會計信息化是一項涉及到現(xiàn)代電子技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、會計信息技術(shù)等方面系統(tǒng)的、全面的工作。顯然,無力投入大筆資金購置軟件、硬件、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等資源已成為直接影響眾多中小企業(yè)會計信息化進(jìn)程的瓶頸問題。而SaaS(Software as a service,軟件即服務(wù)的簡稱)作為一種隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用軟件的成熟在21世紀(jì)開始興起的、完全創(chuàng)新的軟件應(yīng)用模式,其特點可概括為:廠商將應(yīng)用軟件統(tǒng)一部署在自己的服務(wù)器上,用戶只需根據(jù)需求,通過互聯(lián)網(wǎng)向廠商租用所需的應(yīng)用軟件服務(wù),即可在不購買軟件、租用基于Web的軟件且無需對軟件進(jìn)行維護的情況下,隨時隨地享用所需的軟件和服務(wù)。為此,本文將從SaaS在線會計服務(wù)模式的涵義出發(fā),結(jié)合我國中小企業(yè)會計信息化的現(xiàn)狀及存在的問題,重點研究基于SaaS的中小企業(yè)會計信息化應(yīng)用的優(yōu)勢、應(yīng)注意的問題及相關(guān)對策。
一、在線會計服務(wù)模式及其應(yīng)用概述
在線會計服務(wù)模式就是以SaaS模式交付,免除企業(yè)花費巨資購買正版軟件并進(jìn)行軟件安裝、軟件升級等一系列工作,借助互聯(lián)網(wǎng)只需付少量費用即可租用正版軟件進(jìn)行會計業(yè)務(wù)處理的一種模式。
在國外,有關(guān)SaaS的概念正在滲透到軟件應(yīng)用的各個方面,甚至開始成為主流,但在中國仍然屬于新生事物。由于SaaS在線會計具有簡單方便、前期投資小、用戶數(shù)量多、未來收益可觀等諸多優(yōu)點。目前,SaaS在線會計在我國已掀起了一股研發(fā)、應(yīng)用熱潮。用友、金蝶、四方、金算盤等一些專門從事財務(wù)軟件研發(fā)、推廣的知名軟件商,以及神州數(shù)碼、阿里巴巴、中企動力等SaaS軟件服務(wù)商都紛紛加入到SaaS在線會計研發(fā)的行列,已有部分軟件開發(fā)商研發(fā)出了基于SaaS平臺的在線財務(wù)軟件并已投放市場。例如,用友公司先后推出了偉庫財務(wù)2.0、進(jìn)銷存1.0和出納1.0等陣容強大的在線財務(wù)系統(tǒng)版本,四方公司推出了4Fang財務(wù)在線、金蝶推出的友商網(wǎng)等。
二、我國中小企業(yè)會計信息化建設(shè)中存在的問題
(一)對會計信息化的重要性及優(yōu)勢認(rèn)識不足
目前,很多中小企業(yè)對會計信息化及其實施都缺乏透徹的認(rèn)識,甚至?xí)J(rèn)為會計信息化的目的只是為了提高會計工作效率,提高會計信息輸出的正確性和速度,而這些僅僅是會計信息化發(fā)展初級階段的目標(biāo)。
(二)會計信息化建設(shè)投資不足,投入結(jié)構(gòu)不合理
中小企業(yè)普遍存在缺乏資金的問題,運作資本通常只能支付一般生產(chǎn)中的技術(shù)活動,他們可能更關(guān)心的是如何把有限的資金用在生產(chǎn)上。據(jù)不完全統(tǒng)計,近20%的中小企業(yè)認(rèn)為資金不足是信息化建設(shè)中的主要障礙,甚至有些企業(yè)的信息化建設(shè)投入幾乎為零。中小企業(yè)規(guī)模相對較小,生存率低、資信度差、抵押資產(chǎn)少、缺乏可靠的擔(dān)保機制,信貸風(fēng)險大,融資渠道少,融資難度大,很難從銀行取得貸款,更難以從證券市場融資。得不到有力的金融扶持,使得中小企業(yè)能投入會計信息化建設(shè)的資金相當(dāng)有限。資金的不合理應(yīng)用主要表現(xiàn)在企業(yè)對硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品的投資比例不當(dāng),會計信息化建設(shè)中普遍存在重建設(shè)輕維護、重硬件輕軟件、重網(wǎng)絡(luò)輕資源、重技術(shù)輕管理等傾向和誤區(qū)。
