應(yīng)收賬款是指企業(yè)因銷售商品、產(chǎn)品或提供勞務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)向購貨方收取的款項(xiàng)。它的變現(xiàn)性較強(qiáng),是企業(yè)的一項(xiàng)重要流動(dòng)資產(chǎn)。在市場經(jīng)濟(jì)條件下,企業(yè)間的競爭愈演愈烈,為了擴(kuò)大市場占有份額,相當(dāng)一部分企業(yè)不惜采取賒銷的方式來增加銷售收入,增加盈利,應(yīng)收賬款在流動(dòng)資產(chǎn)中占的比例也較大。其中,賒銷作為企業(yè)促銷產(chǎn)品的重要手段之一,已越來越被廣大企業(yè)所采用,對(duì)企業(yè)產(chǎn)品的銷售工作起到一定的促進(jìn)作用。與此同時(shí)應(yīng)收賬款在資金中所占的比例越來越大,加上企業(yè)間相互拖欠貨款的現(xiàn)象日益嚴(yán)重,使企業(yè)應(yīng)收賬款金額增長更快,壞賬損失也日益增多,給企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)造成嚴(yán)重影響。如何有效地控制應(yīng)收賬款的增長,已成為企業(yè)管理和生死存亡的重要議題。
■一、應(yīng)收賬款管理中存在的問題
就性質(zhì)而言,應(yīng)收賬款屬于一種營業(yè)性的短期債權(quán),它所涵蓋的方面廣泛且復(fù)雜,在目前的企業(yè)經(jīng)營中,應(yīng)收賬款的管理都存在著不同程度的問題,總結(jié)分析,主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
(一)缺乏科學(xué)的客戶信用管理。面對(duì)越來越復(fù)雜的市場環(huán)境,不少企業(yè)未建立健全企業(yè)信用管理體系,一些企業(yè)為了片面追求賬面價(jià)值,擴(kuò)大銷售額,不顧自身經(jīng)濟(jì)實(shí)力和風(fēng)險(xiǎn)控制能力,大量向客戶賒銷商品,導(dǎo)致流動(dòng)資金被大量占用,同時(shí)還存在應(yīng)收賬款壞賬損失的風(fēng)險(xiǎn)。
(二)沒有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽?yīng)收賬款內(nèi)控制度。在較多的企業(yè)中沒有制定科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽?yīng)收賬款管理制度,企業(yè)的內(nèi)部控制制度不完整,存在一定的缺陷。還有相當(dāng)一部分企業(yè)只設(shè)立銷售和財(cái)務(wù)部門,沒有設(shè)立相應(yīng)的內(nèi)部監(jiān)管部門。財(cái)務(wù)部門只負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)記賬工作,對(duì)應(yīng)收賬款的形成和催收不承擔(dān)責(zé)任。銷售部門則可能利用相關(guān)權(quán)力和為了自身的利益而隨意賒銷商品,形成應(yīng)收賬款,也不對(duì)其賒銷決策承擔(dān)實(shí)際責(zé)任。
(三)缺乏跟蹤問效和事后監(jiān)督控制。很多企業(yè)在應(yīng)收賬款發(fā)生后聽之任之,沒有定期對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行核對(duì)和賬齡分析、回收分析。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)無法掌握應(yīng)收賬款的全面情況。這樣呆賬形成的風(fēng)險(xiǎn)越來越大。壞賬成本和機(jī)會(huì)成本、管理成本也在不斷增加。甚至一些單位和個(gè)人為了謀求小團(tuán)體及個(gè)人利益,利用應(yīng)收賬款調(diào)節(jié)利潤、轉(zhuǎn)移資金、私設(shè)“小金庫”,使資金體外循環(huán),給腐敗分子提供了可乘之機(jī)。
(四)缺乏分類指導(dǎo)和適宜的清收政策。很多企業(yè)在應(yīng)收賬款回收過程中,不綜合分析哪些客戶超過了信用期和超過時(shí)間的長短及款項(xiàng)的多少,因而缺乏分類指導(dǎo)。沒有制定出針對(duì)不同應(yīng)收賬款的收賬政策,這樣不僅沒有達(dá)到預(yù)期的收款效果,還失去了一些客戶和市場。
