財(cái)務(wù)預(yù)算代表了現(xiàn)代企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的方向,已成為財(cái)務(wù)基礎(chǔ)管理的重要工具,在企業(yè)日常管理中起著舉足輕重的作用。如何及時(shí)掌握預(yù)算執(zhí)行情況,保障預(yù)算執(zhí)行信息上下通暢,對(duì)預(yù)算偏差及時(shí)預(yù)警,為管理和決策層及時(shí)提供準(zhǔn)確、有效的數(shù)據(jù)已成為預(yù)算管理不容忽視的問(wèn)題。本文結(jié)合工作實(shí)踐和企業(yè)管理需求,運(yùn)用WPS表格配合用友NC系統(tǒng)在費(fèi)用預(yù)算跟蹤控制方面作了初步探討。
一、建立預(yù)算跟蹤表
(一)創(chuàng)建工作簿
啟動(dòng)WPS表格程序,創(chuàng)建一個(gè)名為“預(yù)算跟蹤表.et”的工作薄,把sheet1工作表名稱(chēng)定義為“費(fèi)用預(yù)算表”,如圖(1)。表樣模板可以根據(jù)管理需要設(shè)置不同的單元格,通過(guò)設(shè)置費(fèi)用支出進(jìn)度、時(shí)間進(jìn)度、任務(wù)完成進(jìn)度等數(shù)據(jù),實(shí)現(xiàn)費(fèi)用支出進(jìn)度與任務(wù)完成進(jìn)度的匹配性審核。
小貼士:圖1中的制表日期所顯示的時(shí)間應(yīng)設(shè)置為日期格式,以備后續(xù)計(jì)算相關(guān)進(jìn)度數(shù)據(jù)。
(二)復(fù)制工作表
在打開(kāi)的WPS工作薄中插入多個(gè)工作表,并分別以部門(mén)名稱(chēng)命名,例如,把sheet5命名為“經(jīng)營(yíng)一部”,并建立如圖2的表樣模板。
二、數(shù)據(jù)導(dǎo)出、導(dǎo)入
(一)數(shù)據(jù)導(dǎo)出
以導(dǎo)出2008年4月份管理費(fèi)用為例,將用友NC系統(tǒng)中各部門(mén)費(fèi)用的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)導(dǎo)出至過(guò)渡表中。
第一步,數(shù)據(jù)查詢。在用友NC系統(tǒng)的總賬/賬薄查詢/輔助余額表/中,打開(kāi)查詢對(duì)話框,查詢對(duì)象的下拉菜單中選擇“會(huì)計(jì)科目”和“部門(mén)檔案”?！皶?huì)計(jì)科目”對(duì)應(yīng)的查詢范圍下拉菜單中選擇管理費(fèi)用下的各個(gè)明細(xì)科目,“部門(mén)檔案”對(duì)應(yīng)的查詢范圍為空;選擇要查詢的會(huì)計(jì)期間(2008年1-4月)。單擊“確定”按鈕。
小貼士:在“未記賬憑證”選擇框中打“√”,確保未記賬的憑證被選中,以反映費(fèi)用支出的實(shí)際情況。
第二步,數(shù)據(jù)導(dǎo)出至過(guò)渡表。系統(tǒng)顯示查詢結(jié)果后,單擊“打印”按鈕,出現(xiàn)如圖3所示的界面,然后選擇“輸出EXCEL”菜單,將導(dǎo)出的數(shù)據(jù)保存在過(guò)渡表中。
小貼士:所謂過(guò)渡表,是在計(jì)算機(jī)中僅有正版WPS表格的情況下,將NC系統(tǒng)默認(rèn)導(dǎo)出的EXCEL電子表格,通過(guò)WPS表格對(duì)臨時(shí)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理。
(二)數(shù)據(jù)導(dǎo)入
在“預(yù)算跟蹤表.et”中創(chuàng)建一個(gè)名為“費(fèi)用數(shù)據(jù)”的工作表,然后把過(guò)渡表中的數(shù)據(jù)粘貼到“費(fèi)用數(shù)據(jù)”工作表中,如圖4。