(三)企業(yè)管理基礎(chǔ)薄弱,內(nèi)部控制制度不完善
中小企業(yè)會計信息化涉及企業(yè)的業(yè)務(wù)流程與管理流程、組織結(jié)構(gòu)、管理制度等一系列問題,要求企業(yè)必須根據(jù)會計信息化的系統(tǒng)要求,融合現(xiàn)代管理理論,對會計核算與管理的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組,并依此建立一套與之相適應(yīng)的管理制度。但是,現(xiàn)實中大多數(shù)中小企業(yè)受各方面因素的影響,其管理水平,管理手段和管理技術(shù)仍停留在低級階段。有相當(dāng)一部分企業(yè)管理混亂,存在著管理觀念陳舊、管理制度不健全、管理手段及管理方式落后、決策過程隨意等問題,多數(shù)中小企業(yè)內(nèi)部控制制度不健全甚至根本沒有內(nèi)部控制制度。
(四)會計信息化人才匱乏,會計信息化應(yīng)用水平低、實施效果差
對很多中小企業(yè)會計人員來說,自身業(yè)務(wù)素質(zhì)低、會計信息化操作能力差仍是不容回避的問題。由于社會觀念、認(rèn)識的偏差等一系列問題,使得中小企業(yè)難以吸引到既懂信息技術(shù)、會計業(yè)務(wù)技術(shù)又懂企業(yè)管理的復(fù)合型人才,這直接影響了中小企業(yè)的會計信息化進(jìn)程和實施效果。
三、SaaS在線會計在我國中小企業(yè)會計信息化建設(shè)中的優(yōu)勢
面對金融危機,國內(nèi)越來越多的中小企業(yè)開始把目光轉(zhuǎn)向了SaaS。因為基于SaaS的在線會計恰好可解決我國中小企業(yè)會計信息化建設(shè)中普遍存在的融資難的問題,其優(yōu)勢如下。
(一)使用風(fēng)險低
通過對SaaS在線會計的免費體驗,企業(yè)用戶既可以了解到SaaS服務(wù)提供商的產(chǎn)品是否符合自己的實際需求,也可考察其訪問數(shù)據(jù)的速度、系統(tǒng)的易用性、系統(tǒng)的復(fù)雜性、服務(wù)的穩(wěn)定性、所需模塊及用戶使用后的反饋信息等,以達(dá)到實施前就能預(yù)估日后使用效果、降低企業(yè)會計信息化實施風(fēng)險之目的。但是,采用SaaS模式進(jìn)行中小企業(yè)會計信息化只能夠降低風(fēng)險,不能完全規(guī)避風(fēng)險。
(二)使用成本低
由于SaaS在線會計模式的特點是:按需租用、按需付費、在線使用正版軟件,降低了資金風(fēng)險。因為不用購買軟件,從而可幫助企業(yè)節(jié)約成本。另外,由于互聯(lián)網(wǎng)的產(chǎn)品注重的是規(guī)模效應(yīng),在線會計服務(wù)的費用會隨著用戶數(shù)的增加而呈下降趨勢。
(三)操作簡單、易用
提供在線會計服務(wù)的網(wǎng)站均提供在線操作視頻及迅捷的在線幫助,便于用戶通過網(wǎng)上體驗,在短期內(nèi)掌握使用在線會計處理業(yè)務(wù)的方法。
(四)軟件安全、可靠
提供在線會計服務(wù)的供應(yīng)商都十分注重在線所用軟件及數(shù)據(jù)的安全性,均有多重保障,可使用戶操作安全無憂。如:使用金蝶友商網(wǎng)的在線會計就有友盾作保障。友盾是金蝶友商網(wǎng)為提高在線管理服務(wù)和網(wǎng)上交易的安全級別,專門提供的信息安全增值服務(wù)。它采用了精尖加密技術(shù),可以有效防止黑客盜用行為,充分保證友商網(wǎng)用戶的安全。
