在企業(yè)經(jīng)營決策與日常管理工作中,正確處理各種關系的出發(fā)點就是必須站在企業(yè)的全局利益和企業(yè)價值最大化的角度來考慮問題,不計較局部利益和個人利益,工作要有凝聚力、有團隊精神,從而形成一種良好的道德環(huán)境與企業(yè)文化。這對于促進企業(yè)的發(fā)展與壯大是非常有利的,也是非常必要的。因此,建設與維護良好的企業(yè)道德環(huán)境是至關重要的。但是,由于有些企業(yè)的道德環(huán)境比較差,發(fā)布虛假經(jīng)濟信息、銷售產(chǎn)品時以次充好、售后服務不到位、言而無信等問題的存在,使得供、產(chǎn)、銷過程中的檢查、檢測環(huán)節(jié)增加,交易成本加大,造成了社會資源嚴重浪費。而內部審計工作非常有利于監(jiān)測企業(yè)道德環(huán)境的建設和運作情況。針對某些企業(yè)道德失范的現(xiàn)象,內部審計工作者必須在企業(yè)道德環(huán)境建設方面有所作為,本文針對我國企業(yè)的實際情況,提供一些可供操作參考的道德環(huán)境審計的程序與方法,以便評估與審計企業(yè)的道德環(huán)境。
一、關于道德制度建設以及貫徹落實情況的審計
(一)道德制度建設情況的審計
美國的大中型企業(yè)一般都有成文的道德制度,這是每個企業(yè)道德環(huán)境的根本和基礎。它要求企業(yè)管理當局重視企業(yè)各個方面的道德行為,使企業(yè)的管理層以及全體員工認真貫徹落實這些成文的道德制度。從公司總經(jīng)理到普通員工,各個崗位都有成文的職業(yè)道德制度與行為守則,這些制度應該簡潔明了,便于操作,利于執(zhí)行,易于考核。
內部審計工作者在審計道德制度建設的時候,首先審查董事會會議記錄,必須確保成文的道德制度已經(jīng)在最高級的管理部門(董事會)的會議上討論、審查、確認并表決通過了。然后才可以名正言順地貫徹落實。因為大部分員工都能夠自覺地強化道德觀念而不需要借助于外界的壓力實施道德行為。但是有些道德覺悟比較差的人就需要借助于道德制度的權威性和威懾力來落實。道德制度執(zhí)行的威力來自于公司的最高權力機構以及職能部門,所以必須檢查道德制度的制訂情況以及董事會表決通過的會議記錄,以及執(zhí)行委員會會議記錄中的有關操作性的條款。
在企業(yè)經(jīng)營及管理方面,發(fā)展與改革是一個永恒的主題,當然也包括道德環(huán)境的發(fā)展與改革,新出現(xiàn)的道德問題(例如,內部管理方面的弄虛作假、客服方面的亂收費、服務質量差等)、現(xiàn)存的道德發(fā)展與提高的問題,都需要對現(xiàn)行制度進行修訂與完善。經(jīng)理部門與董事會必須正確認識、認真對待業(yè)已發(fā)生的道德失范現(xiàn)象,以及那些至今還沒有進行制度規(guī)范的道德問題。因此,經(jīng)理部門與董事會應該制訂與補充新的道德制度,每年對于道德制度進行一次修訂,盡量使企業(yè)道德環(huán)境的發(fā)展變化能夠與時俱進。
(二)關于道德制度貫徹落實情況的審計
企業(yè)道德制度建設是基礎,而貫徹落實是關鍵。所以道德制度的貫徹落實也是內部審計工作的重點。具體來說,主要是審計本企業(yè)員工個人的職業(yè)道德行為與經(jīng)理人的職業(yè)道德行為。