小貼士:設(shè)置過(guò)渡表默認(rèn)的打開(kāi)方式,可用右鍵單擊過(guò)渡表文件名,單擊“打開(kāi)方式”/“選擇程序”/“WPS”,選中“始終使用選擇的程序打開(kāi)這種文件”單選框,單擊確定。今后導(dǎo)出過(guò)渡表的打開(kāi)方式就默認(rèn)為WPS表格了。
三、設(shè)置費(fèi)用跟蹤表函數(shù)
(一)設(shè)置自動(dòng)取數(shù)功能的函數(shù)
以WPS的“引用”功能自動(dòng)選取管理費(fèi)用/業(yè)務(wù)招待費(fèi)單元格數(shù)據(jù)為例,其他需要跟蹤控制的費(fèi)用項(xiàng)目可參照設(shè)置。
第一步,引用數(shù)據(jù)。選擇“插入”/“名稱(chēng)”/“定義”,定義如下名稱(chēng):
kemu=費(fèi)用數(shù)據(jù)!$A$2:$A$98
bumen=費(fèi)用數(shù)據(jù)!$B$2:$B$98
jiner=費(fèi)用數(shù)據(jù)!$C$2:$C$98
小貼士:當(dāng)前的工作表為“費(fèi)用數(shù)據(jù)”,在定義名稱(chēng)時(shí),不必輸入費(fèi)用數(shù)據(jù),WPS表格會(huì)根據(jù)當(dāng)前工作表名自動(dòng)加上。
第二步,取“本年實(shí)際”的數(shù)據(jù)。在圖1中E7單元格中輸入公式:
=IF(ISERROR(INDEX(jiner,MATCH(660207管理費(fèi)用業(yè)務(wù)招待費(fèi) C163,kemu bumen,0)))=TRUE,0,INDEX(jiner,MATCH(660207管理費(fèi)用業(yè)務(wù)招待費(fèi) C7,kemu bumen,0)))
公式輸入完畢,同時(shí)按下“Ctrl” “Shift” “Enter”鍵,使單元格中的公式呈如下顯示:
{=IF(ISERROR(INDEX(jiner,MATCH(660207管理費(fèi)用業(yè)務(wù)招待費(fèi) C163,kemu bumen,0)))=TRUE,0,INDEX(jiner,MATCH(660207管理費(fèi)用業(yè)務(wù)招待費(fèi)
C7,kemu bumen,0)))}
小貼士:上年同期的數(shù)據(jù)及其他費(fèi)用數(shù)據(jù)可以使用粘貼的方法取得,如果引用其他費(fèi)用數(shù)據(jù),則把公式中“660207管理費(fèi)用業(yè)務(wù)招待費(fèi)”相應(yīng)的位置替換成要引用的費(fèi)用科目即可。設(shè)置函數(shù)時(shí),要確保引用的科目為文本型數(shù)據(jù),在公式修改完畢,要再次同時(shí)按下“Ctrl” “Shift” “Enter”鍵,確保公式為數(shù)組函數(shù)。
第三步,設(shè)置增減幅度公式和費(fèi)用預(yù)算進(jìn)度費(fèi)用公式。因考慮有些部門(mén)上年的某項(xiàng)費(fèi)用為0,本年卻有此項(xiàng)費(fèi)用的發(fā)生和本年數(shù)據(jù)與上年同期均為負(fù)數(shù)(如財(cái)務(wù)費(fèi)用可能為負(fù)數(shù))等情況,如使用簡(jiǎn)單的(本年實(shí)際-上年同期)/上年同期×100%數(shù)學(xué)公式計(jì)算增減幅度,會(huì)導(dǎo)致計(jì)算結(jié)果沒(méi)有實(shí)際經(jīng)濟(jì)意義,因此在E7單元格中輸入公式:
=IF(F7=0,-,IF(F7<0,(E7-F7)/F7*100*
-1,(E7-F7)/F7*100))