(五)可實時進(jìn)行會計業(yè)務(wù)處理
利用互聯(lián)網(wǎng)通過在線會計模式可隨時、隨地、異地、同步地在能上網(wǎng)的計算機上實現(xiàn)證、賬、表等會計業(yè)務(wù)的日常處理及月度、年度會計結(jié)算分析業(yè)務(wù)的管理。同時也可以充分發(fā)揮財務(wù)工作的核算、分析和決策支持職能,更新數(shù)據(jù)、查詢會計信息,滿足會計工作的需求。
(六)啟用或退出成本低、產(chǎn)品更新速度快
在線會計服務(wù)可以幫助企業(yè)告別手工記賬、告別盜版軟件、實現(xiàn)多點協(xié)同、最大化資源使用率、節(jié)省時間和開支等?？煽焖龠m應(yīng)企業(yè)發(fā)展變化,便于企業(yè)根據(jù)應(yīng)用某種在線軟件的情況和上級需求迅速調(diào)整啟用或退出所用軟件,產(chǎn)品更新速度快。
(七)可促進(jìn)中小企業(yè)財務(wù)人員素質(zhì)的提高
借助提供在線會計服務(wù)的網(wǎng)站,可通過多種形式、多種渠道、多種方式加大中小企業(yè)會計信息化人才培養(yǎng)力度,從而改變中小企業(yè)財務(wù)人員的知識結(jié)構(gòu),迅速培養(yǎng)出一批中小企業(yè)自己的、急需的、實用的、穩(wěn)定的會計信息化人才。如通過網(wǎng)絡(luò)視頻、網(wǎng)絡(luò)課程培訓(xùn)等手段,足不出戶可掌握軟件的使用。另外,在線會計服務(wù)提供商提供在線會計服務(wù)的網(wǎng)站上均設(shè)有豐富的欄目,不少會計專業(yè)人士通過專欄、博客等形式進(jìn)行網(wǎng)上答疑,可及時為中小企業(yè)排憂解難。
(八)強化會計信息化建設(shè),提升企業(yè)信息化管理
通過SaaS在線會計積累一些在線進(jìn)行會計業(yè)務(wù)處理的實踐經(jīng)驗,逐步將在線電子商務(wù)、在線進(jìn)銷存等在線管理應(yīng)用到中小企業(yè)中,從而達(dá)到強化會計信息化建設(shè)、提升企業(yè)信息化管理的目的。當(dāng)然,使用在線會計模式并借助Internet可使中小企業(yè)在享用SaaS在線會計的同時,樹立企業(yè)形象、擴大知名度,為中小企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造新的機會和機遇。
四、SaaS在線會計在我國中小企業(yè)會計信息化應(yīng)用中應(yīng)注意的問題
(一)與傳統(tǒng)軟件先購買后使用的模式矛盾
回顧我國會計電算化30年的發(fā)展歷程,不難看出,企業(yè)建立會計信息化系統(tǒng)的傳統(tǒng)模式中必須先選擇并購買商品化軟件是關(guān)鍵,這與租用SaaS在線會計軟件進(jìn)行會計業(yè)務(wù)處理的模式截然不同。
(二)與將所用軟件“據(jù)為己有”才安全的意識矛盾
目前,我國經(jīng)濟市場普遍存在的“誠信危機”,導(dǎo)致已習(xí)慣了自己開發(fā)或購買軟件安裝在自己的電腦上才放心的國內(nèi)眾多企業(yè)不愿把自己的財務(wù)數(shù)據(jù)、客戶數(shù)據(jù)等核心機密信息存儲在他人的服務(wù)器上,這與SaaS在線會計免安裝軟件、在能上Internet的地方直接登錄SaaS在線會計軟件進(jìn)行會計業(yè)務(wù)處理是一對需要漫長的時間才能解決的矛盾。
(三)SaaS模式自身還存在一些不足
1.網(wǎng)絡(luò)安全性方面?；诰W(wǎng)絡(luò)的SaaS模式在網(wǎng)絡(luò)遭遇黑客攻擊、病毒侵害等網(wǎng)絡(luò)安全問題時,系統(tǒng)癱瘓、數(shù)據(jù)丟失等都是無法避免的,這將會對SaaS在線會計模式產(chǎn)生一定的影響。
