一、電算化會(huì)計(jì)對(duì)審計(jì)工作在環(huán)境、線索、內(nèi)容、技術(shù)和準(zhǔn)則等方面帶來(lái)的影響
1.對(duì)審計(jì)環(huán)境的影響。傳統(tǒng)的審計(jì)工作,審查的對(duì)象是一沓沓憑證、一本本賬簿和一張張報(bào)表等財(cái)務(wù)資料,詢證的對(duì)象主要是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員,審計(jì)環(huán)境是由財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)人員和審計(jì)人員三個(gè)要素組成的。電算化會(huì)計(jì)不僅提高了會(huì)計(jì)信息處理的速度和準(zhǔn)確性,而且也擴(kuò)大了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的領(lǐng)域和范圍,審計(jì)環(huán)境由于計(jì)算機(jī)硬件和軟件的介入變得更加復(fù)雜。
在人機(jī)交互的審計(jì)環(huán)境中,審計(jì)人員利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行審計(jì)時(shí),不僅要與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)管理人員進(jìn)行交流,而且還要同電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中的操作員、管理員和維護(hù)員進(jìn)行交流,這樣,審計(jì)工作要使用財(cái)務(wù)和計(jì)算機(jī)兩方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。因此,只有了解計(jì)算機(jī)硬件和軟件的基本知識(shí),才能更好地使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行審計(jì),才能正確檢查和評(píng)價(jià)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)電子處理的結(jié)果。為了保證會(huì)計(jì)信息對(duì)財(cái)務(wù)決策的準(zhǔn)確支持,必須嚴(yán)格控制和監(jiān)督會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理環(huán)境中的各個(gè)組成要素。
2.對(duì)審計(jì)線索的影響。在手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中,從原始憑證到記賬憑證,由審核記賬到報(bào)表編制,每一步都有文字記錄,都有經(jīng)手人簽字和責(zé)任,審計(jì)線索十分清楚。但在電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中,只要將原始憑證以記賬憑證的形式錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)后,剩余的會(huì)計(jì)處理工作全部由計(jì)算機(jī)按照程序指令集中和自動(dòng)完成。同時(shí),傳統(tǒng)的紙質(zhì)賬、證、表已不存在,絕大部分的文字記錄被存儲(chǔ)會(huì)計(jì)信息的磁盤(pán)等磁性介質(zhì)所代替,雖然查詢時(shí)系統(tǒng)可以根據(jù)需要臨時(shí)生成,但它只是暫存的,直接減少了肉眼所見(jiàn)的審計(jì)線索。因此,電算化會(huì)計(jì)后,傳統(tǒng)的審計(jì)線索已不再適用或者被中斷甚至消失。為了能夠有效地審計(jì)電算化的會(huì)計(jì)主體,在開(kāi)發(fā)和設(shè)計(jì)電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)時(shí),必須注意審計(jì)的要求,使系統(tǒng)在處理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)時(shí)留下必要的審計(jì)線索,以便審計(jì)人員跟蹤審計(jì)線索,順利完成審計(jì)任務(wù)。
3.對(duì)審計(jì)內(nèi)容的影響。電算化會(huì)計(jì)后,審計(jì)的監(jiān)督職能雖然沒(méi)有改變,但審計(jì)的內(nèi)容卻發(fā)生了變化。其主要表現(xiàn)在:
(1)電算化會(huì)計(jì)軟件的功能由核算型向管理型決策型轉(zhuǎn)變,軟件的功能愈來(lái)愈強(qiáng)大,結(jié)構(gòu)越來(lái)越復(fù)雜。而各財(cái)務(wù)軟件公司編寫(xiě)財(cái)務(wù)軟件時(shí)很少考慮電算化審計(jì)的要求,更不用說(shuō)提供財(cái)務(wù)軟件的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口,數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不開(kāi)放,為電子數(shù)據(jù)內(nèi)容的自動(dòng)轉(zhuǎn)換帶來(lái)困難,加大了電算化審計(jì)的工作內(nèi)容和負(fù)擔(dān)。
(2)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)由計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)按照軟件程序自動(dòng)進(jìn)行處理,如果系統(tǒng)的應(yīng)用程序被不知不覺(jué)嵌入非法舞弊程序,則完全可能為不法分子侵吞企業(yè)的財(cái)物提供方便,增加了電算化審計(jì)人員對(duì)電算化會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行審計(jì)的工作量。
