財務(wù)檔案是高校檔案中非常重要的組成部分,它一方面是各大高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料,也是高校宏觀經(jīng)濟(jì)分析、財務(wù)評價、財務(wù)核算、財務(wù)分析以及未來投資估算預(yù)測的基礎(chǔ)性資料,所以對高校財務(wù)檔案進(jìn)行科學(xué)高效的管理在整個高校檔案管理中具有十分重要的地位,因此也長期是檔案管理研究的熱點。
進(jìn)入新世紀(jì)以來,我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)持續(xù)深入發(fā)展,各個高校的財務(wù)檔案管理發(fā)生了很大的變化,出現(xiàn)了許多新的情況,這些新情況歸納起來大致有以兩個方面。
■一、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)復(fù)雜化
傳統(tǒng)高校財務(wù)工作內(nèi)容通常局限在學(xué)費繳納、物資采購等方面,而目前高校的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超越了傳統(tǒng)意義上的學(xué)校財務(wù)工作,尤其是旗下還擁有校產(chǎn)、校辦企業(yè)、二級院校的高校,其經(jīng)濟(jì)活動面向的主體十分廣泛,從學(xué)生、企業(yè)、銀行到工廠、政府部門……這使得高校的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)出現(xiàn)復(fù)雜化的趨勢。
■二、經(jīng)濟(jì)形式多元化
由于經(jīng)濟(jì)主體和經(jīng)濟(jì)行為的不斷復(fù)雜化,使得高校財務(wù)工作面對的經(jīng)濟(jì)形式也呈現(xiàn)多元化的局面,從傳統(tǒng)的現(xiàn)金收訖到刷卡交易,再到目前的電子商務(wù)、網(wǎng)絡(luò)交易平臺,以及高校由于業(yè)務(wù)合作或是貸款建校等原因與銀行等金融機(jī)構(gòu)發(fā)生的債權(quán)支付等,都使得目前高校經(jīng)濟(jì)形式多元化,財務(wù)檔案也隨之變得復(fù)雜且多元。
財務(wù)工作的變化給高校的財務(wù)檔案管理帶來了很大的挑戰(zhàn),也對相關(guān)從業(yè)人員的職業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)提出了越來越高的要求,在新時代高校經(jīng)濟(jì)活動的背景之下,加強(qiáng)財務(wù)檔案的管理工作可以從以下一些方面入手。
1.建立完善的檔案管理流程
由于財務(wù)檔案內(nèi)容涵蓋面大,設(shè)計到的業(yè)務(wù)面以及相關(guān)部門眾多,在整個管理過程中會有大量的經(jīng)辦和經(jīng)手人,如果沒有一個合理且高效的管理流程,在面對日漸復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)活動的時候,財務(wù)檔案管理便很容易顯得混亂。在這方面,高校的財務(wù)檔案必須建立“多級審核”和“三定”(定責(zé)任人,定崗位職責(zé),定監(jiān)督人)制度,在財務(wù)檔案的整個流動過程中有多個部門相關(guān)責(zé)任人對財務(wù)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、及時性、保密性(如有)等情況進(jìn)行審核,以保證最終入館存檔的財務(wù)檔案的質(zhì)量。一般來說,可以先由財務(wù)人員按統(tǒng)一的規(guī)則對文檔進(jìn)行核對和編碼,再報送上級機(jī)關(guān)審核,最后再由校檔案館校對、打印,一般應(yīng)按一式三份歸檔,特別重要的財務(wù)檔案可以做到一式五份,以防止檔案的庫存過程中的損毀與丟失。
2.建立完善細(xì)致的財務(wù)檔案分類與系統(tǒng)架構(gòu)
正如前文所言,當(dāng)下高校的經(jīng)濟(jì)活動涉及面廣,因而財務(wù)檔案也相應(yīng)地分為不同的類型,而不同類型的檔案之間對于精準(zhǔn)度、時段控制度等方面顯然存在不小的差異。由此,我們應(yīng)該結(jié)合當(dāng)下高校財務(wù)工作的現(xiàn)狀和需要改進(jìn)和不斷完善我們財務(wù)檔案和系統(tǒng)架構(gòu),以便于實現(xiàn)財務(wù)檔案與時代發(fā)展的同步。例如,我們可以建立“兩表一帳”的模式來規(guī)范和引導(dǎo)大量的財務(wù)檔案,而對兩表(財務(wù)報表、財務(wù)帳表)和一帳(總賬)再進(jìn)行細(xì)分,同時對將財務(wù)活動的憑證,諸如發(fā)票、銀行流水證明、收付款收訖等作為財務(wù)檔案的一個專項組成部分。
3.大力推進(jìn)數(shù)字化管理技術(shù),加強(qiáng)其與傳統(tǒng)檔案的銜接與結(jié)合
隨著各個高校財務(wù)活動的復(fù)雜和相關(guān)人群、部門的幾何式增長,傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案在制作、備份、修改、保存、查詢等方面都面臨了巨大的挑戰(zhàn),尤其是財務(wù)報表的編制,往往某個時段的錯誤會引起報表的連鎖反應(yīng),修改和查詢都十分不便,再這樣的背景之下,數(shù)字化的檔案管理對高校財務(wù)檔案管理而言顯得必不可少。
利用財務(wù)軟件、excle等建立數(shù)字化的財務(wù)檔案在我國高校不算是新生事物,實行也有較長的時間,但是我們必須注意,檔案的數(shù)字化管理和檔案的數(shù)字化并不是同一概念,財務(wù)檔案管理的數(shù)字化除了利用計算機(jī)生成數(shù)字化的財務(wù)文檔之外,更重要的在于利用數(shù)字對口和銜接技術(shù),將海量的財務(wù)文檔進(jìn)行科學(xué)合理的歸類和整理,建立高校自身的信息庫和數(shù)據(jù)庫,并最終實現(xiàn)利用這些數(shù)據(jù)為學(xué)校的財務(wù)核算、財務(wù)分析、財務(wù)考評、財務(wù)預(yù)測等活動提供強(qiáng)有力的支撐。在這方面各高校在大力引進(jìn)或研發(fā)財務(wù)集成管理系統(tǒng)的同時還必須注意到數(shù)字信息的易篡改性、易泄漏性和易破壞性,所以,在大力推進(jìn)數(shù)字化管理技術(shù)的同時,高校的財務(wù)檔案管理還必須注意加強(qiáng)信息保密技術(shù),同時對重要的數(shù)據(jù)最好備份且同步制作紙質(zhì)化的檔案,以保證檔案的完整性,加強(qiáng)數(shù)字化管理和傳統(tǒng)紙化管理的銜接。
高校財務(wù)檔案的管理是一項復(fù)雜且持久的系統(tǒng)性工作,然而只要我們能在積極總結(jié)的基礎(chǔ)上大膽創(chuàng)新,勇于借鑒,那么相信我們的管理水平一定能邁上更高的臺階。
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