一、前言
隨著企業(yè)內(nèi)部改革和精細(xì)化管理的不斷深入，財(cái)務(wù)管理由原來(lái)的粗放型財(cái)務(wù)管理模式逐步向規(guī)范化的管理模式轉(zhuǎn)變。學(xué)校單位的經(jīng)費(fèi)控制逐漸加強(qiáng)，然而學(xué)校搞培訓(xùn)的成本卻在逐年增加，費(fèi)用增加和經(jīng)費(fèi)減少的矛盾日益突出，解決矛盾的根本途徑就是要在控制成本支出上大做文章。要有效控制成本支出，制定切實(shí)有效的績(jī)效考核體系是十分必要的。要考核就要有數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)來(lái)源于財(cái)務(wù)，然而直接從財(cái)務(wù)獲取的數(shù)據(jù)無(wú)法直接作為績(jī)效考核的依據(jù)，必須通過(guò)對(duì)賬才能應(yīng)用。但是每月月底手工對(duì)賬的工作量很大，只是簡(jiǎn)單的事后控制，起不到事前、事中控制的作用，管理滯后。這樣就需要建立一套既適合行業(yè)特點(diǎn)，又能夠把日常財(cái)務(wù)收支與績(jī)效考核連接起來(lái)的經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)。系統(tǒng)的建立不僅可以在財(cái)務(wù)部門(mén)與各業(yè)務(wù)部門(mén)之間構(gòu)筑起嶄新的信息交流平臺(tái)，加快財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的步伐，而且可以滿(mǎn)足學(xué)校經(jīng)營(yíng)管理的需要，加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)管理，有效控制校內(nèi)各個(gè)方面業(yè)務(wù)的收支平衡，有效地掌握各個(gè)培訓(xùn)部的收支情況，完成上級(jí)規(guī)定的預(yù)算指標(biāo)，全面提升單位的財(cái)務(wù)管理水平。
二、系統(tǒng)介紹
（一）系統(tǒng)簡(jiǎn)介
這套系統(tǒng)是一套適合培訓(xùn)教學(xué)單位使用的經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)，系統(tǒng)包括以下幾個(gè)模塊：
1.單班經(jīng)費(fèi)管理模塊
（1）班級(jí)管理模塊：實(shí)現(xiàn)班級(jí)錄入、班級(jí)管理功能。將財(cái)務(wù)核算與管理延伸到班級(jí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)所有培訓(xùn)部門(mén)所辦班次的管理。
（2）收入管理模塊：實(shí)現(xiàn)收入錄入、收入管理功能。財(cái)務(wù)人員在這里對(duì)上報(bào)的收入數(shù)據(jù)進(jìn)行查看和鎖定，每筆數(shù)據(jù)輸入相應(yīng)的憑證號(hào)，實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接。
（3）支出管理模塊：實(shí)現(xiàn)支出錄入、支出管理功能。財(cái)務(wù)人員在這里對(duì)上報(bào)的支出數(shù)據(jù)進(jìn)行查看和鎖定，每筆數(shù)據(jù)輸入相應(yīng)的憑證號(hào)，實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)與中石化賬務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接。
（4）數(shù)據(jù)查詢(xún)模塊：提供了全面、便捷的數(shù)據(jù)查詢(xún)功能。各個(gè)用戶(hù)在這里輸入查詢(xún)條件，就可以輕松的查詢(xún)各個(gè)時(shí)段的數(shù)據(jù)信息。
2.歸口費(fèi)用管理模塊
實(shí)現(xiàn)各部門(mén)費(fèi)用中賬務(wù)無(wú)法歸集的費(fèi)用項(xiàng)目的線上錄入、審批功能。如內(nèi)部車(chē)輛使用費(fèi)、教室使用費(fèi)、內(nèi)部教師課時(shí)費(fèi)的歸集。
3.績(jī)效考核管理模塊
（1）上報(bào)預(yù)算模塊：各個(gè)培訓(xùn)部的核算員在這里上報(bào)收入和支出的預(yù)算。系統(tǒng)根據(jù)實(shí)際發(fā)生費(fèi)用生成經(jīng)費(fèi)預(yù)算與實(shí)際情況分析表以及預(yù)算情況查詢(xún)表。
（2）績(jī)效考核模塊：系統(tǒng)根據(jù)前期審核無(wú)誤的數(shù)據(jù)自動(dòng)生成：各部門(mén)費(fèi)用收支明細(xì)表、按部門(mén)的班級(jí)收支明細(xì)表、按部門(mén)統(tǒng)計(jì)的班級(jí)個(gè)數(shù)、課時(shí)工作量統(tǒng)計(jì)表、各單位績(jī)效考核兌現(xiàn)情況表等。通過(guò)這些分析表，決策者可以非常清楚地看到各部門(mén)的收支情況，預(yù)算的完成情況等。