2.對SaaS供應(yīng)商的信任度問題。前已述及,目前SaaS在國內(nèi)的研發(fā)尚處于培育階段,SaaS提供商的信用基礎(chǔ)和技術(shù)實力都還有待于進(jìn)一步的發(fā)展與創(chuàng)新,“在線會計”的使用者擔(dān)憂是正常的。
3.SaaS在線會計的功能完善問題。與國內(nèi)外市場上較成熟的ERP軟件中財務(wù)管理部分的功能相比,目前SaaS在線會計提供的軟件功能還需進(jìn)一步拓展。如何實時適應(yīng)客戶不斷變化的需求,仍是影響“在線會計”普及的一個障礙。
4.與企業(yè)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成與共享問題。企業(yè)信息化的主要目的就是通過企業(yè)內(nèi)外部的集成和共享以提高效率、降低成本和優(yōu)化流程等。如果企業(yè)選擇了基于SaaS的“在線會計”軟件,解決其與企業(yè)原有系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享問題、努力消除“信息孤島”就成了迫在眉睫的問題。
五、SaaS在線會計在我國中小企業(yè)會計信息化中普及的相關(guān)對策
(一)加大SaaS在線會計的宣傳力度
雖然SaaS在線會計在國內(nèi)尚不成熟,但中國互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展及廣大中小企業(yè)對會計信息化的需求都表明中國已具備了發(fā)展SaaS的土壤。只要通過各種渠道宣傳,相信SaaS服務(wù)模式在中國的推廣應(yīng)用前景廣闊。如果能借助政府效應(yīng)、領(lǐng)導(dǎo)效應(yīng)等推廣效果會更好。
(二)謹(jǐn)慎選擇供應(yīng)商,堅持多試用再購買的原則
要保證產(chǎn)品的安全性、可靠性、穩(wěn)定性和提供服務(wù)的有效性,與SaaS在線會計供應(yīng)商鑒定應(yīng)承擔(dān)的違約責(zé)任書及如何保障眾多中小企業(yè)的數(shù)據(jù)安全,增強中小企業(yè)對服務(wù)商的信賴,是供應(yīng)商服務(wù)的難點所在。
(三)結(jié)合中小企業(yè)特點,提供多種SaaS產(chǎn)品經(jīng)營方式
中小企業(yè)資金缺口大、融資難的問題不容忽視,使中小企業(yè)的特點為在線租用。SaaS在線會計定價并提供各種優(yōu)惠、多形式的付款模式、在線營銷、在線免費試用體驗等活動都是吸引中小企業(yè)采用SaaS模式進(jìn)行企業(yè)信息化的有效手段。
(四)為中小企業(yè)提供一個集成平臺
在SaaS應(yīng)用的便利性、集成性方面下功夫,使中小企業(yè)原有管理系統(tǒng)能與SaaS應(yīng)用很好地整合,滿足中小企業(yè)的多方面需求,這是SaaS在線會計供應(yīng)商提升其服務(wù)滿意度的重要手段。
(五)以中小企業(yè)的需求為導(dǎo)向,不斷創(chuàng)新
SaaS服務(wù)要以中小企業(yè)的需求為導(dǎo)向,急中小企業(yè)之所急,從SaaS在線會計的需求分析、產(chǎn)品設(shè)計與開發(fā)、服務(wù)流程設(shè)計到實施運營的每一個環(huán)節(jié)都要注意及時更新,才會吸引越來越多的中小企業(yè)使用SaaS在線會計及其他在線管理產(chǎn)品。
綜上所述,會計信息化是中小企業(yè)信息化進(jìn)程中的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。SaaS在線會計對加速我國中小企業(yè)會計信息化進(jìn)程不僅奠定了堅實的基礎(chǔ),而且提供了相應(yīng)的操作平臺。由于SaaS在線會計正是信息時代中小企業(yè)會計信息化與SaaS結(jié)合的模式,因此,SaaS在線會計是加速我國中小企業(yè)會計信息化建設(shè)與發(fā)展,帶動中小企業(yè)信息化的一條捷徑!