美國企業(yè)的一般做法是:企業(yè)各部門負責思想道德的工作人員必須按照規(guī)定向內部審計部門匯報有關道德制度落實情況、違反道德事件等等。無論這項工作是全職還是兼職,其工作責任應該是:(1)全體員工都要學習、理解、貫徹、落實道德制度;(2)全體員工都要理解、支持公司有關違反道德行為的處罰規(guī)定;(3)各職能部門無論是否己經(jīng)發(fā)生了違反道德的行為,都要定期匯報道德制度的執(zhí)行情況;(4)對于已經(jīng)發(fā)生的道德違規(guī)行為的處理情況都需要及時匯報;(5)道德制度貫徹執(zhí)行情況,包括執(zhí)行中存在的問題、原因以及解決對策也應及時匯報。內審人員應該檢查和評估負責思想道德工作人員的工作績效,使企業(yè)的道德建設更好地為經(jīng)營、生產(chǎn)、管理等中心工作服務。
檢查經(jīng)理人的職業(yè)道德行為是內部審計人員的工作難點。首先是確認并核實經(jīng)理人的工作職責范圍,其中包括其所屬部門、以及權限之內是否維持了良好的道德環(huán)境。正如上述的做法一樣,負責思想道德的工作人員應該與被審計的這個經(jīng)理人一起,匯總該經(jīng)理人所管轄的各個部門的道德制度貫徹落實的信息,然后分門別類、分析、概括之后,提出建議,上報給上級有關經(jīng)理或董事會審議或處理。在這里,部門經(jīng)理是第一責任人。各個部門經(jīng)理必須采取有效、有力的措施在本部門把道德制度的貫徹落實放在一切工作的首位去抓,并將其列為經(jīng)理人業(yè)績考核的內容。在審計經(jīng)理人工作績效時,必須逐項審查其簽訂的職責任務書以及貫徹落實方面的各個細節(jié),確保經(jīng)理人己經(jīng)完全理解了其職責的各個方面。所以審計的要點是:經(jīng)理人是如何理解、貫徹落實道德制度的。
(三)關于道德制度修訂與確認情況的審計
道德制度的定期修訂對于建設高質量的道德環(huán)境是必不可少的。進一步說,隨著工作場地以及經(jīng)營環(huán)境的變化董事會也應隨之修訂與改進其道德制度。這樣,企業(yè)的工作環(huán)境與道德制度就會協(xié)調一致,進而把這些道德制度及時、有效地傳達、落實到員工的行動上去。這些道德行為、道德制度的變化應該是由內審人員必須確認的組成部分。
討論、修訂與確認道德規(guī)范應在全體員工會議,或者車間、班組、部門等會議上進行。同時,這些會議決定盡量形成決議性文件,以確保其形成足夠的道德宣傳覆蓋面。修訂與確認以后,每個員工必須分別簽署道德行為保障書,其內容包括:(1)已經(jīng)理解并愿意貫徹落實道德制度;(2)在聘任期內,不傳播、不公開其他員工的道德違規(guī)行為,以減少負面影響。同時,采取一些必要的預防措施,對于那些陽奉陰違,口是心非,而又找借口推托責任的人應堅決予以辭退。如果公司是第一次搞道德環(huán)境審計,至少在檢查出了道德問題之后,應該與當事人簽訂一份下不為例的協(xié)議。內審人員應檢查這些文件并確保其貫徹落實。
二、關于新聘員工的思想道德素質把關、道德教育以及宣傳情況的審計
(一)關于新聘員工的思想道德素質把關與入門教育情況的審計
美國企業(yè)的內部審計部門要求人力資源部在招聘新員工時,必須按照道德制度嚴格把好新人的入門關。一定要確保企業(yè)的重要崗位必須是德才兼?zhèn)渲苏紦?jù),這是確保內部控制質量的基本前提。因為現(xiàn)在有許多公司仍然未能把道德責任與職業(yè)道德的要求非常有效地結合起來,所以人力資源部需要花費大量的時間和精力與應聘人員交流工作性質、崗位責任與要求、職業(yè)道德等,認真把好進人關。許多事情都可以防患于未然,如果一開始就讓新員工深刻理解道德原理和道德責任,那么就不會出現(xiàn)太大的問題與差錯。在這種情況下,道德審計工作的內容就應該包括招聘人才的條件、標準與程序。至少,內審人員需要確認如下三點:(1)聘任條件與標準中必須附加有關道德要求;(2)聘任面談時必須附加有關道德觀念問題的探討與交流;(3)職業(yè)責任與工作范圍之內所有涉及到的道德規(guī)范以及有關問題的探討與交流,以確保新人的道德水平可以適應其崗位要求。
