隨著信息技術(shù)的發(fā)展,ERP成為實(shí)施企業(yè)信息化的一種嶄新的管理思想和方法,被越來(lái)越多的企業(yè)認(rèn)同和采用。在ERP系統(tǒng)中,會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)將物流、資金流轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒘?處于整個(gè)系統(tǒng)的核心。
在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)課程的講授中,要讓學(xué)生真正理解ERP系統(tǒng)的治理理念和ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理流程,不通過(guò)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)的訓(xùn)練是無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。因此,對(duì)于會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)課程來(lái)說(shuō),除了教師對(duì)相關(guān)信息系統(tǒng)理論和系統(tǒng)實(shí)際操作的講授外,設(shè)計(jì)出一個(gè)好的學(xué)生實(shí)驗(yàn)案例①至關(guān)重要。學(xué)生通過(guò)對(duì)案例的實(shí)戰(zhàn)演習(xí),能夠更深刻地了解ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng),以便更充分地面對(duì)未來(lái)工作的挑戰(zhàn)。本文結(jié)合用友ERP-U8系統(tǒng)以及筆者的教學(xué)實(shí)踐,談?wù)勗贓RP環(huán)境下會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)學(xué)生實(shí)驗(yàn)案例設(shè)計(jì)的幾點(diǎn)思考。
一、實(shí)驗(yàn)案例最好來(lái)源于企業(yè)實(shí)戰(zhàn)
一般情況下,會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)學(xué)生實(shí)驗(yàn)案例的來(lái)源有3種:一種是由講授該課程的教師根據(jù)學(xué)生需要掌握的操作內(nèi)容自行編制;一種是根據(jù)教材提供的案例,按部就班進(jìn)行實(shí)驗(yàn);最后一種則改編于企業(yè)的實(shí)際應(yīng)用案例,因此要求任課教師能夠獲得相關(guān)資源。在這3種來(lái)源中,第一種的質(zhì)量取決于教師的經(jīng)驗(yàn),最終的實(shí)驗(yàn)案例可能只涉及簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)流程,各子系統(tǒng)之間可能缺乏連續(xù)性;從所選教材獲得的實(shí)驗(yàn)案例一般情況下也相對(duì)簡(jiǎn)單,因?yàn)榻滩耐ǔＶ簧婕俺Ｓ玫幕静僮?來(lái)源于企業(yè)實(shí)戰(zhàn)的實(shí)際應(yīng)用案例有可能聯(lián)系到企業(yè)的整體,包括企業(yè)所處的外部環(huán)境和內(nèi)部組織,各個(gè)子系統(tǒng)的實(shí)驗(yàn)素材具有連續(xù)性,學(xué)生在進(jìn)行實(shí)驗(yàn)的過(guò)程中仿佛置身于企業(yè)的實(shí)際環(huán)境中,能激發(fā)學(xué)生的使命感和積極性,促使他們主動(dòng)思考,規(guī)劃自己的實(shí)驗(yàn)過(guò)程和實(shí)驗(yàn)步驟。
因此,如果教師有可獲得的資源,最好對(duì)企業(yè)實(shí)戰(zhàn)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)案例進(jìn)行改編,根據(jù)所講授的ERP系統(tǒng)設(shè)計(jì)各實(shí)驗(yàn)子系統(tǒng)和模塊,構(gòu)建企業(yè)的外部環(huán)境(包括企業(yè)性質(zhì)、供應(yīng)商、客戶(hù)、開(kāi)戶(hù)銀行、稅務(wù)賬戶(hù)等)和內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)(各職能部門(mén)、機(jī)構(gòu)、人員等),保留各功能子系統(tǒng)和模塊重要的實(shí)驗(yàn)材料,比照企業(yè)實(shí)際面臨的問(wèn)題和情境設(shè)計(jì)實(shí)驗(yàn)要求,由學(xué)生自行安排實(shí)驗(yàn)過(guò)程和步驟,讓整個(gè)案例自始至終貫穿于學(xué)生的課堂實(shí)驗(yàn),最終以實(shí)驗(yàn)報(bào)告的形式提交實(shí)驗(yàn)結(jié)果。