■二、應(yīng)收賬款形成壞賬的原因
(一)企業(yè)經(jīng)營者法律意識(shí)淡薄。客戶不按合同、協(xié)議規(guī)定歸還到期債務(wù),是負(fù)債方的一種違法違章行為,或有的因合同不規(guī)范被客戶利用,收到貨后,以各種理由推遲付款或拒付,形成呆賬。企業(yè)應(yīng)重視債權(quán)人,有權(quán)利利用法律來維護(hù)自己的合法權(quán)益。
(二)應(yīng)收賬款管理不善。有些客戶超過期限(信用期限),客戶認(rèn)賬,但以資金緊張或企業(yè)虧損為理由拖欠賬款。還有些客戶以企業(yè)改制為由,故意拖欠賬款。針對(duì)這類狀況,企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)應(yīng)收賬款的管理,但有些企業(yè)應(yīng)收賬款管理制度形同虛設(shè),管理人員沒有把責(zé)任落實(shí),使得潛在壞賬越來越多,甚至形成呆賬。
(三)銷售人員激勵(lì)機(jī)制不健全。很多企業(yè)在銷售考核體系中,只將工資報(bào)酬與銷售額掛鉤,卻忽略了貨款的回籠,這就加大了壞賬的可能性,因?yàn)殇N售人員只關(guān)心銷售指標(biāo)的完成。
(四)缺乏信用管理。大多數(shù)企業(yè)在銷售過程中,不了解客戶的資信狀況,就輕易地將產(chǎn)品賒銷出去,這就加大了壞賬的風(fēng)險(xiǎn)。由于我國目前社會(huì)信用程度普遍較低,相當(dāng)數(shù)量的企業(yè)或單位不能嚴(yán)格信守合同契約,而很多企業(yè)并未對(duì)此引起足夠重視。
■三、應(yīng)收賬款的核算與管理
(一)實(shí)施應(yīng)收賬款核算的審計(jì)
1、企業(yè)在銷售業(yè)務(wù)過程中發(fā)生應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)時(shí),是否立即填制應(yīng)收賬款憑證并據(jù)以登記應(yīng)收賬款明細(xì)分類賬,是否明確了收回期限和結(jié)算方式,是否能夠及時(shí)組織人員催收。
2、企業(yè)有關(guān)應(yīng)收賬款的工作人員能否按職能分工,發(fā)票、記賬、收款等收入憑證是由哪些部門開具的結(jié)算手續(xù),各程序如何規(guī)定,銷售發(fā)票上是否有銷售部門、出納、審核人員的簽章和單位公章。
3、銷售發(fā)生的退回、折扣與折讓是否經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),授權(quán)人與收款的職責(zé)是否分離,銷售退回是否有倉庫部門的退貨驗(yàn)收單,銷售折扣與折讓在核算上是否采用總價(jià)法入賬,是否有嚴(yán)格的復(fù)核手續(xù),是否發(fā)生折扣損失。
4、企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)是否定期對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行內(nèi)部審計(jì),能否定期對(duì)應(yīng)收賬款和各主要的明細(xì)分類賬相互核對(duì),能否對(duì)應(yīng)收賬款的結(jié)構(gòu)和賬齡進(jìn)行分析,企業(yè)規(guī)定的工作程序是否得到貫徹執(zhí)行。
(二)加強(qiáng)應(yīng)收賬款的管理控制
1、嚴(yán)格執(zhí)行應(yīng)收賬款的日常賬務(wù)核對(duì)工作。財(cái)務(wù)人員依據(jù)完整合法的憑證及時(shí)、準(zhǔn)確登賬。對(duì)本期發(fā)出的商品數(shù)量、金額以及當(dāng)期的回款金額在明細(xì)賬中要詳細(xì)如實(shí)反映,并定期和總賬核對(duì),保證應(yīng)收賬款的真實(shí)性,維護(hù)企業(yè)資產(chǎn)安全完整。要逐月編制外欠貨款余額明細(xì)表,詳細(xì)列清外欠單位金額并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)和銷售部門反映。銷售部門應(yīng)依據(jù)銷售人員建立發(fā)貨、收款、外欠臺(tái)賬,并及時(shí)和財(cái)務(wù)部門核對(duì),確保業(yè)務(wù)人員責(zé)任到位。只有這樣,才能對(duì)企業(yè)的應(yīng)收賬款作出合理的歸納、總結(jié),對(duì)應(yīng)及時(shí)清理的應(yīng)收賬款作出準(zhǔn)確的判斷。
