辦公室作為一個綜合部門，是承上啟下、協(xié)調(diào)左右、連接內(nèi)外的樞紐。辦公室工作千頭萬緒、包羅萬象。辦公室工作開展得如何，直接制約和影響到整個單位工作的正常開展。隨著社會的發(fā)展和科技的進步，如何加強新形勢下辦公室工作，充分發(fā)揮辦公室職能，是我們面臨的一個新課題。
一、要有一支高素質(zhì)的人才隊伍
隨著辦公室工作內(nèi)容的不斷豐富和發(fā)展，工作領(lǐng)域也越來越寬廣，對文秘人員的素質(zhì)要求也越來越高。要很好地適應(yīng)辦公室工作，文秘人員必須具備以下素質(zhì)。
（1） 扎實的文字功底。文秘工作的主要內(nèi)容之一就是文稿起草、辦文批文等。這就要求秘書有過硬的文字功夫，熟悉各種公務(wù)文稿的特點、性質(zhì)和作用，這也是做秘書的最基本的條件。同時，要有良好的文化積淀，博學(xué)多才，善于積累。作為一個優(yōu)秀的文秘人員，只有熟悉全面情況，才能寫出真正有價值有水平的文章。
（2） 堅定的政治立場。堅持正確的政治信念和立場，這是從事秘書工作最根本的素質(zhì)。只有在思想上和行動上與黨保持一致，才能做到政令暢通、令行禁止。辦公室作為單位的“窗口”，涉及的各項工作在很大程度上代表著部門的立場，反映著部門的形象。因此，文秘人員要不斷地強化“窗口”意識，用一流的人格和人品，一流的工作態(tài)度，一流的工作作風(fēng)，一流的工作業(yè)績來塑造辦公室的良好形象。
（3） 善于學(xué)習(xí)。辦公室工作對文秘的文化素質(zhì)要求是多方面的，因此文秘人員要特別注重學(xué)習(xí)和知識的積累，樹立終身學(xué)習(xí)意識。結(jié)合自身實際有針對性地制訂學(xué)習(xí)計劃，利用一切可以學(xué)習(xí)的時間學(xué)習(xí)，既要學(xué)習(xí)理論知識，也要學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)技能，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)。除了學(xué)習(xí)書本知識以外，還要善于在實踐中學(xué)習(xí)，重視調(diào)查研究，善于分析和總結(jié)，真正從實踐中獲取知識。
（4） 作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)。辦公室工作繁雜而瑣碎，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯誤都會引發(fā)連鎖反應(yīng)。這就要求辦公室工作人員要細(xì)心和耐心，在辦文、辦會、辦事上一絲不茍。
二、較強的協(xié)調(diào)溝通能力
協(xié)調(diào)和溝通，對辦公室工作來說具有十分重要的意義。充分認(rèn)識協(xié)調(diào)溝通的重要性，有利于工作的開展、決策的執(zhí)行和辦事效率的提高。
（1） 溝通能力。溝通是開展一切工作的前提。由于辦公室工作接觸面廣，接觸的人員多而雜：知識水平參差不齊、能力高低不一、職業(yè)各式各樣。這就對文秘人員的溝通能力提出了更高的要求。只有不斷地加強學(xué)習(xí)，盡可能多地掌握多方面的知識，積極開發(fā)多種溝通渠道，熟練運用溝通技巧，善于爭取別人的理解并適時發(fā)表自己的意見，與對方產(chǎn)生共鳴，從而達預(yù)期的目的。
（2）協(xié)調(diào)能力。協(xié)調(diào)是各項工作開展的基礎(chǔ)。政策的落實、工作效率的提高都離不開較好的協(xié)調(diào)能力。辦公人員要統(tǒng)籌兼顧，理順各部門的關(guān)系，采取合理的方式達到協(xié)調(diào)的目的，從而促進各項工作平穩(wěn)有序地開展。
協(xié)調(diào)溝通能力是辦公室人員綜合素質(zhì)的體現(xiàn)，并貫穿于辦公室工作的各個方面。在溝通的基礎(chǔ)上協(xié)調(diào)，在協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上更好地溝通。通過溝通，才能使個人在集體中充分發(fā)揮自己的才干，才能使全體干部職工在思想上同心，目標(biāo)上同向，工作上同干，才能做到同舟共濟，形成合力，體現(xiàn)整體形象，發(fā)揮整體優(yōu)勢，增強單位的凝聚力、向心力和戰(zhàn)斗力。
三、做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手
辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和“智囊團”。當(dāng)參謀貴在“參”字上下功夫，在“謀”字上花力氣，力求參到點子上，謀到關(guān)鍵處。因此，辦公室人員在為領(lǐng)導(dǎo)出主意、獻計策的時候，要從領(lǐng)導(dǎo)的角度思考問題，樹立大局意識，同時要具有較強的領(lǐng)會能力和對問題高度的敏感性。一是要有強烈的事業(yè)心和責(zé)任感。敢于講真話、講實話，對領(lǐng)導(dǎo)正確的決策要不折不扣地執(zhí)行，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的決策不妥時要及時提醒，幫助領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決策。二是要具有超前意識。領(lǐng)導(dǎo)沒想到的，辦公室人員要想到，領(lǐng)導(dǎo)想到的，辦公室人員要想得更細(xì)更具體，并及時向領(lǐng)導(dǎo)提供信息并提出合理化建議。三是要多做調(diào)查研究。辦公室要充分地利用自己的優(yōu)勢，深入實際，廣泛征求廣大職工的意見，搜集整理各方面信息，總結(jié)歸納，并及時地把情況反饋給領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)只有掌握了第一手資料和真實情況，才能做出正確的決策，避免失誤。
四、強化服務(wù)意識
辦公室的工作實質(zhì)就是服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為部門服務(wù)、為基層單位服務(wù)、為干部職工服務(wù)。辦公室工作人員要自覺把服務(wù)作為自己的情感所系、職責(zé)所在、事業(yè)所求，寓服務(wù)于工作，寓工作于服務(wù)，不斷提高服務(wù)水平。要樹立全心全意為人民服務(wù)的意識，把服務(wù)作為基本職能，把強烈的事業(yè)心和責(zé)任感轉(zhuǎn)化為積極的參與意識，為領(lǐng)導(dǎo)提供最佳服務(wù)。辦公室工作一般都是幕后工作，這也是由辦公室的服務(wù)性質(zhì)決定的，要淡泊名利，甘當(dāng)無名英雄，不能患得患失。
總之，作為一名新時期合格的辦公室秘書，要具備良好的道德素質(zhì)和職業(yè)素質(zhì)， 不斷提高自己的觀察力、實踐能力和協(xié)調(diào)溝通能力，不斷提升自己的綜合實力。工作中要與同事建立融洽的協(xié)作關(guān)系，增強信任感和認(rèn)同感，同時，要認(rèn)清形勢、把握大局、立足大局、服務(wù)大局，提高工作的自覺性、主動性，出色地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項任務(wù)，才能充分發(fā)揮辦公室的職能作用。