二、案例所涉及的子系統(tǒng)或模塊數(shù)和操作的詳略程度應(yīng)隨課時(shí)相應(yīng)調(diào)整
一般情況下,ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)主要由系統(tǒng)管理、企業(yè)門(mén)戶(hù)、總賬、報(bào)表、固定資產(chǎn)、工資、銷(xiāo)售與應(yīng)收賬款、采購(gòu)與應(yīng)付賬款以及決策支持系統(tǒng)組成,其中以總賬和報(bào)表為核心。不同企業(yè)的ERP系統(tǒng)有不同的設(shè)置。如在用友ERP-U8中,采購(gòu)和銷(xiāo)售的部分與存貨一同構(gòu)成供應(yīng)鏈,決策支持也放入其他模塊,因而會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)有系統(tǒng)管理、企業(yè)門(mén)戶(hù)、總賬、報(bào)表、固定資產(chǎn)、工資、應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款,同時(shí)根據(jù)版本的不同,U8.6及以上版本工資子系統(tǒng)并入人力資源管理。
具體設(shè)計(jì)學(xué)生實(shí)驗(yàn)案例時(shí)應(yīng)根據(jù)不同的課程要求,對(duì)所涉及的模塊進(jìn)行調(diào)整?？傮w上,36學(xué)時(shí)的課程可以圍繞系統(tǒng)管理、企業(yè)門(mén)戶(hù)、總賬、報(bào)表子系統(tǒng)或模塊展開(kāi)。如果為54學(xué)時(shí),則在此基礎(chǔ)上可再增加固定資產(chǎn)子系統(tǒng)和工資子系統(tǒng)。進(jìn)一步,如果為72學(xué)時(shí),實(shí)驗(yàn)案例則可以涵蓋所有的子系統(tǒng)。除此之外,還應(yīng)根據(jù)學(xué)時(shí)的多少,權(quán)衡所涉及的子系統(tǒng)或模塊的個(gè)數(shù)以及各子系統(tǒng)或模塊內(nèi)部操作的詳細(xì)程度。比如在用友ERP-U8中,如果學(xué)時(shí)充足,在設(shè)計(jì)固定資產(chǎn)子系統(tǒng)學(xué)生實(shí)驗(yàn)案例時(shí),可以考慮讓學(xué)生體會(huì)固定資產(chǎn)拆分的操作。一般情況下,固定資產(chǎn)的拆分可通過(guò)如下兩種方法進(jìn)行操作:(1)通過(guò)手工的方式將記在同一個(gè)固定資產(chǎn)卡片上的固定資產(chǎn)分別重新記入不同的卡片,并在新基礎(chǔ)上進(jìn)行后續(xù)的折舊等操作,再將原卡片注銷(xiāo);(2)利用系統(tǒng)自帶的固定資產(chǎn)拆分功能。顯然,第一種方法用到的固定資產(chǎn)模塊更多,可以讓學(xué)生體會(huì)固定資產(chǎn)子系統(tǒng)各模塊之間的關(guān)系和各模塊整體的運(yùn)作流程,第二種方法更為簡(jiǎn)單,卻無(wú)法實(shí)現(xiàn)這個(gè)目的,二者各有利弊。因此在實(shí)驗(yàn)設(shè)計(jì)時(shí),可以提出“用兩種方法實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)拆分功能,并比較不同的實(shí)現(xiàn)方法”這樣的實(shí)驗(yàn)要求。
三、實(shí)驗(yàn)案例應(yīng)能讓學(xué)生體會(huì)ERP系統(tǒng)治理的理念
ERP環(huán)境下,會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是ERP眾多系統(tǒng)中的一個(gè)子系統(tǒng)。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的目標(biāo)不再是算賬和報(bào)賬,而是財(cái)務(wù)信息治理。財(cái)務(wù)信息治理將系統(tǒng)視為一個(gè)整體,不同的實(shí)驗(yàn)程序和步驟都會(huì)對(duì)后續(xù)的操作產(chǎn)生影響,甚至影響到最終的實(shí)驗(yàn)結(jié)果。因此案例的設(shè)計(jì)應(yīng)能讓學(xué)生感受到這一理念。為了實(shí)現(xiàn)這一目的,對(duì)每個(gè)子系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)案例首先進(jìn)行分層設(shè)計(jì),每個(gè)層次包含不同的實(shí)驗(yàn)?zāi)K。可具體為初始設(shè)置層次、業(yè)務(wù)操作層次和治理分析層次。在系統(tǒng)初始化設(shè)置實(shí)驗(yàn)的設(shè)計(jì)中,應(yīng)當(dāng)注重讓學(xué)生理解各參數(shù)設(shè)置的含義和目的,以及對(duì)后續(xù)參數(shù)設(shè)置的影響和對(duì)日常操作的影響。