另外,檢查對新員工進行道德教育工作的效果。內審人員應確保所有新員工必須接受道德教育。企業(yè)規(guī)章制度需要明確規(guī)定對于新員工進行全面教育與培訓的具體的、合乎情理的時間要求,重點檢查,未受訓的新員工名單以及教育培訓的內容(當然包括道德品行方面)、方式、方法、考核等。新員工一來,道德教育是頭等大事。教育的方法要得當,形式要靈活多樣,使新員工能夠深刻理解董事會、管理層強調道德行為的重要性。新員工培訓的關鍵因素之一是它涉及到了企業(yè)的道德標準的要求,從而使每個員工必須把道德制度牢記在腦海里,落實在行動上。
(二)對道德失范行為的檢查與處理情況的審計
企業(yè)應該有適當?shù)?、可操作性的道德失范行為的處理政?必須引起全體員工足夠的重視,并引以為戒。美國企業(yè)的具體辦法:首先,確認前期(如上年度)已經(jīng)發(fā)生的道德失范行為,然后按照已公布的處理辦法嚴肅處理。上級管理部門非常有必要讓員工知道不道德行為將被嚴懲,并記錄在案,作為員工晉升的考核證據(jù),使道德制度極具威懾力。內審人員通過評估近期不道德行為的處罰以及影響效果,而進一步評價道德制度的寬嚴程度以及適用性,盡量保持道德制度貫徹落實的一貫性、連續(xù)性。
具體工作從何處入手?首先,內審人員與負責思想道德的工作人員交流情況。他們必須按照規(guī)定的程序上報道德失范行為的人和事。這就要求負責思想道德的工作人員自己首先應該掌握這些規(guī)定的程序,然后檢查與詢問出現(xiàn)了道德問題的部門經(jīng)理是否知道這些規(guī)定。一旦負責思想道德的工作人員與部門經(jīng)理提高了思想覺悟,能夠視道德建設與貫徹落實為己任,他們就會有效地交流有關道德問題的信息。內審人員應該核實他們之間相互交流的信息,其中包括道德制度的貫徹落實情況如何,執(zhí)行中存在的問題,以及如何處理這些問題的等等情況。其次,檢查、審核負責思想道德的工作人員給上級經(jīng)理部門的道德問題報告。道德問題報告應該匯總與通報本部門(也包括下屬單位、子公司)所有的道德違規(guī)行為與事件。將本部門的道德問題僅僅報告給人力資源部顯然是不夠的,應該建立信息反饋、處罰以及糾正機制。起碼要求是必須有定期(如年度、季度)匯總報告給公司最高經(jīng)理或董事會,以便于他們對于道德環(huán)境進行客觀評估。匯總報告包括有關治理道德問題的原因與情況分析、建議與擬訂采取的措施。這就便于經(jīng)理部門評估、糾正、完善道德制度及其執(zhí)行措施。內審人員應檢查這些匯總報告,以確保及時、全面、準確、充分地掌握與反映有關道德問題,并能及時采取有效的治理措施。
(三)關于如何向客戶、供應商、外界人士傳播道德信息的審計
道德環(huán)境一般是要延伸到公司以外的,社會道德環(huán)境與公司的道德環(huán)境是相互影響的,所以盡量鼓勵企業(yè)的合作伙伴也制定并實施道德制度,經(jīng)理部門也要高度關注和嚴厲拒絕任何不道德的建議和提案。同時,道德制度也要貼在客戶和供應商看得到的地方。這樣的展示使品德高尚之人與良好的道德環(huán)境相處得非常融洽。例如,給有業(yè)務往來單位的賀年卡上可以寫:“在過去的一年里,我們真誠合作、互利共贏,成就卓越。在新的一年中,我們將獻給你們最好的產(chǎn)品,愿我們攜手共進,相互尊重,恪守最高的行業(yè)道德標準,開拓前進,共創(chuàng)輝煌。”現(xiàn)在,有許多公司強求供應商簽署合同時附加道德條款,定期要求供應商重申自己的道德承諾。顯然,公司與供應商、客戶發(fā)展良好的道德關系,對于公司的發(fā)展戰(zhàn)略是至關重要的。內審人員應檢查這樣的戰(zhàn)略措施,確保道德制度的貫徹落實,同時檢查采購部門與供應商之間、銷售部門與客戶之間的道德關系是否純潔。重點審計公司涉外人員的道德行為的情況。