同樣,為使費(fèi)用預(yù)算支出進(jìn)度與費(fèi)用支出超出任務(wù)進(jìn)度計(jì)算結(jié)果有經(jīng)濟(jì)意義,在H7單元格中輸入公式:=IF(D7>=0,E7/D7/100,-);在J7單元格中輸入公式:=IF(ISERROR(H7-I7),,H7-I7)。公式設(shè)置完畢可以粘貼到其他單元格。
小貼士:以上操作能夠確保在上年同期數(shù)據(jù)為0時(shí),表示增減幅度和費(fèi)用預(yù)算支出進(jìn)度單元格中顯示“-”而不是“#DIV/0!”,同時(shí),也使兩期數(shù)據(jù)無(wú)論為正負(fù)均有經(jīng)濟(jì)意義。
(二)建立各部門(mén)費(fèi)用預(yù)算表的關(guān)聯(lián)
以經(jīng)營(yíng)一部的業(yè)務(wù)招待費(fèi)項(xiàng)目為例,參見(jiàn)圖(2),在經(jīng)營(yíng)一部的工作表H7單元格中輸入公式:
=SUM(費(fèi)用預(yù)算表!E7),將“費(fèi)用預(yù)算表”中經(jīng)營(yíng)一部的業(yè)務(wù)招待費(fèi)引用到“經(jīng)營(yíng)一部”工作表中相應(yīng)位置。實(shí)際操作中,也可使用前面提到的數(shù)組函數(shù)。對(duì)于其他部門(mén)工作表中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)均用此方法來(lái)引用并形成工作表與工作表之間的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)。
小貼士:此公式中對(duì)E7單元格是相對(duì)引用,不會(huì)因“費(fèi)用預(yù)算表”增減行而影響到引用數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
四、設(shè)置預(yù)警
第一步,選中所需設(shè)置預(yù)警顏色的“費(fèi)用預(yù)算支出進(jìn)度”列即H列單元格,單擊“格式”/“條件格式”,出現(xiàn)圖5對(duì)話框,在“介于”復(fù)選框后的第一個(gè)條件框中輸入公式:
=IF(MONTH($G$4)<=12,MONTH($G$4),0)/12*100,然后點(diǎn)擊“格式”按鈕,選擇“圖案”中的黃色,點(diǎn)擊“確定”按鈕即可。
小貼士:在WPS表格的運(yùn)算中,“-”大于任何數(shù)字,為確保單元格為“-”時(shí)不顯示預(yù)警顏色,則在第二個(gè)條件框中輸入大于預(yù)算進(jìn)度的數(shù)字。
第二步:以不超過(guò)任務(wù)進(jìn)度的5%提示黃色預(yù)警和超過(guò)任務(wù)進(jìn)度的5%提示紅色預(yù)警為例,按上述方法打開(kāi)圖5對(duì)話框,然后在對(duì)話框中輸入如圖6所示的條件,最后點(diǎn)擊“確定”按鈕。如果想增加多個(gè)條件,點(diǎn)擊“添加”按鈕可實(shí)現(xiàn)。
第三步:用同樣的方法在各部門(mén)的工作表中設(shè)置預(yù)警顏色。
預(yù)警設(shè)置完畢,如圖7所示,經(jīng)營(yíng)一部的業(yè)務(wù)招待費(fèi)沒(méi)有超過(guò)時(shí)間進(jìn)度,在費(fèi)用預(yù)算支出進(jìn)度欄中沒(méi)有顏色顯示,但因業(yè)務(wù)招待費(fèi)超過(guò)任務(wù)完成進(jìn)度沒(méi)有超過(guò)任務(wù)完成進(jìn)度的5%,在費(fèi)用支出超出任務(wù)進(jìn)度欄是顯示黃色預(yù)警;經(jīng)營(yíng)四部的費(fèi)用支出進(jìn)度超過(guò)了任務(wù)完成進(jìn)度而且大于5%,在費(fèi)用支出超出任務(wù)進(jìn)度欄是顯示紅色預(yù)警。