因此,電算化審計(jì)必然要增加對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理和控制功能審查的內(nèi)容,也就意味著電算化審計(jì)人員要花費(fèi)較多的時(shí)間和精力了解與審查企事業(yè)單位使用的計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的功能,以證實(shí)其數(shù)據(jù)處理是否合法、正確、安全和完整。在電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中,由于會(huì)計(jì)事項(xiàng)是由計(jì)算機(jī)按指定的程序自動(dòng)進(jìn)行處理,如果系統(tǒng)的應(yīng)用程序出錯(cuò)或被非法篡改,則計(jì)算機(jī)就會(huì)按重新給定的程序來(lái)處理,所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)結(jié)果就會(huì)不知不覺(jué)地出現(xiàn)錯(cuò)誤。因此,計(jì)算機(jī)審計(jì)的內(nèi)容還要增加對(duì)電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)本身的審查,以保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理程序的合法性、處理過(guò)程的可靠性和處理結(jié)果的正確性。
雖然可以對(duì)已經(jīng)投入使用的電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)進(jìn)行審查,一旦發(fā)現(xiàn)其中有問(wèn)題,可以進(jìn)行改進(jìn),但改進(jìn)要比在系統(tǒng)設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)階段進(jìn)行難度大和費(fèi)用高。因此,審計(jì)人員最好在系統(tǒng)設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、調(diào)試和驗(yàn)收等各個(gè)階段就參與事前和事中審計(jì),以便及時(shí)糾正差錯(cuò)。
4.對(duì)審計(jì)技術(shù)的影響。在手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中,審計(jì)可根據(jù)具體情況順查、逆查和抽查。審查一般采用審閱、核對(duì)、分析、比較、調(diào)查和證實(shí)等方法。所有的審計(jì)工作都由人工來(lái)完成。在電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中,信息處理的電算化和信息存儲(chǔ)的電磁化,如果系統(tǒng)內(nèi)的會(huì)計(jì)信息沒(méi)有以紙張介質(zhì)的形式打印輸出,審計(jì)人員就必須輔助計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)進(jìn)行審計(jì)工作。
在計(jì)算機(jī)審計(jì)中,審計(jì)人員利用計(jì)算機(jī)可以方便、有效地從眾多的會(huì)計(jì)事項(xiàng)中搜索到審計(jì)指定需要的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),從而減輕了繁重的審計(jì)文書(shū)處理負(fù)擔(dān)。另外,計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)技術(shù)的應(yīng)用,還可以在電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)過(guò)程中就事先嵌入審計(jì)程序,這些程序應(yīng)具備記錄會(huì)計(jì)事項(xiàng)操作記錄、執(zhí)行審計(jì)監(jiān)督和建立審計(jì)跟蹤文件等功能。
5.對(duì)審計(jì)準(zhǔn)則的影響?！秶?guó)際審計(jì)準(zhǔn)則15號(hào)——電子數(shù)據(jù)處理環(huán)境下的審計(jì)》第三條指出:“在電子數(shù)據(jù)處理環(huán)境下,并不改變審計(jì)的總體目標(biāo)和范圍。但是計(jì)算機(jī)的使用改變了財(cái)務(wù)信息的處理和存儲(chǔ)方式,并可能影響被審計(jì)單位為達(dá)到有效的內(nèi)部控制而采用的組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)程序。因此,審計(jì)人員研究和評(píng)價(jià)會(huì)計(jì)系統(tǒng)和有關(guān)的內(nèi)部控制所采用的程序,以及其他審計(jì)程序的性質(zhì)、時(shí)間和內(nèi)容等,都可能受到電子數(shù)據(jù)處理環(huán)境的影響。特別制定的審計(jì)準(zhǔn)則將對(duì)適合電子數(shù)據(jù)處理環(huán)境的審計(jì)程序提供進(jìn)一步的指南。”目前,我國(guó)正在積極地逐步制定與國(guó)際準(zhǔn)則相接軌的電子數(shù)據(jù)處理環(huán)境下的審計(jì)準(zhǔn)則。
6.對(duì)審計(jì)人員的影響。不懂得計(jì)算機(jī)知識(shí)的審計(jì)人員,將會(huì)失去審計(jì)資格。在各單位普及電算化會(huì)計(jì)的電子時(shí)代,為了有效地防止國(guó)有資產(chǎn)流失,維護(hù)國(guó)家和集體的利益,審計(jì)人員肩負(fù)著義不容辭的責(zé)任。而且隨著電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)技術(shù)的不斷提高和會(huì)計(jì)軟件的改版升級(jí),審計(jì)人員必須在工作中及時(shí)學(xué)習(xí)新知識(shí)、掌握新技能、研究新問(wèn)題、創(chuàng)造新方法。只有這樣,才能提高審計(jì)效益,降低審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。
