1. 引言
近幾年來,我國的集團公司在蓬勃發(fā)展,業(yè)務(wù)區(qū)域及業(yè)務(wù)范圍越來越廣。但我國集團公司的資金管理幅度、監(jiān)控能力和時效性并不盡如人意。企業(yè)的資金管理出現(xiàn)了如下弊端和不合理的情況:
1) 資金運動不透明,違規(guī)操作多。集團資金分散存放在不同商業(yè)銀行幾十個或更多的結(jié)算賬戶上,使集團資金在途數(shù)量極大、極度分散,部分資金甚至被違法存放在小金庫中,使資金出現(xiàn)浪費與流失;
2) 監(jiān)管力度和時效性不足。集團公司的決策者無法實時收集資金信息,不能隨時掌握集團整體資金狀況,造成決策延誤,控制失效;
3) 集團公司內(nèi)部上下游企業(yè)之間容易形成內(nèi)部拖欠“三角債”;
4) 資金短缺與閑置并存。經(jīng)常出現(xiàn)在集團整體資金充足的情況下部分集團下屬成員單位由于局部資金短缺仍向商業(yè)銀行借款的現(xiàn)象,從而加大了集團整體財務(wù)費用的支出;
5) 很多大中型公司的預(yù)算是不完整或者不準(zhǔn)確的,因為沒有先進的工具和方法,導(dǎo)致預(yù)算管理非常困難、復(fù)雜,一些公司甚至放棄了預(yù)算這一重要的管理控制方法;
6) 信息不對稱。走向集團化的大企業(yè),子公司散布世界各地,母公司對子公司的管理或多或少地存在管理者無法全面真實地掌握經(jīng)營數(shù)據(jù)的問題,使決策信息數(shù)據(jù)的收集出現(xiàn)高成本和信任風(fēng)險。
針對以上種種困境,為提高集團公司資金管理效率,集團公司往往在自身ERP建設(shè)完成的基礎(chǔ)上構(gòu)建基于銀企直聯(lián)系統(tǒng)之上的資金管理系統(tǒng),設(shè)計中的資金管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)支持集團公司根據(jù)管理需要設(shè)計的整套資金管理模型,為資金預(yù)算編制、資金的監(jiān)控、資金調(diào)撥、上繳提供IT控制平臺。通過資金管理建設(shè),為集團公司提供一個高效、便捷、安全、數(shù)據(jù)集中的資金管理和監(jiān)控的軟件環(huán)境,使用戶能方便、及時、跨地域的操作查詢資金流數(shù)據(jù)。以期達到以下目標(biāo):
2. 系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo):
1) 集團公司與銀行統(tǒng)一建立銀企結(jié)算網(wǎng)絡(luò),通過資金管理系統(tǒng)對銀行賬戶進行管理、監(jiān)督和賬戶資金的監(jiān)控。
2) 通過銀企結(jié)算網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)對收入賬戶資金發(fā)生的自動上繳,對支出賬戶資金的實時查詢,完成資金監(jiān)控的工作。
3) 對所管理的銀行賬戶進行實時監(jiān)控,獲得監(jiān)控賬戶交易數(shù)據(jù),進行分析、分解,對現(xiàn)金流量、凈收益質(zhì)量、現(xiàn)金流量趨勢進行評比、考核。
4) 通過資金管理系統(tǒng)對賬戶資金進行監(jiān)控、管理,嚴格按照預(yù)算進行分解,按照計劃,控制資金支出額度,構(gòu)造資金的良性循環(huán)。
5) 通過統(tǒng)一的資金管理平臺,以集團公司為集中,加強資金的管控力度,為集團公司資金管理提供操作平臺,完成對各子公司查詢、統(tǒng)計、分析等業(yè)務(wù)。
6) 完善對銀行賬戶、付息債務(wù)、融資租賃、票據(jù)等業(yè)務(wù)的審請、報批流程,通過銀行賬戶、信貸、票據(jù)、融資租賃等幾個方面管理。
7) 提高資金計劃管理的時效性,通過對各級子公司資金流動狀況數(shù)據(jù)的分析,形成資金配置的閉環(huán)決策信息支持,使資金計劃符合實際狀況,并且真正對資金管理具有指導(dǎo)性意義。
8) 對未來預(yù)期支付壓力能夠進行深入分析,對付息債務(wù)根據(jù)不同年限進行預(yù)測,并提供預(yù)警信息,避開因集中付息所引起的現(xiàn)金流短缺。
