0 引言
會(huì)計(jì)電算化簡(jiǎn)單的說就是電子計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)領(lǐng)域的應(yīng)用，它集系統(tǒng)工程學(xué)、電子計(jì)算機(jī)技術(shù)等學(xué)科與會(huì)計(jì)理論和方法為一體，運(yùn)用最新的科技成果，以現(xiàn)代化機(jī)器工作取代傳統(tǒng)手工操作，是會(huì)計(jì)發(fā)展史上的重大革命。隨著當(dāng)今電子技術(shù)和信息技術(shù)的高速發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化將當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中，將信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)與會(huì)計(jì)的原理相結(jié)合，形成一套新的會(huì)計(jì)電算化核算系統(tǒng)。多年來，通過推行會(huì)計(jì)電算化的工作，會(huì)計(jì)核算和會(huì)計(jì)管理的工作發(fā)生了很大的變化。由于使用了電腦，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息處理的速度加快了，會(huì)計(jì)核算的準(zhǔn)確性和可靠性有了很大的提高，減少了因疏忽大意及計(jì)算失誤造成的差錯(cuò)。但計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不是無懈可擊的，制度也不可能天衣無縫，只有建立和完善內(nèi)部控制制度，才能充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化的高效性及準(zhǔn)確性，為企業(yè)和單位的經(jīng)營(yíng)決策提供完整的信息，創(chuàng)造更高的效益。企業(yè)在推廣應(yīng)用這項(xiàng)工作中，應(yīng)根據(jù)各自單位的實(shí)際情況注意以下問題。
1 電算化會(huì)計(jì)工作崗位的設(shè)置及職責(zé)
根據(jù)會(huì)計(jì)電算化工作的特點(diǎn)，企業(yè)和單位實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后應(yīng)由傳統(tǒng)的以總賬報(bào)表崗位為中心轉(zhuǎn)變?yōu)橐韵到y(tǒng)管理員崗位為核心的崗位架構(gòu)。具體地說，會(huì)計(jì)電算化應(yīng)設(shè)立的會(huì)計(jì)工作崗位包括：系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、數(shù)據(jù)信息審核員。
1.1 系統(tǒng)管理員的職責(zé) 在會(huì)計(jì)電算化軟件的運(yùn)行階段，設(shè)置本崗位權(quán)限范圍內(nèi)的操作口令并進(jìn)行財(cái)會(huì)分工，對(duì)有關(guān)人員的操作權(quán)限進(jìn)行設(shè)置和調(diào)整，負(fù)責(zé)日常的維護(hù)和管理，監(jiān)督并保證本系統(tǒng)的正常運(yùn)行，在系統(tǒng)發(fā)生故障時(shí)，應(yīng)及時(shí)到場(chǎng)，并組織有關(guān)人員快速恢復(fù)正常運(yùn)行。為保守本單位經(jīng)濟(jì)秘密和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全，不得將本單位會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以任何形式帶出本單位或?qū)ν馓峁?br />
1.2 系統(tǒng)操作員的職責(zé) 負(fù)責(zé)將經(jīng)過審核的原始憑證或記賬憑證及時(shí)、準(zhǔn)確地錄入計(jì)算機(jī)，對(duì)于未經(jīng)審核的會(huì)計(jì)憑證不得錄入計(jì)算機(jī)。注意安全保密，各自的操作口令不得隨意泄露，備份數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保管。操作過程中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)記錄故障情況并及時(shí)向系統(tǒng)管理員報(bào)告。
1.3 數(shù)據(jù)信息審核員的職責(zé) 根據(jù)會(huì)計(jì)制度的要求，數(shù)據(jù)審核員負(fù)責(zé)審核原始憑證和記賬憑證及輸出的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、賬表的正確性。對(duì)不真實(shí)、不合法、不完整、不規(guī)范的憑證經(jīng)各有關(guān)人員更正后，再進(jìn)行審核。
2 會(huì)計(jì)電算化的初級(jí)信息整理工作
