內(nèi)部會(huì)計(jì)控制指的是企業(yè)為了提高會(huì)計(jì)的信息質(zhì)量，保護(hù)資產(chǎn)的安全和完整，確保有關(guān)的法律法規(guī)和相關(guān)的規(guī)章制度貫徹執(zhí)行而制定和實(shí)施的許多的內(nèi)部控制方法、措施和程序等。會(huì)計(jì)電算化沒有改變內(nèi)部控制的目的，但是引起了內(nèi)部控制的方式等許多方面發(fā)生了變化。
1 電算化會(huì)計(jì)與手工會(huì)計(jì)下的內(nèi)部控制的區(qū)別
1.1 職責(zé)分工的內(nèi)部控制的變化
在傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)中，企業(yè)會(huì)計(jì)部門通常會(huì)根據(jù)會(huì)計(jì)的業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，也就是核算的內(nèi)容不同，進(jìn)而分設(shè)不同的崗位，然后依此配備相關(guān)的會(huì)計(jì)人員，他們分別管理會(huì)計(jì)工作的不同方面，職責(zé)分工非常明確并且各職能崗位通過對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的反映與相互稽核，自然地形成了相互牽制和相互監(jiān)督的局面。而在電算化會(huì)計(jì)環(huán)境下，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)崗位的很多工作都由計(jì)算機(jī)來完成，數(shù)據(jù)處理也十分的集中。建立在這種崗位職責(zé)分工上的內(nèi)部控制機(jī)制明顯失去了作用。
1.2 審查復(fù)核機(jī)制的變化
在傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)環(huán)境下，賬務(wù)處理已經(jīng)很自然地被分成填制記賬憑證、記賬、結(jié)賬、對(duì)賬、編制報(bào)表等一系列按順序的步驟。在會(huì)計(jì)工作中，按照一定的程序完成會(huì)計(jì)工作，并且每一個(gè)步驟都是對(duì)前一個(gè)步驟的審查和復(fù)核，前面步驟中出現(xiàn)的差錯(cuò)和錯(cuò)誤常常會(huì)在后一個(gè)步驟中得以發(fā)現(xiàn)進(jìn)而得到糾正，例如，記賬憑證的錯(cuò)誤能夠在記賬過程中發(fā)現(xiàn)，而記賬的錯(cuò)誤又一般可以在對(duì)賬的過程中發(fā)現(xiàn)，對(duì)賬過程中未發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤還能在編制報(bào)表過程中發(fā)現(xiàn)等，但是，在電算化會(huì)計(jì)環(huán)境下，賬務(wù)處理呈現(xiàn)出一體化趨勢(shì)，從輸入會(huì)計(jì)憑證到輸出會(huì)計(jì)報(bào)表，所有中間環(huán)節(jié)都在計(jì)算機(jī)內(nèi)自動(dòng)處理，因此，手工方式下處理步驟不再存在，審查復(fù)核內(nèi)部控制機(jī)制削弱了。
1.3 電子數(shù)據(jù)與紙質(zhì)數(shù)據(jù)的變化
在傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)環(huán)境下，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被記錄于記賬憑證和賬簿等紙張上，一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每一個(gè)環(huán)節(jié)都要經(jīng)過具有相應(yīng)權(quán)限的人員的簽章，其法律效力被廣泛承認(rèn)，一旦出現(xiàn)任何錯(cuò)誤進(jìn)行修改時(shí)，都會(huì)留有痕跡。但是在電算化環(huán)境下，賬戶記錄與紙質(zhì)材料已經(jīng)逐漸的分離，記賬憑證、賬簿和報(bào)表等都可以存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，對(duì)于電子數(shù)據(jù)也不容易實(shí)現(xiàn)簽字和蓋章等具有相應(yīng)法律效力的手段，更重要的是，電子數(shù)據(jù)可以被輕易的修改并且不留下任何痕跡，還有就是電磁介質(zhì)容易受到損壞，所以電算化下會(huì)計(jì)信息容易丟失和毀壞。
2 電算化環(huán)境下加強(qiáng)內(nèi)部控制的措施
內(nèi)部控制制度是這樣一種制度，它要求處理同一經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)人員要相互聯(lián)系，同時(shí)還要相互制約。嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度可以防止違法行為的發(fā)生。目前為止，會(huì)計(jì)電算化的實(shí)踐表明，計(jì)算機(jī)本身處理出錯(cuò)的可能性幾乎為零，如果企業(yè)管理制度不那么健全或者實(shí)施不那么有力，會(huì)給各種舞弊行為以可乘之機(jī)。企業(yè)出現(xiàn)舞弊時(shí)，損失一般是巨大的。因此，制定嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度是十分有必要的。
