一、規(guī)范憑證表頭信息
憑證表頭包括憑證類型、憑證日期、附單據(jù)張數(shù)等，憑證類型要正確；日期要按原始憑證的日期確定；附單據(jù)張數(shù)按原始單據(jù)的實(shí)際張數(shù)確定。本項(xiàng)內(nèi)容是教學(xué)工作中的一個(gè)弱項(xiàng)，一般情況下老師都不太注意這個(gè)問題，企業(yè)每年都要接受財(cái)、稅、物價(jià)大檢查，登記的數(shù)字與所附單據(jù)是否相符，是重點(diǎn)審查的內(nèi)容之一。
二、規(guī)范會(huì)計(jì)科目的輔助信息
凡是分錄中有輔助核算條件或其他條件的，應(yīng)準(zhǔn)確輸入，漏輸或錯(cuò)輸銀行存款的原始憑證編號(hào)就不能進(jìn)行系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)賬；輔助核算信息（往來、個(gè)人、客戶、供應(yīng)商、部門、項(xiàng)目等）設(shè)置模糊也不利于計(jì)算機(jī)檢索和查詢，或給期末轉(zhuǎn)賬定義造成錯(cuò)誤。
三、規(guī)范業(yè)務(wù)金額及數(shù)量
數(shù)量賬科目要在彈出的原始憑證中正確輸入數(shù)量，否則就不能在相關(guān)賬戶中查詢數(shù)量信息，有些軟件允許錯(cuò)誤通過，如銷貨退回業(yè)務(wù)，正、負(fù)數(shù)都能通過，且計(jì)算機(jī)并不報(bào)錯(cuò)，這就給期末轉(zhuǎn)賬帶來了隱患。
四、規(guī)范業(yè)務(wù)順序
要按原始單據(jù)的順序編制記賬憑證，如：從甲廠購(gòu)進(jìn)A材料100噸，每噸1 000元，B材料200噸，每噸1 500元，增值稅68 000元，對(duì)方代墊運(yùn)費(fèi)600元，一并以銀行存款支付。本筆業(yè)務(wù)的原始單據(jù)有5張，分別是發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)、貨運(yùn)單、自制運(yùn)費(fèi)分割單和付款單據(jù)。除抵扣聯(lián)用于抵稅外，其余4張均為入賬單據(jù)。業(yè)務(wù)處理如下：
1.根據(jù)發(fā)票聯(lián)
借材料采購(gòu)/甲廠/A材料100 000
材料采購(gòu)/甲廠/B材料300 000
應(yīng)交稅費(fèi)/應(yīng)交增值稅/進(jìn)項(xiàng)稅68 000
2.根據(jù)運(yùn)費(fèi)分割單
借材料采購(gòu)/甲廠/A材料 200
材料采購(gòu)/甲廠/B材料 400
3.根據(jù)付款單據(jù)
貸 銀行存款 468 600
以上業(yè)務(wù)處理在手工會(huì)計(jì)情況下，將材料價(jià)款和運(yùn)費(fèi)相加后作為材料成本編制會(huì)計(jì)分錄，其目的是為了減少編制分錄、登記賬簿和科目匯總的筆數(shù)。
在電算化會(huì)計(jì)條件下，因?yàn)榫幹品咒浐芸?，并且由系統(tǒng)自動(dòng)記賬和匯總。因此，在編制記賬憑證時(shí)，盡可能按原始單據(jù)編制會(huì)計(jì)分錄，憑證審核人員和后續(xù)查賬人員根據(jù)原始憑證，不用加計(jì)金額就可以直觀審核記賬憑證，線條十分清楚，可大大提高工作效率。
由于材料采購(gòu)明細(xì)賬戶定義為數(shù)量賬，應(yīng)當(dāng)注意第一、二兩筆分錄要在系統(tǒng)彈出的原始憑證中輸入數(shù)量和單價(jià)，第四、五兩筆分錄在彈出的原始憑證中不輸任何數(shù)據(jù)，直接在記賬憑證的金額欄內(nèi)輸入金額，以免采購(gòu)數(shù)量重復(fù)。因此，在編制記賬憑證時(shí)，應(yīng)分別按原始單據(jù)編制會(huì)計(jì)分錄，以避免所有后續(xù)人員重復(fù)計(jì)算的麻煩。
會(huì)計(jì)軟件中的報(bào)表系統(tǒng)提供從憑證中取數(shù)的功能，如果報(bào)表數(shù)據(jù)有必要從憑證（記賬憑證或原始憑證）中取數(shù)時(shí)，那么規(guī)范的記賬憑證有助于用戶取到理想的報(bào)表數(shù)據(jù)。