會(huì)計(jì)人員既要掌握會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)又要掌握計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)和熟練的操作技能。會(huì)計(jì)從業(yè)人員應(yīng)能夠達(dá)到會(huì)計(jì)電算化中級(jí)水平，包括計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)的熟練使用、辦公軟件的應(yīng)用、財(cái)務(wù)軟件的實(shí)際運(yùn)用等，尤其是辦公軟件中的Excel、Word內(nèi)容對(duì)日常會(huì)計(jì)核算輔助工作以及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析等方面都要用到。企業(yè)實(shí)行會(huì)計(jì)電算化，在建賬之初，會(huì)計(jì)人員應(yīng)遵循財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度的要求，選擇好適合本企業(yè)的會(huì)計(jì)核算方法。尤其是會(huì)計(jì)科目設(shè)置方面，除了要按照企業(yè)會(huì)計(jì)制度中規(guī)定的會(huì)計(jì)科目名稱和代碼設(shè)置一級(jí)總賬科目外，還要根據(jù)本單位的實(shí)際業(yè)務(wù)情況，設(shè)置二級(jí)科目甚至三級(jí)、四級(jí)科目，盡可能在初始階段考慮周全。
3 會(huì)計(jì)電算化財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息安全
3.1 建全內(nèi)部控制制度 電算化崗位一般可分為系統(tǒng)管理、系統(tǒng)操作、憑證審核、系統(tǒng)維護(hù)等，這些崗位也可以由基本會(huì)計(jì)崗位的會(huì)計(jì)人員來兼任，但必須對(duì)職權(quán)不相容的崗位進(jìn)行明確分工，不得兼任，同時(shí)各崗位人員要保持相對(duì)穩(wěn)定。在電算化條件下，對(duì)于計(jì)算機(jī)的使用權(quán)限、輸入原始數(shù)據(jù)的校驗(yàn)、數(shù)據(jù)處理的正確性，數(shù)據(jù)信息的保管等方面都需采取適當(dāng)?shù)目刂拼胧?，各單位要建立相?duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制措施。確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全、準(zhǔn)確、可靠。
3.2 完善電算會(huì)計(jì)管理制度。
3.2.1 會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制：對(duì)電算化主管、審核記賬、制證、出納的工作職責(zé)確定明確的責(zé)任。
3.2.2 會(huì)計(jì)電算化操作管理制度：明確計(jì)算機(jī)的操作程序、授權(quán)、更換口令、對(duì)外提供數(shù)據(jù)、日常備份、操作規(guī)程等管理制度。
3.2.3 硬件和數(shù)據(jù)管理制度：對(duì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)所用計(jì)算機(jī)設(shè)備的維護(hù)、保養(yǎng)、使用環(huán)境、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全保密、存儲(chǔ)等要作具體規(guī)定。
3.2.4 電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度：對(duì)會(huì)計(jì)檔案包含的內(nèi)容、歸檔程序、查閱手續(xù)、期滿銷毀等作出具體、詳細(xì)的規(guī)定。
3.2.5 會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制制度：按照不相容崗位分離的原則，明確實(shí)行電算化后的業(yè)務(wù)流程，規(guī)定軟件操作的權(quán)限管理，會(huì)計(jì)人員調(diào)離工作崗位的交接手續(xù)等也作了相關(guān)的規(guī)定。
3.3 網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)的安全防范和措施 電子商務(wù)的迅速普及推動(dòng)了網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)的出現(xiàn)和發(fā)展，而網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)又在電子商務(wù)中起著舉足輕重的作用，為了更好的利用網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)帶來的優(yōu)勢(shì)，保證信息數(shù)據(jù)質(zhì)量和安全，應(yīng)以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，結(jié)合財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)需要，從以下幾方面入手，確保網(wǎng)絡(luò)安全有效的傳遞信息。
3.3.1 增設(shè)防火墻和系統(tǒng)加密管理。在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，對(duì)一些須嚴(yán)格控制操作的環(huán)節(jié)，建立了會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制，明確了每個(gè)工作崗位的職責(zé)范圍，分設(shè)操作密碼，由分管該權(quán)限的兩個(gè)人各自按照規(guī)定設(shè)置，不得告知他人。對(duì)兩人分別輸入的口令進(jìn)行“并鑰”處理后，方可執(zhí)行相應(yīng)的操作，避免由一人違規(guī)操作。
