貨幣資金是流動(dòng)性最強(qiáng)的資產(chǎn),是單位內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的關(guān)鍵。財(cái)政部、證監(jiān)會(huì)、審計(jì)署、銀監(jiān)會(huì)、保監(jiān)會(huì)關(guān)于印發(fā)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》的通知以及財(cái)政部《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范基本規(guī)范(試行)》、《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范貨幣資金(試行)》(以上統(tǒng)稱《規(guī)范》)的出臺(tái),是單位內(nèi)部貨幣資金管理的重要依據(jù)和手段,是我國(guó)單位內(nèi)部貨幣監(jiān)管制度與國(guó)際接軌的重要標(biāo)志。通過(guò)對(duì)《規(guī)范》的學(xué)習(xí),筆者認(rèn)為,單位貨幣資金會(huì)計(jì)控制應(yīng)抓住以下八點(diǎn):
一、瞄住貨幣資金的流入點(diǎn)
《規(guī)范》要求:“單位取得的貨幣資金收入必須及時(shí)入賬,不得私設(shè)‘小金庫(kù)’,不得賬外設(shè)賬,嚴(yán)禁收款不入賬?！倍诂F(xiàn)實(shí)生活中,部分單位習(xí)慣于搞收入不入賬,尤其是現(xiàn)金不入賬,以達(dá)到自身盤(pán)算的種種目的。這種做法危害極大,不少單位貨幣資金被挪用、貪污等,往往源于“小金庫(kù)”。因?yàn)?要把賬上的錢(qián)裝進(jìn)個(gè)人腰包,畢竟還有許多關(guān)卡,有很大難度,而要把賬上沒(méi)有的“小金庫(kù)”中的錢(qián)“劃拉”出去,顯然要容易得多。因此,各單位應(yīng)該核實(shí)其收入來(lái)源有哪些項(xiàng)目,這些項(xiàng)目是怎樣操作的,并與以前年度進(jìn)行動(dòng)態(tài)比較分析,看收入是否與成本相配比,若不配比,則很可能存在問(wèn)題。
二、守住貨幣資金的流出點(diǎn)
從某種意義上講,控制非法和不合理的資金流出,等于給單位帶來(lái)了等量的資金流入。如何判定其支出的合法性、合理性,關(guān)鍵一點(diǎn)是看支出程序是否合規(guī)。為此,要做到“四審四看”:一是審支付申請(qǐng),看申請(qǐng)是否有理有據(jù)?！兑?guī)范》要求:“單位有關(guān)部門(mén)或個(gè)人用款時(shí),應(yīng)當(dāng)提前向?qū)徟颂峤回泿刨Y金支付申請(qǐng),注明款項(xiàng)的用途、金額、預(yù)算、支付方式等內(nèi)容,并附有效經(jīng)濟(jì)合同或相關(guān)證明?！倍菍徶Ц秾徟?看審批程序、權(quán)限是否正確,審批手續(xù)是否完備?！兑?guī)范》強(qiáng)調(diào):“審批人根據(jù)其職責(zé)、權(quán)限和相應(yīng)程序?qū)χЦ渡暾?qǐng)進(jìn)行審批,對(duì)不符合規(guī)定的貨幣資金支付申請(qǐng),審批人應(yīng)當(dāng)拒絕批準(zhǔn)?！币虼?對(duì)越權(quán)審批的要及時(shí)予以糾正;對(duì)審批手續(xù)殘缺不全的,應(yīng)責(zé)令退回重新審批或補(bǔ)充審批。特別要注意審批人簽名、簽章及簽署意見(jiàn)的習(xí)慣,對(duì)有疑慮的,要及時(shí)與審批人取得聯(lián)系,進(jìn)行確認(rèn)。三是審支付復(fù)核,看復(fù)核工作是否到位。《規(guī)范》指出:“復(fù)核人應(yīng)當(dāng)對(duì)批準(zhǔn)后的貨幣資金支付進(jìn)行復(fù)核,復(fù)核貨幣資金支付申請(qǐng)的批準(zhǔn)范圍、權(quán)限、程序是否正確,手續(xù)及相關(guān)單證是否齊備,金額計(jì)算是否準(zhǔn)確,支付方式、支付單位是否妥當(dāng)?shù)?。?fù)核無(wú)誤后,交由出納人員辦理支付手續(xù)?！钡?在實(shí)際工作中,許多單位沒(méi)有復(fù)核,有的雖有,也純粹是蓋個(gè)章而已。復(fù)核工作的隨意性,加大了支付風(fēng)險(xiǎn),應(yīng)引起高度重視。四是審支付辦理,看出納人員是否按規(guī)定支付。《規(guī)范》規(guī)定:“出納人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)復(fù)核無(wú)誤的支付申請(qǐng),按規(guī)定辦理貨幣資金支付手續(xù),及時(shí)登記現(xiàn)金和銀行存款日記簿?！?br />
