摘 要：隨著財(cái)務(wù)核算的電算化被越來(lái)越廣泛的應(yīng)用，原來(lái)傳統(tǒng)核算下的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度已經(jīng)不能完全適應(yīng)電算化財(cái)務(wù)核算的需要。本文從實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后財(cái)務(wù)工作內(nèi)部控制的難點(diǎn)入手，對(duì)電算化下內(nèi)部控制體系的建立進(jìn)行了分析，同時(shí)對(duì)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后如何加強(qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度提出了具體措施。
關(guān)鍵詞：電算化；內(nèi)部控制制度；建設(shè)；
在傳統(tǒng)會(huì)計(jì)核算過(guò)程中會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被直接紀(jì)錄到紙質(zhì)的賬簿或報(bào)表上，這種方式有較好的直觀性，筆跡的不同也可作為內(nèi)控手段。在采用會(huì)計(jì)電算化以后，財(cái)務(wù)工作效率有了質(zhì)的飛躍，然而由于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以電子數(shù)碼的形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)磁盤(pán)里，而且不同的操作員僅以不同的代碼區(qū)別，致使查閱會(huì)計(jì)資料時(shí)失去原先的直觀性，而且趨同的操作過(guò)程只有通過(guò)不同的操作員代碼來(lái)區(qū)別。因此，在實(shí)施會(huì)計(jì)電算化以后，應(yīng)該改進(jìn)和加強(qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度，以適應(yīng)這一現(xiàn)代化的會(huì)計(jì)核算方式。
一、實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后需要重新考慮的內(nèi)部控制因素
會(huì)計(jì)電算化的廣泛使用不僅使廣大財(cái)務(wù)人員擺脫了繁重的手工記賬工作，而且也使會(huì)計(jì)核算變得更為準(zhǔn)確、快捷和科學(xué)。然而，正是因?yàn)槠淙藱C(jī)結(jié)合的特性，使得它在內(nèi)部控制方面存在一些需要特別注意的地方：
1.可能存在的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性問(wèn)題。在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)僅需要會(huì)計(jì)操作人員一次性輸入到計(jì)算機(jī)中，電算化系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)完成總賬、明細(xì)賬、日記賬等的登記工作。但這些工作的數(shù)據(jù)全部來(lái)源于第一次的手工錄入，因此，原來(lái)手工記賬下行之有效的賬證、賬賬核對(duì)工作已經(jīng)失去了作用，即一旦原始錄入數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤將很難被發(fā)現(xiàn)，并且會(huì)直接導(dǎo)致一系列會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的失真。
2.電算化后會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的保密工作需要加強(qiáng)。會(huì)計(jì)資料屬于單位的最高機(jī)密，一旦被非法竊取或篡改，將有可能使單位蒙受這樣那樣的損失。在原來(lái)的手工賬下，會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬表分置保存，非法修改的情況會(huì)變的非常困難，而且會(huì)留有痕跡，況且一般情況下很難得到單位的全部會(huì)計(jì)資料。而在電算化系統(tǒng)下，所有的會(huì)計(jì)信息都存儲(chǔ)在服務(wù)器和磁盤(pán)中，復(fù)制、檢索、修改等操作可在瞬間完成，增加了會(huì)計(jì)資料泄密的可能性。
3.電算化系統(tǒng)的安全性需要加強(qiáng)。在電算化環(huán)境下，會(huì)計(jì)資料多存放于電腦磁盤(pán)中，會(huì)計(jì)核算全部依賴于計(jì)算機(jī)，一旦機(jī)器發(fā)生故障或發(fā)生突然性的斷電以及感染病毒等情況，都會(huì)危及會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全；此外，存放會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁盤(pán)如發(fā)生意外損壞也會(huì)造成數(shù)據(jù)的丟失。因此，要求運(yùn)行電算化軟件的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)必須始終保持正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