3.3.2 形成由第三方牽制的安全機(jī)制。利用網(wǎng)絡(luò)所特有的實(shí)時(shí)傳輸功能和日益豐富的互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)原始交易憑證的第三方監(jiān)控即網(wǎng)上公證。另一方面要加強(qiáng)對(duì)遠(yuǎn)程操作的控制，即由本單位監(jiān)管部門對(duì)遠(yuǎn)程報(bào)賬、記賬、查賬、審計(jì)等操作進(jìn)行網(wǎng)上監(jiān)督。
3.3.3 建立嚴(yán)格的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)措施。為了提高系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性和應(yīng)對(duì)意外情況的出現(xiàn)，一個(gè)比較有效的方法是利用光盤進(jìn)行備份，同時(shí)要建立雙備份，備份后的兩份數(shù)據(jù)應(yīng)有不同的人員持有，可達(dá)到長(zhǎng)期保存數(shù)據(jù)的目的。
3.3.4 完善和實(shí)施法律法規(guī)，建立健全內(nèi)部管理制度。國(guó)家應(yīng)建立和完善電子商務(wù)法規(guī)，以規(guī)范網(wǎng)上交易的購(gòu)銷、支付及核算行為； 各單位要根據(jù)自己的工作需要，建立健全包括網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)崗位責(zé)任制、網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)操作管理制度、計(jì)算機(jī)硬軟件和數(shù)據(jù)管理制度、網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)檔案管理制度等在內(nèi)的內(nèi)部管理制度，為網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)提供一個(gè)良好的運(yùn)行環(huán)境。
4 會(huì)計(jì)電算化后的會(huì)計(jì)檔案管理
加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理是電算化會(huì)計(jì)工作連續(xù)進(jìn)行的保證，是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的保證，是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的保證。因此，必須做好會(huì)計(jì)憑證的收集和整理、會(huì)計(jì)賬簿的收集和整理、會(huì)計(jì)報(bào)表的收集和整理、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)文檔資料的收集和整理、磁盤數(shù)據(jù)的收集和整理。
5 會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展趨勢(shì)
在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代瞬息萬變的形勢(shì)下，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)更為激烈，誰能夠迅速地獲取更多有價(jià)值的信息并作出及時(shí)正確的反應(yīng)，誰就能在競(jìng)爭(zhēng)中搶得主動(dòng)權(quán)，信息流成為了企業(yè)的生命線。這就要求企業(yè)注重運(yùn)用科學(xué)的理論和方法去改善其經(jīng)營(yíng)管理尤其是財(cái)務(wù)管理，加快企業(yè)全面管理信息化的進(jìn)程，構(gòu)建一條能迅速感知其所處的環(huán)境、察覺競(jìng)爭(zhēng)者的挑戰(zhàn)和客戶的需求。并作出及時(shí)反應(yīng)的“數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)”，而這個(gè)系統(tǒng)的核心應(yīng)是財(cái)務(wù)系統(tǒng)。面對(duì)新形勢(shì)，企業(yè)界和理論界都在大力尋求解決之道。我國(guó)著名的財(cái)務(wù)軟件開發(fā)公司用友、金蝶等適時(shí)推出了“網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)”戰(zhàn)略，為企業(yè)構(gòu)建自己的能適應(yīng)時(shí)代要求的“數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)”提供了初步解決方案。無疑，會(huì)計(jì)信息化既“網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)”將成為會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的新趨勢(shì)。
