長期以來,高等院校的主要任務是傳授知識、培養(yǎng)人才、科學研究,較少地參與社會經(jīng)濟活動,涉及的經(jīng)濟行為也相對單一。但隨著社會主義市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展和深入,高等教育事業(yè)也發(fā)生了根本的變化。辦學的模式由單一的公辦高校變?yōu)楣k、公辦民助、民辦、中外合作辦等多種方式,資金的籌措方式也由單一的國家撥款變?yōu)檎畵芸睢⑹袌龌I措、校辦產(chǎn)業(yè)、科技研究等多種來源形式。因此,高等學校與社會各行各業(yè)的聯(lián)系也日益緊密,從而與市場經(jīng)濟的融合度也日益加深,高校的發(fā)展已無法脫離市場,獨善其身。由于市場經(jīng)濟是法治經(jīng)濟、契約經(jīng)濟、合同經(jīng)濟,而高校對這套市場經(jīng)濟的游戲規(guī)則,認識不足,重視不夠,因此在參與市場經(jīng)濟活動中,往往會引發(fā)一些合同糾紛,給學校造成了不良的社會影響和一定的經(jīng)濟損失。因此,高校必須將合同管理擺在學校管理的重要位置。
一、高校合同管理內(nèi)涵及其特點
高校合同是指以高校法人主體的名義,與其他平等主體的自然人、法人和其它組織之間,在遵循平等、自愿、公平、誠信的基礎上簽訂、變更、終止民事權利義務關系的一種協(xié)議。合同一經(jīng)簽訂,便具有法律效力,當事雙方必須嚴格按合同約定的條款執(zhí)行,若一方違約必須負擔相應的法律責任。高校的合同管理就是指高校依據(jù)法律和法規(guī),采取法律的、行政的手段,對合同關系進行組織、控制、協(xié)調(diào)與監(jiān)督,以保護合同當事人的合法權益,妥善處理合同糾紛,防止和制裁違法行為,保證合同順利實施等一系列管理活動的總稱。因此,高校合同管理水平的高低直接關系到高校各項事業(yè)能否在合情、合理、合法、健康、有序地軌道中運行,切不可等閑視之。目前,高校所簽訂的合同大致可分為商品買賣合同、建設工程合同、修繕工程合同、聯(lián)合辦學合同、委托加工合同、科技服務合同、資產(chǎn)租賃合同、債權債務合同、物業(yè)管理合同、捐贈合同、投資合同等各類涉及經(jīng)濟事項的合同,除經(jīng)濟合同外,還有少數(shù)非經(jīng)濟合同,如人事管理合同、知識產(chǎn)權合同等,充分體現(xiàn)了高校的三大職能,即教學、科研、服務于經(jīng)濟社會。與一般公司、企業(yè)相比,它具有合同種類繁多、金額相對較小、經(jīng)辦部門較多等特點,因此,高校在合同管理上也具有特殊性和復雜性。
二、高校合同管理的現(xiàn)狀分析
(一)合同觀念淡薄、知識欠缺
由于受傳統(tǒng)思維觀念的影響,管理者對學校合同管理的重要性認識不足、重視不夠、法律意識淡薄、風險意識不強。認為訂立合同僅僅是“走形式”和“跑過場”,或是認為雙方是長期合作伙伴,礙于情面搞口頭的“君子協(xié)議”,不簽訂書面合同;或是不仔細推敲合同的主要條款,不認真審核對方預先擬定好的合同文本,隨意草率地簽訂合同,致使合同在履行過程中糾紛和違約現(xiàn)象時有發(fā)生,給學校造成了不良的社會影響和不必要的經(jīng)濟損失。并且部分高校管理人員缺乏合同法律的相關知識,許多合同的訂立是未經(jīng)學校法人授權,未使用學校合同專用章,是由高校下屬非法人單位、部門、學院等擅自使用部門公章對外簽訂的,根本不符合《中華人民共和國合同法》之規(guī)定,合同簽訂的主體必須是具有民事權利能力和民事行為能力,依法獨立享受民事權利和承擔民事義務的自然人、法人和其它組織。由于高校許多合同的主體不具有獨立的民事主體資格,因此合同的權利義務最終還是要由學校這一合同主體來承擔。 這些問題的存在,表明高校管理者對市場經(jīng)濟中合同的管理重視不夠、認識不清,更對簽訂合同存在的風險缺乏足夠的認識。