“費(fèi)用預(yù)算表”中數(shù)據(jù)繁多,盡管經(jīng)過(guò)對(duì)WPS表格進(jìn)行的設(shè)置可以對(duì)于某些部門(mén)某些費(fèi)用超標(biāo)進(jìn)行預(yù)警,但是,在“費(fèi)用預(yù)算表”中顯示比較分散,不利于對(duì)其進(jìn)行控制,所以,可以采取制作“費(fèi)用控制預(yù)警臺(tái)歷”來(lái)進(jìn)行集中預(yù)警。
首先,建立費(fèi)用預(yù)算時(shí)間進(jìn)度、任務(wù)進(jìn)度預(yù)警要素矩陣圖,以該矩陣圖作為衡量費(fèi)用指標(biāo)是否需預(yù)警的尺度。橫坐標(biāo)為“費(fèi)用支出超出時(shí)間進(jìn)度”,縱坐標(biāo)為“任務(wù)完成超出時(shí)間進(jìn)度”,橫縱坐標(biāo)分別以5%為一個(gè)單位,設(shè)立-10%以下,-10%至-5%,-5%至0,0至5%,5%至10%和10%以上六個(gè)單位,如圖8所示,其中紅色填充部分為紅色預(yù)警區(qū)域,黃色填充部分為黃色預(yù)警區(qū)域,無(wú)顏色填充部分為可接受區(qū)域。
其次,制作“費(fèi)用控制預(yù)警臺(tái)歷”。對(duì)于在“費(fèi)用預(yù)算表”中已有預(yù)警的費(fèi)用支出,可以篩選出來(lái),填到“費(fèi)用控制預(yù)警臺(tái)歷”中,以建立費(fèi)用預(yù)算時(shí)間進(jìn)度、任務(wù)進(jìn)度預(yù)警要素矩陣圖作為衡量是否預(yù)警的標(biāo)準(zhǔn),對(duì)費(fèi)用支出超出進(jìn)度的部門(mén)進(jìn)行紅色和黃色預(yù)警。在此基礎(chǔ)上,向公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)進(jìn)行提示,以督促相關(guān)部門(mén)加強(qiáng)費(fèi)用控制,校正預(yù)算執(zhí)行的偏差。
小貼士:圖9所示預(yù)警結(jié)果為可接受的,實(shí)際操作過(guò)程中不需在“費(fèi)用控制預(yù)警臺(tái)歷”中列示。
五、對(duì)已設(shè)置公式和格式的工作簿進(jìn)行保護(hù)
以保護(hù)“費(fèi)用預(yù)算表”為例:首先,當(dāng)前工作表為“費(fèi)用預(yù)算表”,然后選中在表內(nèi)無(wú)需引用的單元格,單擊右鍵或打開(kāi)“格式”/“單元格”/“保護(hù)”,使“鎖定”命令為空選,點(diǎn)擊“確定”按鈕;其次,打開(kāi)“工具”/“保護(hù)”/“保護(hù)工作表”,連續(xù)輸入密碼兩次可實(shí)現(xiàn)對(duì)“費(fèi)用預(yù)算表”中設(shè)定公式的保護(hù)。如想撤銷(xiāo)保護(hù),反向執(zhí)行上述程序即可。
六、后續(xù)工作
經(jīng)過(guò)上述步驟的設(shè)置,預(yù)算跟蹤表的關(guān)聯(lián)結(jié)構(gòu)、費(fèi)用支出是否與時(shí)間進(jìn)度和任務(wù)進(jìn)度相匹配基本完成。設(shè)置公式就是為了預(yù)算跟蹤數(shù)據(jù)能夠使每一次報(bào)表都能簡(jiǎn)單快捷、準(zhǔn)確有效,在以后每個(gè)月填制預(yù)算跟蹤表時(shí),只需從用友NC系統(tǒng)中導(dǎo)出費(fèi)用數(shù)據(jù),并將其粘貼到“預(yù)算跟蹤表”工作簿的“費(fèi)用數(shù)據(jù)”工作表中,預(yù)算跟蹤表中設(shè)定的公式便會(huì)把數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤地放到指定的單元格內(nèi),并對(duì)費(fèi)用支出與時(shí)間進(jìn)度和任務(wù)完成進(jìn)度是否匹配進(jìn)行預(yù)警。