9) 通過與ERP的有效集成,提高資金管理人員與財務(wù)管理人員的工作效率,實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。
為了便于對資金管理系統(tǒng)構(gòu)建目標(biāo)及相關(guān)內(nèi)容的理解.我們需要闡明“銀企直聯(lián)”基本概念:
2.1. 銀企直聯(lián)的基本概念:
所謂 “銀企直聯(lián)”,就是集團公司在集團內(nèi)部建立自己的資金管理系統(tǒng),并與商業(yè)銀行共同開發(fā)內(nèi)部資金管理系統(tǒng)與商業(yè)銀行網(wǎng)銀系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)接口,通過數(shù)據(jù)接口將內(nèi)部資金管理系統(tǒng)與商業(yè)銀行網(wǎng)銀系統(tǒng)實現(xiàn)聯(lián)接。因為此模式的銀企聯(lián)接一經(jīng)啟動就無需人工干預(yù),所以被稱為“銀企直聯(lián)”?！般y企直聯(lián)”的應(yīng)用特點是連接手段不限,公網(wǎng)、專線均可;一點介入、集團所有成員單位都可使用;采用“銀企直聯(lián)”后,企業(yè)在自己內(nèi)部的資金管理系統(tǒng)內(nèi)進行結(jié)算、投資、融資、預(yù)算、審批、核算等各種業(yè)務(wù)管理,所有個性化管理全部不再涉及商業(yè)銀行。之后企業(yè)內(nèi)部資金管理系統(tǒng)自動將需要商業(yè)銀行服務(wù)的業(yè)務(wù)通過數(shù)據(jù)接口發(fā)送給商業(yè)銀行,借助商業(yè)銀行網(wǎng)銀系統(tǒng)的各種產(chǎn)品功能得以實現(xiàn)業(yè)務(wù)操作。
從上述所看,集團公司借助商業(yè)銀行系統(tǒng)提供的銀企直聯(lián)可以給企業(yè)帶來更強的業(yè)務(wù)管理技術(shù)支撐。通過以上資金業(yè)務(wù)管理需求的理解與分析,筆者認為集團型公司的資金管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)設(shè)計如下:
3. 資金管理系總體設(shè)計:
3.1. 系統(tǒng)功能框架
上圖所示在集團公司層面可以實現(xiàn)賬戶管理、賬戶監(jiān)控、計劃管理及和票據(jù)管理和審批管理。對子公司層面可以實現(xiàn)賬戶管理及賬戶監(jiān)控、計劃管理和劃撥管理,全面實現(xiàn)集團公司對子公司的資金監(jiān)控及資金調(diào)控。并通過審批工作流平臺銜接集團公司和子公司,實現(xiàn)集團公司與子公司之間資金業(yè)務(wù)的申請與審批功能。通過搭建銀行接口平臺,與銀行接口通訊交互信息,實現(xiàn)銀企直聯(lián);通過外部系統(tǒng)接口平臺,實現(xiàn)與ERP系統(tǒng)集成。
由圖1可見,資金管理系統(tǒng)主要由帳戶管理、帳戶監(jiān)控、資金計劃、資金調(diào)度、付息債務(wù)、銀企直聯(lián)、接口管理、報表展現(xiàn)及決策支持等八個部分組成。其主要功能描述如下
3.1.1. 帳戶管理:實現(xiàn)對各分支結(jié)構(gòu)的賬戶情況、開戶、銷戶、賬戶頭寸、賬戶狀態(tài)等信息的詳細管理。賬戶管理必須通過信息化手段和銀行的配合,規(guī)范業(yè)務(wù)操作流程,對所有賬戶的開立、變更、撤銷在系統(tǒng)中通過審批流程取得批復(fù)后方可辦理,保證銀行賬戶信息的準(zhǔn)確性、一致性。實現(xiàn)集團公司對下屬企業(yè)在銀行的賬戶頭寸和業(yè)務(wù)流水進行全面監(jiān)控,及時掌握所有分子公司在銀行存貸款業(yè)務(wù)的全貌,及時了解子公司在各家銀行賬戶的開立、變更、撤消情況。為后續(xù)的資金劃撥及統(tǒng)籌管理提供支持。