三、看住銀行的開(kāi)戶點(diǎn)
在現(xiàn)實(shí)生活中,一些單位經(jīng)常以各種理由在同一銀行的不同營(yíng)業(yè)機(jī)構(gòu)和場(chǎng)所開(kāi)立賬戶,跨行開(kāi)戶、多頭開(kāi)戶、隨意開(kāi)戶、公款私存等現(xiàn)象比較嚴(yán)重。究其原因,有的是為了防備銀行扣款而“改頭換面”、“狡兔三窟”;有的是搞“小金庫(kù)”,方便支用。事實(shí)上,多頭開(kāi)戶也好,公款私存也罷,對(duì)個(gè)人、單位、國(guó)家,危害都十分嚴(yán)重。有些單位只管開(kāi)戶,不管檢查和清理,導(dǎo)致在單位重組、兼并多年后,自己認(rèn)為早已廢棄的賬戶還在被某些人和單位使用,由此引發(fā)潛在的風(fēng)險(xiǎn)。因此,《規(guī)范》指出,單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照《支付結(jié)算辦法》等國(guó)家有關(guān)規(guī)定,加強(qiáng)銀行賬戶的管理,嚴(yán)格按照規(guī)定開(kāi)立賬戶,辦理存款、取款和結(jié)算;定期檢查、清理銀行賬戶的開(kāi)立及使用情況,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,及時(shí)處理;嚴(yán)格遵守銀行結(jié)算紀(jì)律,不準(zhǔn)違反規(guī)定開(kāi)立和使用銀行賬戶。
四、管住現(xiàn)金的盤(pán)存點(diǎn)
現(xiàn)金是流動(dòng)性最強(qiáng)的資產(chǎn),正因?yàn)榱鲃?dòng)性強(qiáng),使用方便,所以也一直是犯罪分子最“青睞”的侵犯對(duì)象。實(shí)施現(xiàn)金盤(pán)點(diǎn),主要看是否存在貪污挪用現(xiàn)象。若庫(kù)存現(xiàn)金小于賬面現(xiàn)金余額,且數(shù)額較大,就可能存在公款私存或貪污挪用等現(xiàn)象;若現(xiàn)金余額出現(xiàn)紅字,就可能存在“小金庫(kù)”等現(xiàn)象。因此,《規(guī)范》作出“單位應(yīng)當(dāng)定期或不定期地進(jìn)行現(xiàn)金盤(pán)點(diǎn),確?，F(xiàn)金賬面余額與實(shí)際庫(kù)存相符。發(fā)現(xiàn)不符,及時(shí)查明原因,作出處理”的規(guī)定,國(guó)家有關(guān)財(cái)務(wù)制度也要求單位對(duì)現(xiàn)金要日結(jié)月清,目的之一,也在于此。但目前各單位的日?，F(xiàn)金盤(pán)點(diǎn)工作往往由出納人員獨(dú)自完成,不能起到應(yīng)有的控制作用,這需要加以改正,至少應(yīng)增加其他第三者參與盤(pán)點(diǎn)或進(jìn)行監(jiān)盤(pán),而且應(yīng)多進(jìn)行些不定期盤(pán)點(diǎn),這樣突擊性強(qiáng),會(huì)給貨幣資金相關(guān)崗位造成一種無(wú)形的壓力,以達(dá)到控制目的。
五、盯住與銀行、客戶的對(duì)賬點(diǎn)
一切貪贓枉法行為都喜歡秘密、黑暗,都怕見(jiàn)光,怕公開(kāi)。對(duì)賬就是公開(kāi),就是使雙方或多方經(jīng)濟(jì)交易事項(xiàng)明朗化。單位與銀行之間的對(duì)賬,最常見(jiàn)的是通過(guò)編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表,看單位銀行存款余額與銀行對(duì)賬單是否相符?！兑?guī)范》指出:“單位應(yīng)當(dāng)指定專(zhuān)人定期核對(duì)銀行賬戶,每月至少核對(duì)一次,編制銀行余額調(diào)節(jié)表,使銀行存款賬面余額與銀行對(duì)賬單調(diào)節(jié)相符。如調(diào)節(jié)不符,應(yīng)查明原因,及時(shí)處理。”而單位與客戶往來(lái)是通過(guò)與對(duì)方核對(duì)往來(lái)賬余額,及時(shí)發(fā)現(xiàn)挪用、貪污貨幣資金等違法行為,以評(píng)價(jià)清欠貨幣資金是否及時(shí)入賬或貨幣資金還欠是否真實(shí)的一種控制方法。無(wú)數(shù)事實(shí)表明,單位虛構(gòu)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、偽造往來(lái)交易,經(jīng)?！奥?lián)系”異地單位,而內(nèi)部“蛀蟲(chóng)”利用往來(lái)賬牟取私利,不少是和同城單位“親密”合作。因此,單位應(yīng)主動(dòng)與銀行、客戶對(duì)賬,通過(guò)對(duì)賬,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,完善管理。特別應(yīng)注意核對(duì)應(yīng)收賬款中是否存在有收回后不入賬,尤其是對(duì)于已作壞賬處理的應(yīng)收賬款是否有收回后未入賬以及被其他業(yè)務(wù)人員“私結(jié)”的情況。