(二)合同多頭簽訂,管理缺位
高校是由教學、科研、管理、后勤保障等許多部門組成,有人把它比喻成一個“小社會”,各部門平時都是相對獨立地開展對內(nèi)對外的各項社會活動。由于許多學校沒有設置專門的合同管理機構,因此各部門在對外交往簽訂合同中便各自為政,如:基本建設項目合同由基建部門負責簽訂、房屋租賃合同由產(chǎn)業(yè)部門(或后勤部門)負責簽訂,維修維護合同由后勤部門簽訂、設備材料采購合同由資產(chǎn)部門負責簽訂、國內(nèi)合作辦學由教務部門負責簽訂,國外合作辦學由學校外事部門負責簽訂,各類辦班、培訓由相關學院負責簽訂,實行目標管理不具有法人資格的單位也獨立對外簽訂合同,凡此種種,不勝枚舉。造成合同誰都能以部門名義對外簽訂,一旦合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題,誰都不負責任,誰也負不起責任的局面,最終是學校作為法人收拾殘局。同時合同的多部門簽訂還會造成合同資料散落在學校不同的管理部門,如管理不當,往往造成合同資料遺失,不能及時歸檔和保存,以至于學校在上級部門進行財務審計、資產(chǎn)清查及其它相關檢查中到處查找合同資料,同時也不便于學校領導和財務、審計等相關部門全面了解學校對外簽訂合同狀況,學校的權益是否得到實現(xiàn),會不會給學校帶來潛在的經(jīng)濟風險、稅務風險以及法律糾紛等。
三、高校合同管理的路徑探尋
(一)思想意識上要高度重視
高校合同管理對規(guī)范學校的各項經(jīng)濟行為,保障和維護高校的合法權益不受侵犯,有效防范潛在的財務風險,預防合同糾紛,控制和降低成本費用,提高資金的使用效益,推進依法治校,實現(xiàn)陽光財務,避免“暗箱操作”,預防和減少腐敗,促進黨風廉政建設,促進學校的各項事業(yè)平穩(wěn)、健康、有序發(fā)展,具有十分重要的意義,因此高校要充分認識加強合同管理的必要性,要主動適應新時期市場經(jīng)濟的要求,樹立法律意識、風險意識,認真學習合同法、公司法、物權、稅法、價格法、商標法、專利法、招投標法、建筑法等相關法律知識,掌握合同訂立和管理的技巧和方法,不斷提高合同管理的質(zhì)量水平,同時將對合同管理的要求,列入對高校領導干部的年終考核內(nèi)容,并實行一票否決制,這是做好合同管理工作的思想保證。
(二)組織制度上要集中統(tǒng)一
為實現(xiàn)合同的科學化、規(guī)范化、標準化管理,高校要從組織制度上采取措施,加強合同管理建設,規(guī)范學校的合同管理行為。為此,高校應制定一套合理的合同管理工作制度,建立“統(tǒng)一領導,分級負責”的管理體制。高校要對合同管理的組織以及合同的起草、談判、審查、簽訂、履行、檢查、管理等每一個工作環(huán)節(jié)均作出明確規(guī)定。因此,學校應成立合同管理工作領導小組,由一名校領導親自掛帥,校辦、財務、審計、招投標辦、承辦單位等相關職能部門參與,同時要明確各部門的職責權限。