隨著中國經(jīng)濟股份制改革的推行以及高校管理體制改革的同步推進,高校的管理和運營模式正在悄然改變,不再單純依靠國家撥款和財政支持,而是逐步向外部市場放開,以增強機構(gòu)內(nèi)部的活躍性和競爭力。會計和財務(wù)是企業(yè)經(jīng)營的重要內(nèi)容,是衡量企業(yè)發(fā)展水平的標(biāo)準(zhǔn),學(xué)校自然也不例外,而身為高校的二級下屬機構(gòu),在響應(yīng)國家號召的同時,更多的是要在新環(huán)境新形勢下謀生存、求發(fā)展,這樣才能更好地為學(xué)生服務(wù),為高校服務(wù),為社會服務(wù)。
一、高校后勤集團財務(wù)管理中存在的問題及原因分析
當(dāng)前高校后勤集團,在性質(zhì)上面兼有事業(yè)單位與企業(yè)集團的的特征,情況較為特殊,其在管理上的問題主要有以下幾個方面:
1.人員素質(zhì)參差不齊
高校后勤集團員工素質(zhì)參差不齊,并且財務(wù)相關(guān)知識和法律觀念淡薄,又因其涉及職責(zé)范圍較廣,對其職責(zé)認定也存在諸多問題,這些都給管理帶來了一定難度。財務(wù)管理觀念方面,不少員工存在應(yīng)付敷衍的思想,認識不到財務(wù)管理的重要性,對財務(wù)制度的執(zhí)行和落實沒有形成足夠的重視。而在日常運行和財政支付中,如貨品的采購和日常的經(jīng)費開支方面,人員隨意性較強,缺乏基本的支出控制和節(jié)約觀念,缺乏公共財產(chǎn)責(zé)任意識,因此很容易出現(xiàn)資金和倉庫庫存的浪費和不合理利用現(xiàn)象。
2.各部門協(xié)同意識不強
在制定物資采購計劃和實行物品采購時,直接由二級部門直接簽定,將財務(wù)部門排除在外。集團下設(shè)的采購中心除新生用品和辦公用品外,基本沒有任何實質(zhì)性工作,沒有充分發(fā)揮部門職能,因而財務(wù)部門和采購,以及倉儲部門的相互制約和協(xié)調(diào)作用沒有真正落到實處。各部門采購物資時各自為政的局面,以及手續(xù)的不健全,導(dǎo)致賬面混亂,給財務(wù)的審核和評估帶來很大麻煩。
3.財務(wù)監(jiān)管不力
業(yè)務(wù)上的粗放管理,自然導(dǎo)致倉管業(yè)務(wù)涉及到的資金支出和資料統(tǒng)計缺乏有效監(jiān)管,預(yù)算編制透明度不夠,執(zhí)行力度不強。由在財務(wù)支出上缺乏完整的預(yù)算編制方案,具體執(zhí)行過程中存在較大漏洞,倉管人員的隨意性較明顯,財務(wù)支出浮動性較大,為各種各樣的名目的出現(xiàn)提供溫床,甚至不排除會出現(xiàn)超支乃至失控的結(jié)果。缺乏嚴(yán)格的財政預(yù)算和成本控制方案,使財務(wù)部門對其他部門的監(jiān)督權(quán)限發(fā)揮不出來,尤其是對采購和倉管的監(jiān)督無法充分發(fā)揮作用;而編制過于簡單化,不夠科學(xué)準(zhǔn)確,對執(zhí)行也極為不利。
4.管理流程和制度不健全
倉儲的出入庫應(yīng)該有嚴(yán)格的規(guī)范,如實填寫相關(guān)數(shù)據(jù),以配合財務(wù)做好編制預(yù)算。目前高校集團在物資驗收入庫時一般只有供貨商和倉管員,采購員也是事后在入庫單補簽字,倉管員與采購員的制約關(guān)系反映不出來,流于表面形式。高校后勤集團在合同的簽訂和單據(jù)填寫上不夠嚴(yán)謹,為進一步的發(fā)展埋下了巨大隱患。
二、加強財務(wù)管理的可行性措施
內(nèi)部倉管委派制能夠有效改善高校集團財務(wù)存在的問題。實行內(nèi)部倉管委派制,將倉管員劃入財務(wù)統(tǒng)一管理,可以保證部門人員的素質(zhì)和基本情況,集團的內(nèi)部控制得到強化,倉儲管理的權(quán)責(zé)關(guān)系以及與其他部門關(guān)系加以嚴(yán)格界定,從而規(guī)范物流管理,真正加強對倉儲部門進行管理的力度。委派的時候,可以選賢任能,提高人們對倉管部門的重視程度。
1.加強財務(wù)預(yù)算編制,實行統(tǒng)一管理
將各項工作集中到統(tǒng)一的會計部門管理之下,可以大大提高工作效率。及時跟蹤、分析并編制預(yù)算調(diào)節(jié)表,隨時分析最新變化,而且要與上級部門及時溝通,上報直接管理部門備案。按照公平公正原則和清晰透明原則,對財務(wù)支出和倉儲流動進行嚴(yán)格預(yù)算,保證資金和物品的來源和用途合乎要求,避免非法占用和重復(fù)投入情況的發(fā)生。
2.強化財務(wù)控制和流程管理
針對集團運營中出現(xiàn)的責(zé)任追究不明確、采購和倉管隨意性大、資金流向不嚴(yán)格不明確和財務(wù)對相關(guān)部門的監(jiān)管缺位等一系列問題,要從財務(wù)的本質(zhì)和職能出發(fā),在不增設(shè)部門和人員的情況下,強化財務(wù)控制和流程管理。其具體實行措施就是在財務(wù)部門下設(shè)一個倉管部,改變以前倉管放任自流的狀況,同時定期審核出入庫數(shù)據(jù)及總體狀況,掌握倉庫的物資流向及流動數(shù)量。
3.加強專業(yè)的人員體系建設(shè)
實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的內(nèi)部控制體制,即集團財務(wù)部門統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)各部門倉管,嚴(yán)格倉儲管理制度,制定符合本部門實際的人才選定、培訓(xùn)和分派體系,培養(yǎng)出一支具有高素質(zhì)的員工隊伍。
三、結(jié)論
實行內(nèi)部倉管委派制, 將倉管員劃入財務(wù)統(tǒng)一管理,通過對本金投入方向、規(guī)模和結(jié)構(gòu)的控制,對資金的投入和流向進行控制管理,并且建立起采購部門、倉管部門和財務(wù)部門之間的制衡和監(jiān)督關(guān)系,從而改善高校后勤集團經(jīng)營現(xiàn)狀,實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。
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