二、要提高審計(jì)工作質(zhì)量應(yīng)做好以下幾個(gè)方面的工作
實(shí)行電算化會(huì)計(jì)以后,給審計(jì)工作帶來(lái)了諸多方面的問(wèn)題。通過(guò)以上對(duì)各種問(wèn)題的分析我們可以看出,電算化會(huì)計(jì)的應(yīng)用,不論是對(duì)審計(jì)線索、審計(jì)內(nèi)容還是審計(jì)方法都產(chǎn)生了重大影響,這就要求我們必須認(rèn)真分析問(wèn)題,思考解決這些問(wèn)題的方式方法。
(一)加強(qiáng)對(duì)電算化會(huì)計(jì)工作的事前、事中和事后審計(jì)
在過(guò)去的手工會(huì)計(jì)條件下,審計(jì)工作往往更多重視的是事后審計(jì)。隨著電算化會(huì)計(jì)工作的廣泛開(kāi)展,為了保證電算化會(huì)計(jì)條件下審計(jì)工作的真實(shí)性、可靠性,審計(jì)工作應(yīng)從事后審計(jì)轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑皩徲?jì)和事中審計(jì)。
1.對(duì)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的事前審計(jì)。在單位實(shí)行電算化會(huì)計(jì)工作之前,首先應(yīng)對(duì)單位采用的會(huì)計(jì)系統(tǒng)軟件的適用性進(jìn)行審計(jì),軟件中提供的各項(xiàng)核算和管理功能是否滿足單位對(duì)會(huì)計(jì)信息提供的要求。對(duì)于自行開(kāi)發(fā)的會(huì)計(jì)軟件,審計(jì)人員應(yīng)參加信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)和評(píng)審驗(yàn)收,針對(duì)審計(jì)可視線索自然消失的趨勢(shì),強(qiáng)調(diào)在會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理流程中,設(shè)置審計(jì)控制點(diǎn),由計(jì)算機(jī)自動(dòng)記錄有關(guān)審計(jì)所需線索。通過(guò)事前審計(jì),保證單位使用的會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的合法、安全、可靠,在整個(gè)系統(tǒng)評(píng)價(jià)過(guò)程中,我們應(yīng)注意的一點(diǎn)是可審計(jì)性。審計(jì)人員最好在系統(tǒng)設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、調(diào)試和驗(yàn)收等各個(gè)階段就參與事前審計(jì)和事中審計(jì),以便及時(shí)糾正差錯(cuò)。在這一階段,審計(jì)的具體內(nèi)容主要有:(1)系統(tǒng)的功能是否實(shí)用、完備,能否滿足用戶會(huì)計(jì)核算和管理的要求。(2)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程、處理方法是否符合會(huì)計(jì)制度、法規(guī)、法令和財(cái)經(jīng)紀(jì)律的要求。(3)系統(tǒng)是否建立了必要的程序控制,以防止或及時(shí)發(fā)現(xiàn)有意無(wú)意的差錯(cuò)和舞弊。(4)系統(tǒng)是否保留了充分的審計(jì)線索,為日后順利審計(jì)提供必需的條件。(5)系統(tǒng)的安全保密措施和管理制度是否健全,以保證系統(tǒng)正常運(yùn)行。(6)系統(tǒng)投入使用是否有相關(guān)部門(mén)的評(píng)審手續(xù)和證明。
2.對(duì)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的事中審計(jì)、事后審計(jì)。在電算化應(yīng)用于會(huì)計(jì)工作以后,要保證計(jì)算出的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)正確無(wú)誤,應(yīng)該重視對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)軟件的數(shù)據(jù)處理程序、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬公式的設(shè)置和會(huì)計(jì)報(bào)表公式的定義進(jìn)行事中審計(jì),防止核算單位惡意篡改系統(tǒng)程序。當(dāng)然也要做好電算化會(huì)計(jì)過(guò)程的事后審計(jì),將電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的運(yùn)算結(jié)果與軟件提供的核算功能進(jìn)行符合性和實(shí)質(zhì)性測(cè)試,保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、可靠性,繼而保證審計(jì)工作的正確性。
(二)適應(yīng)新形勢(shì),實(shí)行審計(jì)工作電算化