系統(tǒng)將各培訓(xùn)部門(mén)的日常收支納入信息化平臺(tái)的統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)了單位績(jī)效考核分析數(shù)據(jù)的網(wǎng)上全過(guò)程管理。更加全面、準(zhǔn)確、詳實(shí)的數(shù)據(jù)自動(dòng)生成各種數(shù)據(jù)報(bào)表，便于領(lǐng)導(dǎo)分析決策，構(gòu)筑起了財(cái)務(wù)部門(mén)與單位其他部門(mén)之間、財(cái)務(wù)部門(mén)與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)之間嶄新的網(wǎng)上信息交流平臺(tái)，全面提升了單位的財(cái)務(wù)管理水平。
（二）系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)
體系結(jié)構(gòu)：java sqlserver2000 B/S模式開(kāi)發(fā)
操作系統(tǒng)：Microsoft Windows2000 Server
瀏覽器：IE等
（三）系統(tǒng)工作流程
（1）上報(bào)預(yù)算：各單位在年初編制成本費(fèi)用和收入預(yù)算，并輸入到系統(tǒng)中，經(jīng)過(guò)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批后生效。
（2）收入支出工作流程（見(jiàn)圖1）：
（3）數(shù)據(jù)分析：正確的數(shù)據(jù)進(jìn)入系統(tǒng)后，形成報(bào)表，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。
三、系統(tǒng)應(yīng)用情況
該系統(tǒng)在2005年開(kāi)始應(yīng)用于勝利油田職工大學(xué)，經(jīng)過(guò)不斷的升級(jí)、優(yōu)化，已經(jīng)成為一套較成熟的適合學(xué)校培訓(xùn)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理的信息化系統(tǒng)。應(yīng)用單位在每個(gè)培訓(xùn)部門(mén)設(shè)立了專(zhuān)職核算員，負(fù)責(zé)本部門(mén)的收支對(duì)賬工作。系統(tǒng)會(huì)給每個(gè)核算員設(shè)立用戶(hù)，由各個(gè)核算員統(tǒng)一負(fù)責(zé)本部門(mén)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的錄入和維護(hù)工作。
這套系統(tǒng)通過(guò)單位中各層次用戶(hù)的應(yīng)用，會(huì)貫穿到單位日常的財(cái)務(wù)收支工作中。財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)的各個(gè)培訓(xùn)部門(mén)的每筆收入和報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)通過(guò)財(cái)務(wù)系統(tǒng)入賬后，都要同時(shí)查看經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)中各個(gè)核算員上報(bào)的數(shù)據(jù)，進(jìn)行鎖定后，完成每筆收支業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)錄入。經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)中每筆數(shù)據(jù)相應(yīng)的憑證號(hào)，實(shí)現(xiàn)兩個(gè)系統(tǒng)的對(duì)接。通過(guò)應(yīng)用這套系統(tǒng)，各個(gè)培訓(xùn)部門(mén)可以很清楚地了解本部門(mén)的每筆收入、支出情況，財(cái)務(wù)部門(mén)也可以很清晰地了解各個(gè)部門(mén)每天的開(kāi)班情況、收入、支出情況和預(yù)算執(zhí)行情況。省去了手工進(jìn)行數(shù)據(jù)的匯總和分析，月底各個(gè)培訓(xùn)部門(mén)只需打開(kāi)電腦，進(jìn)入經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)對(duì)本月的數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢(xún)，就可非常清楚地看到每一筆的收入、支出，輕松的實(shí)現(xiàn)與財(cái)務(wù)部門(mén)的網(wǎng)上對(duì)賬，免去了以前來(lái)回往財(cái)務(wù)科跑的弊端，提高了工作效率。
這套系統(tǒng)的實(shí)施效果可以總結(jié)為以下幾點(diǎn)：
（1）強(qiáng)化內(nèi)控、加強(qiáng)管理。通過(guò)系統(tǒng)的實(shí)施，進(jìn)一步強(qiáng)化了財(cái)務(wù)內(nèi)部控制管理，提高了財(cái)務(wù)、預(yù)算管理水平，減少了不必要的支出。
（2）全面預(yù)算、細(xì)化管理。將各級(jí)單位全部的收入、成本全面納入到預(yù)算管理的范疇中，實(shí)現(xiàn)了預(yù)算編制、審批、調(diào)整、執(zhí)行、分析、預(yù)警、控制的全過(guò)程管理，真正把預(yù)算系統(tǒng)從二級(jí)單位認(rèn)真貫徹執(zhí)行到了三級(jí)單位。
