2011年年末，對于正在試點中的企業(yè)內(nèi)控來說，是一個承上啟下的關(guān)鍵時間點。對于內(nèi)部控制建設(shè)來說，內(nèi)控手冊或許是幫助企業(yè)規(guī)范內(nèi)控體系的助力之一。如何通過編制內(nèi)控手冊讓內(nèi)控落地更穩(wěn)，把內(nèi)控手冊轉(zhuǎn)變成內(nèi)控制度，將內(nèi)控制度轉(zhuǎn)變成內(nèi)控意識，上海企業(yè)給出了他們的“海派經(jīng)驗”。
內(nèi)外聯(lián)動編制手冊
對于很多企業(yè)來說，編制內(nèi)控手冊不難，難的地方在于如何結(jié)合自身特點，設(shè)計出合理有效的內(nèi)控流程。
為避免內(nèi)控手冊與實際業(yè)務(wù)流程脫節(jié)的情況，上海汽車集團(tuán)股份有限公司（下稱“上海汽車”）確立了“自我建設(shè)為主、外部咨詢?yōu)檩o”的編制原則。
“我們沒有把內(nèi)控手冊的編寫工作直接外包給專業(yè)的中介咨詢機(jī)構(gòu)，而是成立了由總部各部門和分支機(jī)構(gòu)派出的內(nèi)控協(xié)調(diào)員組成的工作小組，具體負(fù)責(zé)內(nèi)控制度的編寫和修訂工作。外部咨詢機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)培訓(xùn)和審核工作，把專業(yè)咨詢機(jī)構(gòu)的系統(tǒng)性和經(jīng)驗性與公司內(nèi)控小組的實踐性和參與性有效結(jié)合?！鄙虾Ｆ囏攧?wù)總監(jiān)谷峰介紹說。
事實上，這種內(nèi)外聯(lián)動機(jī)制，有效地防止了內(nèi)控手冊寫出后被束之高閣的現(xiàn)象。
上海電氣集團(tuán)股份有限公司（下稱“上海電氣”）審計稽察經(jīng)理程剛峰表示，公司非常重視與中介機(jī)構(gòu)的工作聯(lián)動，充分發(fā)揮外腦的專業(yè)作用，向優(yōu)秀的企業(yè)借鑒學(xué)習(xí)。在中介機(jī)構(gòu)的協(xié)助下，編制出了具有上海電氣特色的內(nèi)控手冊，為公司持續(xù)推進(jìn)內(nèi)控工作打下了良好基礎(chǔ)。
推行手冊方法多
在推行內(nèi)控手冊的最初，上海海博股份有限公司（下稱“海博股份”）財務(wù)總監(jiān)徐金榮坦言并沒有那么順利，他說：“公司內(nèi)部對內(nèi)控制度和內(nèi)控手冊的作用認(rèn)識存在一些偏差，不重視內(nèi)控手冊中的要求，認(rèn)為就是厚厚的一堆文件?！?因此，海博股份在全公司范圍內(nèi)加大了對內(nèi)控規(guī)范重要性的宣傳力度，特別是內(nèi)控手冊在其中的意義，提高了員工的認(rèn)識，確保企業(yè)每一個崗位及人員、每一項業(yè)務(wù)、流程、環(huán)節(jié)都能按照內(nèi)控手冊中規(guī)定的制度辦理，真正將內(nèi)部控制制度的建設(shè)作為長期任務(wù)來抓。
然而，內(nèi)控制度的建設(shè)是一個漫長的過程，宣傳僅僅是推進(jìn)內(nèi)控手冊的第一步。內(nèi)控手冊是否有效實施，與參與內(nèi)控手冊推行的財務(wù)人員密切相關(guān)。
程剛峰表示，內(nèi)控人員對內(nèi)控手冊的理解程度，極大影響著公司內(nèi)控工作的效率和效果。因此，內(nèi)控技能培訓(xùn)和經(jīng)驗交流也應(yīng)是公司推進(jìn)內(nèi)控手冊過程中的重要內(nèi)容。
針對公司范圍內(nèi)企業(yè)眾多、業(yè)務(wù)形態(tài)不一等特點，上海電氣采取集中重點、分步推進(jìn)的方法，將內(nèi)控手冊推廣到下屬所有子公司，同時內(nèi)控工作小組定期組織召開內(nèi)控知識培訓(xùn)和研討，交流先進(jìn)工作經(jīng)驗，提高內(nèi)控手冊推廣效果。
內(nèi)控手冊需要持續(xù)改進(jìn)
內(nèi)控手冊不是一成不變的，它需要隨著環(huán)境和條件的變化持續(xù)改進(jìn)和更新。
在建立內(nèi)控制度長效機(jī)制的同時，更要將新鮮血液不斷注入到內(nèi)控手冊中去，保證內(nèi)部控制的有效性。
近年來，上海汽車對內(nèi)控手冊修訂了3次。除了新增加測評點外，上海汽車每年都更換25%左右的關(guān)鍵控制活動點。到2011年上半年，公司內(nèi)控手冊3.0包含73個流程，而此前內(nèi)控手冊1.0的流程僅為30個。
談到這個話題，谷峰很有感觸。他說：“當(dāng)發(fā)現(xiàn)經(jīng)營過程中出現(xiàn)偏離內(nèi)控目標(biāo)的環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)重新審核內(nèi)控手冊中的流程并進(jìn)行修訂，只有不斷充實完善內(nèi)部控制手冊，才能保證內(nèi)控制度的有效性?！毙旖饦s也強(qiáng)調(diào)，業(yè)務(wù)流程中的風(fēng)險是不斷更新的，這就需要時刻關(guān)注內(nèi)控體系的建設(shè)，不能一勞永逸。要不斷修訂內(nèi)控手冊，不斷完善企業(yè)內(nèi)部控制制度，這樣才能讓企業(yè)風(fēng)險可控，從而幫助企業(yè)做大做強(qiáng)。
