一、企業(yè)會計電算化的重要性
自20世紀(jì)70年代以來,會計電算化工作越來越受到中國企業(yè)界的廣泛關(guān)注和重視。較之國外,中國會計電算化工作起步較晚,發(fā)展水平不高,大致歷經(jīng)了嘗試期、發(fā)展期、穩(wěn)定期和推進(jìn)期(人工智能管理型會計軟件)等四個階段。從1988年開始,財政部通過規(guī)劃會計電算化的中長期目標(biāo)來確立中國會計電算化工作的發(fā)展走向;通過組織商品化會計核算軟件評審來增強中國會計電算化工作的應(yīng)用范圍;通過建立會計電算化管理規(guī)章制度來規(guī)范中國會計電算化工作的行為取向;通過開展會計電算化知識培訓(xùn)來提高中國會計電算化工作的普及程度;通過指導(dǎo)基層單位會計電算化工作來提升中國會計電算化工作的發(fā)展水平。在一系列行之有效的方法和措施的作用下,中國企業(yè)會計電算化工作取得明顯發(fā)展,并且在企業(yè)會計工作中的地位和作用日益彰顯。
首先,有利于提高會計工作的績效水平。作為現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)和會計工作相互交織催生的工作模式,會計電算化能夠增強會計活動的方向性、規(guī)范性、有序性和創(chuàng)新性,進(jìn)而提高會計工作的績效和水平。在方向性層面,會計電算化有助于會計工作者充分了解和系統(tǒng)把握會計實踐活動發(fā)展的內(nèi)在規(guī)律,通過影響會計制度、會計準(zhǔn)則的制定、實施和評價對會計工作進(jìn)行引導(dǎo);在規(guī)范性層面,會計電算化依據(jù)會計實踐活動要求,通過構(gòu)建會計電算化工作模式,對會計實踐活動進(jìn)行控制;在有序性層面,會計電算化在了解會計工作制度規(guī)范的基礎(chǔ)上,借助多層面的管理方式和多樣化的管理手段,對會計活動過程中出現(xiàn)的各種問題進(jìn)行及時有效的管理;在創(chuàng)新性層面,會計電算化通過營造有利的創(chuàng)新氛圍,促進(jìn)會計工作過程內(nèi)外知識的生產(chǎn)、積累、創(chuàng)新、應(yīng)用和擴(kuò)散,加強會計工作過程內(nèi)外信息的傳播、交流和擴(kuò)充,提高會計工作的先進(jìn)性、創(chuàng)新性和實效性。
其次,有利于增強會計工作的適應(yīng)能力。會計工作的開展離不開相應(yīng)的工作方法和工作模式的合理確定。這些工作方法、模式充當(dāng)著會計活動的記憶載體,并通過學(xué)習(xí)、交流等方式進(jìn)行“遺傳”,不斷推動會計工作發(fā)展。也正是由于會計工作者在一些工作方法和工作模式方面的慣例性行為,使得會計活動對外部環(huán)境的適應(yīng)性會相對固化在某一個范圍、層次和水平上,當(dāng)這種固化積累到一定程度便極有可能產(chǎn)生足夠的“剛性”,進(jìn)而弱化會計活動的適應(yīng)能力、創(chuàng)新能力和競爭能力,影響會計工作的持續(xù)發(fā)展。為了防止會計工作適應(yīng)能力下降問題的出現(xiàn),會計主體需要相機(jī)采取措施,依靠會計電算化途徑,不斷保持和增強會計工作的適應(yīng)能力。
最后,有利于營造會計工作的良好氛圍。會計電算化的價值語境意義在于它構(gòu)造了一種多維立體化的管理模式,改善了會計活動構(gòu)成要素之間關(guān)系,強化了會計功能機(jī)制各層面之間關(guān)系,推動了會計活動與外部環(huán)境的深層次互動與協(xié)同發(fā)展,營造了一個良好能動場。由會計電算化所創(chuàng)造的影響效應(yīng),將會計活動更大程度、更大范圍地置身于與經(jīng)濟(jì)效益、社會效益和生態(tài)效益緊密相關(guān)的生態(tài)環(huán)境系統(tǒng)中,進(jìn)而突破了傳統(tǒng)會計工作的時空邊界與組織邊界,在實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的發(fā)展價值、經(jīng)濟(jì)價值和效益目標(biāo)的同時,也不斷擴(kuò)大會計活動對社會環(huán)境的影響。
二、企業(yè)會計電算化應(yīng)用中的主要問題