3.1.2. 帳戶監(jiān)控:是在賬戶管理的基礎(chǔ)上所實現(xiàn)的對資金流動、存量、交易明細的管理。資金監(jiān)控的管理需要與銀行系統(tǒng)充分集成才能完成,對各下屬單位資金交易明細信息的監(jiān)控是對資金存量和流量管理的基礎(chǔ)。資金交易明細信息應(yīng)當(dāng)包括交易方向、交易金額、交易單位等多種信息,結(jié)合對賬戶存量的掌握,就可以清晰的判斷集團資金的流向和資金狀態(tài)。同時對授信額度、資金狀況、資金關(guān)鍵指標(biāo)等進行統(tǒng)一的監(jiān)控、追蹤、分析,可以實現(xiàn)對公司資金的風(fēng)險管理。系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)提供交易信息抽樣、分析、預(yù)警功能,對違背公司資金規(guī)定的交易及時提示和預(yù)警,便于管理層跟蹤處理及決策支持。
3.1.3. 資金計劃:資金計劃管理包括資金計劃編制審批、計劃執(zhí)行、計劃調(diào)整、計劃控制,計劃執(zhí)行情況查詢和分析等內(nèi)容。通過資金計劃可以預(yù)測各期間現(xiàn)金流量情況及資金需要,有效平衡整個集團公司的經(jīng)營費用支出及資金運用,做到事前計劃、事中控制、事后分析。計劃管理可以根據(jù)管理要求分為:月度計劃、季度計劃和年度計劃等多種計劃方式,不管是那種計劃管理方式,重要是要對計劃項目進行明確規(guī)定,而計劃項目也必須和銀行賬戶建立關(guān)聯(lián)才能實現(xiàn)有效控制。
3.1.4. 資金調(diào)度管理:
1) 資金上劃的管理,對于上劃可以通過銀行完成自動上劃完成,可以逐級上劃和越級上劃兩種。其中資金上劃完成后的資金管理指標(biāo)計算是關(guān)鍵,要實現(xiàn)資金精細化管理必須在資金管理系統(tǒng)中建立相應(yīng)的管理指標(biāo),從而支持對各個地區(qū)和子公司的量化管理與考核管理。
2) 資金下?lián)芄芾響?yīng)完全依照計劃申報情況來進行撥付,撥付管理也可以分為定時撥付和定額撥付等方式,定時撥付是參照時間計劃一次或多次進行撥付,而定額撥付則是通過充足額度的方式實現(xiàn),這兩種方式可以根據(jù)管理的要求地區(qū)的差異區(qū)別對待設(shè)計。
3.1.5. 付息債務(wù)管理:付息債務(wù)管理主要是對應(yīng)付票據(jù)的管理功能,付息債務(wù)管理包括:重要空白票據(jù)管理和承兌匯票管理,以及對這些票據(jù)在不同使用階段狀態(tài)的管理。對票據(jù)的購買、出售、登記、銷號、注銷、托收、代管等業(yè)務(wù)信息先是以手工形式在系統(tǒng)記錄,以后期間內(nèi)應(yīng)付票據(jù)計息及償付時,系統(tǒng)自動計算利息及付款提示管理。從而實現(xiàn)集團公司對付息票據(jù)的監(jiān)管、控制和有效使用。
3.1.6. 銀行直聯(lián)系統(tǒng)接口:
銀企直連系統(tǒng)的接口機通過專線與各銀行接口機進行通信,實現(xiàn)資金操作的實時交易,整個過程與數(shù)據(jù)傳遞處于安全控制中。接口管理功能要求如下:
1) 銀行接口: 銀企直連系統(tǒng)與各家銀行的接口工作模式:采用銀企直連系統(tǒng)發(fā)起交易請求->銀行業(yè)務(wù)系統(tǒng)處理請求->銀行系統(tǒng)返回數(shù)據(jù)->銀企直連系統(tǒng)接收數(shù)據(jù)進行后續(xù)處理
2) ERP接口: 銀企直連系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)交互主要是:ERP中基礎(chǔ)數(shù)據(jù)同步到銀企直連系統(tǒng),如賬戶、子公司等信息。需要實際對內(nèi)/外進行資金支付的付款憑證數(shù)據(jù)導(dǎo)入銀企直連系統(tǒng)。ERP中的記帳數(shù)據(jù)導(dǎo)入銀企直連系統(tǒng)進行對帳。存款利息數(shù)據(jù)發(fā)送至ERP自動生成財務(wù)費用總帳憑證。所有交易執(zhí)行結(jié)果至ERP系統(tǒng)的傳送。
3.1.7. 與ERP系統(tǒng)接口:
