在企業(yè)中，原則上不允許采用預(yù)付賬款的方式采購物資，但對于一些緊俏商品以及進(jìn)口材料就必須采用預(yù)付賬款的形式采購。預(yù)付賬款的管理一般要做到嚴(yán)把審批關(guān)、會計及時做賬、對賬，以及有效的監(jiān)督考核機(jī)制這幾點，就能將預(yù)付賬款控制在安全、合理的范圍內(nèi)。
一、 嚴(yán)格控制預(yù)付賬款的審批控制流程
嚴(yán)格控制預(yù)付賬款的審批控制要做到兩點，一點是建立供應(yīng)商信用評級系統(tǒng)，一點是建立嚴(yán)密的預(yù)付賬款審批流程。
在與供應(yīng)商合作前，我們應(yīng)對其資信狀況、財務(wù)經(jīng)營狀況進(jìn)行充分、科學(xué)的調(diào)查評估。由采購業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)調(diào)查相關(guān)資料，并對供應(yīng)商基本信用條件做出初步的評價，而后根據(jù)公司對預(yù)付賬款周轉(zhuǎn)速度的目標(biāo)、供應(yīng)商的信用狀況和經(jīng)營狀況，評定供應(yīng)商的信用風(fēng)險程度，由公司業(yè)務(wù)和財務(wù)共同商定是否采用預(yù)付賬款的方式采購物資、預(yù)付賬款的金額以及期限。
采購部門的經(jīng)辦人員在采用預(yù)付賬款采購物資的時候首先要填寫用款申請單。視企業(yè)規(guī)模的大小，以及不同企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)崗位的設(shè)置確定審批流程。例如，一個中型規(guī)模集團(tuán)型的企業(yè)，50000元以下的預(yù)付賬款審批流程為：使用人提出申請---部門負(fù)責(zé)人簽字---分管副總經(jīng)理簽字---分管財務(wù)核算工作的副部長或部長簽字---總經(jīng)理簽字---集團(tuán)財務(wù)部部長簽字；50000元以上的預(yù)付賬款審批流程為：使用人提出申請---部門負(fù)責(zé)人簽字---分管副總經(jīng)理簽字---分管財務(wù)核算工作的副部長或部長簽字---總經(jīng)理簽字---集團(tuán)財務(wù)部部長簽字---集團(tuán)財務(wù)總監(jiān)簽字---財務(wù)副總裁簽字---總裁簽字。
二、會計人員做好做賬、對賬工作
預(yù)付賬款發(fā)生后，財務(wù)部門要及時做賬、結(jié)賬，使得當(dāng)月發(fā)生的預(yù)付賬款要在當(dāng)月的總賬和明細(xì)賬中反映。財務(wù)人員每月要進(jìn)行賬戶的重分類調(diào)整，每月在做完賬后，要對“預(yù)付賬款”和“應(yīng)付賬款”進(jìn)行重分類。將“預(yù)付賬款”的貸方重分類至“應(yīng)付賬款”的貸方，將“應(yīng)付賬款”的借方重分類至“預(yù)付賬款”的借方，從而得出正確的“預(yù)付賬款”余額。財務(wù)人員還要按預(yù)付賬款形成時間劃分賬齡。將超期預(yù)付賬款列明明細(xì)交采購部門核對、催收。對于因為款已付貨已到而結(jié)算的憑證未到的預(yù)付賬款可先做暫估，而后責(zé)成采購部門索要發(fā)票，對于款已付貨物以及結(jié)算憑證未到的預(yù)付賬款，若是因為債務(wù)人破產(chǎn)、死亡實在無法收回，會計人員要將預(yù)付賬款轉(zhuǎn)入其他應(yīng)收款計提壞賬準(zhǔn)備。
做好預(yù)付賬款的管理，對賬是很重要的一項工作。預(yù)付賬款管理不好很多的情況是財務(wù)和采購業(yè)務(wù)部門不通氣造成的。因此，企業(yè)應(yīng)該建立往來核對制度。每月上旬財務(wù)部門整理出超期預(yù)付賬款明細(xì)表（包括每一筆預(yù)付賬款的發(fā)生時間、往來單位名稱、經(jīng)辦人、經(jīng)辦部門）交業(yè)務(wù)部門核對、確認(rèn)、催收。同時業(yè)務(wù)部門將核對結(jié)果及時反饋給財務(wù)并由財務(wù)填寫往來對賬單交供應(yīng)商對賬，并要求供應(yīng)商加蓋公章使之具有法律效力。對于貨款已付、貨物已經(jīng)驗收而結(jié)算的憑證未到的預(yù)付賬款，采購人員應(yīng)該及時索要發(fā)票，超過規(guī)定期限未取得發(fā)票者，按發(fā)票管理相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。對于貨款已付、貨物以及結(jié)算的憑證超期未到導(dǎo)致預(yù)付賬款長期掛賬，財務(wù)應(yīng)協(xié)同業(yè)務(wù)部門報告總經(jīng)理除按發(fā)票管理規(guī)定進(jìn)行處罰外，還要責(zé)成經(jīng)辦人員追討貨物，造成損失要對經(jīng)辦人員進(jìn)行相應(yīng)處罰。
三、建立有效的監(jiān)督、考核機(jī)制
只有有效的監(jiān)督、考核機(jī)制才能保證一項好的管理制度的實施。對于預(yù)付賬款的管理也要建立一套預(yù)付賬款責(zé)任處理規(guī)定。例如：對超期預(yù)付賬款財務(wù)部門通知業(yè)務(wù)部門清理，清理期限為2個月，如超期2個月未清理完成，對相關(guān)責(zé)任人處以超期金額按同期銀行貸款利率計算的利息但不低于100元的罰款；財務(wù)部門未盡到超期預(yù)付賬款的通知清理責(zé)任，形成3個月以上超期預(yù)付賬款，對財務(wù)責(zé)任人以及預(yù)付賬款財務(wù)管理人員處以100元以上、500元以下的罰款；如形成壞賬損失的，要加倍罰款；采購業(yè)務(wù)員在收到財務(wù)部門的清理通知后，必須按財務(wù)規(guī)定要求進(jìn)行書面反饋并按期清理，對反饋不及時者處以50元以上、300元以下的罰款等等。
作者：于清敏 文章來源：廣東科龍電器股份有限公司
