高校檔案管理是指高校在從事學(xué)校事務(wù)管理的各項(xiàng)活動(dòng)中所形成的有利用價(jià)值的不同形式的歷史記錄，包括文字、圖表、音像等信息資料，是記錄和反映學(xué)校歷史變革的載體。學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校管理的基礎(chǔ)工作，是學(xué)校發(fā)展過(guò)程中不可忽視的重要管理工作。因而，如何在院校體制改革不斷深化的背景下進(jìn)一步搞好檔案管理工作，是亟待解決的問(wèn)題。筆者認(rèn)為，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，應(yīng)用知識(shí)管理的理念進(jìn)行檔案管理是高校檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。
一、知識(shí)管理的方法概述
知識(shí)管理是在知識(shí)經(jīng)濟(jì)浪潮中，管理領(lǐng)域發(fā)生的一次新的革命。知識(shí)管理是通過(guò)對(duì)企業(yè)知識(shí)資源的開(kāi)發(fā)和有效利用以提高企業(yè)創(chuàng)新能力，從而提高企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值能力的管理活動(dòng)。［１］知識(shí)管理的目標(biāo)就是力圖能夠?qū)⒆钋‘?dāng)?shù)闹R(shí)給最恰當(dāng)?shù)娜艘员闶顾麄兡軌蜃龀鲎顑?yōu)的決策。西方學(xué)者對(duì)于知識(shí)及知識(shí)管理的研究始于２０世紀(jì)５０年代，９０年代中期知識(shí)管理開(kāi)始為信息系統(tǒng)研究者所關(guān)注，并持續(xù)至今，目前已進(jìn)入理論深化和實(shí)證應(yīng)用階段．而我國(guó)直到２０００年后，該領(lǐng)域的研究才開(kāi)始逐漸增多，并在近幾年得到了迅速發(fā)展。［２］知識(shí)管理的應(yīng)用主要集中在3個(gè)方面：企業(yè)知識(shí)管理、圖書情報(bào)知識(shí)管理和知識(shí)管理的度量。
將知識(shí)管理方法應(yīng)用于高校檔案管理既可以看作是知識(shí)管理應(yīng)用的一種嘗試，也可以看作是圖書情報(bào)知識(shí)管理的延伸。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，應(yīng)用知識(shí)管理的理念對(duì)檔案工作進(jìn)行管理是高校檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。
二、高校檔案管理工作中存在的問(wèn)題
高校檔案是高校中的重要信息資源，是高校進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、改進(jìn)管理、制訂建設(shè)發(fā)展計(jì)劃的重要依據(jù)。目前，高校檔案管理工作已經(jīng)取得了一些成效，但仍然存在諸多問(wèn)題。
第一，檔案信息載體形式多種多樣。隨著高校信息化建設(shè)的進(jìn)一步開(kāi)展，高校檔案的保存也逐漸呈現(xiàn)出多種形式，不僅有傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)文檔，更多的是電子文檔。如果不對(duì)各種形式的檔案進(jìn)行梳理整合，很容易造成原始資料流失。檔案信息載體形式多種多樣對(duì)高校檔案的管理工作提出了新的課題——如何將這些不同形式的載體進(jìn)行有效管理。高校檔案管理工作者對(duì)此進(jìn)行了大量的嘗試，但是目前看來(lái)，效果并不是非常理想。
第二，檔案信息服務(wù)效率低下。一方面，檔案信息服務(wù)的對(duì)象比較單一，基本上局限于校領(lǐng)導(dǎo)和管理層，為廣大教職員工及學(xué)生提供的服務(wù)較少，這在一定程度上阻礙了校務(wù)公開(kāi)環(huán)境的建設(shè)。由于目前高校檔案管理主要依靠手工查檔，在管理人員有限的情況下，一旦查詢數(shù)量增加幾倍，管理人員就很難應(yīng)付。所以檔案工作只為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。另一方面，檔案工作僅僅局限在歸檔留存層面上，對(duì)檔案信息的二次開(kāi)發(fā)利用較少，因而查閱檔案所得到的僅僅是原始的信息，檔案利用率低下。