作為企業(yè)管理信息系統(tǒng)的重要組成部分,會計電算化的實施過程是企業(yè)管理理念、管理模式和業(yè)務(wù)流程等方
面的改造過程,也是會計實踐工作與外部環(huán)境交互影響的能動過程。由于企業(yè)自身原因、外部環(huán)境作用和財務(wù)工作特點等方面的影響,會計電算化工作在實施過程中逐漸表現(xiàn)出以下幾方面問題:
1.會計電算化重要性的認(rèn)識水平較低?，F(xiàn)階段,多數(shù)企業(yè)并沒有真正認(rèn)識到會計電算化工作的重要性,沒有將會計電算化工作置于企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略高度上。一些企業(yè)將會計電算化認(rèn)為是會計核算工具的改變,認(rèn)識不到會計電算化對會計職能、企業(yè)管理方法和管理流程的積極作用,也有一些企業(yè)將會計電算化視為樹立企業(yè)形象的一種手段。此外,也有一些企業(yè)在應(yīng)用過程中既缺乏對手工系統(tǒng)的全面分析,也忽視對企業(yè)管理實踐和運營模式的有效把握,沒能夠及時調(diào)整和設(shè)置會計信息系統(tǒng),致使會計電算化工作績效長期處于較低水平。
2.會計電算化人才短缺。從某種意義上講,會計電算化工作實施的每一個環(huán)節(jié)都需要相應(yīng)專業(yè)人才作支撐。如果離開會計電算化專業(yè)人才,會計電算化工作將難以開展,提高企業(yè)會計工作水平也只能成為一句空話。目前,由于缺少會計電算化方面的專業(yè)人才致使會計電算化工作水平不高的現(xiàn)象已經(jīng)開始顯現(xiàn),并逐漸成為制約會計電算化工作有效開展的重要障礙。事實上,會計電算化人才不僅需要具備會計、管理、經(jīng)濟(jì)學(xué)等方面的專業(yè)知識,而且也需要計算機(jī)基礎(chǔ)知識和操作技能。這不僅是會計電算化工作實際的要求,也是會計人才綜合素質(zhì)培養(yǎng)的需要。只有將計算機(jī)知識和財務(wù)會計知識有機(jī)結(jié)合起來,才能有效開展會計電算化工作,及時處理會計電算化工作中出現(xiàn)的各種問題。
3.會計電算化信息安全系數(shù)偏低。財務(wù)信息和數(shù)據(jù)是企業(yè)經(jīng)營管理的重要內(nèi)容,它在很大程度上攸關(guān)企業(yè)生存發(fā)展實踐。會計電算化環(huán)境下,會計數(shù)據(jù)被電子符號所取代,降低了財務(wù)信息的安全系數(shù)?？陀^而言,中國財務(wù)軟件生產(chǎn)基本處于簡單模仿和加工階段,產(chǎn)業(yè)規(guī)模尚未形成。多數(shù)財務(wù)軟件都將理財和提供多功能管理與決策作為研發(fā)重點,對財務(wù)信息和數(shù)據(jù)的安全問題稍有忽視,加之企業(yè)針對會計電算化工作沒有設(shè)置較為全面和完善的防范體系,給黑客或病毒侵入會計信息系統(tǒng)帶來了隱患。
4.會計電算化基礎(chǔ)管理制度不健全。會計電算化工作是一項內(nèi)容豐富、環(huán)節(jié)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,需要相關(guān)基礎(chǔ)管理制度作保障。然而,現(xiàn)實中多數(shù)實施會計電算化的企業(yè)沒有建立嚴(yán)密的管理制度。集中表現(xiàn)為對電算化操作人員與系統(tǒng)維護(hù)人員的職位分析不明確、職位評價不客觀,造成工作任務(wù)分工不合理;對會計檔案和會計資料的磁盤儲存不到位、歸檔不合理,造成會計信息更新不及時。這些問題都對企業(yè)財務(wù)信息的安全構(gòu)成了潛在威脅。
5.會計電算化應(yīng)用范圍不全面。會計電算化一方面發(fā)揮了計算機(jī)的分析功能和處理信息快捷的優(yōu)點,另一方面也提高了會計工作的水平。然而,由于受到傳統(tǒng)手工會計工作事后核算特點的影響,使得會計電算化工作出現(xiàn)“重報賬、輕管理”的現(xiàn)象。當(dāng)前,會計電算化的應(yīng)用范圍僅僅停留在記賬、算賬水平上,沒有充分發(fā)揮其管理預(yù)測和分析功能。所以,會計電算化應(yīng)用范圍相對偏小。
三、解決企業(yè)會計電算化應(yīng)用問題的對策措施