學校財務部門是合同的管理部門,負責對承辦單位送審的合同進行初審,并報請校辦、審計、招投標辦、校領導進行終審,對終審通過的合同進行歸檔管理,同時對合同執(zhí)行情況進行監(jiān)督。合同承辦單位是合同的履行單位,在訂立合同前,必須嚴格審查對方當事人主體資格、經(jīng)營范圍、履約能力、資信情況、委托代理權限等。同時起草、擬定、送審、報批相關合同草案。對重大合同,還要聘請專門的法律顧問對合同的內(nèi)容、條款進行全面審查,并簽署意見,以確保學校的合法權益得到法律保護。審計部門負責對合同的可行性、必要性、合同內(nèi)容、合同條款是否維護學校利益,是否符合學校有關財經(jīng)政策和財務管理規(guī)定,款項支付是否有經(jīng)費來源保障,資金結(jié)算方式是否合理等進行監(jiān)督。招投標辦負責審查合同標的物的買賣是否符合招投標的管理規(guī)定,應納入政府采購范圍的是否納入,是否存在規(guī)避招投標的行為等。校長辦公室負責合同的授權委托等手續(xù)的辦理及合同專用章的管理。合同的文本形式,原則上凡國家規(guī)定采用標準合同文本的必須采用標準文本。沒有統(tǒng)一文本的學?？筛鶕?jù)具體情況分別自行擬定或與對方單位協(xié)商共同擬定。這是做好合同管理的強有力的體制保障。
(三)管理措施上要切實可行
有鑒于高校合同品種繁多,且合同金額從幾千元到幾百萬元幾千萬元,財務的工作任務特別繁重,因此高校合同宜區(qū)分不同情況分類進行管理,在合同的訂立和簽署上采取靈活多樣的管理辦法,既不能一放就亂,又不能一統(tǒng)就死。
1.合同訂立方式的設定
筆者認為應根據(jù)合同的金額、性質(zhì),分別采取會簽批準、會審批準、校務會批準三種合同訂立方式。
(1)會簽:金額在5萬元以下(含5萬元)的合同,采取會簽辦法,會簽部門主要包括:業(yè)務主管部門、審計處、招投標辦、計財處、校辦。會簽結(jié)果報分管業(yè)務校領導審批。辦理會簽程序由計財處專人負責,原則上一周內(nèi)辦結(jié),將會簽意見作為簽訂合同的依據(jù)。
(2)會審:金額在5萬元以上的合同,由合同管理工作領導小組召開專門會議集中會審。對會審過程中存在的不確定事項或有爭議的合同應發(fā)回合同經(jīng)辦部門重新與對方單位進行洽商。將商談結(jié)果再次提交合同管理工作領導小組進行重新會審,然后將會審結(jié)果報分管業(yè)務校領導審批。將會審的意見作為簽訂正式合同的依據(jù),會審一般每兩周一次,如有緊急事項可隨時召集。
(3)校務會審批:事項特別重要、金額特別巨大的合同(具體金額可根據(jù)學校的不同情況自行制定),由合同管理工作領導小組會審后,并征詢學校法律顧問的意見,報校務會進行審批,將校務會議的審批意見作為簽訂正式合同的依據(jù)。
2.合同簽署權限的設定
筆者認為對通過會鑒、會審、校務會審批通過的合同,由承辦單位憑《合同審批表》送交校辦轉(zhuǎn)呈法人校長簽署,或由法人校長授權委托相關負責人簽署,并由校辦加蓋合同專用章。為了減少合同簽署的時間,簡化合同簽署的過程,提高合同工作效率,筆者認為簽署權限應作相應的授權和下放,不必事無大小都有法人校長親力親為。
(1)金額在5萬元以下(含5萬元)的合同,可由學校法人授權由承辦部門、單位負責人簽署。
(2)金額在5萬元以上、100萬元以下(含100萬元)的合同,可由法人授權分管業(yè)務的校領導簽署。
(3)金額在100萬元以上的合同,必須由法人校長親自簽署。
3.合同變更權限的設定