4．財(cái)務(wù)軟件本身有可能存在的問(wèn)題。很多財(cái)務(wù)軟件在操作時(shí)序上本身就缺乏必要的控制，當(dāng)多臺(tái)機(jī)器同時(shí)錄入記賬憑證時(shí)，很容易出現(xiàn)亂號(hào)、空號(hào)的情況。還有不少財(cái)務(wù)軟件留有財(cái)政部明令禁止的“反記賬”、“反結(jié)賬”功能，這就給財(cái)務(wù)人員隨意改動(dòng)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)打開(kāi)了“方便之門(mén)”，從而使會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性和完整性無(wú)法得到保障。
5．電算化使會(huì)計(jì)人員素質(zhì)不高的現(xiàn)狀暴露出來(lái)。由于會(huì)計(jì)電算化涉及會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)兩種專業(yè)知識(shí)，使得在崗的會(huì)計(jì)人員雖然經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)電算化等級(jí)培訓(xùn)，但與實(shí)際要求的水平還有較大差距。另外會(huì)計(jì)電算化的培訓(xùn)教材大多老化、跟不上計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展的形勢(shì)，也是造成會(huì)計(jì)人員實(shí)際操作能力差，難以適應(yīng)電算化環(huán)境下對(duì)內(nèi)控要求的原因。
二、針對(duì)上述新增內(nèi)控因素，需要從以下幾方面加強(qiáng)內(nèi)部控制制度建設(shè)。
1．要做好基礎(chǔ)管理工作，尤其是加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的控制。做好會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作控制主要是在單位內(nèi)部建立起一套全面、規(guī)范的管理制度和方法，以及完整的規(guī)范化數(shù)據(jù)格式。電算化會(huì)計(jì)信息處理系統(tǒng)無(wú)法處理無(wú)規(guī)律、不規(guī)范的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，因此，會(huì)計(jì)制度是否健全，核算規(guī)程是否規(guī)范，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、完整是做好會(huì)計(jì)電算化工作的重要保證。
2．對(duì)會(huì)計(jì)憑證錄入的控制。對(duì)會(huì)計(jì)憑證錄入的控制其實(shí)就是對(duì)會(huì)計(jì)崗位分工的控制：會(huì)計(jì)主管應(yīng)著重審核原始憑證的合法性、合理性；稽核人員應(yīng)該在認(rèn)真復(fù)核原始憑證后填制正確的報(bào)銷單，并交由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員簽名或蓋章，無(wú)簽名或蓋章的視作無(wú)效憑證，不得進(jìn)行賬務(wù)處理；憑證錄入人員根據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤的報(bào)銷單錄入憑證；憑證審核人員對(duì)照原始憑證對(duì)錄入憑證的科目運(yùn)用和邏輯關(guān)系進(jìn)行審核，以保證錄入電腦的會(huì)計(jì)資料準(zhǔn)確、真實(shí)。自制原始憑證必須經(jīng)過(guò)會(huì)計(jì)主管簽章才能有效，嚴(yán)禁錄入人員將未經(jīng)審批的憑證輸入。憑證的傳遞要有嚴(yán)密簽收手續(xù)，防止失落或出現(xiàn)非法數(shù)據(jù)，以保證錄入的完整性。
3．對(duì)會(huì)計(jì)資料保密的控制。為了保證財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的安全，防止非法進(jìn)入和修改數(shù)據(jù)庫(kù)的情況發(fā)生，應(yīng)設(shè)置多級(jí)安全保密措施。通過(guò)對(duì)用戶密碼口令的檢查，來(lái)識(shí)別操作者的權(quán)限，防止用戶查詢到其不應(yīng)了解的數(shù)據(jù)。操作權(quán)限的分配，應(yīng)由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人統(tǒng)一管理。出納與會(huì)計(jì)檔案保管，憑單錄入與憑單審核這兩類崗位屬于不相容崗位，從職責(zé)上必須相互分離。各崗位只有一部分明確的權(quán)限，并用密碼控制，以達(dá)到相互分離、相互制約的目的。電算化系統(tǒng)操作人員的權(quán)限分配、密碼設(shè)定、自動(dòng)操作登記等內(nèi)控制度是電算化系統(tǒng)實(shí)行“不相容職責(zé)相分離”原則的重要措施，必須嚴(yán)格執(zhí)行并加以必要的監(jiān)督。此外，還應(yīng)定期打印“計(jì)算機(jī)操作日志”并妥善保管，以備日后查詢。