2、完善客戶檔案,評(píng)價(jià)客戶信用等級(jí)。要盡可能地掌握現(xiàn)有及潛在客戶的檔案資料,銷售部門要對(duì)企業(yè)用戶做定期調(diào)查,記錄用戶的名稱、地址、電話、稅號(hào)、開戶行、賬號(hào)、企業(yè)法人代表、企業(yè)經(jīng)營規(guī)模、經(jīng)營性質(zhì)、財(cái)務(wù)狀況、負(fù)債情況等等,多方面為企業(yè)的清欠提供線索。要準(zhǔn)確判斷客戶的信用程度,增設(shè)專門的信用管理部門,就客戶的履約意愿進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)性的評(píng)價(jià),以對(duì)其信用風(fēng)險(xiǎn)程度作出大致的判斷,將客戶的信用狀況和交易價(jià)值分類管理。只有提高自我保護(hù)意識(shí),把應(yīng)收賬款的風(fēng)險(xiǎn)減到最小程度,才能進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)的市場主動(dòng)權(quán),減少壞賬損失。
3、加強(qiáng)企業(yè)各部門之間的協(xié)調(diào)配合。應(yīng)收賬款的管理是一個(gè)系統(tǒng)工程,在企業(yè)內(nèi)部需要各部門之間相互協(xié)調(diào)、相互配合、相互監(jiān)督,形成一個(gè)應(yīng)收賬款管理的組織體系。企業(yè)銷售部門要制定合理的營銷政策,財(cái)務(wù)部門要提供真實(shí)完整的原始資料,調(diào)動(dòng)一切積極因素,最大限度地提高企業(yè)貨款回收率。各部門職責(zé)要分離但又相互制約,將賒銷的決定權(quán),應(yīng)收賬款的監(jiān)控權(quán)、考核權(quán)、核銷權(quán)徹底分開,使每個(gè)環(huán)節(jié)都處于其相關(guān)部門的監(jiān)控之下,最大限度地減少個(gè)別人員或部門徇私舞弊的可能性。
4、強(qiáng)化應(yīng)收賬款的日常管理。要針對(duì)每一客戶,確定相應(yīng)的信用政策,企業(yè)的營銷要根據(jù)客戶的不同情況,采取不同的銷售策略,要建立賒銷審批制度,要加強(qiáng)客戶的信用等級(jí)評(píng)定,嚴(yán)格審查客戶的資信狀況,設(shè)立賒銷批準(zhǔn)權(quán)限,最大程度減少應(yīng)收賬款的形成。加強(qiáng)債權(quán)的簽證工作,對(duì)各項(xiàng)應(yīng)收款項(xiàng),每年均應(yīng)同客戶核對(duì),取得有效的債權(quán)簽證,以保證應(yīng)收賬款的真實(shí)、準(zhǔn)確。
5、建立銷售回款一條龍責(zé)任制。為防止銷售人員片面追求完成銷售任務(wù)或廣種薄收追求業(yè)務(wù)提成而出現(xiàn)的強(qiáng)銷、盲銷,企業(yè)內(nèi)部應(yīng)明確追討應(yīng)收賬款是銷售人員的首要責(zé)任,同時(shí),要制定嚴(yán)格的資金回籠考核制度,銷售人員必須對(duì)每項(xiàng)銷售業(yè)務(wù)從簽訂合同到回收資金的全過程負(fù)責(zé)。
6、加強(qiáng)銷售合同的審查。合同的簽訂必須執(zhí)行平等互利、協(xié)商一致的原則,首先應(yīng)審查合同雙方簽約者是否都有權(quán)簽訂合同。如果代簽,應(yīng)取得有效的委托書。其次對(duì)合同條款進(jìn)行審查,主要審查合同的標(biāo)的、價(jià)格、違約責(zé)任、結(jié)算方式等,最后要看對(duì)方履行合同的能力,避免因此而產(chǎn)生壞賬損失。
總之,企業(yè)應(yīng)收賬款的管理是企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的一項(xiàng)重要組成部分,它涉及財(cái)務(wù)管理的方方面面。應(yīng)時(shí)刻重視產(chǎn)品的適銷對(duì)路、控制應(yīng)收賬款的增長,樹立現(xiàn)代的營銷觀念,加強(qiáng)管理力度,切實(shí)將各項(xiàng)措施落實(shí)到實(shí)處,只有這樣才能將企業(yè)應(yīng)收賬款的總額保持在最佳的、合理的、可控的信用投資水平之內(nèi),避免造成應(yīng)收賬款許多壞賬和損失,企業(yè)的經(jīng)濟(jì)益才能夠持續(xù)不斷地提高。