2.1 加強(qiáng)崗位的合理設(shè)置和操作人員權(quán)限的控制
制定崗位責(zé)任制與操作規(guī)程，實(shí)行部門的設(shè)置、人員分工、崗位職責(zé)的制定和權(quán)限的劃分。通過建立組織機(jī)構(gòu)和職責(zé)分工制度，達(dá)到相互牽制，防止和減少錯(cuò)誤和舞弊的發(fā)生，要將系統(tǒng)內(nèi)不相容的職務(wù)劃分清楚，由不同的人員負(fù)責(zé)不相容職務(wù)，劃分時(shí)可參照手工會(huì)計(jì)中職能崗位的分工，同時(shí)要符合電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的工作要求，制單人員、審核人員、系統(tǒng)管理員和維護(hù)人員的職權(quán)是不相容的，須分工明確，不得兼任。例如，會(huì)計(jì)主管要能控制系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)管理員不能兼任會(huì)計(jì)和審核工作、審核和制單不應(yīng)由一個(gè)操作員做，系統(tǒng)軟硬件維護(hù)人員不應(yīng)同時(shí)擔(dān)任系統(tǒng)操作工作與會(huì)計(jì)工作。
2.2 加強(qiáng)對(duì)電算化程序的控制
程序控制是一種自我保護(hù)，它由輸入控制、處理控制、輸出控制三部分組成。
2.2.1 輸入控制，數(shù)據(jù)必須經(jīng)過一定的授權(quán)和審批才能輸入，根據(jù)通過審查的原始憑證，輸入會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。只有這樣，輸入的數(shù)據(jù)的合法性、完整性和準(zhǔn)確性才能得到保證。
2.2.2 處理控制，對(duì)已經(jīng)錄入的數(shù)據(jù)實(shí)行有效性控制，軟件系統(tǒng)應(yīng)將數(shù)據(jù)反復(fù)核對(duì)才能入帳，對(duì)在處理過程中出現(xiàn)的數(shù)據(jù)的丟失和出現(xiàn)的錯(cuò)誤都要有及時(shí)防止與糾正的能力，對(duì)已經(jīng)輸入的記賬憑證和帳簿的修改，都應(yīng)該有查詢和修改痕跡的功能。
2.2.3 輸出控制，對(duì)于輸出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料應(yīng)由專門的人進(jìn)行核對(duì)，檢查數(shù)據(jù)的完整性和正確性，檢查所有打印出的賬簿和報(bào)表是否有缺漏現(xiàn)象。
2.3 加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)安全的控制
要保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不被修改，同時(shí)程序不損毀和病毒感染，主要應(yīng)以下幾個(gè)方面進(jìn)行控制：
2.3.1 非系統(tǒng)維護(hù)人員不得接觸程序的技術(shù)資料和加密文件，減少數(shù)據(jù)和程序被修改的可能性，任何人員不得直接打開數(shù)據(jù)庫文件隨意增、刪、改數(shù)據(jù)，如有確需修改的應(yīng)由會(huì)計(jì)主管臨時(shí)賦權(quán)并作書面記錄且有該操作員及會(huì)計(jì)主管簽字。
2.3.2 系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)每次操作后都應(yīng)該進(jìn)行備份處理，以防不同原因引起的數(shù)據(jù)破壞。
2.3.3 使用自動(dòng)監(jiān)測(cè)病毒軟件，嚴(yán)格控制外來的軟盤使用，設(shè)置系統(tǒng)防火墻，阻擋非法網(wǎng)絡(luò)用戶進(jìn)入系統(tǒng)。
2.3.4 建立電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度，對(duì)能夠打印的數(shù)據(jù)信息，要全部打印，同時(shí)用紙介質(zhì)和光磁介質(zhì)保管，部分?jǐn)?shù)據(jù)還要雙份備份和異地存放。
2.4 加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)
內(nèi)部審計(jì)是指企業(yè)內(nèi)部對(duì)各種經(jīng)營活動(dòng)和控制系統(tǒng)的獨(dú)立評(píng)價(jià)，進(jìn)而確保會(huì)計(jì)制度的一貫執(zhí)行。內(nèi)部審計(jì)是內(nèi)部控制的組成部分，還是監(jiān)督內(nèi)部控制其他方面的一種重要手段。內(nèi)部審計(jì)的內(nèi)容包括系統(tǒng)開發(fā)審計(jì)、內(nèi)部控制制度審計(jì)、數(shù)據(jù)文件審計(jì)、會(huì)計(jì)軟件審計(jì)等等，通過審查電算化會(huì)計(jì)賬務(wù)處理的正確性、是否有文件和程序的非法修改和輸入等內(nèi)容，督促企業(yè)完善內(nèi)部控制系統(tǒng)，做好預(yù)防工作。
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