)部控制的職能作用,加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估,不斷調(diào)整優(yōu)化業(yè)務(wù)流程,堵塞效益流失的渠道,真正實(shí)現(xiàn)控制風(fēng)險(xiǎn)的終極目標(biāo)。
四是必須加大內(nèi)部控制執(zhí)行情況考核力度。在股份公司現(xiàn)行的考核機(jī)制中,已經(jīng)把“內(nèi)部控制執(zhí)行情況”指標(biāo)納入高層管理人員業(yè)績(jī)獎(jiǎng)金考核和單位經(jīng)營(yíng)目標(biāo)考核體系,根據(jù)各單位內(nèi)部控制執(zhí)行情況的考評(píng)等級(jí),分別對(duì)領(lǐng)導(dǎo)人員年度業(yè)績(jī)獎(jiǎng)金和各單位效益工資進(jìn)行考核兌現(xiàn),有力地推動(dòng)了企業(yè)規(guī)范管理,確保了內(nèi)控制度的有效執(zhí)行。
2.開展內(nèi)部控制執(zhí)行檢查,強(qiáng)化內(nèi)部控制執(zhí)行。要保證內(nèi)部控制有效執(zhí)行,除依賴于管理人員的強(qiáng)烈責(zé)任感和企業(yè)全員的自覺性外,檢查評(píng)價(jià)也是一項(xiàng)重要的措施。檢查評(píng)價(jià)可由企業(yè)主管部門組織專門的檢查隊(duì)伍,定期進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部控制綜合檢查,積極尋找企業(yè)內(nèi)部控制各個(gè)業(yè)務(wù)流程中存在的問題、經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)和管理隱患,及時(shí)反饋給各業(yè)務(wù)主管部門和企業(yè)管理層。針對(duì)問題提出可操作性強(qiáng)的管理建議,且予以制度化,從而實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制執(zhí)行的有效性、財(cái)務(wù)報(bào)告的可靠性、遵循適當(dāng)?shù)姆ㄒ?guī)等目標(biāo)。
一是掌握企業(yè)業(yè)務(wù)流程的關(guān)鍵控制點(diǎn),確定測(cè)試重點(diǎn)。在檢查過程中,要通過注意收集企業(yè)信息,熟悉企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn),做到生產(chǎn)工藝流程與內(nèi)部控制業(yè)務(wù)流程一一對(duì)應(yīng)。在全面了解業(yè)務(wù)流程各個(gè)控制點(diǎn)的基礎(chǔ)上,選取關(guān)鍵控制點(diǎn)進(jìn)行測(cè)試,為進(jìn)行實(shí)質(zhì)性檢查做好準(zhǔn)備。
二是突出穿行測(cè)試,確定內(nèi)部控制的執(zhí)行力度。穿行測(cè)試是檢驗(yàn)企業(yè)內(nèi)部控制制度執(zhí)行效果,尋找內(nèi)控制度失效環(huán)節(jié)的有效方法。通過有意識(shí)地讓有疑點(diǎn)的內(nèi)控制度在業(yè)務(wù)流程中進(jìn)行一次或多次“穿行”,使內(nèi)控制度中的缺陷和業(yè)務(wù)流程的不適應(yīng)性暴露出來,從而檢驗(yàn)制度設(shè)計(jì)的可靠性、可行性,驗(yàn)證內(nèi)控制度的健全、完整性、安全可靠性,實(shí)現(xiàn)預(yù)測(cè)、控制管理風(fēng)險(xiǎn)的目的。在內(nèi)控檢查時(shí),必須對(duì)內(nèi)控情況進(jìn)行穿行測(cè)試,并根據(jù)測(cè)試結(jié)果對(duì)內(nèi)控的有效性進(jìn)行評(píng)價(jià),督促風(fēng)險(xiǎn)管控措施的落實(shí),協(xié)助企業(yè)提高風(fēng)險(xiǎn)管控的效果,逐步完善風(fēng)險(xiǎn)管控體系。
三是開展專項(xiàng)審計(jì),逐步完善內(nèi)部控制。開展專項(xiàng)審計(jì)一般能發(fā)現(xiàn)層次較深的問題,更好地揭示企業(yè)管理薄弱點(diǎn),有助于內(nèi)部控制的完善。專項(xiàng)審計(jì)可依據(jù)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)情況并結(jié)合日常承包經(jīng)營(yíng)審計(jì)的經(jīng)驗(yàn)選擇審計(jì)項(xiàng)目。例如:為加強(qiáng)預(yù)算管理控制,開展預(yù)算執(zhí)行情況專項(xiàng)審計(jì),揭示預(yù)算管理中存在諸如預(yù)算執(zhí)行符合率低、預(yù)算外費(fèi)用過大、預(yù)算編制不合理等問題;為保證財(cái)務(wù)信息的合法性、可靠性開展內(nèi)部控制專項(xiàng)審計(jì),檢查有關(guān)制度、程序的貫徹執(zhí)行情況,對(duì)其健全性、科學(xué)性、有效性做出綜合評(píng)價(jià)。根據(jù)審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題,從根源上尋找原因,分析其利弊,結(jié)合企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理實(shí)際情況,提出操作性強(qiáng)的審計(jì)建議,注意原則性和靈活性相結(jié)合,避免脫離實(shí)際、紙上談兵,從而促進(jìn)內(nèi)部控制的不斷完善。
3.利用信息化平臺(tái),做好ERP環(huán)境下的內(nèi)部控制審計(jì)。ERP作為企業(yè)信息化建設(shè)的核心組成部分,是企業(yè)提高內(nèi)部控制質(zhì)量有效的工具和手段之一。它使企業(yè)內(nèi)部控制中的部分控制流程實(shí)現(xiàn)了信息溝通和共享,幫助各級(jí)管理者及時(shí)識(shí)別、捕捉確切的與企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的信息,抓住時(shí)機(jī),進(jìn)行判斷及科學(xué)決策,提高工作質(zhì)量和效率。