第三，檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。目前，高校的檔案管理工作大多局限于材料的簡(jiǎn)單歸檔，甚至存在因歸檔不及時(shí)造成資料的積壓甚至丟失的現(xiàn)象。檔案管理工作得不到足夠重視。隨著校務(wù)辦公自動(dòng)化的實(shí)施，檔案管理工作者必須做好思想上及技術(shù)上的準(zhǔn)備，將電子文件及多媒體信息完整歸檔。很多應(yīng)該歸檔的檔案并沒(méi)有按照制度的要求進(jìn)行存檔。同時(shí)，由于存檔制度不建全，造成珍貴歷史資料的流失。
三、對(duì)高校檔案實(shí)施知識(shí)管理的意義
第一，從深度與廣度上擴(kuò)展檔案管理的范圍。在檔案管理工作中實(shí)施知識(shí)管理，使得檔案管理不僅僅局限于歷史文件的管理，而是對(duì)檔案中所包含的信息及知識(shí)進(jìn)行管理。知識(shí)管理要求將包括文件、檔案在內(nèi)的一切載體形態(tài)的知識(shí)納入管理范圍，并將不同載體形態(tài)的知識(shí)進(jìn)行整合與集成，建構(gòu)一個(gè)整體的知識(shí)資源體系。［３］
第二，提高檔案信息服務(wù)效率。按照知識(shí)管理的理念與方法，將檔案信息進(jìn)行去粗取精，并進(jìn)一步挖掘其中有價(jià)值的信息資源，進(jìn)而進(jìn)行有效的調(diào)動(dòng)、開(kāi)發(fā)與組合，能夠幫助決策者提高決策質(zhì)量與水平，從而提高了檔案信息的服務(wù)效率。
四、用知識(shí)管理理念進(jìn)行檔案管理的對(duì)策
第一，轉(zhuǎn)變觀念，樹(shù)立檔案管理新意識(shí)。為了更好地進(jìn)行檔案管理，必須樹(shù)立正確的觀念。只有在思想上認(rèn)識(shí)到實(shí)施知識(shí)管理的必要性，才能使檔案管理工作邁上新臺(tái)階。因此，檔案管理人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念，由對(duì)歷史資料的簡(jiǎn)單匯總與整理轉(zhuǎn)變?yōu)槊鞔_責(zé)任、積極干預(yù)和整合。將顯性的檔案信息知識(shí)與隱性的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)融合，從而為領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持。
第二，檔案按知識(shí)進(jìn)行分類和管理。計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)極大地方便了檔案按知識(shí)進(jìn)行分類和管理。計(jì)算機(jī)的普遍應(yīng)用改變了靜止的、僵化不變的文本的存在方式，代之以動(dòng)態(tài)的、多方位、多層次的知識(shí)條目管理。實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)共享是檔案知識(shí)管理的最終目標(biāo)，也是檔案部門與其他部門及外界聯(lián)系的紐帶。檔案知識(shí)智能化服務(wù)可以通過(guò)建設(shè)知識(shí)倉(cāng)庫(kù)，提供知識(shí)導(dǎo)航、知識(shí)咨詢等方式實(shí)現(xiàn)。
第三，充分利用辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案知識(shí)管理。目前很多高校都開(kāi)發(fā)了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。隨著辦公自動(dòng)化的建設(shè)與實(shí)施，檔案管理系統(tǒng)的軟件基本可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上歸檔、查閱。檔案管理人員可以通過(guò)校園網(wǎng)在基層所有連接互聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)上進(jìn)行檔案條目錄入、修改，讓檔案管理人員有更充足的時(shí)間去做檔案開(kāi)發(fā)利用工作，有利于提高高校檔案管理工作效率和管理水平，同時(shí)，還可以避免檔案因借閱而造成的對(duì)紙質(zhì)檔案的磨損。
主要參考文獻(xiàn)
［１］ 王家斌，邵慰． 知識(shí)密集型企業(yè)的知識(shí)管理模式研究［Ｊ］． 商業(yè)研究，２００７（１１）：４５－４８．
［２］ 劉詠梅，王琦，彭連剛． 中國(guó)知識(shí)管理研究現(xiàn)狀綜述與趨勢(shì)分析［Ｊ］． 研究與發(fā)展管理，２００９，２１（２）：３１－３８．
［３］ 王麗曼． 檔案管理與知識(shí)管理的關(guān)系研究［Ｊ］． 邊疆經(jīng)濟(jì)與文化，２００８（１２）．