自1979年電算化會(huì)計(jì)引入我國(guó)以來(lái),相繼經(jīng)歷了緩慢發(fā)展、自發(fā)發(fā)展和穩(wěn)步發(fā)展三個(gè)階段,電算化會(huì)計(jì)軟件的研究與開(kāi)發(fā)方面,已取得了較好成績(jī)。由于對(duì)電算化審計(jì)的優(yōu)越性認(rèn)識(shí)不夠,起步較晚后,使得電算化審計(jì)的研究相對(duì)落后,為了適應(yīng)電算化會(huì)計(jì)這一記賬工作的新形勢(shì),提高審計(jì)工作的效率,我們應(yīng)該借鑒推行電算化會(huì)計(jì)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),重視對(duì)審計(jì)軟件的開(kāi)發(fā)研究,大力發(fā)展審計(jì)軟件市場(chǎng),組建一批既懂財(cái)會(huì)審計(jì)業(yè)務(wù)、又熟悉計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的公司,開(kāi)發(fā)出成熟的電算化審計(jì)軟件,并進(jìn)行推廣應(yīng)用。使電算化審計(jì)軟件廣泛地應(yīng)用到審計(jì)工作中,不斷吸取電算化審計(jì)的工作經(jīng)驗(yàn),逐步改進(jìn)和完善審計(jì)工作,促進(jìn)我國(guó)審計(jì)工作電算化的迅速發(fā)展。
(三)結(jié)合電算化會(huì)計(jì)高效率的特點(diǎn),采用適當(dāng)?shù)膶徲?jì)方法
實(shí)現(xiàn)電算化以后,會(huì)計(jì)工作的效率得到大幅度的提高,保證了會(huì)計(jì)核算的及時(shí)性,電子計(jì)算機(jī)以極高的速度處理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),手工方式幾個(gè)人幾天的核算工作,采用電子計(jì)算機(jī)用很短時(shí)間就可以完成,保證了會(huì)計(jì)核算的及時(shí)性。也正是由于電算化會(huì)計(jì)這一高效性,給審計(jì)工作的順利進(jìn)行提出了挑戰(zhàn)。由于利用會(huì)計(jì)軟件更正賬簿數(shù)據(jù)可以做到不留痕跡,會(huì)計(jì)人員可在審計(jì)前對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)做隨意更改,所以審計(jì)部門(mén)應(yīng)調(diào)整常規(guī)下所采用的審計(jì)方法:審計(jì)的工具可采用審計(jì)軟件和借助一些輔助審計(jì)軟件;審計(jì)的方法也應(yīng)根據(jù)需要進(jìn)行調(diào)整,在審計(jì)前,可不用預(yù)先通知審計(jì)的時(shí)間、目的和內(nèi)容。只有這樣,才能保證審計(jì)結(jié)果的真實(shí)性,有效防止人為調(diào)賬、賬外賬的現(xiàn)象發(fā)生。
(四)提高審計(jì)從業(yè)人員素質(zhì),培養(yǎng)電算化審計(jì)專(zhuān)業(yè)人才
在電算化會(huì)計(jì)工作廣泛應(yīng)用的今天,對(duì)審計(jì)工作質(zhì)量的要求越來(lái)越高,審計(jì)工作能否滿足現(xiàn)代信息時(shí)代的要求,審計(jì)方式是否采用現(xiàn)代技術(shù),審計(jì)方法是否科學(xué)、合理,其關(guān)鍵在于審計(jì)人員素質(zhì)的高低。筆者認(rèn)為,審計(jì)人才的培養(yǎng)可從以下兩方面著手:
1.注重對(duì)高校學(xué)生本專(zhuān)業(yè)的人才培養(yǎng)。目前我國(guó)高等院校專(zhuān)業(yè)設(shè)置中,電算化會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)的開(kāi)設(shè)已普及化,已為社會(huì)培養(yǎng)了大量的電算化會(huì)計(jì)人才。但是,由于人們對(duì)電算化審計(jì)的重要性認(rèn)識(shí)不夠,借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助審計(jì)和應(yīng)用審計(jì)軟件進(jìn)行審計(jì)工作還沒(méi)有廣泛開(kāi)展。所以,為了從根本上解決人才的培養(yǎng)問(wèn)題,我國(guó)高等院校應(yīng)逐步開(kāi)設(shè)電算化審計(jì)專(zhuān)業(yè),這樣就能通過(guò)專(zhuān)業(yè)理論和實(shí)踐方面的學(xué)習(xí),為社會(huì)輸送復(fù)合型的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才。
2.定期對(duì)審計(jì)人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。利用高等院校進(jìn)行電算化審計(jì)專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng),是提高審計(jì)人員素質(zhì)的一條有效途徑。但是,對(duì)于處于審計(jì)工作崗位中的審計(jì)人員來(lái)說(shuō),應(yīng)該采取定期和不定期的培訓(xùn)方式,著重培養(yǎng)他們利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助審計(jì)的操作技能和電算化審計(jì)軟件的操作方法,采用這種短期培訓(xùn)的方式也是培養(yǎng)審計(jì)人才的有效途徑。
綜上所述,我們可以看到,電算化會(huì)計(jì)在會(huì)計(jì)工作的廣泛應(yīng)用,雖然造成了對(duì)傳統(tǒng)手工審計(jì)的沖擊,同時(shí)也促進(jìn)了審計(jì)工作改革的進(jìn)程。隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展和電算化信息系統(tǒng)的普及運(yùn)用,電算化審計(jì)條件也將在電算化會(huì)計(jì)發(fā)展的基礎(chǔ)上得到進(jìn)一步的改善和提高,會(huì)計(jì)工作數(shù)據(jù)的真實(shí)性、可靠性,也會(huì)因電算化審計(jì)工作的開(kāi)展得到有力的保障。
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