有效解決當(dāng)前企業(yè)會計電算化應(yīng)用中存在的突出問題,需要采取相應(yīng)的行之有效的對策措施。這些措施既有認(rèn)識層面的,也有人才培養(yǎng)層面的,既有信息安全層面的,也有管理制度層面的。只有構(gòu)建多層面、多角度的對策措施體系,才能提高中國企業(yè)會計電算化工作的整體水平。
1.提高會計電算化重要性認(rèn)識是前提。要提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對會計電算化重要性的認(rèn)識水平,為會計電算化工作實施構(gòu)建領(lǐng)導(dǎo)層面的支持。企業(yè)可以設(shè)置專門負(fù)責(zé)和管理會計電算化的部門,并選配領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé),制定切合企業(yè)實際的實施綱要和工作規(guī)劃。要提高企業(yè)財務(wù)人員對會計電算化重要性的認(rèn)識水平,為會計電算化工作實施構(gòu)建員工層面的支持。企業(yè)可以要求財務(wù)人員在實施會計電算化工作過程中,明確工作目標(biāo),堅持“手工系統(tǒng)研究與會計電算化工作內(nèi)容分析”相協(xié)調(diào),認(rèn)真處理會計電算化工作各個環(huán)節(jié)問題,嚴(yán)格控制會計電算化工作成本,實現(xiàn)會計電算化工作效益最大化。
2.加強會計電算化人才培養(yǎng)是關(guān)鍵。會計電算化工作要求的不斷發(fā)展使得培養(yǎng)會計電算化人才的重要性日漸明顯。會計電算化人才不僅需要精通計算機(jī)技術(shù),還需要熟悉財務(wù)會計知識,不僅需要分析財務(wù)信息的專業(yè)能力,還需要解決工作問題的綜合素質(zhì)。這就需要加大對會計電算化專業(yè)人才培養(yǎng)模式和結(jié)構(gòu)的改革力度,在設(shè)置人才培養(yǎng)課程時注重計算機(jī)課程和財務(wù)課程以及二者相結(jié)合課程的選擇。另外,也要加強對財務(wù)會計人員的計算機(jī)技能培訓(xùn),對計算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)人員的財務(wù)知識培訓(xùn)。
3.加強會計電算化信息安全防范是核心。首先,要加強會計信息數(shù)據(jù)處理的控制力度,構(gòu)建一個包括“軟件開發(fā)和維護(hù)控制、硬件管理和維護(hù)控制、組織機(jī)構(gòu)和人員的管理和控制、系統(tǒng)操作的管理和控制、文檔資料的管理和控制、計算機(jī)病毒的預(yù)防和消除”的管理制度;其次,要及時安裝并更新殺毒軟件,采用防火墻技術(shù)、信息加密存儲技術(shù)、身份識別技術(shù)等措施來保證財務(wù)信息的安全;最后,要加強對計算機(jī)機(jī)房設(shè)施的管理,制定防火、防水、防盜的管理辦法以及處理突發(fā)事件的應(yīng)急方案。
4.完善會計電算化基礎(chǔ)管理制度是保障。要建立內(nèi)部管理制度,包括崗位責(zé)任管理制度、操作管理制度、維護(hù)管理制度、機(jī)房管理制度、檔案管理制度、財務(wù)管理制度和計算機(jī)病毒的防治制度等;要加強財務(wù)信息檔案管理,包括數(shù)據(jù)輸入輸出的管理、備份數(shù)據(jù)的管理、存檔數(shù)據(jù)的管理和保密規(guī)程等方面。
5.擴(kuò)大會計電算化應(yīng)用范圍是重點。提高會計電算化工作應(yīng)用范圍,既需要將會計電算化置于企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略高度,也需要將會計電算化納入管理信息系統(tǒng),完善會計軟件系統(tǒng),優(yōu)化會計軟件功能,挖掘會計電算化分析職能,增強會計電算化管理預(yù)測水平。此外,也要樹立全球化意識和觀念,使得會計電算化軟件能夠適應(yīng)跨國企業(yè)經(jīng)營管理實踐需要,實現(xiàn)會計電算化應(yīng)用范圍從記賬、算賬到預(yù)測、分析,從本土企業(yè)到國外企業(yè)的拓展。
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