隨著社會的發(fā)展和科技的進步，ＩＴ技術(shù)的應(yīng)用在社會各領(lǐng)域中都得到了普及，越來越多的人都感受到利用計算機進行各類管理的科學(xué)性和便捷性，認(rèn)識到管理信息系統(tǒng)對于管理工作的重要性。通過人事檔案檢索系統(tǒng)對人事檔案進行檢索、調(diào)閱，具有人工管理所無法比擬的優(yōu)點，它可以使人們從繁重的傳統(tǒng)手工管理中解脫出來，從而提高企業(yè)人事檔案管理的工作效率，協(xié)助企業(yè)更好地完成人事檔案管理工作。
1建立人事檔案表的相關(guān)技巧
打開Ｅxcel工作簿，將ｓｈｅｅｔ １工作表重命名為“檔案管理表”輸入相關(guān)信息，如圖１所示。
其中，“部門”、“職務(wù)”、“職稱”、“學(xué)歷”、“性別”、“婚否”等列，可通過“數(shù)據(jù)有效性”設(shè)置減少重復(fù)輸入。以“性別”字段為例，其具體方法是：選中該列→單擊【數(shù)據(jù)】菜單→選擇【數(shù)據(jù)有效性】命令→在彈出的【數(shù)據(jù)有效性】對話框中，選擇【設(shè)置】選項卡，進行相應(yīng)的設(shè)置（如圖2所示）。單擊【確定】按鈕后即可在該列下拉列表框中選擇填入。其他各列同理。
2 建立檢索卡
將ｓｈｅｅｔ ２重命名為“檢索卡”，設(shè)置檢索卡樣式，如圖３所示。
2.1方法一
單擊Ｃ３單元格→在編輯欄中輸入“＝ＶＬＯＯＫＵＰ（Ｂ２，檔案管理表?。粒玻海停玻矗?，ＦＡＬＳＥ）”→單擊【確定】按鈕后，該人員的部門信息就會自動出現(xiàn)在Ｃ３單元格中。
其中：“ＶＬＯＯＫＵＰ”是查找函數(shù)，可以單擊【插入】菜單→選擇【函數(shù)】命令→在彈出的【插入函數(shù)】對話框中，選擇該函數(shù)；也可以在編輯欄中直接輸入該函數(shù)。注意手工輸入時前面要加“＝”號。
該函數(shù)的含義是：在檔案表的Ａ２：Ｍ２４單元格區(qū)域中查找Ｂ２單元格的數(shù)值，找到后返回該區(qū)域第２列相對位置的數(shù)值（因為“部門”字段在該區(qū)域的第２列），“ＦＡＬＳＥ”為精確查找。這樣，如果在Ｂ２單元格中輸入Ｄ０００１，則返回的部門即是“經(jīng)理室”。 其他各列同理。注意修改第３個參數(shù)，分別是３~１３；Ｅ４單元格與Ｇ３單元格要設(shè)置為日期型。檢索結(jié)果如圖４所示。
該檢索卡的功能是可對該企業(yè)任意一個人員進行個體化的檢索，只需輸入相應(yīng)的編號即可。
2.2方法二
單擊Ｃ３單元格→在編輯欄中輸入“＝ＬＯＯＫＵＰ（Ｂ２，檔案管理表?。粒常海粒玻?，檔案管理表?。拢常海拢玻矗薄鷨螕簟敬_定】按鈕后，該人員的部門信息就會自動出現(xiàn)在Ｃ３單元格中。
該函數(shù)也是一個查找函數(shù)，其含義是：在檔案管理表的Ａ３：Ａ２４單元格區(qū)域中查找Ｂ２單元格的內(nèi)容，找到后返回Ｂ３：Ｂ２４單元格區(qū)域相對位置的數(shù)值，如果在Ｂ２單元格中輸入Ｄ０００３，則返回的部門是“財務(wù)部”。其他同理。
3添加動態(tài)按鈕
首先將人員編號這一列的數(shù)值改為數(shù)值型的數(shù)據(jù)，在菜單欄空白處，右擊→打開【窗體】控件→單擊【滾動條】按鈕→在Ｃ２：Ｄ２單元格區(qū)域添加【滾動條】控件→右擊【滾動條】→選擇【設(shè)置控件格式】→在彈出的【設(shè)置控件格式】對話框中作相應(yīng)的設(shè)置（如圖５所示）。
注意：單元格鏈接到Ｂ２單元格。
添加滾動條以后，就可通過滾動條來進行信息檢索，無須輸入編號。滾動檢索結(jié)果如圖６所示。
4 批量檢索
如果要進行批量檢索，如按性別、按部門、按學(xué)歷檢索，可通過“高級篩選”功能完成。
具體操作如下（如查找性別為男而且學(xué)歷為本科的人員）：
在“檔案管理表”工作表的任意位置輸入如圖７所示的內(nèi)容，單擊【數(shù)據(jù)】菜單→選擇【篩選】→【高級篩選】→在打開的【高級篩選】對話框中作如圖８所示的設(shè)置。其中“條件區(qū)域”應(yīng)選擇Ｎ２：Ｏ３單元格區(qū)域。這樣性別為男而且學(xué)歷是本科的人員即可篩選出來，如圖９所示。
如果要查找性別為男或者學(xué)歷為本科的人員，則應(yīng)將“條件區(qū)域”中的“本科”填在Ｏ４單元格中，“條件區(qū)域”即為Ｎ２：Ｏ４單元格區(qū)域。
5 小結(jié)
總之，企業(yè)人事檔案管理的信息化是企業(yè)整體管理信息化建設(shè)的重要組成部分。利用Ｅｘｃｅｌ提供的大量函數(shù)，可以很方便地進行管理分析、統(tǒng)計分析、預(yù)測分析，對檔案管理過程的保管、編目、統(tǒng)計、利用等各個環(huán)節(jié)都有實際應(yīng)用價值，作為一名合格的檔案管理工作者，掌握Ｅｘｃｅｌ的相關(guān)知識，對在檔案管理中應(yīng)用Ｅｘｃｅｌ來解決各類問題，是會有很大幫助的。
主要參考文獻
［１］ＥＸＣＥＬ ＨＯＭＥ．ＥＸＣＥＬ應(yīng)用大全［Ｍ］．北京：人民郵電出版社，２００８.
注：本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內(nèi)容請以PDF格式閱讀原文