從業(yè)務(wù)角度來看,要使資金管理系統(tǒng)能夠真正發(fā)揮起資金決策分析功能,ERP系統(tǒng)將是它能夠汲取廣泛信息最好的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)平臺。而從專業(yè)領(lǐng)域來看,資金管理系統(tǒng)的及時而又準(zhǔn)確的基于銀行賬戶的交易信息和廣泛的資金結(jié)算和管理手段,將使ERP系統(tǒng)能夠在其自身的決策分析中獲得來自資金管理系統(tǒng)的豐富數(shù)據(jù)信息。在ERP系統(tǒng)中,銀行管理模塊、對賬模塊和資金憑證生成模塊是主要的幾個與資金系統(tǒng)關(guān)聯(lián)較多的系統(tǒng),而ERP系統(tǒng)中的很多視圖信息也是資金管理系統(tǒng)需要的,例如應(yīng)收、應(yīng)付和工程等模塊的信息將為資金管理系統(tǒng)提供分析來源,在與ERP系統(tǒng)建立接口后,豐富的數(shù)據(jù)來源將為資金管理系統(tǒng)帶來可以預(yù)期的好處。
1) 銀行對帳支持: 系統(tǒng)通過銀企互連接口等通訊手段從網(wǎng)銀系統(tǒng)接收銀行對賬數(shù)據(jù),通過本系統(tǒng)將銀行對帳單信息按規(guī)定的格式導(dǎo)入ERP系統(tǒng),在ERP中進一步實現(xiàn)自動對帳功能。
3.1.8. 報表展現(xiàn)及決策支持:系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)提供便捷的資金數(shù)據(jù)查詢模式以便決策支持。如:1)、按照組織、銀行、賬戶、賬戶屬性等各種維度統(tǒng)計流量和余額,自動生成日報表。2)、為實現(xiàn)整個集團公司資金的集中管理、資金的統(tǒng)一調(diào)度、有效利用,實現(xiàn)銀行存款、貸款余額查詢監(jiān)控;3)、與財務(wù)系統(tǒng)結(jié)合,查詢子公司銀行存款總額,銀行存款分析報表等
3.2. 系統(tǒng)安全管理:
1) 資金管理系統(tǒng)通過接口平臺或接口機傳輸數(shù)據(jù)到銀企直連系統(tǒng),使用文件接口方式時,需要對文件傳輸過程進行安全控制,采用的安全技術(shù)要求:要求確保文件在由資金管理系統(tǒng)到銀企直連系統(tǒng)的傳輸過程中沒有發(fā)生任何變化,即不能被篡改。為了保證文件傳輸?shù)陌踩?要求系統(tǒng)支持MD5加密技術(shù)。
2) 在銀企直連系統(tǒng)與銀行前置機通訊過程中,要求使用對應(yīng)直連銀行的安全技術(shù)來保障數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩Ｔ谙到y(tǒng)實施時,通常會在企業(yè)接口前置機上部署銀行方提供的安全加密通訊客戶端軟件,該軟件負責(zé)將企業(yè)的交易請求數(shù)據(jù)安全的發(fā)送到銀行方的接口前置機進行確認身份、解密等操作后發(fā)送銀行業(yè)務(wù)系統(tǒng)處理并返回結(jié)果
4. 結(jié)束語
資金管理平臺的打造是實現(xiàn)集團公司資金管理關(guān)鍵,平臺可分為系統(tǒng)平臺和業(yè)務(wù)平臺,業(yè)務(wù)平臺是在構(gòu)架于系統(tǒng)平臺基礎(chǔ)上完成實現(xiàn)的。其中,對于業(yè)務(wù)平臺的搭建關(guān)鍵是要梳理業(yè)務(wù)流程和管理控制要點,以及對原來業(yè)務(wù)的綜合利用和整合。而系統(tǒng)平臺的搭建要在充分考慮現(xiàn)有需求基礎(chǔ)來對系統(tǒng)平臺的技術(shù)提出具體要求,例如:系統(tǒng)設(shè)計原則、系統(tǒng)拓展性、系統(tǒng)安全性等;現(xiàn)有系統(tǒng)平臺搭建要考慮未來業(yè)務(wù)實現(xiàn),盡量控制重復(fù)投資和系統(tǒng)風(fēng)險。由此可見無論是系統(tǒng)平臺打造還是業(yè)務(wù)平臺打造兩者又是相輔相成、相互依托的。