業(yè)務(wù)操作層次實(shí)驗(yàn)設(shè)計(jì)的關(guān)鍵在于讓學(xué)生了解不同的模塊所要錄入的具體初始單據(jù)。治理分析層次基于前面兩個(gè)層次的結(jié)果,最終通過(guò)設(shè)置各種指標(biāo)對(duì)經(jīng)營(yíng)加以監(jiān)控,并對(duì)業(yè)績(jī)加以評(píng)價(jià),實(shí)驗(yàn)案例設(shè)計(jì)應(yīng)注重讓學(xué)生體會(huì)各種不同的方法的指標(biāo)選取和設(shè)定,從而更深入理解ERP的系統(tǒng)治理思想。如在用友ERP-U8總賬系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)設(shè)計(jì)時(shí),可將整體實(shí)驗(yàn)分為上述3層次,初始化層次的重點(diǎn)在于子系統(tǒng)環(huán)境的初始化,包括會(huì)計(jì)科目的設(shè)置、賬戶(hù)金額的錄入和賬簿打印的設(shè)置等,強(qiáng)調(diào)初始化的各參數(shù)的具體意義;在業(yè)務(wù)操作層次主要關(guān)注記賬憑證等,讓學(xué)生了解總賬子系統(tǒng)的最主要的單據(jù);最后在治理分析層次,則可讓學(xué)生自行設(shè)計(jì)財(cái)務(wù)業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)指標(biāo),對(duì)案例的經(jīng)營(yíng)成果進(jìn)行分析。
除此之外,在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中,各崗位分工、權(quán)責(zé)明確對(duì)于整個(gè)系統(tǒng)的內(nèi)部控制至關(guān)重要。如果權(quán)責(zé)不明、分工不合理,很有可能導(dǎo)致系統(tǒng)的舞弊。因此系統(tǒng)治理的思想還體現(xiàn)在對(duì)崗位的設(shè)置、分工和協(xié)調(diào)上。在實(shí)驗(yàn)案例設(shè)計(jì)過(guò)程中應(yīng)對(duì)此重點(diǎn)加以強(qiáng)調(diào)。如在用友ERP-U8中可以通過(guò)系統(tǒng)管理實(shí)驗(yàn)的設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)。案例材料中給出角色或人員,卻不給定權(quán)限,而讓學(xué)生根據(jù)其他學(xué)科的知識(shí)或自己的理解對(duì)角色或用戶(hù)設(shè)計(jì)權(quán)限范圍,在后續(xù)案例中,讓他們選擇不同的操作員進(jìn)行各子系統(tǒng)的操作,從而使學(xué)生體會(huì)權(quán)限分配和設(shè)置的重要性。在此基礎(chǔ)上,還可讓學(xué)生體會(huì)不同操作員之間的相互分工和配合對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的正常運(yùn)行的作用。如在用友ERP-U8的總賬子系統(tǒng)中,憑證制作和憑證審核應(yīng)由不同的人員進(jìn)行,在案例設(shè)計(jì)的過(guò)程中,可以給出兩個(gè)以上的操作員,要求學(xué)生為他們分配定義權(quán)限,以配合完成憑證的編輯和審核。
四、案例的設(shè)計(jì)應(yīng)設(shè)置可引發(fā)思考的“陷阱”
如果一個(gè)實(shí)驗(yàn)案例讓學(xué)生輕松完成,那么這個(gè)案例就不能算完全成功。因?yàn)樵谶@種情況下,即使學(xué)生完成了案例,他對(duì)實(shí)驗(yàn)的理解也不會(huì)很深刻。所以在案例設(shè)計(jì)的過(guò)程中,應(yīng)針對(duì)實(shí)驗(yàn)的重點(diǎn)和易出錯(cuò)的地方,設(shè)計(jì)一些“陷阱”,讓學(xué)生在出錯(cuò)和糾正錯(cuò)誤的過(guò)程中去更加深刻地體會(huì)流程和數(shù)據(jù)之間的關(guān)系。
如在用友ERP-U8中,對(duì)人員權(quán)限分配的實(shí)驗(yàn)設(shè)計(jì)就可以貫徹這一原則。在企業(yè)門(mén)戶(hù)、總賬等子系統(tǒng)或模塊的操作過(guò)程中,如果操作員不具備公共目錄的權(quán)限,就難以進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)編輯,以至于后續(xù)操作無(wú)法進(jìn)行。公共目錄權(quán)限應(yīng)在系統(tǒng)管理中定義。因此在設(shè)計(jì)實(shí)驗(yàn)案例時(shí),不在實(shí)驗(yàn)資料中給出各操作員權(quán)限的詳細(xì)定義,讓學(xué)生自行體會(huì),在后面操作無(wú)法繼續(xù)時(shí),再引發(fā)他們對(duì)權(quán)限定義的思考,最終加深理解。