4．對(duì)電算化系統(tǒng)安全運(yùn)行的控制。應(yīng)定期檢查運(yùn)行電算化軟件的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，以確保設(shè)備的安全運(yùn)行，從源頭上預(yù)防故障的發(fā)生。對(duì)于計(jì)算機(jī)設(shè)備的日常維護(hù)除了要經(jīng)常性除塵、檢查防水、防火、接地以外，還應(yīng)定期檢查硬盤(pán)文件，并清除磁盤(pán)碎片，同時(shí)配置UPS電源，以防止因突然性停電而造成的數(shù)據(jù)丟失。另外，必須嚴(yán)禁在電算化計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中使用來(lái)路不明的磁盤(pán)、軟件，要建立“拷貝文件管理制度”，做到專機(jī)專用、專盤(pán)專用，對(duì)于不需要寫(xiě)入的磁盤(pán)應(yīng)將其設(shè)置在寫(xiě)保護(hù)狀態(tài)。定期在硬盤(pán)和光盤(pán)上備份會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，將年度會(huì)計(jì)資料刻錄成光盤(pán)以便保存。要安裝正版反病毒軟件和防火墻，并做到隨時(shí)檢測(cè)并清除計(jì)算機(jī)病毒。
5．對(duì)電算化軟件選擇的控制。單位在選擇會(huì)計(jì)軟件時(shí)應(yīng)對(duì)軟件的功能進(jìn)行必要的審查，以檢驗(yàn)其是否符合財(cái)政部的有關(guān)規(guī)定。對(duì)是否存在“反記賬”、“反結(jié)賬”等功能，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真的檢查并制定相應(yīng)的控制制度；對(duì)已記賬和已結(jié)賬的業(yè)務(wù)應(yīng)設(shè)置不可修改操作程序；如果確實(shí)需要修改，則必須通過(guò)編制記賬憑證或補(bǔ)充登記的程序來(lái)更正，以保證錄入會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的完整性和真實(shí)性。
6．對(duì)加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)的控制。內(nèi)部審計(jì)既是單位內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是強(qiáng)化內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督的制度安排。單位內(nèi)部審計(jì)控制必須包括以下幾個(gè)方面：
（1）對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行定期審計(jì)。審查電算化會(huì)計(jì)賬務(wù)處理是否正確，是否遵照《會(huì)計(jì)法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定；審核費(fèi)用簽字是否符合有關(guān)內(nèi)控制度，憑證附件是否規(guī)范完整等。
（2）審查電子數(shù)據(jù)與打印存檔資料的一致性。例如，查看賬冊(cè)內(nèi)容與電子賬冊(cè)是否一致；要做到賬表相符，對(duì)錯(cuò)誤賬表應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。
（3）審查數(shù)據(jù)保存方式的安全性、合法性，防止出現(xiàn)非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。
（4）對(duì)電算化系統(tǒng)運(yùn)行的各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查，防止任何形式的漏洞存在。
7．對(duì)會(huì)計(jì)人員電算化操作業(yè)務(wù)的控制。單位應(yīng)經(jīng)常核查會(huì)計(jì)人員操作電算化軟件的業(yè)務(wù)能力，同時(shí)加大會(huì)計(jì)電算化的培訓(xùn)力度。培訓(xùn)過(guò)程中應(yīng)著重立足于本單位實(shí)施電算化的實(shí)際情況，逐步培養(yǎng)或聘用一批業(yè)務(wù)精通、執(zhí)業(yè)素質(zhì)高的財(cái)會(huì)人員，從而推動(dòng)財(cái)務(wù)部門(mén)由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉(zhuǎn)變。對(duì)于規(guī)模相對(duì)較小、會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)相對(duì)簡(jiǎn)的單位，應(yīng)盡量積極組織會(huì)計(jì)人員學(xué)習(xí)和提高會(huì)計(jì)電算化知識(shí)，掌握會(huì)計(jì)電算化先進(jìn)技術(shù)，為盡快建立高效的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。
參考資料：
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