合同在執(zhí)行過程中,往往會因為當時考慮不周,或因客觀形勢發(fā)生了變化,雙方在協(xié)商一致的情況下可以對原合同的部分條款進行變更,但必須慎重處理。特別是對方提出的變更請求,必須要慎之又慎,以防止個別單位別有用心,在采取低價中標后,通過不斷變更合同要求從中套取利潤,因此對合同的變更的簽字權限需加以限定,一般來講變更金額不得超過原合同金額的15%左右,且必須經(jīng)過校合同領導小組會簽或會審,變更金額較大時要經(jīng)過校務會議研究通過,以防個別人說了算。若變更金額超過原合同金額20%以上時原則上必須重新進行招投標,重新簽訂新的合同。
總之,合同的管理措施和手段即要滿足合同管理的需要,又要方便易行,便于經(jīng)辦人員操作,這樣一方面可以簡化一些工作程序,另一方面可以提高合同的簽訂效率,這是做好合同管理的根本措施。
(四)監(jiān)督體系上要完善到位
合同監(jiān)督體系是一種系統(tǒng)的、全過程的、動態(tài)的跟蹤監(jiān)督管理體系。因此高校要建立和完善合同的財務監(jiān)督和審計監(jiān)督體系,財務部門不僅要加強對合同的事前監(jiān)督,既重視對合同簽訂過程的監(jiān)督,同時還要加強對合同的事中、事后監(jiān)督,即合同是否按約定的條款執(zhí)行,執(zhí)行的結(jié)果如何。審計部門要重點審查合同內(nèi)容的合法性、合規(guī)性、合理性、嚴密性、可行性,審查其條款和內(nèi)容是否完備、意思表達是否嚴謹清楚、措詞有無模棱兩可、前后有無沖突矛盾。如當事人的名稱和住所、合同的標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、收款或付款的具體時間方式、質(zhì)保金收取與退付、尾款的支付、免費維保的期限,質(zhì)保期后維保、升級收費標準、解決爭議的方法等都是否在合同中具體載明清楚,合同實施過程中的變更、調(diào)整、補充等程序和依據(jù)是否合理充分,合同變更、調(diào)整、補充金額是否超出規(guī)定的標準等。同時建立合同的責任追究制度,對經(jīng)濟業(yè)務往來不簽訂合同,或先斬后奏,事先簽訂合同,再進行會簽、會審的行為,要根據(jù)學校領導干部責任制的管理要求追究其責任,這是做好合同管理工作的內(nèi)控機制。
(五)資料保管上要及時完整
高校要建立和完善合同檔案管理制度。學校財務要安排專人對合同的檔案進行整理、加工,將合同會簽、會審過程中提出的修改意見、每一份合同包括合同正本、副本及與之有關的文書、圖表、傳真件以及相關單證等附件,合同文本的簽收記錄,合同分批履行的情況記錄,變更、解除合同的協(xié)議(包括文書、電傳等),均應妥善保管,按照學校經(jīng)濟合同的類別,全部登記造冊,建立合同登記臺賬,分類進行整理編號,并注明學校收款或付款會計憑證號。同時按合同檔案的內(nèi)容、時間、檔案價值等方面,確定各類合同檔案的保管期限,編制成表,對確因工作需要調(diào)閱合同檔案,須填寫“合同檔案查閱單”,經(jīng)相關負責人簽批后方能查閱,建立合同資料年度歸檔制度,對當年形成的合同文本及附件、合同臺賬、合同糾紛處理等資料等及時整理歸檔,為以后各方查閱使用提供方便。
總之,高校的合同管理涉及學校管理工作的方方面面,決不能單純依靠一個部門或幾個部門就能把該項工作做好,必須全校上下統(tǒng)一認識,領導高度重視,部門共同努力,形成齊抓共管的良好的工作局面。只有這樣,高校才可以在激烈的市場競爭中,提高自身參與經(jīng)濟社會生活的能力和水平。