由于ERP的實(shí)施,企業(yè)業(yè)務(wù)流程隨之重新整合,業(yè)務(wù)流程的轉(zhuǎn)變給企業(yè)內(nèi)部控制帶來較大影響,對(duì)企業(yè)內(nèi)部管理和財(cái)務(wù)方面的監(jiān)控提出了新的要求。這就要求我們?cè)趯?shí)施審計(jì)項(xiàng)目時(shí)不能再照搬以前的經(jīng)驗(yàn),不能僅對(duì)有所變動(dòng)及重要的內(nèi)控程序進(jìn)行測(cè)試,而應(yīng)重新對(duì)新環(huán)境下業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分析,對(duì)內(nèi)部控制進(jìn)行測(cè)試,尋找薄弱環(huán)節(jié),重新確定審計(jì)切入點(diǎn)。在審計(jì)過程中,應(yīng)根據(jù)企業(yè)《內(nèi)部控制手冊(cè)》所涉及的具體業(yè)務(wù)流程控制點(diǎn)及權(quán)限指引找準(zhǔn)切入點(diǎn):一是綜合性評(píng)價(jià)所認(rèn)定的失去控制和控制薄弱的業(yè)務(wù)流程控制點(diǎn)或權(quán)限指引,包括健全性評(píng)價(jià)認(rèn)為審計(jì)不完善或較不完善,以及認(rèn)為不執(zhí)行或執(zhí)行不力的流程和環(huán)節(jié);二是特定時(shí)間內(nèi)未得到良好控制的業(yè)務(wù)流程控制點(diǎn)和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié);三是固有風(fēng)險(xiǎn)較大的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù);四是重點(diǎn)關(guān)注ERP線下操作部分的內(nèi)容。
4.實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估,提高企業(yè)決策科學(xué)性。由于每個(gè)企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中,都要面臨來自內(nèi)部和外部的不同風(fēng)險(xiǎn),特別是當(dāng)企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生變化時(shí),風(fēng)險(xiǎn)最容易發(fā)生,對(duì)企業(yè)的效益影響也最大。因此,需要加強(qiáng)對(duì)環(huán)境改變時(shí)的事務(wù)管理,加強(qiáng)對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)的分析與評(píng)估。由此,風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估就成為提高企業(yè)內(nèi)部控制效率和效果的關(guān)鍵之一。企業(yè)應(yīng)該對(duì)內(nèi)分析自身的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)、長(zhǎng)處與短處,對(duì)外分析外界的機(jī)會(huì)和威脅,考慮自己的生存機(jī)遇,不僅在戰(zhàn)略目標(biāo)的制定過程中要進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估分析,而且要在日常的內(nèi)部控制過程中也這樣做,才能將內(nèi)部控制目標(biāo)的風(fēng)險(xiǎn)降至最低。
同時(shí),針對(duì)內(nèi)部控制過程中實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的實(shí)際,內(nèi)部審計(jì)的工作重點(diǎn)也要隨之發(fā)生變化,審計(jì)模式也應(yīng)轉(zhuǎn)變?yōu)橐燥L(fēng)險(xiǎn)為導(dǎo)向的模式。以往審計(jì)只注重影響經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)部環(huán)境,而實(shí)行風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向?qū)徲?jì)后,除注重影響經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)部環(huán)境以外,還增加了注重外部環(huán)境的評(píng)測(cè)。它是以經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)整體為重點(diǎn),綜合分析評(píng)價(jià)企業(yè)經(jīng)營(yíng)所處的內(nèi)外環(huán)境,更加全面、動(dòng)態(tài)地考慮風(fēng)險(xiǎn)因素,對(duì)內(nèi)部控制的運(yùn)用也更加全面。在風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向內(nèi)部審計(jì)觀念下,年度審計(jì)計(jì)劃與公司最高層的風(fēng)險(xiǎn)戰(zhàn)略連接在一起,審計(jì)人員通過對(duì)當(dāng)前的風(fēng)險(xiǎn)分析確保其審計(jì)計(jì)劃與經(jīng)營(yíng)計(jì)劃相一致。內(nèi)部審計(jì)的工作重點(diǎn)不再是測(cè)試控制,而是分析、確認(rèn)、揭示關(guān)鍵性的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn),并通過規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)和控制風(fēng)險(xiǎn)實(shí)現(xiàn)有效化管理。
(作者單位:中原油田財(cái)務(wù)結(jié)算中心 河南濮陽 457000)