再如在用友ERP-U8中,要實(shí)現(xiàn)支票領(lǐng)用時(shí)自動(dòng)進(jìn)行支票填寫(xiě)的功能,需要3個(gè)鋪墊性的操作:其一,將銀行存款科目指定為銀行日記賬;其二,定義結(jié)算方式,增加支票結(jié)算,并將其設(shè)為票據(jù)管理;最后在總賬子系統(tǒng)的初始設(shè)置中選擇支票控制。因此在設(shè)計(jì)案例時(shí),可要求學(xué)生自行設(shè)計(jì)實(shí)驗(yàn)步驟實(shí)現(xiàn)這一功能,并通過(guò)實(shí)驗(yàn)報(bào)告進(jìn)行總結(jié)。這樣如果學(xué)生無(wú)法完成實(shí)驗(yàn)要求,就會(huì)去找錯(cuò)糾錯(cuò),從而確實(shí)掌握系統(tǒng)的此項(xiàng)功能。
五、實(shí)驗(yàn)案例的設(shè)計(jì)應(yīng)可引發(fā)學(xué)生對(duì)信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)的思考
學(xué)生在未來(lái)的實(shí)際工作中,很有可能面臨會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的二次開(kāi)發(fā),一般情況下,他們需要向系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員對(duì)所在單位的系統(tǒng)提出需求分析。這個(gè)時(shí)候,沒(méi)有一定的信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)的知識(shí)是不能勝任的。因此在實(shí)驗(yàn)案例設(shè)計(jì)時(shí),應(yīng)讓學(xué)生體會(huì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的流程圖。具體的實(shí)現(xiàn)方式視學(xué)生的先修知識(shí)不同而不同。如果學(xué)生在修這門(mén)課之前,已經(jīng)對(duì)系統(tǒng)設(shè)計(jì)的理論、模型、方法有所了解②,那么可以在每個(gè)子系統(tǒng)的實(shí)驗(yàn)完成后要求學(xué)生在實(shí)驗(yàn)報(bào)告中根據(jù)對(duì)實(shí)驗(yàn)流程的理解,繪制所用會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)軟件中該子系統(tǒng)的流程圖。在學(xué)時(shí)充足的情況下,還可以分配一些學(xué)時(shí)對(duì)此加以討論。如果沒(méi)有相關(guān)先修知識(shí),任課教師可以補(bǔ)充這方面的內(nèi)容,在每個(gè)子系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)完成時(shí),給出流程圖并講解,再回顧實(shí)驗(yàn)操作加深對(duì)實(shí)驗(yàn)的理解。如在用友ERP-U8系統(tǒng)環(huán)境下,在設(shè)計(jì)總賬子系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)時(shí),可以要求學(xué)生在完成總賬子系統(tǒng)的操作實(shí)驗(yàn)后,繪制總賬子系統(tǒng)的流程圖,并結(jié)合手工賬務(wù)處理流程圖對(duì)電算化和手工處理的區(qū)別與聯(lián)系加以討論。在教師給出流程圖的情況下,在設(shè)計(jì)實(shí)驗(yàn)時(shí),可以要求學(xué)生在實(shí)驗(yàn)報(bào)告中總結(jié)手工賬務(wù)處理流程圖和電算化賬務(wù)處理流程圖的區(qū)別。
總之,對(duì)于會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)這樣一門(mén)實(shí)踐性很強(qiáng)的課程來(lái)說(shuō),設(shè)計(jì)出一個(gè)好的學(xué)生實(shí)驗(yàn)案例對(duì)于整個(gè)課程來(lái)說(shuō)非常重要。首先好的實(shí)驗(yàn)案例可以引發(fā)學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣,其次學(xué)生可以從案例實(shí)驗(yàn)中掌握ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)處理和數(shù)據(jù)的流程,體驗(yàn)將來(lái)在企業(yè)實(shí)戰(zhàn)中將要面對(duì)的不同情境,為將來(lái)的實(shí)踐工作做好充分的準(zhǔn)備。
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