六、護(hù)住票據(jù)及印章的保管點(diǎn)
《規(guī)范》強(qiáng)調(diào):“單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與貨幣資金相關(guān)的票據(jù)的管理,明確各種票據(jù)的購(gòu)買(mǎi)、保管、領(lǐng)用、背書(shū)轉(zhuǎn)讓、注銷(xiāo)等環(huán)節(jié)的職責(zé)權(quán)限和程序,并專(zhuān)設(shè)登記簿進(jìn)行記錄,防止空白票據(jù)的遺失和被盜用?！边@是貨幣資金安全性控制的要求。同時(shí)《規(guī)范》還要求:“單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)銀行預(yù)留印鑒的管理。財(cái)務(wù)專(zhuān)用章應(yīng)由專(zhuān)人保管,個(gè)人名章必須由本人或其授權(quán)人員保管。嚴(yán)禁一人保管支付款項(xiàng)所需的全部印章?！边@是內(nèi)部牽制原則的具體體現(xiàn)。然而在現(xiàn)實(shí)工作中,有的單位總是圖一時(shí)使用方便,把票據(jù)和印章都交由一人保管,埋下隱患。一旦發(fā)生遺失、被盜或因一人保管支付款項(xiàng)所需全部印章而引發(fā)經(jīng)濟(jì)違法犯罪,造成單位嚴(yán)重?fù)p失,則悔之已晚。因此,每個(gè)單位必須嚴(yán)格按《規(guī)定》要求保管好票據(jù)和印章。
七、抓住貨幣資金的監(jiān)督檢查點(diǎn)
人都可能或多或少有些惰性,那就需要督促;制度也可能或多或少有些不足,那就需要及時(shí)修正;規(guī)章制度的執(zhí)行情況如何,那就需要及時(shí)檢查。總之,只有必要的監(jiān)督檢查,才能把工作落到實(shí)處,也才能使制度不斷得以完善。因此,各單位應(yīng)當(dāng)建立對(duì)貨幣資金業(yè)務(wù)的監(jiān)督檢查制度,明確監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)或人員的職責(zé)權(quán)限,定期或不定期地進(jìn)行檢查。
八、把住財(cái)會(huì)人員的任用點(diǎn)
《規(guī)范》要求:“單位負(fù)責(zé)人對(duì)本單位貨幣資金內(nèi)部控制的建立健全和有效實(shí)施以及貨幣資金的安全完整負(fù)責(zé)?！边@意味著單位負(fù)責(zé)人不僅是單位會(huì)計(jì)工作的第一責(zé)任人,也是單位貨幣資金內(nèi)部控制工作的第一責(zé)任人。在公司治理結(jié)構(gòu)日趨健全、委托代理關(guān)系日益發(fā)展的情況下,承擔(dān)第一責(zé)任的單位負(fù)責(zé)人不可能事事時(shí)時(shí)親自過(guò)問(wèn)各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理事項(xiàng),因此,如何把政治思想好、道德素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的有任職資格的人員安排在財(cái)會(huì)崗位上,至關(guān)重要。為此,《規(guī)范》要求:“辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的人員應(yīng)當(dāng)具備良好的職業(yè)道德,忠于職守,廉潔奉公,遵紀(jì)守法,客觀公正,不斷提高會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德水平?！蓖瑫r(shí),應(yīng)根據(jù)單位具體情況,建立定期換崗、輪崗制度。通過(guò)崗位輪換,可以使財(cái)會(huì)人員接觸新業(yè)務(wù)、掌握新知識(shí),并使其經(jīng)驗(yàn)更全面,閱歷更豐富,綜合能力進(jìn)一步提高,同時(shí)又使常年不“挪窩”易滋生的懶散習(xí)氣和小團(tuán)體勢(shì)力得以克服和抑制,還可能使一些長(zhǎng)期隱蔽的違法犯罪活動(dòng)因人事變動(dòng)、新人接手而暴露或揭示出來(lái)。