（3）穿透查詢(xún)、方便靈活。提供了自上而下的便捷的數(shù)據(jù)查詢(xún)平臺(tái)，真正實(shí)現(xiàn)了信息共享。對(duì)會(huì)計(jì)核算信息、預(yù)算管理信息提供了“穿透查詢(xún)”功能，實(shí)現(xiàn)了信息查詢(xún)的“由表及里”、“整體至具體”、“結(jié)果到過(guò)程”的跟蹤功能，查詢(xún)功能靈活方便，相關(guān)信息隨手可得。
（4）系統(tǒng)集成、信息共享。通過(guò)集成實(shí)現(xiàn)了信息共享，充分利用了各相關(guān)單位已有系統(tǒng)的信息，使信息流在管理過(guò)程中流動(dòng)起來(lái)。解脫了手工對(duì)賬，減少了財(cái)務(wù)人員的工作量，提高了工作效率。更重要的是大大提高了會(huì)計(jì)核算的及時(shí)性、準(zhǔn)確性以及會(huì)計(jì)預(yù)算的嚴(yán)肅性。
四、系統(tǒng)拓展
系統(tǒng)中增加了“費(fèi)用網(wǎng)上簽批模塊”以適應(yīng)資金集中管理對(duì)經(jīng)費(fèi)管理的需要。該模塊實(shí)現(xiàn)了經(jīng)費(fèi)的事前管理和控制，是對(duì)目前財(cái)務(wù)管理向事前控制的延伸，也是對(duì)財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)的有效補(bǔ)充。希望通過(guò)該模塊能進(jìn)一步規(guī)范費(fèi)用運(yùn)行的管理流程，通過(guò)將各環(huán)節(jié)的審批透明化，起到各環(huán)節(jié)相互監(jiān)督的作用，督促各級(jí)各部門(mén)盡快按規(guī)范處理相關(guān)的業(yè)務(wù)。同時(shí)模塊的上線能夠適當(dāng)?shù)南虻赜虿槐阍斐傻暮炁患皶r(shí)等問(wèn)題，使領(lǐng)導(dǎo)能及時(shí)掌握經(jīng)營(yíng)動(dòng)態(tài)，提高財(cái)務(wù)信息化的水平。
系統(tǒng)中增加了“合同申請(qǐng)網(wǎng)上簽批模塊”。由于現(xiàn)在較多學(xué)校地域分散，存在分校區(qū)，為了解決業(yè)務(wù)人員簽合同來(lái)回跑的弊端，系統(tǒng)將合同申請(qǐng)表納入網(wǎng)上簽批管理。按照合同申請(qǐng)的審批流程，各用戶(hù)能動(dòng)態(tài)跟蹤合同申請(qǐng)的審批情況，并實(shí)現(xiàn)合同申請(qǐng)信息的自動(dòng)流轉(zhuǎn)。這個(gè)模塊的上線減少了業(yè)務(wù)人員往返跑的次數(shù)，提高了工作效率，便于合同各歸口部門(mén)的查詢(xún)、便于領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)掌握合同申請(qǐng)情況。
為了適應(yīng)不斷發(fā)展的財(cái)務(wù)信息化工作，我們構(gòu)想在不斷完善經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)功能的基礎(chǔ)上，充分利用現(xiàn)有的信息化技術(shù)手段，建立起覆蓋整個(gè)學(xué)校的財(cái)務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，把學(xué)員信息、學(xué)員在食堂就餐、學(xué)員在公寓的住宿管理全部納入信息化管理的平臺(tái)。學(xué)員來(lái)到學(xué)校學(xué)習(xí)，填寫(xiě)學(xué)員登記表后，將學(xué)員信息錄入微機(jī)，這樣學(xué)員的培訓(xùn)費(fèi)交納情況、住宿情況、就餐情況，就可以在一套系統(tǒng)中完成。并且系統(tǒng)將不斷完善預(yù)警、分析功能，使之可以滿(mǎn)足不同層次管理人員不同的信息需求。使之能夠?yàn)榛鶎庸芾砣藛T提供及時(shí)準(zhǔn)確的成本費(fèi)用信息，以實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理、控制成本費(fèi)用；為中層管理人員提供詳細(xì)的管理信息，以實(shí)現(xiàn)投入與產(chǎn)出的最優(yōu)配比；為高層管理者提供決策信息，以衡量收益與風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)系，制定學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略，最終實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化校園”的構(gòu)想。
五、結(jié)束語(yǔ)
該系統(tǒng)突出了財(cái)務(wù)部門(mén)的服務(wù)、反映和監(jiān)督職能，強(qiáng)化了單班費(fèi)用管理措施，充分利用學(xué)校的人才優(yōu)勢(shì)和信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，從培訓(xùn)費(fèi)用的源頭抓起，從嚴(yán)控制了培訓(xùn)費(fèi)用發(fā)生的各個(gè)節(jié)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了降本減費(fèi)。這套系統(tǒng)是財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的有益補(bǔ)充，能夠全面提升單位財(cái)務(wù)管理的水平。
